Hệ thống thông tin, đặc biệt là hệ thống thông tin tín dụng có vai trò quan trọng và ảnh hưởng lớn đến hiệu quả tín dụng của Ngân hàng. Vì vậy, để nâng cao chất lượng tín dụng trước hết phải xây dựng và tổ chức tốt quá trình thu thập, xử lý, tổng hợp, khai thác và cung cấp thông tin nhằm góp phần phòng ngừa và hạn chế rủi ro cho hoạt động tín dụng của Ngân hàng.
Ngân hàng ra quyết định cho vay dựa trên cơ sở tổng hợp các thông tin của khách hàng từ hồ sơ pháp lý đến năng lực tài chính, năng lực hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng, tình hình thị trường đối với sản phẩm của khách hàng, tình hình kinh tế và uy tín của khách hàng trong quan hệ tín dụng đối với các TCTD cũng như quan hệ với đối tác kinh doanh. Việc ra quyết định trong điều kiện thiếu thông tin hay thông tin không chính xác cũng là một yếu tố tác động không nhỏ tới chất lượng hoạt động tín dụng. Do đó cần xây dựng một bộ phận chuyên trách trong việc tổng hợp, phân tích, lưu trữ thông tin khách hàng và các thông tin kinh tế khác có liên quan để từ đó đưa ra những thông báo, cảnh báo cho các cán bộ và lãnh đạo phụ trách khách hàng được biết và kịp thời xử lý nếu có rủi ro xảy ra.
Ngân hàng cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống mạng thông tin nội bộ để các bộ phận của ngân hàng có thể chia sẻ, sử dụng thông tin, trao đổi thông tin với nhau một cách nhanh chóng và tiện lợi. Các bộ phận tín dụng, quản lý tín dụng trong toàn hệ thống ngân hàng có thể cung cấp cho nhau những thông tin có giá trị liên quan đến khách hàng để hỗ trợ phục vụ các chi nhánh trong quá trình cấp tín dụng và giao dịch với khách hàng. Nhận thấy tầm quan trọng của hệ thống thông tin khách hàng nên hiện nay ngân hàng rất chú trọng đẩy mạnh ứng dụng và đầu tư phát triển công nghệ, hiện đại hóa hệ thống quản lý khách hàng, triển khai hệ thống hỗ trợ thông tin điều hành và các dịch vụ trực tuyến, đảm bảo thông tin của khách hàng được cập nhật trong toàn hệ thống.
Với hệ thống quản lý thông tin khách hàng của NHCT (VCRM) hiện có, chi nhánh cần yêu cầu cán bộ quản lý khách hàng và lãnh đạo các phòng khách hàng phải thường xuyên cập nhật thông tin của khách hàng, các nội dung làm việc, trao đổi với khách hàng. Đồng thời yêu cầu cán bộ quản lý khách hàng thường xuyên
78
truy cập vào hệ thống để nắm được các thông tin liên quan đến khách hàng như thông tin về ngành, thông tin các doanh nghiệp hoạt động trong cùng lĩnh vực, thông tin chi tiết về các giao dịch phát sinh của khách hàng tại NHCT để có đầy đủ thông tin, cơ sở đề xuất cấp tín dụng cũng như phục vụ quá trình giám sát, quản lý khách hàng trong quá trình cho vay để từ đó có ứng xử tín dụng phù hợp với từng khách hàng trong từng giai đoạn.
Ngoài ra, với hệ thống cảnh báo sớm (EWS) yêu cầu cán bộ quản lý khách hàng phải cập nhật thường xuyên các thông tin về tình trạng khoản vay, về hoạt động kinh doanh của khách hàng, đặc biệt khi khách hàng có dấu hiệu suy giảm khả năng trả nợ, khi khách hàng phát sinh nợ quá hạn, cần nêu rõ lý do, giải pháp khắc phục và định hướng tín dụng đối với khách hàng để các bộ phận quản lý, điều hành và khối quản lý rủi ro nắm bắt được thực trạng khách hàng và đưa ra những chính sách, biện pháp ứng xử phù hợp, tránh rủi ro tín dụng cho NHCT.
Hiện nay, NHNN có trung tâm thông tin tín dụng (CIC) là nguồn thông tin tương đối tốt và hữu ích đối với hoạt động của các NHTM, vì vậy chi nhánh cần tăng cường công tác thu thập thông tin tín dụng từ CIC để phục vụ công tác thẩm định, quản lý khách hàng. Tuy nhiên, do thông tin CIC còn nhiều hạn chế do thông tin chưa cập nhật thường xuyên liên tục, đặc biệt các thông tin về giao dịch bảo lãnh, mở L/C của khách hàng không hiển thị trên CIC nên chưa thực sự đáp ứng yêu cầu của các ngân hàng. Do đó, Ngân hàng cần khai thác thêm thông tin từ các NHTM khác, thông tin từ các nguồn khác như tổng cục thống kê, tổng cục thuế....những thông tin này sẽ giúp ích trong việc đánh giá mức độ tín nhiệm của doanh nghiệp với các TCTD, với các cơ quan quản lý nhà nước để đảm bảo có đủ thông tin trong quá trình cấp tín dụng cho khách hàng.