2.2 Thực trạng công tác quản lý chi phí đầu tư xâydựng tại ban quản lý dự án
2.2.7 Đối với công tác nghiệm thu, thanh quyết toán công trình
Sau khi công tác thực hiện đầu tư hoàn thành, nhà thầu sẽ báo cáo lại với Ban QLDA, ban sẽ tiến hành nghiệm thu công trình. Ban QLDA sẽ tiến hành kiểm tra, nghiệm thu công trình trên cơ sở báo cáo giảm sát thực hiện thi công, trên tổng khối lượng xây lắp và chi phí. Nếu thấy hợp lý, Ban sẽ tiến hành thanh toán cho bên nhà thầu. Công tác này nhìn chung thường không gặp vấn đề gây ảnh hưởng nhiều đến tiến độ dự án.
a, Tạm ứng: Việc tạm ứng kinh phí cho đơn vị thi công được diễn ra ngay sau khi kí hợp đồng. Phòng Tài chính kế toán chịu trách nhiệm về việc tạm ứng vốn.
- Hồ sơ tạm ứng vốn bao gồm:
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư.
+ Chứng từ chuyển tiền ban hành theo quy định hệ thống chứng từ kế toán của Bộ Tài chính; + Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu.
b, Thu hồi tạm ứng:
- Căn cứ theo khối lượng hoàn thành của Nhà thầu đã được Tư vấn giám sát kiểm tra, phòng Thực hiện dự án xác nhận làm căn cứ để phòng Tài chính thanh toán. Vốn tạm ứng được thu hồi qua các lần thanh toán khối lượng hoàn thành của hợp đồng, bắt đầu thu hồi từ lần thanh toán đầu tiên và thu hồi hết khi giá trị thanh toán khối lượng hoàn thành đạt 80% giá trị hợp đồng. Mức thu hồi từng lần được thống nhất cụ thể trong hợp đồng.
- Trường hợp vốn tạm ứng chưa thu hồi nhưng không sử dụng, nếu quá thời hạn 6 tháng quy định trong hợp đồng phải thực hiện khối lượng mà nhà thầu chưa thực hiện do nguyên nhân khách quan hay chủ quan hoặc sau khi ứng vốn mà nhà thầu sử dụng sai mục đích thì phòng Thực hiện dự án cùng phòng Tài chính có trách nhiệm phối hợp với Kho bạc nhà nước thu hồi hoàn trả vốn đã tạm ứng cho ngân sách nhà nước. Trường hợp đến hết năm kế hoạch mà vốn tạm ứng chưa thu hồi hết do hợp đồng chưa được thanh toán đạt đến tỷ lệ quy định thì tiếp tục thu hồi trong kế hoạch năm sau và không trừ vào kế hoạch thanh toán vốn đầu tư năm sau.
c, Thanh toán khối lượng hoàn thành:
Sau khi tổ chức lựa chọn nhà thầu xây lắp, nhà thầu tư vấn giám sát theo trình tự tương tự đã nêu trong công tác quản lý dự toán xây dựng công trình, phòng Thực hiện dự án
thanh toán khối lượng hoàn thành của Nhà thầu
Việc thanh toán giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng được tiến hành theo nhiều đợt trong suốt quá trình thi công. Căn cứ theo khối lượng hoàn thành của Nhà thầu đã được Tư vấn giám sát kiểm tra, các phòng chuyên môn nghiệp vụ kiểm tra, xác nhận làm căn cứ để phòng Tài chính thanh toán lập phiếu thanh toán trình lãnh đạo Ban ký. - Nội dung phòng Thực hiện dự án kiểm tra gồm:
+ Cán bộ hiện trường kiểm tra hồ sơ quản lý chất lượng của Nhà thầu: hồ sơ lập đúng theo quy định của Nhà nước về quản lý chất lượng; khối lượng trong hồ sơ phải phù hợp với thực tế đã thi công tại hiện trường; các khối lượng hoàn thành phải được nghiệm thu và lập biên bản nghiệm thu đúng quy định.
- Nội dung phòng Kế hoạch kiểm tra:
+ Giá trị thanh toán lũy kế của Nhà thầu không được vượt giá trị hợp đồng đã ký; + Đối chiếu với kế hoạch vốn đã được phê duyệt để trình cấp có th m quyền bổ sung vốn đảm bảo thanh toán giá trị hoàn thành cho nhà thầu.
- Nội dung phòng Th m định kiểm tra:
+ Kiểm tra hạng mục công việc hoàn thành có phù hợp với bản vẽ thiết kế đã được phê duyệt;
+ Kiểm tra đơn giá áp dụng để thanh toán có đúng với đơn giá đã được phê duyệt trong dự toán xây dựng.
Việc thanh toán khối lượng hoàn thành được thực hiện theo trình tự gồm 03 bước sau:
(Nguồn: Tổng hợp của tác giả)
Hình 2.4 Quy trình thanh toán khối lượng hoàn thành - Bước 1: Lập kế hoạch tạm ứng, thanh toán khối lượng hoàn thành: - Bước 1: Lập kế hoạch tạm ứng, thanh toán khối lượng hoàn thành:
Lập kế hoạch thanh toán khối lượng hoàn thành
Tổ chức nghiệm thu khối lượng hoàn thành
Căn cứ hợp đồng kinh tế được ký kết, Nhà thầu tính toán xác định giá trị khối lượng xây lắp hoàn thành theo từng giai đoạn quy ước, giai đoạn thi công và lập kế hoạch thanh toán.
- Bước 2: Nghiệm thu công việc: Phòng Thực hiện dự án tổ chức nghiệm thu công việc tại hiện trường. Mỗi phần công việc hoàn thành sẽ được nghiệm thu ba bên (chủ đầu tư, tư vấn giám sát, nhà thầu thi công) và làm thành biên bản có đủ chữ ký của các bên. Biên bản nghiệm thu là căn cứ để thanh toán cho nhà thầu.
- Bước 3: Thanh toán khối lượng hoàn thành:
Thanh toán vốn đầu tư xây dựng công trình được thực hiện trên cơ sở, nội dung phương thức thanh toán trong hợp đồng đã ký kết và khối lượng thực hiện. Nhà thầu có trách nhiệm lập hồ sơ thanh toán. Hồ sơ thanh toán gồm:
+ Hợp đồng giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu.
+ Bảng tính khối lượng xây lắp hoàn thành được Tư vấn giám sát xác nhận.
+ Bảng thanh toán khối lượng xây lắp hoàn thành được lập trên khối lượng thiết kế, đơn giá dự toán được phê duyệt. Đối với khối lượng phát sinh và đơn giá thay đổi phải được chủ đầu tư phê duyệt mới đưa vào thanh toán.
+ Nhật ký thi công.
+ Hồ sơ chất lượng: các biên bản nghiệm thu công việc và các chứng chỉ có liên quan. Phòng Thực hiện dự án trực tiếp nhận và xác nhận hồ sơ, sau đó chuyển phòng Tài chính kế toán kiểm tra số liệu tài chính làm cơ sở trình Giám đốc ký thanh toán.
d, Thanh toán khối lượng phát sinh
- Đối với khối lượng phát sinh nguyên nhân do dự toán xây dựng công trình tính thiếu khối lượng so với bản vẽ thiết kế và khối lượng phát sinh nhỏ hơn 20% khối lượng tương ứng trong hợp đồng thì phòng Thực hiện dự án lập biên bản hiện trường ghi nhận thực tế, đồng thời tổ chức nghiệm thu để thanh toán cho Nhà thầu.
- Đối với khối lượng phát sinh nguyên nhân do dự toán xây dựng công trình tính thiếu khối lượng so với bản vẽ thiết kế và khối lượng phát sinh lớn hơn 20% khối lượng tương ứng trong hợp đồng thì phòng Thực hiện dự án lập biên bản hiện trường ghi nhận thực tế, đồng thời tổ chức nghiệm thu để thanh toán cho Nhà thầu. Các bên gồm Chủ đầu tư, Tư vấn giám sát, Nhà thầu thi công xác định đơn giá mới theo nguyên tắc
- Đối với khối lượng phát sinh nguyên nhân do thiết kế chưa phù hợp nên không thể vận hành sử dụng được công trình thì thực hiện theo 3 bước sau để đủ điều kiện thanh toán:
+ Bước 1: Phòng Thực hiện dự án yêu cầu Tư vấn thiết kế điều chỉnh lại thiết kế và điều chỉnh dự toán xây dựng công trình;
+ Bước 2: Phòng Kỹ thuật th m định tổ chức th m tra, trình Sở Xây dựng th m định thiết kế điều chỉnh và dự toán điều chỉnh;
+ Bước 3: Căn cứ vào thiết kế đã được điều chỉnh và dự toán điều chỉnh, phòng Thực hiện dự án tổ chức nghiệm thu để thanh toán.
- Hồ sơ thanh toán phát sinh gồm:
+ Hợp đồng giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu.
+ Bảng tính khối lượng phát sinh được Tư vấn giám sát xác nhận.
+ Bảng thanh toán khối lượng phát sinh được lập trên khối lượng thiết kế điều chỉnh, đơn giá dự toán điều chỉnh được phê duyệt.
+ Nhật ký thi công.
+ Hồ sơ chất lượng: các biên bản nghiệm thu công việc và các chứng chỉ có liên quan.