2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TÍN DỤNG
2.2.2. Hệ thống tài khoản sử dụng
Hệ thống tài khoản kế toán có chức năng phản ánh quá trình hoạt động, tài sản nợ, tài sản có và kết quả kinh doanh của ngân hàng. Mô hình của hệ
thống tài khoản kế toán ngân hàng được bố cục theo những tiêu chuẩn chung như: vế trái là những tài khoản thuộc tài sản có, vế phải là những tài khoản thuộc tài sản nợ và vốn của ngân hàng. Nội dung của hệ thống tài khoản có thể được phân chia thành một số nhóm tài khoản nhất định để phù hợp với yêu cầu quản lý (theo tính lỏng giảm dần) và yêu cầu của công tác thống kê.
Hệ thống tài khoản kế toán của Ngân hàng ĐT&PT VN được ban hành kèm theo quyết định 7326/QĐ-KT1 ngày 17/12/2004 và được áp dụng thống nhất toàn hệ thống. Cụ thể:
- Nếu phân theo mối liên hệ với bảng cân đối kế toán: hệ thống tài khoản kế toán NHĐT&PT VN bao gồm các tài khoản trong bảng cân đối kế toán (gọi tắt là tài khoản nội bảng) và các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán (gọi tắt là tài khoản ngoại bảng).
- Nếu phân theo công dụng và kết cấu: hệ thống tài khoản kế toán NHĐT&PT VN bao gồm các tài khoản phản ánh nguồn vốn (dư có), tài khoản phản ánh tài sản (dư nợ) và tài khoản phản ánh tài sản và nguồn vốn (có thể dư nợ hoặc dư có/hoặc cả dư nợ và dư có).
- Nếu phân theo mức độ tổng hợp và chi tiết: hệ thống tài khoản kế toán NHĐT&PT VN bao gồm các tài khoản tổng hợp và các tài khoản chi tiết.
Do hệ thống tài khoản kế toán các TCTD được Ngân hàng Nhà nước quy định mới chỉ dừng lại ở các tài khoản kế toán mang tính tổng quát, đại diện nhất cho từng loại hình nghiệp vụ của Ngân hàng, trong khi chương trình phần mềm SIBS của NHĐT&PT VN có những đặc điểm riêng. Thêm vào đó, theo yêu cầu về quản lý và cung cấp thông tin báo cáo phục vụ quản trị điều hành, hệ thống tài khoản kế toán NHĐT&PT VN gồm các tiểu khoản chi tiết thuộc các tài khoản kế toán tổng hợp cấp III do Ngân hàng Nhà nước quy định (được phân thành 09 loại). Trong chương trình phần mềm SIBS, hệ thống tài khoản được phân thành 6 loại, theo cấp độ: total 1, 2, 3, 4, posting
và được xắp xếp theo kết cấu của Bảng tổng kết tài sản. Hệ thống tài khoản kế toán của NHĐT&PT VN không phân biệt tài khoản là ngoại tệ hay nội tệ trên cơ sở số hiệu, mà phân định dựa trên mã tiền tệ của tài khoản. Các tài khoản kế toán tổng hợp độc lập với các tài khoản chi tiết giao dịch với khách hàng. Hàng ngày, việc hạch toán kế toán được thực hiện trên các tài khoản kế toán chi tiết SIBS, trên sổ phụ tài khoản của phân hệ Kế toán tổng hợp (G/L) sẽ thể hiện số hiệu tài khoản cấp III tương ứng. Nhằm đáp ứng quy định của NHNN về Hệ thống tài khoản kế toán, mỗi tài khoản chi tiết của SIBS được gắn kết với 1 tài khoản cấp III, từ đó đảm bảo tuân thủ việc lập báo cáo kế toán do NHNN quy định
Hệ thống tài khoản kế toán NHĐT&PT VN được thiết kế theo hướng chỉ cần một tài khoản hạch toán một nghiệp vụ nhất định, còn các tiêu thức khác nhằm cung cấp các thông tin thống kê đều được quản lý theo mã nghiệp vụ hay mã giao dịch (trong hạn, quán hạn, nội tệ, ngoại tệ, ngắn han, trung hạn, dài hạn...). Ví dụ, để quản lý cho vay bằng nội tệ hay ngoại tệ, thay vì lập tài khoản chi tiết cho vay bằng ngoại tệ đối với công ty X, hệ thống tài khoản của chi nhánh chỉ có tài khoản cho vay, mã tiền tệ được khai báo trên các màn hình của phân hệ Loan (tiền vay) và có khả năng kết nối với tất cả các tài khoản trong sổ cái (GL). Mỗi loại ngoại tệ có bảng cân đối riêng (cân đối nguyên tệ) và đồng thời được chuyển đổi về một bảng cân đối chung là cân đối cộng quy đổi theo tỷ giá tương ứng được nhập trong chương trình SIBS, đáp ứng yêu cầu của báo cáo cân đối chung của NHNN cũng như quy định hiện hành.
Tương tự như vậy, hệ thống tài khoản kế toán của Chi nhánh Sở Giao Dịch 1 không có tài khoản chi tiết đến từng khách hàng mà quản lý khách hàng theo mã khách hàng (CIF). Mỗi khách hàng có một mã riêng (số CIF riêng) và tất cả các tài khoản liên quan đến khách hàng (tiền gửi, tiền vay.)
đều được kết nối đến từng khách hàng. Với cách kết cấu như vậy, việc quản lý hồ sơ tín dụng được thực hiện rất chi tiết: khách hàng vay, số tiền cho vay, thành phần kinh tế của khách hàng vay, vay nội tệ hay ngoại tệ, vay ngắn, trung hay dài hạn... Đặc biệt có khả năng quản lý thời gian quá hạn cùng số lãi phải thu theo từng hợp đồng tín dụng. Tại bất cứ thời điểm bào trong năm tài chính, chương trình cũng cho phép in bảng kê các hợp đồng tín dụng trong đó nêu rõ khế ước quá hạn bao nhiêu ngày và số tiền lãi phải thu là bao nhiêu.
Tuy nhiên, có một nhược điểm là hệ thống tài khoản mà chi nhánh đang áp dụng vẫn chưa chi tiết hóa được các khoản mục chi phí theo hoạt động trực tiếp làm phát sinh chi phí. Ví dụ, chi phí trả lương được hạch toán vào tài khoản Chi lương nhân viên mà không phân biệt được đâu là chi phí nhân công cho tín dụng, cho huy động vốn hay thanh toán quốc tế.. .Vì thế, rất khó cho kế toán quản trị phân bổ chi phí cho từng hoạt động và cho từng đối tượng
gánh chịu chi phí.