Với cỏch tiếp cận theo chu trỡnh kiểm soỏt trong quản lý tài chớnh, cỏc ngõn hàng thương mại cú thể tiến hành kiểm soỏt trờn một số phần hành: Kiểm soỏt nghiệp vụ cho vay, Kiểm soỏt hoạt động kho quỹ, Kiểm soỏt thu nhập, Kiểm soỏt chi phớ, Kiểm soỏt hoạt động huy động vốn.
1.2.4.1. Kiểm soỏt nghiệp vụ cho vay
Trong hoạt động ngõn hàng, hoạt động tớn dụng đúng vai trũ quan trọng và được quan tõm đặc biệt. Ngõn hàng cho vay tiến hành kiểm tra, kiểm soỏt trước, trong và sau khi cho vay phự hợp với đặc điểm của ngõn hàng và đặc điểm kinh doanh sử dụng vốn của khỏch hàng. Quỏ trỡnh kiểm soỏt nghiệp vụ cho vay tập trung vào:
- Kiểm soỏt cơ cấu đầu tư tớn dụng theo thời gian và theo ngành nghề. Mục đớch nhằm đỏnh giỏ kết cấu đầu tư ngắn hạn, trung hạn va dài hạn đó hợp lý chưa; việc đầu tư đó đảm bảo đỳng kế hoạch chưa; việc đầu tư đó phự hợp với cơ cấu nguồn vốn chưa đồng thời đỏnh giỏ kết cấu nguồn vốn đầu tư theo ngành nghề đó phự hợp chưa nhằm phỏt hiện những rủi ro tiềm ẩn trong quỏ trỡnh đầu tư cho vay.
- Kiểm soỏt quy trỡnh xột duyệt cho vay. Việc kiểm soỏt quy trỡnh cho vay nhằm đỏnh giỏ sự tuõn thủ cỏc quy định, cỏc nguyờn tắc trong khi cho vay. Phỏt hiện những sơ hở, bất hợp lý trong cơ chế, quy trỡnh nghiệp vụ để kiến nghị khắc phục.
xem cỏc cỏn bộ tớn dụng cú thực hiện đầy đủ cỏc bước cụng việc của họ hay khụng, cú tớnh toỏn đầy đủ và chớnh xỏc cỏc chỉ tiờu cần thiết hay khụng.
- Kiểm tra việc phờ duyệt cho vay: Kiểm tra xem lónh đạo phũng tớn dụng cú tớnh toỏn, xem xột việc thẩm định của cỏn bộ tớn dụng hay khụng. Đối với cỏc mún vay lớn, kiểm tra xem Giỏm đốc hoặc Hội đồng tớn dụng cú kiểm tra, xem xột lại việc thẩm định của cỏc cỏn bộ tớn dụng để ra quyết định cấp hay khụng cấp tớn dụng.
- Kiểm tra việc giải ngõn
- Kiểm tra việc theo dừi, xử lý cỏc khoản đó vay - Kiểm tra về bảo đảm tiền vay
1.2.4.2. Kiểm soỏt hoạt động kho quỹ
Hoạt động kho quỹ là một nghiệp vụ rất quan trọng trong hoạt động của hệ thống ngõn hàng thương mại vỡ: Lượng tiền mặt, tài sản dự trữ chiếm một tỷ lệ tương đối lớn trong hoạt động của ngõn hàng. Hoạt động ngõn quỹ liờn quan đến uy tớn của ngõn hàng và rất nhạy cảm với vấn đề thất thoỏt tài sản.
Hoạt động kho quỹ diễn ra hàng ngày và là cụng việc rất tỷ mỉ, được lặp đi lặp lại nhiều lần trong ngày nờn người thực thi nhiệm vụ cú thể chủ quan trong quỏ trỡnh thực thi, dẫn đến dễ bị sai sút và thất thoỏt tài sản. Vỡ vậy đũi hỏi người thực hiện luụn chỳ ý tuõn thủ cỏc quy định đó đề ra.
Cỏc bước tiến hành kiểm soỏt hoạt động kho quỹ:
- Xem xột việc thực hiện nhiệm vụ và quy chế hoạt động của Ban quản lý kho quỹ và thực hiện nội quy kho tiền
- Quan sỏt thu chi tiền mặt trong trường hợp bố trớ thủ quỹ riờng, kế toỏn riờng; quan sỏt thu chi tiền mặt trong trường hợp giao dịch một cửa. - Quan sỏt quy trỡnh kiểm đếm, đúng gúi, niờm phong.
ra kho của cỏc thành viờn trong ban quản lý kho. - Kiểm tra việc thực hiện ghi chộp sau khi vào, ra kho. - Quan sỏt việc kiểm quỹ cuối ngày.
1.2.4.3. Kiểm soỏt thu nhập
Kiểm tra cỏc khoản thu nhập xem cú tớnh toỏn, hạch toỏn đỳng và đỳng kỳ kế toỏn hay khụng. Việc tớnh toỏn và hạch toỏn lói dự thu cú theo đỳng quy định khụng.
Kiểm tra sự cú thực của cỏc nghiệp vụ bằng cỏch đối chiếu cỏc nghiệp vụ được ghi chộp trờn sổ phụ với chứng từ gốc. Chọn lựa một số mẫu cỏc nghiệp vụ thu và xem xột quỏ trỡnh thanh toỏn chỳng.
Kiểm tra sự chớnh xỏc của số liệu bằng cỏch tớnh toỏn lại, Vớ dụ tớnh lại thu lói tiền gửi, thu lói tiền vay, thu dịch vụ ngõn hàng. Khi kiểm tra cần xem xột việc ỏp dụng lói suất, việc ỏp dụng việc miễn giảm lói cú đỳng quy định khụng, việc thu cỏc khoản phớ cú đầy đủ và đỳng biểu phớ khụng.
Kiểm tra việc hạch toỏn kế toỏn và theo dừi ngoại bảng.
1.2.4.4. Kiểm soỏt chi phớ
Trong hoạt động của ngõn hàng thưong mại, kiểm soỏt chi phớ bao gồm: Kiểm soỏt chi phớ về hoạt động huy động vốn: Kiểm soỏt loại chi phớ này phải kiểm tra việc tuõn thủ theo cỏc quy định của từng nghiệp vụ cụ thể; Kiểm tra việc ỏp dụng chưong trỡnh phần mềm về tớnh chi trả lói. Thụng thường hay xảy ra những thiếu sút trong bản thõn phần mềm gõy ảnh hưởng đến tớnh chớnh xỏc của cỏc khoản chi trả lói.
Kiểm soỏt chi phớ cho nhõn viờn: Bản chất cỏc khoản chi cho nhõn viờn bao gồm chi lưong và phụ cấp theo lưong, chi làm thờm giờ, chi trang phục bảo hộ lao động, chi đúng gúp theo lưong. Kiểm soỏt chi phớ cho nhõn viờn bao gồm: Kiểm tra việc tuõn thủ luật phỏp về quy định mức lưong tối thiểu, Bảo hiểm xó hội và bảo hiểm y tế. Ngoài ra phải kiểm tra việc hỡnh thành và xử
lý số liệu về tiền lương và kiểm soỏt một cỏch đầy đủ để tỡm ra cỏc trường hợp gian lận cú thể xảy ra trong quỏ trỡnh tớnh lương; Kiểm tra việc chi tiền lương cho những người đó và đang làm lao động hợp đồng với chi nhỏnh, đối chiếu với hồ sơ của phũng tổ chức để kiểm tra việc chi tiền cụng cú đỳng khụng.
1.2.4.5. Kiểm soỏt hoạt động huy động vốn:
Huy động vốn là nghiệp vụ quan trọng của ngõn hàng thương mại, là nguồn vốn chủ yếu của ngõn hàng thương mại.
Để thực hiện kiểm soỏt việc huy động vốn, cú thể thu thập tài liệu trờn cõn đối kế toỏn và cỏc bỏo cỏo tài chớnh liờn quan như sao kờ số dư, sổ kế toỏn chi tiết, sổ kế toỏn tổng hợp. Quy trỡnh kiểm soỏt cú thể thực hiện như sau:
- Kiểm tra nghiệp vụ thu nhận, chi trả tiền gửi đối với việc tớnh toỏn và thanh toỏn lói.
- Kiểm tra việc đối chiếu cuối ngày giữa hạch toỏn chi tiết với hạch toỏn tổng hợp.
- Kiểm tra cụng tỏc sao kờ, bỏo cỏo số dư theo định kỳ.
- Kiểm tra việc theo dừi, lưu trữ, bảo quản hồ sơ, chứng từ liờn quan đến hoạt động huy động vốn.
- Xem xột cỏc chớnh sỏch huy động tiền gửi, xỏc định xem chớnh sỏch đú cú phự hợp với quy định của Chớnh Phủ, của NHNN khụng, đồng thời kiểm tra trỡnh tự huy động vốn, thanh toỏn vốn và lói khi đến hạn.
- Kiểm tra việc mở tài khoản tiền gửi thanh toỏn, đặc biệt kiểm tra cỏc tài khoản cú biểu hiện nghi vấn.
- Kiểm tra yếu tố trờn chứng từ gửi, rỳt tiền, xem xột tớnh hợp lệ, hợp phỏp của chỳng.
- Kiểm tra cỏc khoản tiết kiệm đến hạn nhưng chưa tất toỏn.