- Cơ sở đề xuất:
Tại Ban Khách hàng Tổ chức -Doanh nghiệp, công tác phân tích công việc chưa được chú trọng do người quản lý chưa nhận ra được lợi ích từ công việc này. Tiến hành phân tích công việc tốt sẽ giúp người quản lý thành công hơn trong việc sắp xếp, bố trí cũng như loại bỏ được những bất bình đẳng về mức lương cho người lao động và tiết kiệm được thời gian, công sức thông qua việc tiêu chuẩn hoá công việc.
Kết quả của quá trình phân tích công việc được thể hiện ở bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
- Nội dung đề xuất:
Quy trình phân tích công việc được thực hiện qua các bước sau:
- Bước 1: Xác định mục đích phân tích công việc.
Mục đích của phân tích công việc nhằm xác định mức lương thưởng phù hợp với công việc vì vậy cần phải thu thập những thông tin định lượng về: số lượng các nhiệm vụ chính cần thực hiện, định mức thời gian dành cho việc thực hiện từng nhiệm vụ, những kiến thức cần thiết phù hợp, kỹ năng, những điều kiện làm việc cụ
thể, mức độ an toàn, khó khăn của công việc để làm cơ sở so sánh với các công việc khác. Không chỉ vậy còn để làm cơ sở cho người lao động xem xét sự phù hợp của bản thân khi ứng tuyển vào các vị trí công việc yêu cầu. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp tìm được những người lao động có trình độ chuyên môn phù hợp với công việc tạo điều kiện nâng cao năng suất, hiệu quả công việc.
- Bước 2: Xem xét các thông tin cơ bản liên quan.
- Bước 3: Lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu để phân tích.
- Bước 4: Thu thập các thông tin về công việc. - Bước 5: Thẩm định kết quả phân tích.
- Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
❖ Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc giúp người lao động nhận thức rõ được toàn bộ những công việc bản thân sẽ phải làm đối với vị trí công việc đảm nhận. Điều này sẽ giúp người lao động mới nắm vững, không bị bỡ ngỡ khi vào làm việc, và có thể lập kế hoạch công việc sao cho đạt hiệu quả. Thông thường bản mô tả công việc cần có những nội dung chính sau:
- Phần xác định công việc: tên công việc, chức danh công việc, mã số công việc, tên bộ phân hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh người lãnh đạo trực tiếp, mức lương, số người lãnh đạo dưới quyền,.. và thường có thêm một vài câu tóm tắt mục đích hay chức năng công việc.
- Phần tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: đây là phần tường thuật một cách tóm tắt chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc. Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ người lao động phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, tại sao phải thực hiện các nhiệm vụ đó.
- Các điều kiện làm việc: gồm môi trường làm việc, trang thiết bị làm việc, điều kiện đi lại, vệ sinh an toàn lao động,…
- Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện gồm các yêu cầu về trình độ tay nghề, trình độ giáo dục cần thiết, thể lực, tinh thấn, kinh nghiệm làm việc,..
- Bản tiêu chuẩn của công việc với người thực hiện: bản này là một hệ thống gồm các chỉ tiêu/ tiêu chí phản ánh định lượng các yêu cầu về số lượng và chất lượng những công việc người lao động phải hoàn thành. Tuy nhiên đối với lao động gián tiếp thì việc xác định các tiêu chuẩn thường khó hơn.
- Lợi ích đề xuất:
Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng vị trí công việc nếu không biết mô tả và phân tích công việc. Mục đích của phân tích công việc là hướng dẫn, giải thích cách thức xác định một cách chi tiết chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
-Điều kiện thực hiện đề xuất:
Để có thể xây dựng đựơc bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc được chính xác, cần thu thập được các loại thông tin sau đây trong phân tích công việc:
+ Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc như điều kiện tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lương bổng, khen thưởng, tầm quan trọng của công việc trong doanh nghiệp, các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động, sự cố gắng về thể lực, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc,v.v...
+ Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc như các phương pháp làm việc, các môí quan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc với khách hàng, cách thức phối hợp hoạt động của các nhân viên khác, cách thức thu thập, xử lý các loại số liêụ và cách thức làm việc với các loại máy móc, trang bị kỹ thuật.
+ Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có như trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, tuổi đời, ngoại
hình, sở thích, sức khoẻ, quan điểm tham vọng, các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công việc, v.v...
+ Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc như số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật, và tính năng tác dụng của các trang bị kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc.
+ Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên, bao gồm cả các quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc.