Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam – Chi nhánh Bắc sông Hương Tỉnh Thừa Thiên Huế
2.3.1.1. Môi trường kiểm soát
Tính chính trực và giá trị đạo đức
Ban giám đốc Chi nhánh đã xây dựng những chuẩn mực chung về đạo đức trong toàn NH và phổ biến đến cho từng phòng ban, đối tượng. Các thành viên trong Ban giám đốc, các trưởng phòng luôn cư xử đúng đắn, chuẩn mực làm gương cho các nhân viên cấp dưới của mình, góp phần ngăn chặn và giảm những cơ hội, cám dỗ có thểkhiến nhân viên không trung thực, vi phạm quy định, hoặc có những hành động phi đạo đức.
Môi trường làm việc của Agibank Bắc sông Hương tỉnh Thừa Thiên Huếluôn chú trọng sự thoải mái đối với không khí làm việc, đời sống tinh thần vật chất nhưng vẫn đủ nghiêm khắc với toàn thể các CBNH về chính sách lương, thưởng, phạt phù hợp. NH luôn đề cao tác phong làm việc nghiêm chỉnh, đi làm đúng giờ. Yêu cầu mọi người có thái độ cư xửcởi mở với nhau, lãnh đạo thường xuyên đôn đốc và nhắc nhở nhân viên trong công việc để hoàn thành mục tiêu của đơn vị đề ra để đảm bảo hiệu quảcông việc. Bên cạnh đó, Ban giám đốc luôn hiểu rõ được tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát đối với hoạt động của NH do đó đã ban hành những quy định nghiêm ngặt trong việc KSNB tại Chi nhánh. Chính điều này đã giúp tất cả CBNH làm việc với tinh thần tích cực nhất, hiểu rõ và tuân thủ tốt kiểm tra nội bộ, tạo ra cho Chi nhánh một môi trường làm việc thân thiện, có nềnếp, nghiêm chỉnh.
Triết lý và phong cáchđiều hành của NQL
Ban lãnh đạo chi nhánh rất quan tâm đến vấn đề kiểm soát rủi ro trong hoạt động của NH, đặc biệt là hoạt động tín dụng. Mặc dù phải đối mặt với sự cạnh tranh mạnh mẽtừnhiều NHkhác trên địa bàn, vấn đềmởrộng phạm vi, phát triển sản phẩm
cho vay đều được kiểm soát quản lý chặt chẽ. Các quy định cụ thể về trách nhiệm, quyền hạn trong cho vay được quy định và tuân thủ nghiêm nghặt, quy trình cho vay được thiết kế một cách chặt chẽ, hoạt động kiểm tra, giám sát được thực hiện nghiêm ngặt. Nhận thức được điều đó mọi nhân viên trong Chi nhánh đều coi trọng và tuân thủ đầy đủcác thủtục kiểm soát đề ra, hay quy định cụthểtrong khi làm việc.
Ngoài ra, ban giám đốc luôn chú trọng trong việc bồi dưỡng và tạo điều kiện tốt nhất cho cán bộ nhân viên thông qua các lớp tập huấn, các hoạt động giải trí, tổchức giao lưu giữa các phòng ban để học hỏi, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc và bồi dưỡng tình cảm đồng nghiệp.
Cơ cấu tổchức
Việc thiết kế và xây dựng cơ cấu tổ chức của Agribank Bắc sông Hương khá hợp lý, các phòng banđược phân định trách nhiệm rõ ràng, các phòng ban có quan hệchặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau. Định kì, Chi nhánh sẽ tổ chức các buổi họp để báo cáo tình hình hoạt động của các phòng ban, các phòng giao dịch cũng như lên phương án triển khai tiếp theo. TPKD có trách nhiệm báo cáo tình hình cho vay, theo dõi các khoản nợ quá hạn, quản lý và đánh giá rủi ro. Đồng thời, phối hợp với phòng Hành chính Kế toán Ngân quỹ tham mưu cho ban giám đốc để đưa ra đềán kinh doanh thích hợp, hạn chếtối đa rủi ro và hoạt động hiệu quảtrong quá trình sắp tới.
2.3.1.2. Đánh giá rủi ro
Nhận dạng rủi ro
Qúa trình đánh giá rủi ro quy trình cho vay tại Chi nhánh được thực hiện dựa trên cơ sở quy định của NHNN kết hợp với kinh nghiệm làm việc của mỗi CBTD. Có rất nhiều loại rủi ro tín dụng có thể xảy ra, các dạng rủi ro chứa đựng nhiều vấn đề phức tạp, khó xác định. Có thểnhận dạng rủi ro tín dụng đối với KH cá nhân như sau:
- Xác định các yếu tố tác động đến thu nhập của KH: yếu tốthu nhập là nguồn trảnợquan trọng của KH, do đóviệcxác định được nguyên nhân gây ra thay đổi trong thu nhập của KH sẽgiúp NH có những biện pháp quản lý rủi ro thích hợp.
- Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến giá trị TSBĐ của KH: sựsụt giảm giá trị của TSBĐ chính là rủi ro tín dụng của NH.
- Kiểm tra thực tế trước và sau khi cho vay: việc kiểm tra sẽ giúp cho CBTD có được những thông tin bổích vềhiệu quảsửdụng vốn của KH.
Phân tích rủi ro
Từviệc nhận dạng rủi ro, NH sẽ phân tích xem xét để tìm ra các phương pháp quản trịrủi ro làm giảm rủi ro đến mức thấp nhất có thểchấp nhận được.
Cuối mỗi tháng, TPKD sẽ tập hợp các khoản nợ quá hạn thông qua IPCAS và tiến hành trích lập dự phòng rủi ro theo quy định của NHNN. Tất cảsốliệu về dư nợ quá hạn, trích lập dựphòng rủi ro sẽ được gửi vềcho Hội sởquản lý.
2.3.1.3. Hoạt động kiểm soát
Là hoạt động chính của HTKSNB, HĐKS sẽ đảm bảo những chính sách và thủ tục được thực hiện theo chỉ thị của NQL. Các hoạt động này giúp NQL kiểm soát quá trình hoạt động diễn ra xuyên suốt và kịp thời phát hiện những vấn đềbất thường xảy ra, thực hiện với mục đích chính là giảm thiểu rủi ro và thực hiện mục tiêu chung của NH.
Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Trong quy trình làm việc xuyên suốt, một nhân viên không thể đảm nhận toàn bộ các mặt của một nghiệp vụ. Các chức năng như kế toán, kho quỹ và phê chuẩn nghiệp vụ luôn được tách bạch đểtránh có rủi ro sai sót hay gian lận xảy ra.
Cụthể, quy trình cho vay của mỗi KH sẽ được thực hiện bởi mỗi CBTD khác, mỗi CBTD có trách nhiệm quản lý khoản vay của KH mình phụtrách. Sau khi CBTD phụ trách khoản vay tìm hiểu thông tin, xác nhận lại tính đúng đắn và đầy đủ của thông tin, PPKD sẽ kiểm tra, rà soát lại xem có sai sót gì hay không và sau đó chuyển hồ sơ để TPKD, Giám đốc/Phó giám đốc phê duyệt. Nếu hồ sơ vay vốn được chấp thuận, phòng kế toán, ngân quỹ sẽ thực hiện hoạt động giải ngân của KH. Việc phân chia trách nhiệm có hiệu quả tương đối cao trong việc kiểm tra, rà soát lẫn nhau, nhanh chóng tìm ra sựsai sót và khắc phục kịp thời.
Tuy nhiên, mỗi CBTD ở Agribank Bắc sông Hương lại cùng một lúc kiêm nhiệm và thực hiện nhiều hoạt động như: Tiến hành gặp gỡ, tìm hiểu thông tin KH; Thẩm định hồ sơ; Kiểm soát sau vay;...
Kiểm soát quá trình xửlý thông tin và các nghiệp vụ
Hoạt động cho vay được thiết lập một cách chặt chẽvới hệthống chứng từhợp lý. Mỗi KH đến vay sẽ được cấp một mã KH duy nhất và lưu trữ trên phần mềm IPCAS. Các chứng từ sửdụng được lập ngay khi nghiệp vụxảy ra đảm bảo sự đầy đủ và giảm thiểu sai sót.
Đối với sổ sách, tài sản, giấy tờ về TSĐB, con dấu đều được kiểm soát hết sức chặt chẽ. Tài sản là tiền có sẵn tại NH sẽ được bảo quản trong két sắt có mật mã bảo vệ, luôn phải kiểm kê trước và sau mỗi ngày làm việc. Đối với sổ sách, chứng từ sẽ được lưu tại két của mỗi bộphận liên quan, chỉ có người có thẩm quyền được giữchìa khóa và mã sốkét.
Các nghiệp vụ phát sinh đều được xử lý dựa trên các chính sách đã được ban hành. Đối với các nghiệp vụ không thường xuyên hay vượt quá giới hạn thẩm quyền sẽ được trình lên cấp trên phê duyệt.
Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Agribank Bắc sông Hương thực hiện mọi nghiệp vụ hay giao dịch xảy ra đều phải có sựphê duyệt của cán bộcấp trên là trưởng phòng hay phó phòng, nếu vượt quá quyền hạn, các nghiệp vụsẽ được xửlý thông qua chỉthịcủa Giám đốc/Phó giám đốc. Điều này góp phần nâng cao tính hữu hiệu của HTKSNB, hạn chếkhả năng xảy ra sai sót hay cốtình vi phạmquy định của nhân viên.
Phân tích soát xét lại việc thực hiện
Cuối mỗi tháng, CBTD sẽ báo cáo tình hình hoạt động lên TPKD, TPKD sẽ kiểm tra, rà soát lại hoạt động diễn ra trong tháng hay các kết quả đạt được theo chỉ tiêu của phòng Kinh doanh. Từ việc kiểm tra sẽ tiến hành nhắc nhở chưa hoàn thành chỉtiêuvà khen thưởng các cá nhân thực hiện tốt chỉtiêu đãđềra.
Định kì, TPKD sẽphân tích dựa trên tổng thể đánh giá quá trình thực hiện. Sau đótiến hành so sánh với các mục tiêu đã đề ra để có cơ sở đánh giá chất lượng hoạt động, tốc độ tăng tưởng đồng thời đưa ra kế hoạch chiến lược phù hợp trong thời gian tới.
2.3.1.4. Thông tin và truyền thông
được nhiều nghiệp vụ phức tạp của NH. Ngoài ra, mỗi CBTD đều có một tài khoản trên hệ thống và thẻriêng biệt để đăng nhập vào. Máy tính của mỗi CBNHcũng được cài mật khẩu riêng đểtránh tình trạng thất thoát thông tin KH.
Các văn bản chỉ thị, công văn, quyết định của cấp trên đưa ra được tiếp nhận nhanh chóng thông qua điện thoại, Email. Các trưởng phòng cập nhật và phổbiến với các cán bộcủa mỗi phòng đểnắm rõ và thực hiện đúng theo quy định.
Bên cạnh thông tin được truyền thông bằng văn bản thì Ban lãnh đạo, cấp trên cung cấp, truyền đạt nhiệm vụ, thông tin cho cấp dưới trực tiếp (bằng lời) khi cần thiết, tăng sự tiếp xúc làm việc với cấp dưới cũng như thiết lập mối quan hệgiữa nhà lãnh đạo và nhân viên. Như vậy có thểnhận được thông tin phản hồi nhanh hơn và kịp thời điều chỉnh cho phù hợp nếu có vấn đề.
2.3.1.5. Giám sát
Giámsát thường xuyên
Việc giám sát luôn được thực hiện thường xuyên tại Chi nhánh, ban giám đốc và các trưởng phòng luôn kiểm tra tình hình cũng như tiến độ làm việc của nhân viên để xem xét sự phù hợp và chất lượng công việc của nhân viên đó. Bên cạnh đó, NH luôn tiếp nhận ý kiến đóng góp của KH tại hòm thư góp ý được đặt tại trụ sở đểnắm bắt tâm tư KH, từ đó dễ dàng nâng cao chất lượng theo nhu cầu của KH mong muốn.
Giám sát định kì
Ngoài thực hiện chỉ đạo của ban giám đốc Chi nhánh, định kỳ 3 tháng một lần TPKD sẽ yêu cầu các CBTD trong phòng triển khai công tác tự kiểm tra và kiểm tra chéo giữa các cán bộ với nhau đối với các món vay từ đó tiến hành sửa sai và bổ túc hồ sơ. Việc kiểm tra và tựkiểm tra này phải được thểhiện bằng văn bản, báo cáo cho TPKD xem xét và phê duyệt.
Định kì, tối đa là 2 năm một lần, không cố định thời gian và chỉ thông báo trước 1 tháng, đoàn kiểm toán nhà nước sẽtiến hành kiểm toán đối với toàn bộhệthống NH Agribank tại tỉnh Thừa Thiên Huế để đảm bảo thảo mãn các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.