2.2 Thực trạng công tác quản lý chi phí đầu tư xâydựng tại ban quản lý dự án
2.2.3 Đối với công tác thiết kế, lập dự toán
Công tác khảo sát, thiết kế kĩ thuật xây dựng công trình, dự toán: Đây là công tác đặt nền móng bắt đầu cho quá trình thực hiện giai đoạn thực hiện đầu tư xây dựng dự án. Nó bao gồm các phần việc nhỏ: Lập đề cương khảo sát, thiết kế và tổng dự toán, th m định lại thiết kế và tổng dự toán.
Về cơ bản, công tác khảo sát thiết kế, tổng dự toán được thực hiện gần như song song với công tác chu n bị mặt bằng xây dựng. Sau khi có giấy phép xây dựng, Ban QLDA thuê tư vấn tiến hành khảo sát địa hình mặt bằng xây dựng, tiếp theo đó một mặt tiến hành lập thiết kế kĩ thuật tổng dự toán, mặt khác tiến hành thành lập hội đồng đền bù, lập phương án đền bù và phướng án tái định cư. Trong khoảng thời gian tiến hành đền bù, Ban QLDA tổ chức đấu thầu lựa chọn nhà thầu thi công xây dựng.
2.2.3.1 Ki m soát việc lập thiết kế – dự toán xây dựng công trình.
Nhà thầu tư vấn có đủ năng lực được lựa chọn sẽ tổ chức thực hiện công việc lập thiết kế kỹ thuật (thiết kế 3 bước) hoặc thiết kế kỹ thuật bản vẽ thi công (thiết kế 2 bước) và dự toán xây dựng công trình, dự toán gói thầu hoặc báo cáo kinh tế ký thuật – thi công. Trên cơ sở hồ sơ được tư vấn lập, theo phân công nhiệm vụ thì phòng Kỹ thuật th m định chủ trì tổ chức th m tra, trình Sở Xây dựng th m định theo quy định làm căn cứ trình Giám đốc phê duyệt thiết kế kỹ thuật (thiết kế 3 bước) hoặc thiết kế kỹ thuật bản vẽ thi công (thiết kế 2 bước) và dự toán xây dựng công trình, dự toán gói thầu hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật – thi công (thiết kế 1 bước). Trình tự th m tra, th m định và phê duyệt thiết kế, dự toán thực hiện theo quy trình gồm 4 bước sau:
(Nguồn: Tổng hợp của tác giả)
Hình 2.2 Quy trình lập, th m định và phê duyệt thiết kế – dự toán - Bước 1: Th m định đề cương, nhiệm vụ khảo sát thiết kế. - Bước 1: Th m định đề cương, nhiệm vụ khảo sát thiết kế.
Tư vấn khảo sát, thiết kế sau khi được lựa chọn tiến hành lập nhiệm vụ, đề cương khảo sát - thiết kế, phương án và dự toán chi phí khảo sát.
Sau khi đã lập nhiệm vụ, đề cương khảo sát - thiết kế, phương án và dự toán chi phí khảo sát, tư vấn trình hồ sơ để phòng Kỹ thuật th m định tổ chức th m định và trình Giám đốc phê duyệt.
- Bước 2: Tổ chức khảo sát, thiết kế, lập dự toán xây dựng công trình:
Sau khi tiếp nhận đề, cương nhiệm vụ khảo sát, thiết kế được phê duyệt từ phòng Kỹ thuật th m định, phòng Thực hiện dự án tổ chức tiến hành khảo sát công trình.
Căn cứ kết quả khảo sát, phòng Kỹ thuật th m định tổ chức nhà thầu tư vấn lập thiết kế kỹ thuật (thiết kế 3 bước) hoặc thiết kế kỹ thuật bản vẽ thi công (thiết kế 2 bước) và dự toán xây dựng công trình, dự toán gói thầu hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật – thi công. - Bước 3: Tổ chức th m tra, th m định thiết kế, dự toán xây dựng công trình.
Phòng Kỹ thuật th m định th m tra thiết kế kỹ thuật (thiết kế 3 bước) hoặc thiết kế kỹ thuật bản vẽ thi công (thiết kế 2 bước) và dự toán xây dựng công trình hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật – thi công. Nội dung th m tra dự toán xây dựng bao gồm:
Th m định đề cương, nhiệm vụ khảo sát thiết kế
Lập thiết kế - dự toán xây dựng công trình
Th m tra, th m định thiết kế - dự toán
+ Kiểm tra phương pháp lập dự toán xây dựng; đánh giá nội dung cơ cấu dự toán; kiểm tra sự phù hợp trong việc áp dụng, vận dụng định mức, đơn giá và chế độ chính sách liên quan trong công tác lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng;
+ Kiểm tra sự phù hợp khối lượng công việc trong dự toán xây dựng công trình; kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý của nội dung chi phí trong dự toán xây dựng công trình; + Tổ chức lập dự toán các chi phí thuộc chi phí khác mà không có quy định tính theo tỷ lệ;
+ Dựa trên các quy định hiện hành, kiểm soát tính đúng đắn trong việc vận dụng các hệ số tăng thêm, hệ số điều chỉnh để xác định chi phí xây dựng, chi phí tư vấn trong dự toán xây dựng;
+ Kiểm soát sự phù hợp của bản vẽ thiết kế đảm bảo tính đúng, tính đủ khối lượng để làm căn cứ xác định giá trị dự phòng phí phần khối lượng trình Giám đốc phê duyệt; + Xác định giá trị dự phòng phí phần trượt giá.
Trên cơ sở thiết kế, dự toán đã được th m tra, phòng Kỹ thuật th m định trình Sở Xây dựng th m định theo quy định.
Chủ đầu tư chịu trách nhiệm th m tra, th m định dự toán gói thầu xây dựng. Nội dung th m định dự toán gói thầu xây dựng:
+ Kiểm tra sự phù hợp khối lượng công tác xây dựng, chủng loại và số lượng thiết bị trong dự toán so với khối lượng, chủng loại và số lượng thiết bị tính toán từ thiết kế; + Kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý của việc áp dụng, vận dụng định mức dự toán, giá xây dựng của công trình và quy định khác có liên quan trong việc xác định các khoản mục chi phí của dự toán;
- Bước 4: Trình phê duyệt thiết kế, dự toán xây dựng công trình
Sau khi tập hợp báo cáo th m định/th m tra, hồ sơ thiết kế - dự toán đã được chỉnh sửa hoàn thiện theo báo cáo th m định/th m tra, phòng Kỹ thuật th m định dự thảo quyết định phê duyệt thiết kế - dự toán trình Giám đốc ký phê duyệt.
2.2.3.2 Ki m soát việc điều chỉnh dự toán xây dựng công trình trong trường hợp:
- Bổ sung, thay đổi thiết kế nhưng không trái với thiết kế cơ sở. Do trong quá trình thiết kế không lường hết được các trường hợp xảy ra dẫn đến có những thay đổi thiết kế để đảm bảo hoàn thiện của công trình. Trong trường đó, phòng Thực hiện dự án
cùng các bên gồm: Tư vấn thiết kế, Tư vấn giám sát, Nhà thầu thi công lập biên bản về việc thay đổi này. Trên cơ sở đó, phòng Th m định tổ chức lập dự toán điều chỉnh. - Thay đổi cơ cấu chi phí trong dự toán, kể cả chi phí dự phòng nhưng không vượt tổng mức đầu tư đã được phê duyệt. Khi có điều chỉnh, thay đổi cơ cấu chi phí trong dự toán thì phòng Th m định tổ chức lập dự toán điều chỉnh;
- Dự toán xây dựng công trình điều chỉnh bao gồm dự toán xây dựng đã được phê duyệt cộng (hoặc trừ) phần giá trị tăng (hoặc giảm). Phần giá trị tăng (hoặc giảm) cũng được th m tra, th m định làm cơ sở phê duyệt dự toán xây dựng công trình điều chỉnh. - Trình tự tổ chức th m tra, th m định dự toán điều chỉnh được thực hiện như trình tự th m tra, th m định và phê duyệt thiết kế, dự toán đã nêu.
Trong những năm 2015-2018 thì có số lượng và tỷ lệ phần trăm dự án mắc các sau sót thường gặp trong quá trình thiết kế và dự toán như trình bày tại đây:
Bảng 2.1 Thống kế số lượng các dự án bị các sai sót trong công tác thiết kế và dự toán từ 2015-2018
Đơn vị tính: dự án
TT Sai xót trong quá trình thực hiện dự án
Năm 2015 Tỷ lệ (%) Năm 2016 Tỷ lệ (%) Năm 2017 Tỷ lệ (%) Năm 2018 Tỷ lệ (%) 1 Sai sót trong các bản thiết kế 3 5,56 9 13,64 7 8,97 2 2,47 2 Thiết kế chưa tính đến
các quy hoạch tương lai 6 11,11 7 10,61 5 6,41 7 8,64 3
Thiết kế vượt quá yêu cầu, gây lãng phí vốn xây dựng
2 3,7 8 12,12 9 11,54 5 6,17
4 Thiếu thiết kế chi tiết 10 18,52 18 27,27 14 17,95 10 12,35 5 Thiết kế không đồng bộ, tương thích giữa các bộ phận 7 12,96 7 10,61 5 6,41 2 2,47 6
Dự toán xây dựng có đơn giá không phù hợp với giá thị trường hiện tại
8 14,81 15 22,73 8 10,26 4 4,94
(Nguồn: Phòng Kế hoạch Ban QLDA ĐTXD huyện Yên Châu)
Nhìn vào bảng số liệu, ta có thể nhận thấy được chi tiết, cụ thệ số liệu về sai xót trong quá trình thực hiện dự án. Các sai xót vướng mắc trong các dự án thường ở mức trung bình từ 6 -8 %. Nhưng đặc biệt, sai sót về thiết kế chi tiết chiếm tỷ lệ cao nhất từ năm
trong quá trình thiết kế công tác khảo sát, dự toán thực tế hiện trường còn chưa sâu sát. Tiếp đó là sai sót về dự toán xây dựng có đơn giá không phù hợp với giá thị trường hiện tại trong các năm chiếm khoảng 22,73% nguyên nhân một phần do khảo sát giá chưa kỹ, phần khác quá trình lập dự toán cho đến khi triển khai dự án kéo dài khá lâu dẫn đến biến động thay đổi về giá trên thị trường [9].
Các sai sót trong quá trình thực hiện làm ảnh hưởng đến công tác thi công chậm là 1 tháng lâu nhất là 1 năm. Theo thống kê của phòng kế hoạch, nguyên nhân xuất phát từ phía các nhà thầu chiếm khoảng 60%, 30% xuất phát từ Ban QLDA, và 10% còn lại là các lý do khác.