1.2.3.1. Những chủ thể tham gia dịch vụ thẻ
S Ngân hàng phát hành thẻ/Tổ chức phát hành thẻ
Là ngân hàng, tổ chức được ngân hàng trung ương hay cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại cho phép thực hiện nghiệp vụ phát hành thẻ, cấp thẻ cho các chủ thẻ là cá nhân, tổ chức để sử dụng. NHPHT/TCPHT qui định các điều khoản, điều kiện sử dụng thẻ cho chủ thẻ tuân thủ và có quyền kí kết hợp đồng đại lý với bên thứ ba là một ngân hàng hoặc một tổ chức tài chính tín dụng khác trong việc thanh toán hoặc phát hành thẻ tín dụng. Trong trường hợp này, NHPHT/TCPHT tận dụng được ưu thế của bên thứ ba về kinh nghiệm, khả năng thâm nhập thị trường và những ưu việt về vị trí địa lý, tuy nhiên, cũng phải chịu rủi ro về tài chính bởi bên thứ ba (lúc này hoạt động
dưới danh nghĩa là ngân hàng đại lý). Bên thứ ba khi ký kết hợp đồng đại lý với NHPHT/TCPHT được gọi là ngân hàng đại lý phát hành. Nếu tên của ngân hàng đại lý xuất hiện trên tấm thẻ của khách hàng thì nhất thiết ngân hàng đại lý phát hành thẻ phải là thành viên chính thức của tổ chức thẻ hoặc các công ty thẻ.
NHPHT/TCPHT có trách nhiệm quản lý hệ thống tài khoản thẻ, hệ thống phát hành thẻ và các hoạt động liên quan sử dụng thẻ.
S Ngân hàng thanh toán thẻ/Tổ chức thanh toán thẻ
Là ngân hàng, tổ chức được NHPHT ủy quyền thực hiện dịch vụ thanh toán thẻ theo hợp đồng, hoặc là thành viên của TCTQT thực hiện dịch vụ thanh toán theo thỏa thuận đã ký với TCTQT đó. Vai trò của NHTTT/TCTTT là thiết lập và duy trì mạng lưới các ĐVCNT nhằm cung ứng và xử lý các giao dịch trong thanh toán của chủ thẻ. Trên thực tế, các ngân hàng thanh toán thẻ cũng có thể đồng thời là ngân hàng phát hành thẻ.
S Tổ chức thẻ quốc tế
Là tổ chức gồm một hoặc một số các thành viên là các ngân hàng, các định chế tài chính hoặc tổ chức phi tài chính gắn với một thương hiệu độc quyền về sản phẩm thẻ. TCTQT có thể ủy quyền cho các thành viên thực hiện phát hành và thanh toán thẻ dưới thương hiệu của mình, quản lý các hoạt động phát hành và thanh toán đó dựa trên cơ sở quy chế hoạt động riêng, thống nhất thành một hệ thống trên toàn cầu. Hiện nay có các tổ chức thẻ quốc tế nổi tiếng như: Visa, MasterCard, JCB, American Express.
V Chủ thẻ
Là cá nhân, tổ chức được NHPHT/TCPHT cấp thẻ để sử dụng cho việc chi trả tiền mua hàng hóa, dịch vụ hoặc rút tiền mặt hoặc thực hiện các giao dịch tại máy rút tiền tự động. Chủ thẻ bao gồm chủ thẻ chính và chủ thẻ phụ. Chủ thẻ chính là người đứng tên xin phát hành thẻ và chịu trách nhiệm
thanh toán cũng như xử lý các vấn đề liên quan đến việc sử dụng thẻ của mình và của chủ thẻ phụ. Chủ thẻ phụ là người được cấp thẻ theo đề nghị của chủ thẻ chính.
S Đơn vị chấp nhận thẻ (POS - Point of Sale)
Là tổ chức hoặc cá nhân cung ứng hàng hóa, dịch vụ, chấp nhận thẻ làm phương tiện thanh toán và có ký hợp đồng với NHPHT hoặc NHTTT. Các đơn vị này được ngân hàng trang bị những mày móc, thiết bị kỹ thuật cần thiết nhằm thực hiện việc tiếp nhận thanh toán bằng thẻ. Thông thường các ĐVCNT phải trả một khoản phí về việc sử dụng những tiện ích này gọi là phí chiết khấu. Mặc dù vậy, các ĐVCNT vẫn có được lợi thế khi chấp nhận thẻ làm phương tiện thanh toán đó là có thể thu hút được một lượng lớn khách hàng, tăng doanh số bán hàng góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.
S Tổ chức chuyển mạch thẻ
Là tổ chức trung gian cung ứng dịch vụ kết nối hệ thống xử lý giao dịch thẻ cho các TCPHT, TCTTT và ĐVCNT theo thỏa thuận bằng văn bản giữa các bên liên quan.
Ngoài các chủ thể tham gia dịch vụ thẻ kể trên còn có các máy móc thiết bị hỗ trợ cho dịch vụ thẻ, đó là: Máy rút tiền tự động ATM và thiết bị đọc thẻ điện tử EDC.
Máy rút tiền tự động/Máy giao dịch tự động (Automated Teller Mechine-ATM) là thiết bị mà chủ thẻ có thể sử dụng để gửi, nạp, rút tiền mặt, chuyển khoản, tra cứu thông tin giao dịch thẻ hoặc sử dụng các dịch vụ khác mà máy ATM cung ứng thông qua mã số cá nhân (PIN).
Thiết bị đọc thẻ điện tử (Electronic Data Capture - EDC) là thiết bị mà chủ thẻ có thể sử dụng để ứng tiền mặt, thanh toán tiền hàng hóa dịch vụ tại điểm đặt thiết bị như quầy giao dịch của ngân hàng, nhà hàng, khách sạn, siêu thị,...
1.2.3.2. Nghiệp vụ của dịch vụ thẻ Ngân hàng
S Hoạt động phát hành thẻ
• Đối tượng phát hành thẻ
Thông thường, thẻ được phát hành cho các đối tượng cá nhân là người bản xứ hoặc người nước ngoài có đầy đủ tư cách, quyền và nghĩa vụ công dân, sống và làm việc hợp pháp tại quốc gia phát hành thẻ và được các tổ chức nơi cá nhân công tác đứng ra yêu cầu NHTM cho cá nhân sử dụng thẻ với trách nhiệm thanh toán của chính tổ chức đó (đối với thẻ công ty).Neu là thẻ cá nhân thì cá nhân đó phải có thu nhập ổn định hoặc phải có tiền ký quỹ, chứng từ có giá dùng để thế chấp, cầm cố tại ngân hàng theo chế độ tín dụng thẻ.
Cá nhân, tổ chức có yêu cầu sử dụng thẻ phải cung cấp hồ sơ gồm: Giấy yêu cầu sử dụng thẻ cho cá nhân hoặc công ty, bản sao chứng minh thư hoặc hộ chiếu, xác nhận của cơ quan về thu nhập và thời gian công tác (nếu phát hành thẻ tín dụng)hợp đồng sử dụng thẻ, các giấy tờ về thế chấp và bảo lãnh khác.
• Phạm vi sử dụng
Chủ thẻ có thể sử dụng thẻ cho các mục đích sau:
- Rút tiền mặt tại các phòng giao dịch, các điểm ứng tiền mặt của ngân hàng phát hành, ngân hàng thanh toán, ngân hàng đại lý thanh toán, máy rút tiền tự động ATM...
- Thanh toán hàng hoá, dịch vụ tại các ĐVCNT trong nước và ngoài nước.
- Ngoài ra, chủ thẻ còn có thể thực hiện một số dich vụ khác: Nạp tiền điện thoại, trả tiền điện, kiểm tra hạn mức tín dụng còn lại của thẻ và các thông tin khác có liên quan đến tài khoản, thanh toán chuyển khoản.
• Quy trình phát hành thẻ
Sơ đồ 1.2: Quy trình phát hành thẻ
Bước 1: Khách hàng nộp hồ sơ đề nghị phát hành thẻ.
Bước 2: Ngân hàng phát hành thực hiện kiểm tra hồ sơ theo quy định.
Trong một khoảng thời gian nhất định (thường không quá 5 ngày làm việc) kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ, ngân hàng phát hành có trách nhiệm thẩm định bộ hồ sơ và ra quyết định chấp nhận hoặc từ chối phát hành thẻ cho khách hàng.
Đối với những hồ sơ được chấp thuận, ngân hàng phát hành xác dịnh các yếu tố sau:
+ Hạng thẻ phát hành: thẻ vàng hay thẻ chuẩn + Thời hạn thẻ
+ Hạn mức thẻ
+ Phân loại chủ thẻ để xác định hạn mức tiêu dùng của mỗi chủ thẻ.
Bước 3: Phát hành thẻ cho khách hàng
Sau khi xác định các yếu tố, bộ phận quản lý thẻ lập hồ sơ khách hàng để quản lý. Hồ sơ gồm: tên chủ thẻ, địa chỉ nơi ở và làm việc, số CMND, số hộ chiếu, Số thẻ, loại thẻ, ngày hiệu lực. Nếu là thẻ tín dụng thì sẽ có thêm thông tin số tài khoản chỉ định để thanh toán sao kê, người thanh toán sao kê, tài sản thế chấp (nếu có).
Sau đó, ngân hàng tiến hành mã hoá thẻ và in thẻ, xác định mã số cá nhân (PIN) của chủ thẻ.
Bước 4: Trả thẻ cho khách hàng
Khách hàng nhận thẻ và ký vào hợp đồng sử dụng thẻ và băng chữ ký ở mặt sau của thẻ (đối với thẻ Visa). Sau khi tiến hành giao thẻ cho chủ thẻ, NHPHT sẽ thực hiện các công việc sau: Quản lý thông tin khách hàng, quản lý hoạt động sử dụng thẻ của khách hàng, cung cấp các dịch vụ thẻ theo hợp đồng đã cam kết với khách hàng thực hiện thu nợ khách hàng (nếu là thẻ tín dụng) và thanh toán bù trừ với các Tổ chức thẻ quốc tế.
V Hoạt động thanh toán thẻ
Tham gia vào hoạt động thanh toán thẻ gồm các thành phần cơ bản:
• Ngân hàng phát hành thẻ:
Là ngân hàng tự phát hành thẻ mang thương hiệu riêng của mình hoặc được tổ chức thẻ quốc tế hay công ty thẻ trao quyền phát hành thẻ mang thương hiệu của tổ chức và công ty này. Ngân hàng phát hành thẻ thường có tên được in trên thẻ, để khẳng định thẻ đó là sản phẩm của ngân hàng mình. Ví dụ: BIDV đã phát hành các loại thẻ như: thẻ nội địa BIDV Harmony, Etrans,Visa BIDV Flexi, Precious, MU... Ngân hàng có quyền ký kết hợp đồng đại lý với bên thứ ba là một ngân hàng hoặc một tổ chức tài chính tín dụng khác trong việc phát hành và thanh toán thẻ. Ngân hàng phát hành quy định các điều khoản, điều kiện sử dụng thẻ đối với khách hàng.
• Chủ thẻ:
Là cá nhân hay người đựơc uỷ quyền (nếu là thẻ do công ty ủy quyền sử dụng) được ngân hàng cho phép sử dụng thẻ để chi trả các hàng hóa, dịch vụ hay rút tiền mặt theo những điều kiện và quy định của ngân hàng.
Thông thường, mỗi chủ thẻ chính đều có thể phát hành thêm thẻ phụ, cả thẻ chính và thẻ phụ cùng sử dụng chung một tài khoản của chủ thẻ. Chủ thẻ phụ cũng có trách nhiệm thanh toán các khoản phát sinh trong kỳ tuy nhiên
chủ thẻ chính là người có trách nhiệm thanh toán cuối cùng với ngân hàng. Chủ thẻ có thể sử dụng thẻ của mình để ứng tiền mặt tại hệ thống ngân hàng, thực hiện các giao dịch tại hệ thống máy ATM hoặc sử dụng thẻ để thanh toán khi thực hiện thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ.... và sử dụng các dịch vụ khác do ngân hàng cung cấp.
• Tổ chức thẻ quốc tế:
Là hiệp hội các tổ chức tài chính, tín dụng lớn, có mạng lưới hoạt động rộng khắp, đạt được sự nổi tiếng với thương hiệu và sản phẩm đa dạng như: tổ chức thẻ Visa, tổ chức thẻ MasterCard, công ty thẻ American Express, công ty thẻ Diners Club, công ty thẻ JCB.... Tổ chức thẻ quốc tế đứng ra liên kết các thành viên là các tổ chức tín dụng, các công ty phát hành thẻ, các ngân hàng và đưa ra những quy định cơ bản về hoạt động phát hành, sử dụng và thanh toán thẻ, quảng bá thương hiệu, quản lý rủi ro, vận hành hệ thống thanh toán, hạn chế gian lận, giả mạo thẻ, cấp phép và thực hiện các giao dịch giữa các thành viên trong hệ thống. Tổ chức thẻ không trực tiếp phát hành thẻ mà chỉ đóng vai trò trung gian giữa các tổ chức và các công ty thành viên trong việc điều chỉnh cũng như cân đối các lượng tiền thanh toán giữa các tổ chức và công ty thành viên.
• Ngân hàng thanh toán thẻ:
Là ngân hàng thông qua việc kí kết các hợp đồng chấp nhận thẻ với các điểm cung cấp hàng hóa, dịch vụ chấp nhận các giao dịch thẻ như một phương tiện thanh toán. Ngân hàng thanh toán thẻ sẽ quản lý và xử lý các giao dịch thẻ tại ĐVCNT, cung cấp cho các đơn vị này thiết bị phục vụ cho việc thanh toán thẻ, hướng dẫn đơn vị cách thức vận hành và chấp nhận thanh toán thẻ. Hiện nay, một ngân hàng có thể vừa là NHTT và vừa là NHPHT. Thông thường các ngân hàng thanh toán sẽ thu được một lượng phí nhất định từ các ĐVCNT, lượng phí này nhiều hay ít tuỳ thuộc vào thoả thuận giữa NHTT và ĐVCNT.
• Đơn vị chấp nhận thẻ:
Là các điểm cung ứng hàng hóa, dịch vụ có kí kết với ngân hàng thanh toán về việc chấp nhận thanh toán bằng thẻ cho các hàng hóa, dịch vụ mà mình cung cấp. Các ngành kinh doanh của các ĐVCNT rất đa dạng và phong phú từ những cửa hiệu bán lẻ đến các nhà hàng ăn uống, sân bay, cửa hàng thời trang, siêu thị, khách sạn. Ở Việt Nam, các ĐVCNT tập trung chủ yếu tại các ngành: ngân hàng, nhà hàng, khách sạn, các đại lý bán vé máy bay... Còn ở các nước phát triển, thẻ đã trở thành một phương tiện thanh toán rất thông dụng và phổ biến. Chúng ta có thể nhìn thấy những biểu trưng của thẻ xuất hiện rộng rãi tại khắp nơi.
S Quy trình hoạt động thanh toán thẻ
Dịch vụ phát hành và thanh toán thẻ ở mỗi quốc gia là khác nhau. Mỗi ngân
hàng có thủ tục trình tự do các điều kiện kinh tế xã hội hay trình độ phát triển dân trí, các yếu tố ràng buộc về pháp luật, chính trị.... Tuy nhiên về tổng thể, quy
trình này gồm có những nội dung cơ bản được thể hiện trong sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.3: Qui trình hoạt động thanh toán thẻ
ĐVCNT phải kiểm tra kỹ lại các thông tin trên thẻ để tránh tình trạng gặp phải thẻ giả như: các thông tin nổi trên thẻ (họ tên, số thẻ...), logo, biểu tượng thẻ, băng chữ ký... Đối với các giao dịch ứng tiền mặt cần phải kiểm tra hộ chiếu và chứng minh thư.
Nếu tất cả các thông tin đều hợp lệ, ĐVCNT sẽ tiến hành cung cấp hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng, nếu khách hàng thực hiện giao dịch ứng tiền mặt sẽ đưa tiền mặt cho khách hàng. Đồng thời ĐVCNT thực hiện in hoá đơn biên lai giao dịch cho khách hàng. Trong quá trình giao dịch ĐVCNT cần xin giấy cấp phép của tổ chức thẻ quốc tế hoặc NHPHT nếu số tiền thanh toán của chủ thẻ lớn hơn hạn mức của chủ thẻ hoặc ghi ngờ thẻ mà chủ thẻ cung cấp là thẻ giả mạo.
Bước 2: ĐVCNT th ô ng báo, chuyển hoá đơn giao dịch cho NHTT
- Đối với các ĐVCNT có trang bị máy đọc thẻ EDC thì việc đọc dữ liệu, in hoá đơn và xin cấp phép sẽ do máy thực hiện. Hàng ngày, ĐVCTT truyền dữ liệu thanh toán về NHTT, hoá đơn thanh toán hàng tuần sẽ được EDC tập hợp và chuyển cho NHTT.
- Đối với các ĐVCNT không trang bị máy đọc thẻ EDC thì việc đọc dữ liệu, in hoá đơn và xin cấp phép sẽ do ĐVCNT thực hiện. Sau đó ĐVCNT sẽ dùng máy cà tay để in ra hoá đơn thanh toán cho khách hàng. Hàng ngày, ĐVCNT sẽ lập một bảng kê hoá đơn tổng hợp tất cả các hoá đơn phát sinh. Sau đó, sẽ thực hiện gửi bảng kê cùng với một liên hoá đơn đến NHTT và giữ lại một liên hoá đơn để lưu. Việc lập bảng kê và gửi hoá đơn đến NHTT thường được thực hiện trong vòng 05 ngày kể từ ngày giao dịch.
Bước 3: Thanh toán cho ĐVCNT
Căn cứ vào dữ liệu EDC hoặc sau khi nộp hoá đơn giao dịch cho NHTT từ 1 đến 3 ngày, sau khi đã trừ phí chiết khấu theo thoả thuận giữa NHTT và ĐVCNT, NHTT sẽ tạm ứng tiền cho ĐVCNT theo hoá đơn trên cơ sở tổng số tiền giao dịch.
Bước 4: Thanh toán với TCTQT
Thông qua mạng số liệu điện tử truyền thông quốc tế của TCTQT và nhận các dữ liệu thanh toán từ các TCTQT chuyển về, cuối ngày các NHTT gửi dữ liệu về các hoá đơn thanh toán cho Tổ chức thẻ Quốc tế. Ngân hành thực hiện thanh toán và cập nhập dữ liệu vào chương trình quản lý thẻ. Ngoài ra trong quá trình hoạt động, ngân hàng phải thực hiện thanh toán phí theo quy định của các TCTQT.
Bước 5: TCTQT báo có cho NHTT căn cứ dữ liệu về các hoá đơn thanh toán nhận được. Dữ liệu mà TCTQT truyền về bao gồm: những khoản phí phải trả cho TCTQT, những khoản NHTT đã trả, những giao dịch tra soát.
Bước 6: TCTQT thực hiện gửi dữ liệu về các hoá đơn thanh toán cho NHPHT thông qua mạng số liệu điện tử truyền thông quốc tế của TCTQT.
Bước 7: Đồng thời, TCTQT báo nợ cho NHPHT theo dữ liệu về các hoá đơn thanh toán.
Bước 8: NHPHT in sao kê các giao dịch của chủ thẻ và gửi bản sao kê