Sỏu là: Cỏc nghiệp vụ kinh tế phải được phản ỏnh đỳng thời kỳ. Nghiệp vụ kinh tế xảy ra ở thời kỳ nào phải được ghi sổ đỳng thời kỳ đú đảm bảo nguyờn tắc phự hợp.
Bảy là: Cỏc nghiệp vụ được ghi sổ, chuyển sổ và tổng hợp đỳng đắn.
1.2.3. Cỏc bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soỏt nội bộ trong quản lýtài chớnh tài chớnh
Núi đến ngõn hàng là núi đến cỏc hoạt động liờn quan như tiền gửi, tiền vay, lói suất, chuyển tiền. Người ta thường nhắc đến cỏc tỏc nghiệp chớnh của ngõn hàng mà quờn rằng, bản thõn ngõn hàng cũng cú những giao dịch thụng thường như: quản lý cụng nợ phải thu, cỏc khoản phải trả, quản lý tài sản cố định, quản lý chi phớ. Ngoài ra, ngõn hàng cũn rất nhiều cỏc lĩnh vực kinh doanh khỏc như dịch vụ cho thuờ tài chớnh, dịch vụ kinh doanh chứng khoỏn hay kinh doanh b ảo hiểm, bất động sản
Như vậy, ngõn hàng cần được nhỡn nhận như một doanh nghiệp đặc thự với lĩnh vực kinh doanh chớnh là ngõn hàng. Cũng như tất cả cỏc doanh nghiệp khỏc, cỏc ngõn hàng đều cú nhu cầu đỏnh giỏ được hiệu quả hoạt động của mỡnh cũng như trả lời cỏc cõu hỏi: mảng kinh doanh nào hiện đang cho hiệu quả lớn nhất, hệ thống khỏch hàng cú được kiểm soỏt chặt chẽ và tối ưu hoỏ trong việc khai thỏc sử dụng dịch vụ ...
Để đỏp ứng yờu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả hoạt động, cỏc ngõn hàng thương mại cần xõy dựng và khụng ngừng củng cố hệ thống kiểm
soỏt nội bộ với bốn yếu tố chớnh: mụi trường kiểm soỏt, hệ thống thụng tin (hệ thống kế toỏn) cỏc thủ tục kiểm soỏt và kiểm toỏn nội bộ.
1.2.3.1. Mụi trường kiểm soỏt
Mụi trường kiểm soỏt bao gồm toàn bộ nhõn tố bờn trong và bờn ngoài đơn vị cú tớnh mụi trường tỏc động đến việc thiết kế hoạt động và xử lý dữ liệu của cỏc loại hỡnh kiểm soỏt nội bộ.
Cỏc nhõn tố thuộc mụi trường kiểm soỏt chung chủ yếu liờn quan tới quan điểm thỏi độ và nhận thức cũng như hành động của cỏc nhà quản lý trong doanh nghiệp. Trờn thực tế, tớnh hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soỏt trong cỏc hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào cỏc nhà quản lý tại doanh nghiệp đú. Nếu cỏc nhà quản lý cho rằng cụng tỏc kiểm tra, kiểm soỏt là quan trọng và khụng thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thỡ mọi thành viờn của đơn vị đú sẽ cú nhận thức đỳng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soỏt và tuõn thủ mọi quy định cũng như chế độ đề ra. Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soỏt bị coi nhẹ từ phớa cỏc nhà quản lý thỡ chắc chắn cỏc quy chế về kiểm soỏt nội bộ sẽ khụng được vận hành một cỏch cú hiệu quả bởi cỏc thành viờn của đơn vị.
Cỏc nhõn tố của mụi trường kiểm soỏt bao gồm:
Đặc thự về quản lý:
Cỏc đặc thự về quản lý đề cập tới cỏc quan điểm khỏc nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của cỏc nhà quản lý. Cỏc quan điểm đú sẽ ảnh hưởng đến chớnh sỏch, chế độ, cỏc quy định và cỏch thức tổ chức kiểm tra, kiểm soỏt trong doanh nghiệp. Bởi vỡ chớnh cỏc nhà quản lý và đặc biệt là cỏc nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phờ chuẩn cỏc quyết định, chớnh sỏch và thủ tục kiểm soỏt sẽ ỏp dụng tại doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức được xõy dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ gúp phần tạo ra mụi trường kiểm soỏt tố. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống
xuyờn suốt từ trờn xuống dưới trong việc ban hành cỏc quyết định, triển khai cỏc quyết định đú cũng như kiểm tra, giỏm sỏt việc thực hiện cỏc quyết định đú trong toàn bộ doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý cũn gúp phần ngăn ngừa cú hiệu quả cỏc hành vi gian lận và sai sút trong hoạt động tài chớnh kế toỏn của doanh nghiệp.
Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soỏt trờn toàn bộ hoạt động và cỏc lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho khụng bị chồng chộo hoặc bỏ trống: thực hiện sự phõn chia tỏch bạch giữa cỏc chức năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa cỏc bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soỏt lẫn nhau trong cỏc bước thực hiện cụng việc.
Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thớch hợp và cú hiệu quả, cỏc nhà quản lý phải tuõn thủ cỏc nguyờn tắc sau:
- Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soỏt trờn toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, khụng bỏ sút lĩnh vực nào, đồng thời khụng cú sự chồng chộo giữa cỏc bộ phận.
- Thực hiện sự phõn chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chộp sổ và bảo quản tài sản.
- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa cỏc bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của cỏc bộ phận chức năng.
Chớnh sỏch nhõn sự:
Sự phỏt triển của một doanh nghiệp luụn gắn với đội ngũ nhõn viờn và họ luụn là nhõn tố quan trọng trong mụi trường kiểm soỏt cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soỏt trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu nhõn viờn cú năng lực và tin cậy, nhiều quỏ trỡnh kiểm soỏt cú thể khụng cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được cỏc mục tiờu đề ra của kiểm soỏt nội bộ. Bờn cạnh đú, mặc dự doanh nghiệp cú thiết kế và vận hành cỏc chớnh sỏch và thủ tục kiểm soỏt chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhõn viờn kộm năng lực trong
cụng việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thỡ hệ thống kiểm soỏt nội bộ khụng thể phỏt huy hiệu quả.
Túm lại, cỏc nhà quản lý doanh nghiệp cần cú những chớnh sỏch cụ thể và rừ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhõn viờn. Việc đào tạo, bố trớ cỏn bộ và đề bạt nhõn sự phải phự hợp với năng lực chuyờn mụn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tớnh kế tục và liờn tiếp.
Cụng tỏc kế hoạch:
Hệ thống kế hoạch và dự toỏn, bao gồm cỏc kế hoạch sản xuất, tiờu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toỏn đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chớnh gồm những ước tớnh cõn đối tỡnh hỡnh tài chớnh, kết quả hoạt động và sự luõn chuyển tiền trong tương lai là những nhõn tố quan trọng trong mụi trường kiểm soỏt. Nếu việc thiết lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiờm tỳc thỡ hệ thống kế hoạch và dự toỏn đú sẽ trở thành cụng cụ kiểm soỏt rất hữu hiệu. Vỡ vậy trong thực tế cỏc nhà quản lý thường quan tõm xem xột tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dừi những nhõn tố ảnh hưởng đến kế hoạch đó lập nhằm phỏt hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kịp thời. Đõy cũng là khớa cạnh mà kiểm toỏn viờn thường quan tõm trong kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh doanh nghiệp đặc biệt trong ỏp dụng thủ tục phõn tớch.
Uỷ ban kiểm soỏt:
Uỷ ban kiểm soỏt bao gồm những người trong bộ mỏy lónh đạo cao nhất của đơn vị như thành viờn Hội đồng quản trị nhưng khụng kiờm nhiệm cỏc chức vụ quản lý và những chuyờn gia am hiếu về lĩnh vực kiểm soỏt. Uỷ ban kiểm soỏt thường cú nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Giỏm sỏt sự chấp hành luật phỏp của cụng ty
- Kiểm tra và giỏm sỏt cụng việc của kiểm toỏn viờn nội bộ - Giỏm sỏt tiến trỡnh lập Bỏo cỏo tài chớnh
- Dung hoà những bất đồng (nếu cú) giữa Ban giỏm đốc với cỏc kiểm toỏn viờn bờn ngoài.
Mụi trường kiểm soỏt:
Mụi trường kiểm soỏt chung của một doanh nghiệp cũn phụ thuộc vào cỏc nhõn tố bờn ngoài. Cỏc nhõn tố này tuy khụng thuộc sự kiểm soỏt của cỏc nhà quản lý nhưng cú ảnh hưởng lớn đến thỏi độ, phong cỏch điều hành của cỏc nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành cỏc quy chế và thủ tục kiểm soỏt nội bộ. Thuộc nhúm cỏc nhõn tố này bao gồm: sự kiểm soỏt của cỏc cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của cỏc chủ nợ, mụi trường phỏp lý, đường lối phỏt triển của đất nước...
Như vậy mụi trường kiểm soỏt bao gồm toàn bộ những nhõn tố cú ảnh hưởng đến quỏ trỡnh thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soỏt nội bộ của doanh nghiệp, trong đú nhõn tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra, kiểm soỏt và điều hành hoạt động của cỏc nhà quản lý doanh nghiệp.
1.2.3.2. Hệ thống kế toỏn
Hệ thống thụng tin chủ yếu là hệ thống kế toỏn của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toỏn, hệ thống sổ kế toỏn, hệ thống tài khoản kế toỏn và hệ thống bảng tổng hợp, cõn đối kế toỏn. Trong đú, quỏ trỡnh lập và luõn chuyển chứng từ đúng vai trũ quan trọng trong cụng tỏc kiểm soỏt nội bộ của doanh nghiệp.
Mục đớch của một hệ thống kế toỏn của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phõn loại, ghi sổ và bỏo cỏo cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh của tổ chức đú, thoả món chức năng thụng tin và kiểm tra của hoạt động kế toỏn. Một hệ thống kế toỏn hữu hiệu phải đảm bảo cỏc mục tiờu kiểm soỏt chi tiết:
Tớnh cú thực: cơ cấu kiểm soỏt khụng cho phộp ghi chộp những nghiệp vụ khụng cú thực vào sổ sỏch của đơn vị.
Sự phờ chuẩn: đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phờ chuẩn hợp lý. Tớnh đầy đủ: bảo đảm việc phản ỏnh trọn vẹn cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
Sự đỏnh giỏ: bảo đảm khụng cú sai phạm trong việc tớnh toỏn cỏc khoản giỏ và phớ.
Sự phõn loại: bảo đảm cỏc nghiệp vụ được ghi chộp đỳng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đỳng đắn ở cỏc loại sổ sỏch kế toỏn.
Tớnh đỳng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ cỏc nghiệp vụ phỏt sinh được thực hiện kịp thời theo quy định.
Quỏ trỡnh chuyển sổ và tổng hợp chớnh xỏc: số liệu kế toỏn được ghi vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đỳng đắn, tổng hợp chớnh xỏc trờn cỏc bỏo cỏo tài chớnh của doanh nghiệp.
1.2.3.3. Cỏc thủ tục kiểm soỏt
Cỏc thủ tục kiểm soỏt do Ban giỏm đốc đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt được mục tiờu quản lý cụ thể. Chuẩn mực Kiểm toỏn Việt Nam số 400.
Đỏnh giỏ rủi ro và kiểm soỏt nội bộ quy định: “Kiểm toỏn viờn phải hiểu biết cỏc thủ tục kiểm soỏt của đơn vị để xõy dựng kế hoạch và chương trỡnh kiểm toỏn”. Cỏc thủ tục kiểm soỏt chủ yếu bao gồm:
Lập, kiểm tra, so sỏnh và phờ duyệt cỏc số liệu, tài liệu liờn quan đến đơn vị;
Kiểm tra tớnh chớnh xỏc của cỏc số liệu tớnh toỏn; Kiểm tra chương trỡnh ứng dụng và mụi trường tin học;
Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết; Kiểm tra và phờ duyệt cỏc tài liệu kế toỏn;
Đối chiếu số liệu nội bộ với bờn ngoài;
So sỏnh, đối chiếu kết quả kiểm kờ thực tế với số liệu trờn sổ kế toỏn; Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với cỏc tài liệu kế toỏn;
Phõn tớch, so sỏnh giữa số liệu thực tế với dự toỏn, kế hoạch.
Cỏc thủ tục kiểm soỏt được thiết lập trong đơn vị dựa trờn ba nguyờn tắc cơ bản: nguyờn tắc phõn cụng, phõn nhiệm rừ ràng; nguyờn tắc bất kiờm nhiệm; nguyờn tắc uỷ quyền và phờ chuẩn.
Nguyờn tắc phõn cụng, phõn nhiệm:
Theo nguyờn tắc này, trỏch nhiệm và cụng việc cần được phõn chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phõn cụng, phõn nhiệm rừ ràng tạo sự chuyờn mụn hoỏ trong cụng việc, sai sút ớt xảy ra và khi xảy ra thường dễ phỏt hiện do cú sự kiểm tra chộo.
Nguyờn tắc bất kiờm nhiệm:
Nguyờn tắc này quy định sự cỏch ly thớch hợp về trỏch nhiệm trong cỏc nghiệp vụ cú liờn quan nhằm ngăn ngừa cỏc sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Vớ dụ trong tổ chức nhõn sự khụng thể bố trớ kiờm nhiệm cỏc nhiệm vụ phờ chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soỏt, ghi sổ tài sản và bảo quản tài sản...
Nguyờn tắc uỷ quyền và phờ chuẩn:
Theo sự uỷ quyền của cỏc nhà quản lý, cỏc cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số cụng việc trong một phạm vi nhất định. Quỏ trỡnh uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nờn một hệ thống phõn chia trỏch nhiệm và quyền hạn mà vẫn khụng làm mất tớnh tập trung của doanh nghiệp.
Bờn cạnh đú, để tuõn thủ tốt cỏc quỏ trỡnh kiểm soỏt, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phờ chuẩn đỳng đắn. Sự phờ chuẩn được thực hiện qua hai loại: phờ chuẩn chung và phờ chuẩn cụ thể.
Sự phờ chuẩn chung được thực hiện thụng qua việc xõy dựng cỏc chớnh sỏch chung về những mặt hoạt động cụ thể cho cỏc cỏn bộ cấp dưới tuõn thủ.
Ngoài những nguyờn tắc cơ bản trờn, cỏc thủ tục kiểm soỏt cũn bao gồm: việc quy định chứng từ sổ sỏch phải đầy đủ, quỏ trỡnh kiểm soỏt vật chất đối với tài sản, sổ sỏch và kiểm soỏt độc lập việc thực hiện cỏc hoạt động của đơn vị.
1.2.3.4. Kiểm toỏn nội bộ
Kiểm toỏn nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành cụng việc kiểm tra và đỏnh giỏ cỏc hoạt động phục vụ yờu cầu quản trị nội bộ đơn vị.
Theo cỏc chuẩn mực thực hành kiểm toỏn nội bộ do Viện kiểm toỏn nội bộ Hoa Kỳ ban hành năm 1978, “Kiểm toỏn nội bộ là một chức năng đỏnh giỏ độc lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đỏnh giỏ cỏc hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho một tổ chức”. Mục tiờu của kiểm toỏn nội bộ là giỳp đỡ cỏc thành viờn của tổ chức hoàn thành trỏch nhiệm của họ một cỏch hiệu quả.
Theo liờn đoàn kế toỏn Quốc tế (IFAC), kiểm toỏn nội bộ là “một hoạt động đỏnh giỏ được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đú, cú chức năng kiểm tra, đỏnh giỏ và giỏm sỏt thớch hợp và hiệu quả của hệ thống kế toỏn và kiểm soỏt nội bộ”
Là một trong những nhõn tố cơ bản trong hệ thống kiểm soỏt nội bộ của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toỏn nội bộ cung cấp một sự quan sỏt, đỏnh giỏ thường xuyờn về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tớnh hiệu quả của việc thiết kế và vận hành cỏc chớnh sỏch và thủ tục về kiểm soỏt nội bộ. Bộ phận kiểm toỏn hữu hiệu sẽ giỳp cho doanh nghiệp cú được những thụng tin kịp thời và xỏc thực về cỏc hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soỏt nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung cỏc quy chế kiểm soỏt thớch hợp và hiệu quả. Tuy nhiờn bộ phận kiểm toỏn nội bộ chỉ phỏt huy tỏc dụng nếu :
khụng giới hạn phạm vi hoạt động của nú, đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rói và hoạt động tương đối độc lập với phũng kế toỏn và cỏc bộ phận hoạt động được kiểm tra.
về nhõn sự, bộ phận kiểm toỏn nội bộ phải chọn những nhõn viờn cú năng lực chuyờn mụn và đạo đức nghề nghiệp phự hợp với cỏc quy định hiện hành.