6. Kết cấu của luận văn
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của côngty
Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thương mại Hiếu Bắc được xây dựng theo mô hình cơ cấu chức năng, trong đó các công việc chuyên môn được phân ra thành các bộ phận, phòng ban tương ứng như phòng kinh doanh, phòng nghiệp vụ, phòng dịch vụ chăm sóc khách hàng, phòng kế toán và phòng nhân sự. Trong đó
35
phòng kinh doanh lại có các nhóm nhân viên chuyên biệt với các chức năng và nhiệm vụ riêng như : nhóm hàng xuất, nhóm hàng nhập, nhóm billing, và cuối cùng là nhóm khai báo hải quan. Phòng nghiệp vụ với chức năng điều vận và sắp xếp phương tiện phục vụ cho hoạt động vận tải của công ty. Phòng nhân sự chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động tuyển dụng và quản lý nhân viên văn phòng và đội ngũ lái xe. Mô hình này cho phép nâng cao hiệu quả tác nghiệp trong cùng một bộ phận và làm tăng tính chuyên môn hoá, bên cạnh đó vẫn không làm cản trở tới việc tác nghiệp giữa các phòng ban khác nhau. Do vậy cơ cấu này rất phù hợp với công ty Hiếu Bắc trong điều kiện quy mô công ty còn nhỏ.
Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH Thương Mại Hiếu Bắc
Nguồn: Phòng Kinh doanh Công ty TNHH Thương Mại Hiếu Bắc
Các chức năng, nhiệm của các phòng ban được phân chia ra một cách rõ ràng tuy nhiên vẫn hỗ trơ tương thích lẫn nhau.
Tổng Giám Đốc: Ông Nguyễn Việt Tuấn, là người điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. Các công việc chính của Giám Đốc gồm :
+ Thay mặt công ty thực hiện ký kết các hợp đồng kinh doanh với đối tác. + Quản lí toàn bộ công ty, cũng như xử lí các vấn đề khi xảy ra.
Giám Đốc tài chính: Bà Phan Thị Thanh Huyền, là người quản lí điều hành ngay sau giám đốc có trách nhiệm hỗ trợ giám đốc và phụ trách các vấn đề tài chính của công ty, thay thế khi tổng giám đốc vắng mặt.
36
Giám đốc điều hành: Ông Nguyễn Hữu Tiếu, là người hoạch định chiến lược kinh doanh của công ty trong ngắn cũng như dài hạn, ngoài ra còn có trách nhiệm hoạch định nguồn nhân lực.
Phòng Kinh Doanh: Thực hiện các công việc sau: Tìm kiếm khách hàng là các công ty có nhu cầu về giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, thực hiện các nghiệp vụ giao nhận với khách hàng, xây dựng các chương trình marketing cho Công ty. Bên cạnh đó phòng kinh doanh còn được chia ra làm các nhóm nhỏ chuyên thực hiện các công việc chuyên biệt như: bộ phận chuyên làm hàng xuất khẩu, bộ phận chuyên làm hàng nhập khẩu, bộ phận billing phụ trách thu hồi chứng từ và công nợ với khách hàng và cuối cùng là bộ phận chuyên thực hiện khai báo hải quan.
Phòng Dịch Vụ Chăm Sóc Khách Hàng: có chức năng hỗ trợ phòng kinh doanh trong việc hoàn thiện việc cung cấp các dịch vụ của công ty một cách tốt nhất, đáp ứng và làm hài long khách hàng một cách tối ưu nhất có thể. Các dịch vụ mà công ty thực hiện sẽ được mô tả chi tiết trong phần sau.
Phòng Nghiệp vụ với chức năng điều vận và sắp xếp phương tiện phục vụ cho hoạt động vận tải của công ty.
Phòng Nhân sự chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động tuyển dụng và quản lý nhân viên văn phòng và đội ngũ lái xe.
Phòng Kế toán: Có chức năng thực hiện tất cả các nghiệp vụ kế toán liên quan và thay mặt công ty thực hiện các nghĩa vụ về thuế đối với nhà nước
2.1.3 Đặc điểm về nguồn lực và cơ sở vật chất, kỹ thuật kinh doanh của công ty
2.1.3.1 Nguồn lực lao động
Nguồn lực nhân viên có xu hướng tăng qua các năm do nhu cầu và quy mô mở rộng của công ty. Hiện nay, cả công ty có tổng số 295 cán bộ công, nhân viên. Trong đó:
Khối gián tiếp 60 cán bộ nhân viên bao gồm: cán bộ quản lý điều hành, các cán bộ nghiệp vụ chuyên môn phục vụ công tác kinh doanh và dịch vụ giao nhận vận tải, quản lý dự án và nhân viên văn phòng phụ trách kế toán, tài chính. Công ty
37
hiện tại có 50 cán bộ nhân viên tại trụ sở tại Hưng Yên và 15 nhân viên tại văn phòng chi nhánh tại Bình Dương.
Khối trực tiếp 235 cán bộ nhân viên bao gồm: cán bộ nhân viên hiện trường trực tiếp tại các bến bãi, kho tàng, cảng biển, nhân viên lái xe, bảo vệ, thủ kho, kỹ thuật.
Nguồn lao động của công ty toàn bộ đều được tuyển dụng qua đào tạo chuyên môn ở các cấp trình độ: đại học, cao đẳng và trung cấp. Tuổi trung bình: độ tuổi trung bình của nhân viên công ty là 33. Đây là một mức tuổi đang còn rất trẻ, tràn đầy năng lượng và hoài bão, với đội ngũ nhân viên trẻ tuổi, công ty TNHH Thương mại Hiếu Bắc luôn biết khai thác và tận dụng những thế mạnh của mình trong công việc, đặc biệt là đội ngũ nhân viên kinh doanh công ty rất năng động và nhiệt tình.
Bảng 2.1: Cơ cấu nguồn nhân lực công ty theo trình độ chuyên môn STT Bộ phận công tác Tổng cộng Trung cấp Cao đẳng Đại học
Khối gián tiếp 60
1 Quản lý nghiệp vụ 20 20 2 Kế toán, tài chính 11 1 10 3 Kinh doanh 13 3 10 4 Chứng từ & CSKH 16 2 14 Khối trực tiếp 235 1 NV hiện trường 20 18 2 2 Lái xe 190 160 30
3 Nhân viên kho 6 3 3
4 Bảo vệ 10 10
5 Kỹ thuật 9 2 7
Tổng cộng 295 188 41 66
Nguồn: Công ty TNHH Thương mại Hiếu Bắc, 2018
Số liệu trên cho thấy, trong khối gián tiếp, số lao động tốt nghiệp đại học có trình độ chuyên ngành chiếm số lượng và tỷ lệ cao nhất. Với đặc thù công việc riêng nên ở khối trực tiếp trình độ chuyên ngành chiếm đa số là trình độ trung cấp. Đây là một cơ cấu đảm bảo được yêu cầu phát triển của công ty, đáp ứng được
38
những yêu cầu trong công việc giúp cho hiệu quả lao động được nâng cao trong giai đoạn hiện nay.
Kỹ năng của nhân viên: 100% nhân viên của công ty đều thành thạo các nghiệp vụ giao nhận, cũng như thành thạo trong việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ trong việc thực hiện nghiệp vụ, khả năng tiếng anh thương mại (liên quan đến nghiệp vụ giao nhận) đó cũng chính là một thế mạnh của công ty TNHH Thương mại Hiếu Bắc trong kinh doanh với các đối tác trong cũng như ngoài nước.
Bên cạnh đó, về việc trả lương lao động, công ty luôn cố gắng trả lương để đảm bảo cho người lao động có một cuộc sống ổn định, sẵn sàng cống hiến và gắn bó lâu dài với công ty. Hiện nay, mức lương bình quân đối với nhân viên làm việc tại văn phòng là 9.000.000 đồng/người/tháng, đối với người lao động trực tiếp tại hiện trường, công ty trả lương theo ngày công lao động. Mỗi lao động bình quân có 24 đến 26 công/tháng, thời gian lao động có ích là 8 giờ/ngày. Thời gian nghỉ ngơi được thực hiện theo quy định của Bộ luật lao động. Mức lương trung bình của nhóm lao động này là 5.000.000 đồng/tháng. Đối với nhân viên lái xe, mức lương sẽ được tính theo số chuyến mà lái xe đi trong tháng và các dòng xe tải, hoặc xe đầu kéo. Với các dòng xe tải, mức lương trung bình từng tháng của nhân viên lái xe từ 9.000.000 đồng đến 13.000.000 đồng, với dòng xe đầu kéo, mức lương trung bình từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng/tháng.
Công ty Hiếu Bắc hiện nay đã chú trọng đến việc xây dựng thương hiệu (qua Website, Facebook) để mang lại hiệu quả cho hệ thống tuyển dụng nhân sự mới của Công ty. Tuy nhiên đây là phương pháp mới được áp dụng, nên còn vẫn khá sơ sài, bố cục các phần trên Website, Facebook chưa thật sự bắt mắt, các nguồn thông tin vẫn dừng lại ở mức độ giới thiệu qua. Phát triển nguồn nhân lực tại công ty phải thực hiện theo chiến lược trung và dài hạn. Công ty sẽ cần tuyển dụng nhiều lao động có kinh nghiệm, trình độ cao đủ khả năng tiếp cận, thực hiện kinh doanh đáp ứng điều kiện hội nhập kinh tế, quốc tế trong tương lai.
2.1.3.2 Cơ sở vật chất, kỹ thuật kinh doanh
39
Ngoài hệ thống văn phòng làm việc, công ty còn sở hữu các kho bãi phục vụ cho quá trình phân phối hàng hóa. Vị trí các kho bãi gần các khu trung chuyển như ven các trung tâm thành phố lớn (Hà Nội, TP Hồ Chí Minh), cảng biển, … vì thế rất thuận lợi cho hoạt động logistics của công ty. Diện tích kho bãi khá rộng, kiên cố và có chất lượng tốt.
Bảng 2.2: Danh mục công trình xây dựng của công ty
STT Tên kho Địa điểm Diện tích (m2)
1 Kho Bảo Khê Hưng Yên 50000
2 Kho Liên Phương A Hưng Yên 3000
3 Kho Liên Phương B Hưng Yên 2000
4 Kho Lạc Đạo Hưng Yên 5000
5 Kho Vinataba Hưng Yên 2000
6 Kho Bình Điền Bình Dương 3000
(Nguồn: Công ty TNHH Thương mại Hiếu Bắc, 2018)
Máy móc, trang thiết bị
Bảng 2.3: Danh mục máy móc thiết bị của công ty
STT Tên thiết bị Số lượng Trọng tải (tấn)
1 Máy tính bàn 50 2 Laptop 15 3 Máy in 60 4 Máy scan 10 5 Máy fax 5 6 Xe nâng 5 7 Xe tải 23 1,25 8 Xe tải 18 3,5 9 Xe tải 30 5 10 Xe tải 33 8 11 Xe tải 41 12-15 12 Xe đầu kéo 40 13 Rơ moóc 40 20 14 Rơ moóc 45 25
40
Trang thiết bị của công ty hiện tại đáp ứng đủ tương đối đủ cho quá trình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thương mại Hiếu Bắc. Tuy nhiên, nhiều trang thiết bị hiện nay chưa được đồng bộ vì quá trình mua sắm thiết bị tại các thời điểm khác nhau, trong khi công nghệ thay đổi nhanh chóng theo thời gian.
Thiết bị phục vụ cho nhu cầu logistics khá đầy đủ với số lượng khách hàng hiện hữu.