a, Đặc thự quản lý:
Theo điều 43 Điều lệ về tổ chức và hoạt động của Ngõn hàng Nụng nghiệp và Phỏt triển nụng thụn Việt Nam: Chi nhỏnh Ngõn hàng Nụng nghiệp
là đơn vị phụ thuộc, cú con dấu, cú nhiệm vụ thực hiện một phần hoạt động của Ngõn hàng nụng nghiệp theo uỷ quyền của Ngõn hàng nụng nghiệp.
Đặc thự về quản lý tài chớnh cũng được thể hiện trong điều lệ tổ chức và hoạt động của Ngõn hàng Nụng nghiệp và Phỏt triển nụng thụn Việt Nam. Mọi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Giỏm đốc, Phú giỏm đốc, Trưởng phũng Ke toỏn, Trưởng phũng Kiểm soỏt được quy định tương đối rừ ràng trong điều lệ phự hợp với Luật Ngõn hàng và Luật cỏc Tổ chức tớn dụng.
Trong điều 47 của điều lệ cú ghi cụ thể về quyền quản lý tài chớnh của Ngõn hàng nụng nghiệp: được sử dụng vốn hoạt động để phục vụ cho hoạt động kinh doanh, đầu tư xõy dựng, mua sắm tài sản cố định theo quy định của phỏp luật; thay đổi cơ cấu vốn, tỏi sản xuất phục vụ cho việc phỏt triển hoạt động theo quy định của phỏp luật; điều động vốn, tài sản giữa cỏc cụng ty trực thuộc cú tư cỏch phỏp nhõn hạch toỏn độc lập.
Về nghĩa vụ quản lý tài chớnh: Chi nhỏnh thực hiện chế độ bỏo cỏo tài chớnh theo quy định của phỏp luật về ke toỏn, thống kờ và bỏo cỏo hoạt động định kỳ theo quy định của Thống đốc Ngõn hàng nhà nước, Ngõn hàng nụng nghiệp Việt Nam
Ngoài những bỏo cỏo định kỳ, Chi nhỏnh cũn bỏo cỏo ngay với Ngõn hàng Nụng nghiệp Việt Nam trong những trường hợp sau:
- Diễn biến khụng bỡnh thường trong hoạt động nghiệp vụ cú thể ảnh hưởng nghiờm trọng đến tỡnh hỡnh kinh doanh của chi nhỏnh.
- Thay đổi lớn về tổ chức.
Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày kết thỳc năm tài chớnh, chi nhỏnh gửi ngõn hàng Nụng nghiệp Việt Nam cỏc bỏo cỏo hàng năm theo quy định.
b, Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý là một bộ phận quan trọng của hệ thống kiểm soỏt nội bộ. Việc xỏc lập cơ cấu tổ chức của chi nhỏnh được thực hiện
theo Quyết định 454/QĐ/HĐQT-TCCB ngày 24/12/2004 về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của chi nhỏnh Ngõn hàng Nụng nghiệp và Phỏt triển nụng thụn Việt Nam.
Bộ mỏy quản lý điều hành của chi nhỏnh gồm:
- Giỏm đốc là người trực tiếp điều hành nhiệm vụ của chi nhỏnh theo cỏc nhiệm vụ được Tổng giỏm đốc Ngõn hàng Nụng nghiệp và Phỏt triển nụng thụn giao; chỉ đạo, kiểm tra, điều hành theo phõn cấp uỷ quyền của Agribank Việt Nam đối với cỏc chi nhỏnh phụ thuộc trờn địa bàn.
- Phú giỏm đốc: là người thay mặt Giỏm đốc điều hành cụng việc khi Giỏm đốc vắng mặt theo văn bản uỷ quyền của Giỏm đốc và bỏo cỏo lại kết quả cụng việc khi Giỏm đốc cú mặt tại đơn vị; giỳp Giỏm đốc chỉ đạo điều hành một số nghiệp vụ do Giỏm đốc phõn cụng phụ trỏch và chịu trỏch nhiệm trước Giỏm đốc về cỏc quyết định của mỡnh; bàn bạc và tham gia ý kiến với giỏm đốc trong việc thực hiện cỏc nghiệp vụ của Chi nhỏnh theo nguyờn tắc tập trung dõn chủ và chế độ thủ trưởng.
Ngoài ra tại chi nhỏnh cũn cú cỏc phũng, tổ chuyờn mụn nghiệp vụ:
- Phũng Kế hoạch Kinh doanh: nghiờn cứu để xuất và xõy dựng chiến lược khỏch hàng, chiến lược huy động vốn tại địa phương. Cho vay và tham định cỏc khoản vay trong phạm vi quyền hạn
- Phũng Tham định: Tham định cỏc khoản vay do giỏm đốc quy định, chỉ định theo uỷ quyền của Tổng giỏm đốc và thẩm định những khoản vay vượt quyền phỏn quyết của giỏm đốc chi nhỏnh cấp dưới.
- Phũng Thanh toỏn quốc tế: thực hiện cỏc nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ thanh toỏn quốc tế trực tiếp theo quy định, thực hiện cỏc nghiệp vụ tớn dụng, bảo lónh ngoại tệ cú liờn quan đến thanh toỏn quốc tế.
- Phũng Kế toỏn - Ngõn quỹ: trực tiếp hạch toỏn kế toỏn, hạch toỏn thống kờ và thanh toỏn theo quy định của Ngõn hàng Nhà nước, Agribank Việt Nam;
xõy dựng chỉ tiờu kế hoạch tài chớnh, quyết toỏn kế hoạch thu, chi tài chớnh; tổng hợp lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toỏn kế toỏn, quyết toỏn và bỏo cỏo theo quy định.
- Phũng Hành chớnh Nhõn sự: Xõy dựng chương trỡnh cụng tỏc hàng thỏng, quý của chi nhỏnh và cú trỏch nhiệm thường xuyờn đụn đốc việc thực hiện chương trỡnh đó được giỏm đốc chi nhỏnh phờ duyệt; thực hiện cụng tỏc quy hoạch cỏn bộ, tổng hợp, theo dừi thường xuyờn cỏn bộ, nhõn viờn được quy hoạch, đào tạo; hoàn thiện và lưu trữ hồ sơ theo đỳng quy định của Nhà nước.
- Tổ Kiểm tra, Kiểm toỏn nội bộ: Tổ chức thực hiện kiểm tra, kiểm toỏn theo đề cương, chương trỡnh cụng tỏc kiểm tra, kiểm soỏt của Agribank Việt Nam và kế hoạch của đơn vị mỡnh, kiểm toỏn nhằm bảo đảm an toàn trong hoạt động kinh doanh ngay tại hội sở và cỏc chi nhỏnh phụ thuộc.
Nhỡn chung bộ mỏy tổ chức của chi nhỏnh được sắp xếp khỏ hợp lý, đảm bảo tớnh thống nhất từ khõu quản lý đến cỏc hoạt động nghiệp vụ. Tuy nhiờn trong quỏ trỡnh thực hiện cũn tồn tại nhiều vấn đề bất cập. Đú là sự ỷ lại, thiếu trỏch nhiệm trong việc giải quyết, xử lý cỏc cụng việc liờn quan đến nhiều phũng ban, đơn vị khỏc nhau.
c, Chớnh sỏch nhõn sự:
Nhõn sự luụn là nhõn tố quan trọng trong kiểm soỏt nội bộ, hiện tại chi nhỏnh cú 100 cỏn bộ cụng nhõn viờn trong đú số cỏc bộ quản lý điều hành là 22 người cũn lại là số cỏn bộ làm nghiệp vụ trực tiếp. Phần lớn cỏn bộ trong chi nhỏnh là những cỏn bộ trẻ mới ra trường hoặc điều chuyển từ nơi khỏc về nờn chưa thụng thạo văn bản hoặc chưa cú kinh nghiệm trong xử lý nghiệp vụ phỏt sinh. Tuy nhiờn tại chi nhỏnh thường xuyờn mở cỏc lớp tập huấn, triển khai văn bản mới, cỏc lớp học nghiệp vụ ngắn hạn tạo điều kiện cho cỏc cỏn bộ trẻ nhanh chúng lắm bắt được cụng việc, chắc nghiệp vụ bởi chi nhỏnh luụn đặt tầm quan trọng của nguồn lực lờn hàng đầu.
Định kỳ 6 thỏng hoặc một năm chi nhỏnh tổ chức cỏc đợt thi nghiệp vụ cho toàn thể cỏn bộ nghiệp vụ trong chi nhỏnh. Thụng qua cuộc thi, cỏc cỏn bộ cú cơ hội thể hiện những mặt mạnh của mỡnh thụng qua cỏc cõu hỏi trắc nghiệm, cỏc tỡnh huống ứng xử mà ban giỏm khảo đặt ra. Cuộc thi cũn là nơi trao đổi kinh nghiệm giữa cỏc cỏn bộ trực tiếp làm nghiệp vụ với nhau và giữa cỏc cỏn bộ tham gia cuộc thi với ban lónh đạo chi nhỏnh để cựng tỡm ra những giải phỏp tốt nhất trong quỏ trỡnh thực hiện nghiệp vụ. Căn cứ vào kết quả cuộc thi, lónh đạo chi nhỏnh chọn ra những người tài, giỏi nghiệp vụ vào danh sỏch quy hoạch cỏn bộ của chi nhỏnh đồng thời sắp xếp lại cụng việc cho phự hợp với năng lực và trỡnh độ của mỗi người.
Hàng năm, căn cứ vào định mức lao động định biờn của Tổng giỏm đốc Agribank Việt Nam, chi nhỏnh tổ chức thi tuyển, tuyển chọn thờm cỏc cỏn bộ mới cú đủ năng lực và trỡnh độ đỏp ứng được yờu cầu cụng việc.
Tại chi nhỏnh luụn cú những hỡnh thức khen thưởng kịp thời đối với cỏc đơn vị cỏ nhõn cú thành tớch đúng gúp tớch cực cho chi nhỏnh. Đồng thời cũng cú những hỡnh thức kỷ luật nghiờm khắc đối với cỏc đơn vị hoặc cỏ nhõn khụng tuõn thủ những quy định, nội quy gõy thiệt hại đến tài sản và uy tớn của chi nhỏnh.
Những chớnh sỏch trờn đó khiến người lao động mang hết khả năng của mỡnh ra làm việc, gắn bú với chi nhỏnh, tớch cực sỏng tạo, phỏt huy năng lực của nhõn viờn theo đỳng sở trường. Cựng với mức thu nhập thoả đỏng đó tăng cường tớnh liờm chớnh của nhõn viờn, tăng cường ý thức tự giỏc, ý thức bảo vệ tài sản và vai trũ tự giỏm sỏt của nhõn viờn.
d, Hệ thống kế hoạch:
Cụng tỏc kế hoạch là một trong những khõu quan trọng trong tiến trỡnh thực hiện một cụng việc. Nếu lập kế hoạch chu đỏo thỡ chỳng ta khụng thể thực hiện tốt mà cũn kiểm soỏt được cỏc hoạt động bất thường xảy ra.
Ke hoạch hoạt động của chi nhỏnh được thực hiện ở cỏc chương trỡnh cụng tỏc. Phũng hành chớnh Nhõn sự là đơn vị đầu mối tổng hợp, đăng ký và theo dừi, đụn đốc việc thực hiện chương trỡnh cụng tỏc của chi nhỏnh. Chương trỡnh cụng tỏc của chi nhỏnh gồm:
Chương trỡnh cụng tỏc năm: Thể hiện tổng quỏt cỏc định hướng, mục tiờu, nhiệm vụ trọng tõm và cỏc biện phỏp thực hiện trờn cỏc lĩnh vực cụng tỏc của Chi nhỏnh. Chương trỡnh cụng tỏc năm cú thể chia 6 thỏng hay cả năm.
Cỏc phũng căn cứ vào chương trỡnh, định hướng cụng tỏc của Agribank Việt Nam, ý kiến chỉ đạo của Giỏm đốc, Phú giỏm đốc phụ trỏch để đề ra nhiệm vụ và biện phỏp thực hiện trong năm tới. Chương trỡnh cụng tỏc phải được Giỏm đốc hoặc Phú Giỏm đốc phụ trỏch thụng qua và gửi về phũng hành chớnh trước ngày 20 thỏng 12 hàng năm.
Phũng Hành chớnh Nhõn sự cú trỏch nhiệm tổng hợp chương trỡnh cụng tỏc năm của chi nhỏnh trỡnh Giỏm đốc để bỏo cỏo Hội nghị cỏn bộ cụng nhõn viờn chức.
Chương trỡnh cụng tỏc quý, thỏng: Căn cứ vào cụng tỏc 6 thỏng và cả năm, giỏm đốc sẽ quyết định chương trỡnh cụng tỏc quý, thỏng phự hợp với yờu cầu cụng tỏc, chỉ đạo của Agribank Việt Nam
Hàng thỏng, cỏc phũng phải đỏnh giỏ và làm bỏo cỏc tỡnh hỡnh thực hiện chương trỡnh cụng tỏc trong kỳ, rà soỏt lại cỏc vấn đề phải giải quyết tiếp trong chương trỡnh cụng tỏc đó đề ra (nờu cỏc vướng mắc, kiến nghị khi giải quyết cụng việc) và mới phỏt sinh. Dự kiến cụng tỏc của thỏng tiếp theo gửi lờn Phũng hành chớnh. Phũng hành chớnh tổng hợp bỏo cỏo phục vụ giao ban Ban Giỏm đốc và cỏc Trưởng, Phú phũng.
Phũng Hành chớnh Nhõn sự, trỡnh Giỏm đốc duyệt chương trỡnh cụng tỏc thỏng, quý tiếp theo vào ngày làm việc kế tiếp ngày họp giao ban đồng thời thụng bỏo gửi cỏc phũng ban, chi nhỏnh cấp 2 để triển khai thực hiện.
Chương trỡnh cụng tỏc tuần của Giỏm đốc, cỏc Phú Giỏm đốc: Căn cứ chương trỡnh cụng tỏc thỏng và sự chỉ đạo của Giỏm đốc, cỏc Phú Giỏm đốc, phũng Hành chớnh xõy dựng và gửi lịch cụng tỏc tuần tiếp theo của Ban Giỏm đốc vào chiều thứ 6 hàng tuần.
Cỏc phũng ban, chi nhỏnh cấp 2 bỏo cỏo tỡnh hỡnh thực hiện cụng tỏc 15 ngày đầu thỏng và cỏc vần đề cần giải quyết trong thỏng trước ngày 16 hàng thỏng. Phũng Hành chớnh tổng hợp bỏo cỏo Giỏm đốc và thụng bỏo cỏc trưởng phũng biết để tiếp tục thực hiện.
Việc xõy dựng chương trỡnh cụng tỏc giỳp cho lónh đạo nắm được những cụng việc cần phải làm tại đơn vị. Từ chương trỡnh chung lónh đạo phõn cụng cụng việc cho cỏn bộ một cỏch hợp lý, đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ. Đõy cũng là cơ sở để kiểm tra, đỏnh giỏ đơn vị cú hoàn thành những kế hoạch đề ra hay khụng.
2.2.2 Hệ thống kế toỏn
Hệ thống kế toỏn là một mắt xớch, một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống kiểm soỏt nội bộ. Thụng qua việc đối chiếu, tớnh toỏn và ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, hệ thống kế toỏn ở đõy vừa cung cấp thụng tin cho việc ra quyết định quản lý, đồng thời vừa cú tỏc dụng kiểm soỏt cỏc hoạt động. Chớnh vỡ vậy hệ thống kế toỏn được cỏc lónh đạo rất quan tõm, khụng ngừng hoàn thiện và coi đõy như một trong những biện phỏp quan trọng để xõy dựng hệ thống kiểm soỏt nội bộ hữu hiệu.
Ngõn hàng là một trong những tổ chức trung gian tài chớnh quan trọng nhất của nền kinh tế, nú thực hiện cỏc chức năng: trung gian tài chớnh, trung gian thanh toỏn và cỏc dịch vụ ngõn hàng. Do vậy hoạt động ngõn hàng thể hiện một cỏch tổng hợp nhất toàn bộ tỡnh hỡnh chu chuyển vốn trong nền kinh tế quốc dõn.
Xuất phỏt từ tớnh chất, đặc điểm hoạt động nờn kế toỏn ngõn hàng cú tớnh cập nhật cao, cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đũi hỏi phải cập nhật kịp thời
bởi nú gắn với khả năng thanh toỏn tức thời của cỏc đơn vị. Ke toỏn ngõn hàng sử dụng thước đo giỏ trị là chủ yếu, hỡnh thức kế toỏn đơn giản hơn và tin học được ứng dụng ở trỡnh độ cao và rộng rói.
Hệ thống chứng từ kế toỏn, hệ thống sổ kế toỏn và hệ thống bỏo cỏo kế toỏn về cơ bản ỏp dụng theo Quyết định 1697/QĐ-Agribank - TCKT ngày 27/10/2006 về quy định chế độ chứng từ kế toỏn ỏp dụng trong hệ thống Agribank Việt Nam.
Chứng từ kế toỏn bao gồm:
- Chứng từ tiền mặt: phiếu thu, phiếu chi, sộc, giấy gửi tiền, giấy rỳt tiền, giấy nộp tiền, giấy lĩnh tiền...
- Chứng từ chuyển khoản: phiếu chuyển khoản, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, sộc, thư tớn dụng.
Bảng kờ cỏc loại: bảng kờ nộp sộc, bảng kờ số dư tớnh lói, bảng kờ quyết toỏn lói cho vay, bảng kờ thanh toỏn...
- Lệnh chuyển tiền sử dụng trong chuyển tiền điện tử, yờu cầu chi ngoại tệ...
- Cỏc chứng từ hạch toỏn tài sản và chứng từ ngoại bảng (phiếu xuất tài sản, phiếu nhập tài sản)
Khụng giống như kế toỏn doanh nghiệp, chứng từ kế toỏn ngõn hàng bao gồm chứng từ bằng giấy và chứng từ điện tử. Chứng từ cú thể do ngõn hàng lập hoặc khỏch hàng lập.
Về hệ thống tài khoản sử dụng được ỏp dụng thống nhất trong hệ thống Agribank Việt Nam Quyết định 1161/Agribank - TCKT ngày 3/8/2004 của Tong giỏm đốc Agribank Việt Nam. Hệ thống tài khoản kế toỏn bao gồm:
Cỏc tài khoản trong bảng cõn đối kế toỏn và cỏc tài khoản ngoài bảng cõn đối kế toỏn được bố trớ thành 9 loại:
- Loại 1: Vốn khả dụng và cỏc khoản đầu tư - Loại 2: Hoạt động tớn dụng
- Loại 3: Tài sản cố định và tài sản cú khỏc - Loại 4: Cỏc khoản phải trả
- Loại 5: Hoạt động thanh toỏn - Loại 6: Nguồn vốn chủ sở hữu - Loại 7: Thu nhập
- Loại 8: Chi phớ
Cỏc tài khoản ngoài bảng cõn đối kế toỏn gồm 1 loại ( loại 9)
Cỏc tài khoản trong bảng cõn đối kế toỏn và cỏc tài khoản ngoài bảng cõn đối kế toỏn được bố trớ theo hệ thống số thập phõn nhiều cấp, từ tài khoản cấp I đến tài khoản cấp V, ký hiệu từ 2 đến 6 chữ số. Cỏc tài khoản cấp I, II, III là những tài khoản tổng hợp cơ bản do Thống đốc ngõn hàng Nhà nước quy định dựng để làm cơ sở hạch toỏn và bỏo cỏo kế toỏn thống nhất trong tất cả cỏc tổ chức tớn dụng. Cỏc tài khoản cấp IV, V là những tài khoản tổng hợp bổ sung do Tổng giỏm đốc quy định để đỏp ứng yờu cầu hạch toỏn phản ỏnh cỏc hoạt động nghiệp vụ của đơn vị.
Hiện nay chi nhỏnh đó mở sổ kế toỏn như: Bảng kờ chứng từ, Bảng tổng hợp chứng từ, Sổ chi tiết, Sổ cỏi. Trỡnh tự ghi sổ được khỏi quỏt qua sơ đồ:
Sơ đồ 2.2 : Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn tại Agribank Long Biờn
2.2.3 Cỏc thủ tục kiểm soỏt
Thủ trưởng đơn vị thực hiện uỷ quyền và phõn cấp trỏch nhiệm, duy trỡ cụng tỏc kiểm soỏt nội bộ cho từng phũng ban trong đơn vị nhằm kiểm soỏt toàn diện hoạt động trong đơn vị. Cỏc thủ tục kiểm soỏt tại Chi nhỏnh được thiết lập trờn cơ sở 3 nguyờn tắc cơ bản: Nguyờn tắc phõn cụng phõn nhiệm,