khi cung cấp dịch vụ
Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ Factoring, các ngân hàng phải lường trước được hết những rủi ro có thể xảy ra và phải dự báo để ngân hàng có thể quản lý được những rủi ro này một cách có hiệu quả. Bởi thế, xây dựng một quy trình lựa chọn và kiếm soát bên bán hàng và bên mua là điều rất cần thiết.
3.2.2.1. Đối với bên bán hàng
> Quy trình lựa chọn và kiểm soát rủi ro bên bán gồm:
• Khảo sát yêu cầu của khách hàng: bằng cách gọi điện thoại hoặc yêu cầu khách hàng điền vào những phiếu cung cấp thông tin.
• Tìm hiểu hoạt động kinh doanh: giúp chúng ta nhận biết các nhu cầu của người bán để bán được sản phẩm và kiểm tra xem đề nghị cung cấp Factoring của khách hàng có phù hợp với các quy định của ngân hàng hay không.
• Khảo sát khách hàng: công đoạn này nhằm mục đích kiểm tra lại những thông tin đã thu thập được trước đó có đầy đủ và chính xác hay không, ngoài ra còn cung cấp thêm thông tin của khách hàng.
• Đối chiếu thông tin thu thập được khách hàng với những tiêu chí lựa chọn khách hàng để cung cấp dịch vụ.
• Ra quyết định lựa chọn: căn cứ vào giá trị của các khoản phải thu cùng với những thông tin thu thập để ra quyết định là chấp nhận hay từ chối cung cấp dịch vụ Factoring.
Trong quá trình và tiêu chí lựa chọn khách hàng được xem xét khá kỹ lưỡng nhưng mối quan hệ giữa ngân hàng và người bán luôn có những thay đổi ảnh hưởng đến sự tin tưởng của hai bên. Do đó ngân hàng cần quản lý, giám sát sự thay đổi của bên bán một cách chặt chẽ.
> Các tiêu chí lựa chọn khách hàng
• Mặt hàng kinh doanh phù hợp với điều kiện Factoring: các khoản phải thu có thể chuyển nhượng, có thể thu hồi được từ người mua uy tín.
• Khả năng phát triển và uy tín của bên bán:
Bản thân công ty: loại hình kinh doanh, thời gian hoạt động, cổ động, cam kết của cổ đông về việc sử dụng và mở rộng khoản mục vốn,..
Tình hình tài chính : kinh doanh có lãi hay không, khả năng thanh toán, khả năng sinh lời,...
> Xác định hạn mức Factoring cụ thể của người bán đối với người mua: Để hạn chế những rủi ro đến từ bên mua hàng, cần có những hạn mức Factoirng cụ thể của người bán đối với từng người mua. Việc thẩm định người mua để xác định hạn mức thông qua đại lý Factor người mua để có thể nắm rõ nhất tình hình thông tin người mua để đánh giá một cách chính xác nhất. Khi thực hiện ứng trước cần kiểm tra hợp đồng xem thỏa thuận cho vay ứng trước, khoản phải thu có nằm trong hạn mức có sẵn trong hạn mức cấp đảm bảo rủi ro tín dụng do đại lý Factor bên mua cấp.
3.2.2.2. Đối với bên mua hàng
Việc xây dựng quy trình và tiêu chí lựa chọn bên mua hàng, sử dụng dịch vụ cũng tương tự như đối với bên bán hàng, cung cấp dịch vụ.
Việc xác định mức bảo đảm rủi ro tín dụng đối với người mua là việc rất quan trọng. Mức bảo đảm rủi ro tín dụng đối với người mua nằm trong giới hạn tín dụng chung của người mua được thực hiện trên cơ sở định giá, phân loại khách hàng, tình hình tài chính của bên mua hàng.
Cần xem xét lịch sử thanh toán của người mua có đúng hạn hay không. Nếu không phải tìm hiểu nguyên nhân để để ra những biện pháp cho từng trường hợp cụ thể. Thường xuyên theo dõi, nắm bắt tình hình kinh doanh của người mua để giám sát, dự báo trước những rủi ro có thể xảy ra.
3.2.3. Tăng cường công tác quản trị rủi ro và kiểm soát nội bộ
3.2.3.1. Hoàn thiện nội dung quản trị rủi ro
Hoạt động Factoring, đặc biệt là Factoring quốc tế tiềm ẩn rất nhiều rủi ro. Do đó, ngân hàng cần thiết lập cơ chế quản trị rủi ro trên cơ sở hệ thống hóa các đặc trưng trong nhận diện, phương pháp phòng ngừa xử lý nhằm hạn chế hậu quả có thể xảy ra. Thực hiện quản trị rủi ro là thực hiện tốt các bước sau:
Nhận diện rủi ro: xác định các bước trong quy trình thực hiện hoạt động
Factoring có thể gây nên rủi ro như: khâu thẩm định khách hàng, theo dõi, thu nợ khoản phải thu,.
Định lượng rủi ro: xác định xác suất xảy ra và tác động của rủi ro trong hoạt động Factoring đến ngân hàng từ đó đưa ra những quyết định phù hợp lựa chọn phương án phòng ngừa với mức độ chi phí, thời gian bỏ ra tương ứng.
Xử lý rủi ro: từ những phân tích những rủi ro có khả năng xảy ra, ngân hàng sẽ tiến hành các biện pháp phòng ngừa rủi ro.
Kiểm soát rủi ro: theo dõi các rủi ro đã xảy ra, xây dựng một hệ thống báo cáo các rủi ro đã gặp phải.
3.2.3.2. Nâng cao kiểm soát nội bộ
Mục đích của kiểm soát nội bộ là thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát chất lượng hoạt động và chất lượng thông tin kinh tế, tài chính của ngân hàng giúp cho công tác điều hành của ban giám đốc ngân hàng trong việc phát hiện và khắc phục những khâu yếu kém, ngăn ngừa sai sót, gian lận trong hoạt động của ngân hàng. Hoạt động Factoring muốn minh bạch, công khai và hạn chế những rủi ro thì cần có bộ phận chịu trách nhiệm thanh tra, giám sát.
Để đảm bảo an toàn cho hoạt động Factoring ngân hàng cần không ngừng tăng cường kiểm tra, giám sát nội bộ một cách chặt chẽ, kiểm tra việc chấp hành các quy chế, quy trình bảo lãnh, phát hiện các sai sót trong xử lý quy trình nghiệp vụ từ đó có những điều chỉnh phù hợp nhằm hạn chế rủi ro có thể xảy ra. Tại chi nhánh cần có bộ phận kiểm soát nội bộ độc lập với các phòng ban khác và có thể chịu giám sát trực tiếp của hội sở.
Cần có quy trình kiểm tra chéo, thường xuyên giám sát chặt chẽ thông tin giữa hội sở và chi nhánh, thông tin công khai tại hội sở, trụ sở chi nhánh.
3.2.4. Tăng cường chất lượng khâu thẩm định
Công tác thẩm định luôn là nghiệp vụ quan trọng đối với bất kỳ một loại hình nào. Việc thẩm định phải được tiến hành lần lượt qua các khâu, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính và tổ chức hoạt động của khách hàng. Để có kết luận xác thực hơn, nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin cần thiết về các hoạt động của đơn vị, phân tích có đối chiếu và so sánh với các số liệu báo cáo, đánh giá đúng chất lượng khoản phải thu là một trong những cách giảm thiểu rủi ro.
• Trên cơ sở các số liệu và thông tin phân tích, NHTM có thể phải xây dựng được các chỉ số an toàn phù hợp.
• Kiểm tra cẩn thận các khoản phải thu với nhiều hình thức, trên các hơp đồng và các sổ phụ, trên các hóa đơn chứng từ và các tài khoản tại các NHTM.
• Phân tích có dự báo tình hình các đối tác, tình hình thị trường có ảnh hưởng đến mặt hàng có liên quan đến các khoản phải thu.
• Tận dụng tối đa các kênh thông tin khác như CIC, các NHTM khác thông tin qua các khách hàng là bạn hàng của nhau, qua các nguồn khác
• Tính toán lịch thu nợ, trả nợ liên quan đến các khoản phải thu trên cơ sở cân đối dòng tiền phải trả cho các NHTM và khách hàng.
3.2.5. Xây dựng mạng lưới thông tin về khách hàng
Ngân hàng cần có mạng lưới thông tin khách hàng đầy đủ và thường xuyên được cập nhật nhanh chóng, chính xác để giúp cho việc ra quyết định thực hiện hoạt động Factoring của ngân hàng tránh được những rủi ro. Để xây dựng mạng lưới ngân hàng cần.
Xây dựng hoàn thiện hệ thống cung cấp thông tin, báo cáo nội bộ để thông tin được thông suốt và đầy đủ từ chi nhánh tới hội sở. Đồng thời trang bị cho cán bộ thẩm dịnh những phương pháp tiếp cận, khai thác thông tin từ những phần mềm tiện ích tổng hợp thông tin từ các phòng ban bảo đảm vừa cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian, chi phí.
Khai thác thông tin từ những nguồn thông tin bên ngoài: CIC, Ngân hàng Nhà nước, Thuế, thông tin do khách hàng cung cấp, thông tin từ những phương tiện thông tin đại chúng, trung tâm phòng ngừa rủi ro... để đánh giá chính xác hơn về khách hàng, phòng ngừa tình trạng thông tin bất cân xứng.
3.2.6. Phát triển hệ thống các đại lý
So với các ngân hàng nước ngoài hoạt đông tại Việt Nam, một khó khăn mà các ngân hàng thương mại trong nước gặp phải khi triển khai nghiệp vụ Factoring là bất lợi về mạng lưới hoạt động. Đa số các ngân hàng nước ngoài hoạt động tại Việt Nam đều đã có được mạng lưới ngân hàng hoạt động trên khắp thế giới. Bởi vậy khi cung cấp dịch vụ Factoring quốc tế, những ngân hàng này ít gặp khó khăn trong quá trình thu thập thông tin người mua ở nước ngoài, cũng như việc đánh giá và thẩm định khả năng thanh toán của người mua dễ dàng hơn. Từ đó, các ngân hàng này có thể tránh được rủi ro triệt để hơn so với NHTM trong nước.
Việc mở chi nhánh ngân hàng ở nước ngoài là một giải pháp rất khó thực hiện trước khó khăn này bởi sự hạn chế về khả năng tài chính cũng như phải cân nhắc giữa chi phí bỏ ra và hiệu quả mang lại. Do đó, để hoạt động Factoring đạt hiệu quả và có thể phát triển, các NHTM Việt Nam cần mở rộng quan hệ đại lý nhằm cung cấp những dịch vụ và tiện ích về lĩnh vực thanh toán, thông tin về khách hàng, thị trường nơi các
NHTM Việt Nam cung cấp dịch vụ, giảm chi phí giao dịch, rút ngắn thời gian thực hiện giao dịch; hồ trợ về mặt đào tạo nhân sự; thuận lợi cho việc thu hồi nợ.
Một chiến lược về công tác đại lý có hiệu quả khi: có sự gắn kết công tác đại lý với khách hàng; đẩy mạnh công tác thống kê Factoring về hiệu quả kinh doanh và khả năng giải quyết tranh chấp của các nhà Factor đại lý, đồng thời thường xuyên theo dõi, đánh giá mối quan hệ với nhà Factor đại lý trên các mặt giao dịch, thanh toán, thu nợ, bảo hiểm để xếp hạng uy tín, lựa chọn nhà Factor có hiệu quả nhất.
Bên cạnh đó, các tổ chức Factoring ở Việt Nam chưa tham gia vào FCI thì cần thiết phải tham gia vào FCI. FCI phát triển thành một mạng lưới Factoring lớn nhất trên thế giới. FCI được hình thành trên cơ sở sự hiểu biết khu vực sở tại và sự năng động về cách tiếp cận. Hoạt động của FCI dựa trên việc sử dụng một hệ thống thông tin liên lạc tiêu chuẩn và thống nhất hoạt động trên toàn cầu. Hiệp hội này hoạt động với rất nhiều tổ chức Factoirng ở nhiều quốc gia khác nhau trên khắp thế giới, khiến cho việc nắm bắt thông tin về người mua ây người bán nhiều hơn do sự tương tác với các tổ chức Factoring tại quốc gia người cư trú cung cấp. Việc tham gia hoạt động trong hiệp hội giúp chúng ta trau dồi kinh nghiệm và kỹ năng tác nghiệp trong khi thực hiện nghiệp vụ.
3.2.7. Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ thực hiện nghiệp vụ Factoring
Con người luôn là yếu tố then chốt, đóng vai trò quyết định đối với mọi sự phát triển. Thực tế đã chứng minh sự yếu kém trong năng lực điều hành và năng lực chuyên môn của các nhà quản trị cũng như của đội ngũ nhân viên là nguyên nhân làm giảm hiệu quả của hoạt động kinh doanh.
Nghiệp vụ tài trợ thương mại quốc tế nói chung và Factoring nói riêng liên quan đến nhiều luật lệ và tập quán quốc tế, luật lệ quốc gia do dó các cán bộ ngân hàng thực hiện nghiệp vụ này trước hết phải tinh thông nghiệp vụ, giỏi ngoại ngữ và giàu kinh nghiệm thực tiễn. Các cán bộ phải được đào tạo kỹ càng theo hướng chuyên nghiệp cao. Việc đào tạo bài bản sẽ góp phần thúc đẩy cho toàn hệ thống NHTM hoạt động có kỷ cương, hệ thống quy trình, quy chế được hoàn thiện hơn, khả năng nắm bắt tốt các chủ trương của nhà nước và chính sách pháp luật, tạo điều kiện cho hoạt động an toàn của NHTM, đem lại lợi nhuận cao và giảm thiểu những rủi ro không đáng có.
Các NHTM cần xây dựng một chiến lược nhân sự từ khâu tuyển chọn tới khâu đào tạo, bồi dưỡng và sử dụng đội ngũ nhân sự này.
• Trong công tác tuyển chọn cán bộ, cần xây dựng hệ thống chuẩn mực nhất định, tránh tình trạng tùy tiện, dễ dãi dẫn đến việc tuyển dụng một đội ngũ cán bộ thiếu năng lực chuyên môn, thiếu đạo đức gây rủi ro trong hoạt động kinh doanh NH sau này. Sau quá trình tuyển chọn cần bố trí nhân sự theo đúng năng lực và chuyên môn, nghiệp vụ đuợc đào tạo để tạo điêu kiện giúp cán bộ NH có điều kiện bộc lộ hết khả năng để làm việc.
• Sau khi tuyển chọn, các NHTM cần đặc biệt quan tâm tới công tác đào tạo. Đối với hoạt động Factoring, công tác đào tạo cần tập trung vào trang bị kiến thức cho cán bộ NH không riêng về nghiệp vụ, thông lệ và tập quán quốc tế, kiến thức về ngoại thuơng mà còn cần chú trọng về trình độ ngoại ngữ nhất định.
- Đào tạo, bồi duờng về chuyên môn và nghiệp vụ. Thuờng xuyên cử nhân viên đi đào tạo ở trong nuớc và nuớc ngoài. Cử cán bộ đi thực tế, học hỏi kinh nghiệm và kỹ thuật chuyên môn của các tổ chức cung cấp dịch vụ Factoring trên thế giới. Cử cán bộ tham gia các cuộc hội thảo của FCI để học hỏi, hợp tác trong nghiên cứu, trao đồi giảngviên giữa các NHTM và các cơ sở đào tạo ở một số quốc gia có kinh nghiệm.
- Đào tạo, bồi duỡng về trình độ ngoại ngữ. Ngoại ngữ là cầu nối cơ bản, quan trọng nhất trong giao tiếp, cũng là nguyên nhân gây ra sự bất đồng, những rủi ro đáng tiếc trong kinh doanh. Nâng cao trình độ ngoại ngữ là điều kiện bắt buộc cho đội ngũ cán bộ nhằm thực hiện đuợc các hoạt động Factoring, nhất là Factoring quốc tế.
- Tổ chức các khóa đào tạo tại chỗ nhằm trang bị kiến thức chuyên môn và pháp luật bằng cách mời các chuyên gia về giảng dạy.
- Đào tạo, bồi duỡng kiến thức về luật pháp, tập quán thuơng mại trong nuớc và quốc tế một cách thấu đáo và có tiếp cận thực tế. Môi truờng pháp lý thuờng phức tạp mà lại không rõ ràng. Để tránh những vị phạm pháp luật ngoài mong muốn, cần có sự am hiểu nhất định về những công uớc, điều uớc quốc tế,..
- Tổ chức các lớp tập huấn nội bộ, định kỳ mở các lớp đào tạo nghiệp vụ.
• Định kỳ tổ chức sát hạch, thi nghiệp vụ định kỳ nhằm đánh giá trình độ cán bộ.
• Có chế độ đãi ngộ xứng đáng về luơng, thuởng đối với cán bộ có nhiều thành tích trong công tác, đồng thời xử phạt nghiêm đối với những cán bộ không hoàn thành nhiệm vụ, có những biểu hiện lợi dụng nghiệp vụ chuyên môn vi phạm pháp luật nhằm thu lợi riêng, gây ảnh huởng đến uy tín của các NHTM.
3.2.8. Hoàn thiện và phát triển công nghệ thông tin
Trong nền kinh tế thị trường, hội nhập thành công với khu vực và thế giới, yêu cầu đổi mới công nghệ, ứng dụng công nghệ hiện đại trong hoạt động NH là cần thiết. Việc củng cố, xây dựng hệ thống máy móc, kỹ thuật, phần mềm vi tính, công nghệ hiện đại, tiên tiến, tìm ra các giải pháp mới trong quản trị hệ thống, giao dịch, thanh toán, đạt mức tự động hóa cao, ngang với mặt bằng công nghệ và trình độ sử dụng công nghệ của thế giới sẽ tạo thuận lợi cho việc thực hiện hoạt động và hạn chế rủi ro