Bước 1: Hướng dẫn khách hàng cung cấp bộ hồ sơ tối thiểu
Khi khách hàng của ACB có nhu cầu vay vốn trên phần tài sản đảm bảo là Bất động sản, trước tiên, nhân viên tín dụng thuộc các sở giao dịch, chi nhánh sẽ có nhiệm vụ hướng dẫn khách hàng cung cấp bộ hồ sơ tối thiểu như đã nêu trên.
Bước 2: Nhận hồ sơ tài sản (bản photo)
Nhân viên tín dụng sau khi hướng dẫn và tiếp nhận bộ hồ sơ tài sản, sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu bộ hồ sơ mà khách hàng đã cung cấp so với bản chính. Trong trường hợp bộ hồ sơ không đủ thì chuyển sang xét duyệt ngoại lệ.
Bước 3: Khởi tạo phiếu đề nghị thẩm định và hồ sơ tài sản trên chương trình CLMS
Phiếu đề nghị thẩm định bất động sản thế chấp được lập bởi nhân viên tín dụng tại chi nhánh, sở giao dịch và được gửi phòng thẩm định cùng bộ hồ sơ tài sản đã nhận từ khách hàng. Phiếu đề nghị cần phải có đầy đủ thông tin thiết yếu như họ tên, số điện thoại liên lạc của khách hàng, minh họa đường đi tới bất động sản qua hình vẽ...
Qua các hồ sơ thu thập được, nhân viên phòng thẩm định tài sản của ngân hàng sẽ tiến hành nhập thông tin lên chương trình CLMS. Cụ thể, dữ liệu được nhập lấy từ:
- Tờ trình phê duyệt ngoại lệ của cấp có thẩm quyền. - Chứng từ pháp lý của tài sản cần định giá.
Bước 4: Tiếp nhận hồ sơ tài sản thẩm định
Theo phương thức tổ chức nghiệp vụ thẩm định tài sản tập trung, cán bộ phòng thẩm định sau khi kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ sẽ ra quyết định tiếp nhận hồ sơ hoặc từ chối.
Lưu ý về thời điểm tiếp nhận hồ sơ tài sản của nhân viên phòng thẩm định: - Trước 08h30: Ghi nhận thời điểm tiếp nhận là 8h30 cùng ngày. - Từ 08h30 đến 14h30: Ghi nhận thời điểm tiếp nhận là 14h30.
- Từ 14h30 đến 17h: Ghi nhận thời điểm tiếp nhận là 8h30 ngày hôm sau
Bước 5: Phân công hồ sơ tài sản cho nhân viên thẩm định tài sản
Trưởng phòng thẩm định tài sản có trách nhiệm phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên trong phòng, nhằm đảm bảo và nâng cao hiệu quả công việc.
Bước 6: Lên kế hoạch thẩm định bất động sản
Sau khi được phân công, cán bộ phòng thẩm định phải nghiên cứu toàn bộ hồ sơ tài sản và sắp xếp lịch hẹn thẩm định thực tế với khách hàng. Việc lên kế hoạch định giá nhằm xác định những vấn đề sau:
- Mục tiêu, yêu cầu, phạm vi và nội dung công việc. - Phương thức, cách thức tiến hành định giá.
- Dữ liệu cần thiết cho cuộc định giá, các tài liệu thu thập về thị trường và tài sản định giá cũng như các tài sản so sánh.
- Xây dựng tiến độ thực hiện.
Bước 7: Thẩm định thực tế:
Trong bước này, nhân viên tín dụng trực tiếp đến khu vực bất động sản tọa lạc nhằm xác định các nội dung sau đây:
- Vị trí thực tế của bất động sản: mô tả cụ thế vị trí địa giới hành chính, vị trí địa lý và so sánh với bản đồ địa chính.
- Thẩm định về quy hoạch sử dụng đất nơi bất động sản tọa lạc.
- Thẩm định về tình trạng pháp lý, tình trạng sử dụng thực tế của bất động sản, cụ thể là:
> Quyền sử dụng đất: diện tích đất, mặt tiền chính, các hướng, thời hạn sử dụng, hình dạng.
> Công trình kiến trúc trên đất: Loại kiến trúc, mục đích sử dụng hiện tại, tuổi đời, tình trạng hiện tại.
> Cơ sở hạ tầng kỹ thuật: Giao thông trong khu vực, hệ thống cấp điện, cấp thoát nước, chiếu sáng, thông tin liên lạc và viễn thông.
- Chụp hình bất động sản thẩm định theo các dạng (toàn cảnh, chi tiết), các hướng khác nhau và khung cảnh xung quanh.
- Xác định đơn giá của công trình được xây dựng trên đất (nếu có).
- Thu thập và tổng hợp các thông tin trên thị trường. Các dữ liệu bao gồm:
> Dữ liệu tổng quát: Tình hình kinh tế, xã hội, an ninh, chính trị của khu vực và các thông tin khác liên quan đến đặc trưng và mục đích sử dụng của bất động sản (địa chất, quy hoạch.).
> Thu thập thêm các dữ liệu đặc biệt như: chi phí, thu nhập, giá chuyển nhượng trên thị trường, giá cho thuê. hoặc các thông tin về bất động sản so sánh (vị trí, diễn tích đất, công trình kiến trúc, cơ sở hạ tầng,.).
Sau khi thẩm định thực tế, nhân viên phòng thẩm định phải lập biên bản thẩm định hiện trạng, ghi nhận lại tình hình thực tế và các thông tin thu thập được sau buổi đi thực tế.
Lưu ý đối với nhân viên thẩm định: Sau khi được phân công, theo địa bàn nơi bất động sản tọa lac, nhân viên phải đảm bảo hoàn thành công việc trong thời gian xử lý như sau:
- Tối đa 24 giờ (không tính ngày lễ và ngày nghỉ) kể từ khi tiếp nhận đối với tài sản nội thành thuộc Tỉnh/Thành phố nơi phòng thẩm định tài sản phụ trách.
- Tối đa 36 giờ (không tính ngày lễ và ngày nghỉ) kể từ khi tiếp nhận đối với tài sản ngoại Tỉnh/Thành phố nơi phòng thẩm định tài sản phụ trách.
- Tối đa 72 giờ (không tính ngày lễ và ngày nghỉ) kể từ khi tiếp nhận đối với tài sản thuộc các trường hợp còn lại.
Bước 8: Lập tờ trình thẩm định
Sau khi đã đi thẩm định thực tế và thu thập được đầy đủ thông tin, cán bộ phòng thẩm định tài sản tiến hành ước tính giá trị bất động sản và lập tờ trình thẩm định theo mẫu đã được ban hành.
Bước 9: Kiểm soát và kí duyệt tờ trình
Tờ trình thẩm định sau khi lập xong sẽ được chuyển qua trưởng phòng thẩm định tài sản hoặc người được ủy quyền để kiểm tra lại kết quả và ký duyệt.
Bước 10: Nhận kết quả thẩm định tài sản
Tờ trình thẩm định đã được ký duyệt được chuyển lại cho nhân viên tín dụng thuộc chi nhánh hoặc sở giao dịch cùng với bộ hồ sơ thẩm định tài sản (bản photo) đã được gửi cho phòng thẩm định trước đó.
Bước 11: Khiếu nại và giải quyết khiếu nại về kết quả thẩm định
Trong trường hợp không đồng ý với kết quả thẩm định, nhân viên tín dụng sẽ gửi kèm theo bộ hồ sơ tài sản và các tờ trình trước đây của bất động sản để đề nghị tái thẩm định. Lưu ý, phiếu đề nghị tái thẩm định phải có chữ ký của trưởng đơn vị.
Sau khi xem xét, nếu phòng thẩm định chấp nhận giải quyết khiếu nại, trưởng phòng sẽ phân công nhân viên thẩm định tiến hành thẩm định lại bất động sản được yêu cầu và lập tờ trình thẩm định bất động sản mới gửi lại cho chi nhánh, sở giao dịch. Trường hợp còn lại, nhân viên phòng thẩm định phải làm công văn trả lời cho cán bộ tín dụng thuộc chi nhánh, sở giao dịch.