• Kiểm soát thu, chi tiền
• Dự báo dòng tiền
• Xác định nhu cầu tồn trữ tiền tối ưu
• Chính sách tài chính trong quản trị dòng tiền
1.2.2.1 Kiểm soát thu, chi tiền
Kiểm soát thu, chi tiền là hai khía cạnh chính của quản trị dòng tiền đề cập đến giảm thời gian thu tiền thông qua hệ thống thu tiền và quản lý chặt chẽ luồng tiền ra thông qua hệ thống chi tiền.
Kiểm soát thu tiền
Mức độ phức tạp của hệ thống thu tiền phụ thuộc vào quy mô và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp. Các công ty nhỏ mang tính địa phương có hệ thống thu tiền rất đơn giản, các công ty lớn cỡ quốc gia hay đa quốc gia có hệ thống thu tiền rộng rãi.
Thời gian chuyển tiền
Trong hệ thống thu tiền, khái niệm thời gian chuyển tiền là vô cùng quan trọng.
• Thời gian chuyển tiền (Total float): Là khoảng thời gian kể từ khi khách hàng viết séc cho đến khi người hưởng thụ nhận được và có thể rút tiền. Thời gian chuyển tiền bao gồm
• Thời gian chuyển thư (Mail float): Là khoảng thời gian kể từ khi khách hàng tiến hành gửi séc qua thư cho đến khi doanh nghiệp nhận được và có thể bắt đầu xử lý séc.
• Thời gian xử lý chứng từ (Processing float): Là khoảng thời gian kể từ khi doanh nghiệp nhận được séc cho đến khi ngân hàng người bản bắt đầu tiến hành thủ tục thanh toán (gửi séc tới ngân hàng người bán)
• Thời gian thanh toán bù trừ (Transit float): Là khoảng thời gian cần thiết để séc được thanh toán qua hệ thống ngân hàng và được tính đến khỉ doanh nghiệp có thể rút được sổ tiền đó ra.
Cả ba khoảng thời gian trên đều quan trọng và cần được rút ngắn để rút ngắn thời gian thu tiền.
Thời gian chuyển tiền (Thời gian chuyển tiền do thu)= Thời gian chuyển thư + Thời gian xử lý chứng từ + Thời gian thanh toán bù trừ.
(Total float = Mail float + Processing float + Transit float)
Trong ba khoảng thời gian trên thì thời gian xử lý chứng từ là doanh nghiệp có thể chú động rút ngắn bằng việc xây dựng một hệ thống nội bộ hiệu quả để qua đó giảm thời gian chuyển tiền. Sau khi công đoạn này được hoàn thiện, doanh nghiệp sẽ xem xét đến các kỹ thuật khác để giảm thời gian thu tiền.
Các phương thức chuyển tiền qua ngân hàng
• Nhiều doanh nghiệp sử dụng ngân hàng trung tâm (concentration banking) để tăng tốc quá trình thu tiền. Trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ yêu cầu khách hàng tại một địa phương nào đó thực hiện thanh toán cho chi nhánh doanh nghiệp đóng tại địa phương (hệ thống thu tiền phi tập trung) thay vì đến trụ sở chính của doanh nghiệp (hệ thống thu tiền tập trung). Chi nhánh doanh nghiệp tại địa phương sau đó sẽ ký phát séc thanh toán vào một ngân hàng tại địa phương. Sau đó sổ tiền này được chuyển tới một tài khoản xác định tại ngân hàng trung tâm của doanh nghiệp.Ngân hàng trung tâm sẽ giảm khoản tiền trôi nổi theo hai cách. Thú nhất, bởi vì chỉ nhánh doanh nghiệp cùng địa phương với khách hàng nên thời gian chờ đợi thư tín sẽ được giảm thiểu. Thứ hai, vì séc thanh toán của khách hàng được ký phát tại Ngân hàng địa phương nên thời gian chuyển séc cũng được giảm thiểu. Ngân hàng trung tâm sẽ tập hợp nhiều sổ dư nhỏ thành một khoản tiền lớn. Sau đó, sổ tiền này có thể được đầu tư vào các tài sàn có khả năng sinh lời cao.
• Séc chuyển khoản (DTC - A depository transfer check): Là một công cụ không chuyển nhượng được, thanh toán bởi ngân hàng ký thác địa phương ( ngân hàng chi trả hộ) cho ngân hàng tập trung trung ương của người bán khoản tín dụng vào tài khoản xác định cùa công ty. Trong hệ thống, trên cơ sở chuyển thư, văn phòng ở khu vực, sau khi tiến hành tập họp và xử lý các séc nhận được trong ngày, chuẩn bị một séc chuyển khoản DTC và gửi kèm với giấy biên nhận (cho các quỹ được gửi vào ngân hàng ký thác địa phương) tới ngân hàng tập trung trung ương của công ty. Trong khi DTC đang được
chuyển qua thư, ngân hàng ký thác địa phương xử lý các séc và sau đó chuyển cho ngân hàng tập trung trung ương của công ty. Các quỹ chỉ sẵn có khi ngân hàng tập trung trung ương của công ty nhận được và được thanh toán DTC. Khoảng thời gian này thường mất từ 2 đến 3 ngày hoặc dài hơn.
• Séc chuyển khoản điện tử (Electronic DTC): Với phương thức DTC điện tử, một trung tâm thu tiền nhận thông tin ký thác từ công ty ( chi nhánh hay vãn phòng địa phương). Vào thời điểm xác định trong ngày, thông tin này được chuyển cho ngân hàng tập trung trung ương của công ty. Vào lúc này, ngân hàng tập trung trung ương chuẩn bị một séc chuyển khoản và chuyển nó cho ngân hàng ký thác địa phương để thanh toán.
• Điện chuyển tiền (hệ thống chuyển tiền điện tử) (Wire transfer): Theo phương thức điện chuyển, các quỹ được chuyển toong ngày dựa vào hệ thống chuyển tiền điện tử nên sẽ không mất thời gian thanh toán bù trừ. Tuy nhiên phương thức này cũng có những chi phí lớn hơn so với DTC và DTC điện tử. Thông thường, điện chuyển chỉ sử dụng cho các khoản tiền lớn hay sử dụng theo định kỳ
Các phương thức khác:
• Xử lý đặc biệt: Cử người thu trực tiếp những séc có giá trị lớn để làm giảm thời gian chuyển thư.
• Séc được ủy quyền trước: Khi công ty nhận nhiều khoản thanh toán cố định có giá trị lớn từ những khách hàng thường xuyên, công ty có thể hình thành hệ thống séc được ủy quyền trước. Với cơ chế được ủy quyền trước, khách hàng ủy quyền cho công ty rút séc thanh toán trực tiếp trên tài khoản kỳ gửi không kỳ hạn của khách hàng. Phương pháp này rút ngắn thời gian chuyển thư và thời gian xử lý chứng từ đồng thời tăng tính đều đặn, chắc chắn cùa dòng tiền vào công ty.
• Doanh nghiệp yêu cầu khách hàng gửi séc thanh toán vào một ngày cố định cụ thể nhằm giảm thời gian chuyển chứng từ.
Doanh nghiệp luôn tìm kiếm phương thức thu hồi nợ nhanh nhất. Mức độ phức tạp và tính linh động của hệ thống thu tiền phụ thuộc vào quy mô và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì hệ thống thu tiền rất đơn giản và tốc độ thu hồi nợ chậm hơn nhiều so với các doanh nghiệp lớn áp dụng hệ thống rộng rãi đến từng địa phương.
Rút ngắn thời gian chuyển thư: Công ty mở văn phòng giao dịch tại địa phương để nhận séc trực tiếp, phương thức được sử dụng để đẩy nhanh tốc độ thu tiền.
Hộp an toàn (Lock box)
Đây là một trong những công cụ quản lý tiền truyền thống và lâu đời nhất.
(Rob Reider, Peter B.Heyler, 2003, 52) Công ty chọn một ngân hàng làm đại diện cho Công ty tại mỗi một địa phương để làm giúp mình những công việc hành chính mà không cần mở chi nhánh hay văn phòng đại diện. Công ty yêu cầu khách hàng, khi thanh toán, gửi séc vào một hộp an toàn (hộp khóa) xác định hay nói cách khác là hộp thư bưu điện riêng do Công ty thuê tại mỗi vùng địa phương khác nhau. Ngân hàng địa phương, với tư
cách là đại diện của Công ty, mở hộp khóa nhiều lần trong ngày và bắt đầu quá trình thanh toán vào tài khoản của Công ty tại địa phương đồng thời cũng thông báo cho Công ty. số dư trên tài khoản tại ngân hàng địa phương, định kỳ sẽ được chuyển đến ngân hàng chính theo yêu cầu của doanh nghiệp. Hệ thống hộp khóa vừa giúp rút ngắn thời gian chuyển thư, vừa giúp rút ngắn thời gian xử lý chứng từ.
Lợi ích từ việc giảm thời gian chuyển tiền cần phải được so sánh với chi phí liên quan, đối với văn phòng ở địa phương, chi phí bao gồm các khoản chi chi cho nhân sự, thiết bị, mặt bằng...Đối với hợp đồng hộp khóa, chi phí bao gồm các khoản phí trả cho ngân hàng hay chi phí cơ hội của các khoản tiền gửi bù đắp...nên doanh nghiệp cần tính toán và xem xét kĩ lưỡng khi xác định phương thức hiệu quả nhất trong quá trình thiết kế hệ thống thu tiền của doanh nghiệp.
Kiểm soát thanh toán (chi tiền)
Trong quá trình xây dựng hệ thống chi tiền của công ty, nhà quản lý tài chính cần tập trung vào việc kiểm soát và trì hoãn dòng tiền ra đến hết mức có thể mà không làm ảnh hưởng đến uy tín thanh toán của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp. Và vấn đề quan trọng là xây dựng quy trình thanh toán hợp lý sao cho không trả sau ngày đến hạn để giữ vững uy tín, đồng thòi cũng không trả quá sớm làm giảm lượng tiền sẵn có để công ty còn thực hiện đầu tư. Công việc này có thể thực hiện được bằng cách:
Làm tăng thời gian giữa thời điểm phát hành séc và thời điểm giá trị tờ séc bị ghi nợ vào tài khoản. Tuy nhiên, lợi ích và chi phí của tất cả các phương thức chi tiền đều phải được xem xét.
Các tài khoản có số dư bằng không
Trong mô hình doanh nghiệp lớn thì sẽ có nhiều bộ phận khác nhau. Nếu như mỗi bộ phận này đều có hệ thống thanh toán riêng, hay nói cách khác là có hệ thống tài khoản riêng, thì hiệu quả quản lý tiền trong chi tiêu cùa doanh nghiệp sẽ bị giảm sút. Điều này có thể đuợc khắc phục bằng cách doanh nghiệp thiết lập hệ thống tài khoản có sổ dư bằng 0 cho mỗi một bộ phận. Mỗi bộ phận vẫn tự phát
hành séc và rút tiền trên tài khoản của mình tại ngân hàng tập trung của toàn doanh nghiệp.
Hình 1.5: Tài khoản có số dư bằng không
(Rob Reider, Peter B.Heyler, 2003, 67) Hàng ngày, các séc được viết cho các hệ thống thanh toán riêng lẻ sẽ vẫn được ngân hàng tập trung thanh toán. Lúc này, do có số dư bằng 0 nên những tài khoản này sẽ bị ghi âm Vào cuối mỗi ngày, số dư âm trên các tài khoản này lại được khôi phục về số dư bằng 0 do được cấp tín dụng từ tài khoản chính của toàn doanh nghiệp. Chính vì thể mà Công ty có được một báo cáo tổng họp về các hoạt động thanh toán để có hoạt động mua hay bán chứng khoản khả thị phù họp, đáp ứng cho nhu cầu thanh toán.
Hệ thống tài khoản có sổ dư bằng 0 cho phép các bộ phận được làm việc độc lập mà bộ phận quản lý chung của Công ty vẫn kiểm soát được các hoạt động này.
Các phương pháp khác
• Tập trung các khoản phải trả, doanh nghiệp có nhiều chi nhánh có thể nhận và xác nhận hóa đơn nhưng việc thanh toán thực sự chỉ diễn ra tại trụ sở chính để duy trì kiểm soát và kéo dài chu kỳ thanh toán
• Tính giờ ký phát séc, doanh nghiệp sẽ tính thời điểm phát hành séc sao cho có thể kéo dài thời gian chuyển tiền bằng cách tận dụng ngày nghỉ, thứ 7, chủ nhật...
Trên thực tế dù phân tích chọn lựa phương thức nào doanh nghiệp cũng phải cân nhắc giữa chi phí và lợi ích của các phương thức chi tiền.
1.2.2.2. Dự báo dòng tiền
Việc sử dụng hệ thống, phương thức để tăng tốc độ thu hồi tiền, làm chậm quá trình thanh toán của doanh nghiệp là những nội dung quan trọng của quản trị tiền. Tuy nhiên, những hệ thống phương thức trên không đủ hỗ trợ cho các nhà quản lý tài chính trong việc thỏa mãn các nhu cầu chi tiêu và đầu từ sinh lời bằng tiền của doanh nghiệp. Bởi vậy, dự báo dòng tiền cũng vô cùng quan trọng với doanh nghiệp khi quản trị tiền.
Dự báo dòng tiền là ước tính kết quả hợp lý nhất hoặc thay đổi vị thế tài chính trong tương lai của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nắm bắt được những tác động đến dòng tiền dự báo. Lợi ích chính của dự báo dòng tiền mang lại là giúp doanh nghiệp chuẩn bị và ra quyết định khi ngân quỹ thặng dư hoặc thiếu hụt. Mục đích của việc dự báo dòng tiền là tạo ra khả năng hiển thị vào vị trí tiền và thanh khoản của công ty bằng cách mô phỏng và xác định dòng tiền vào và dòng tiền ra trước, tìm hiểu liệu sẽ có yêu cầu tài trợ nào không và để đảm bảo rằng các quỹ tiền của công ty được sử dụng tối đa và không có khoản vay thêm. Điều này cũng mang lại lợi thế khác, cụ thể hơn; Dự báo dòng tiền thành công làm giảm chi phí vốn và tăng lợi nhuận của tiền thừa. (Rajendra, 2013.)
Cũng theo Rajendra (2013), việc dự báo tốt hỗ trợ việc ra quyết định quản lý và cho phép quản lý rủi ro. Thành phần cơ bản của quản lý rủi ro là nhận thức được dòng tiền trong tương lai và quản lý hiệu quả. Điều này một lần nữa có ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị tài chính của công ty. Sơ đồ 1.6 trình bày quá trình dự báo cơ bản và vai trò của nó trong quản lý tài chính của công ty.
(Nguồn: Rajendra, 2013) Dự báo dòng tiền là vô ích nếu nó được dựa trên thông tin không chính xác. Bằng cách so sánh dự báo trước đây với số liệu thực tế và hiệu chỉnh hệ thống, công ty có thể cải thiện dự báo dòng tiền. Điều này là để đảm bảo thông tin tốt hơn được cung cấp cho các dự báo trong tương lai. Để giữ cho quá trình dự báo trôi chảy và không gặp khó khăn trong quá trình duy trì, quy trình dự báo nên được tự động nếu có thể. (Bragg, 2010.) Rajendra (2013) lưu ý rằng có một số phương pháp dự báo dòng tiền. Việc thực hiện phương pháp dự báo phụ thuộc vào nhu cầu thực tế. Sơ đồ 1.7 cho thấy hai loại dự báo dòng tiền cổ điển, trực tiếp và gián tiếp.
Dữ liệu đầu vào chính để dự báo
Các nhân tố ảnh hưởng chính
Dự báo dựa trên những phương thức thích hợp Thực hiện các quyết định tài chính .Nhóm xuyên chức năng và các thực thể đầu vào . Các biến có thể là nguyên nhân làm thay đổi các đầu vào
. Ngắn hạn
. Trung hạn
. Dài hạn
Đánh giá & Báo cáo sự chính xác
. Quản lý thanh khoản
. Vay vốn và đầu tư
. Quản lý rủi ro
. Định giá
(Nguồn: Rajendra, 2013) Theo Epstein (2011, 75.) cho rằng "Các nhà sản xuất quy tắc, Hội đồng Tiêu chuẩn Kế toán Tài chính, thích phương pháp trực tiếp hơn. Phương pháp này nhóm các lớp chính của các khoản thu tiền và thanh toán bằng tiền. Ví dụ: tiền thu được từ các khách hàng được nhóm lại một cách riêng biệt từ tiền nhận được từ tài khoản tiết kiệm có thu nhập hoặc từ cổ tức trả cổ phiếu do công ty sở hữu. Các nhóm thanh toán bằng tiền chủ yếu bao gồm tiền thanh toán để mua hàng tồn kho, tiền trả cho người lao động, tiền trả cho các khoản thuế và tiền trả cho các khoản lãi vay. "
Trực tiếp Gián tiếp
Thu&Chi tiền
• Các lịch thu nợ và chi tiền trong tương lai gần.
• Tốt trong vòng 30 ngày.
Thu nhập ròng được điều chỉnh
• Bắt đầu với thu nhập trước thuế, trả lãi và khấu hao và thêm vào hoặc bỏ đi các mục thay đổi trong bảng cân đối kế toán.
• Sử dụng các dự báo. Sự phân phối
• Cân đối số ngày để chi trả dựa trên lịch sử.
• Sự hồi quy để hiệu chỉnh thời kỳ cuối hoặc tính thời vụ.
Đảo ngược luỹ kế
• Hoạt động giống như phương thức Thu nhập ròng được điều chỉnh.
• Đảo ngược luỹ kế và vị trí tiền được quyết định bằng cách sử dụng các phép chiếu sử dụng phân phối tĩnh và các thuật toán.
Bảng cân đối kế toán
• Dự toán tài khoản tiền sổ sách.
• Thừa nhận tất cả đều đúng tại thời điểm đến.
Phương pháp trực tiếp, Phương pháp thu, chi tiền là phương pháp dự báo dòng tiền ngắn hạn thông dụng nhất. Các khoản thu bằng tiền và chi tiền được minh họa trong Sơ đồ dưới đây, Cách tiếp cận này theo theo một sau một quá trình đơn giản để xây dựng một dòng thời gian mô tả các dòng tiền vào và dòng tiền ra được.