Mở rộng phạm vi của các hoạt động tuân thủ

6. Kết cấu luận văn

3.1.2. Mở rộng phạm vi của các hoạt động tuân thủ

Mặc dù ngân sách dành cho hoạt động tuân thủ đã giảm và có xu hướng ổn đinh, nhân sự cho hoạt động này cũng chỉ có sự phát triển khiêm tốn, nhưng phạm vi của các hệ thống tuân thủ đã được mở rộng đáng kể. Nhiều hoạt động được chuyển từ các phòng chức năng khác sang cho bộ phận tuân thủ, chẳng hạn như: Việc thực hiện kế hoạch quản trị hồ sơ và các chính sách (Chức năng chuyển từ Phòng Pháp chế), hoặc quản trị SOA (Chức năng chuyển từ Phòng Kiểm toán nội bộ). Các chức năng đã được mở rộng, nên vị trí của quản trị tuân thủ được nâng cao bên trong doanh nghiệp.

Ngoài các nhiệm vụ thông thường như: Phát triển các bộ nguyên tắc ứng xử, quản lý đường đây hỗ trợ, thiết kế đào tạo và triển khai, đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống quản trị tuân thủ, doanh nghiệp thường đầu tư thời gian và nguồn lực vào giám sát hoạt động của các bên thứ ba có liên quan, đánh giá đối tác kinh doanh mới, đánh giá và giảm thiểu rủi ro và quản trị điều tra nội bộ. Với quy định chi tiết hơn và điều chỉnh các hoạt động quản trị doanh nghiệp, phạm vi của quản trị tuân thủ đã được mở rộng và chạm tới nhiều khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp.

3.1.3. Tăng quyền tiếp cận với CEO, Ban quản trị doanh nghiệp:

Trước đây, luật sư trưởng của doanh nghiệp đóng vai trò trung tâm trong quản lý các vấn đề liên quan tới tuân thủ. Nhưng trong thời gian gần đây, đã có sự tiếp cận đối với các thành viên trong Ban quản trị doanh nghiệp.

Đặc biệt, bắt đầu từ năm 2010, các doanh nghiệp có cán bộ tuân thủ được quyền báo cáo trực tiếp lên CEO đã tăng hơn 10%, đạt 32% tổng số doanh nghiệp, và tường báo cáo với ủy ban kiểm toán hoặc Ban quản trị doanh nghiệp. Cùng với kỳ vọng về tuân thủ ngày càng tăng, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp muốn có những báo cáo thường niên thường xuyên hơn cũng như làm việc trực tiếp với người đứng đầu bộ phận tuân thủ, đưa ra những yêu cầu trực tiếp đối với bộ phận này. Đó là bảo vệ doanh nghiệp khỏi những rủi ro mà không làm ảnh hưởng tới tiến trình đạt được những mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp thông qua hoạt động quản trị tuân thủ tại doanh nghiệp (CEB, 2015).

3.1.4. Thiết lập các đầu mối thông tin tuân thủ:

Trong những năm gần đây, số lượng trung bình các đầu mối thông tin tại doanh nghiệp đã tăng từ 0.5 đầu mối/doanh nghiệp vào năm 2010 lên 15 đầu mối/doanh nghiệp vào năm 2014 (CEB, 2015).

Những đầu mối này không phải là một phần của bộ phận tuân thủ, nhưng đóng vai trò hỗ trợ các nhóm tập trung bằng việc chuyển tiếp và củng cố hoạt động truyền thông về đạo đức doanh nghiệp, thúc đẩy nền văn hóa đạo đức tích cực, hoạt động như một cơ quan giám sát trong việc tiếp nhận và xử lý những mối quan tâm tại mức độ địa phương.

Chương trình đầu mối thông tin này xuất phát từ nhu cầu nhằm tiết kiệm thời gian và tiền bạc, nâng cao nhận thức về rủi do, tăng cường ảnh hưởng chức năng và mức độ tiếp nhận của nhân viên về đạo đức và tuân thủ.

3.1.5. Phương pháp tiếp cận toàn diện hơn về hiệu quả của hệ thống quản trị tuân thủ

Tuân thủ là kỳ vọng chung của chính sách Nhà nước, chiến lược kinh doanh, và lợi ích cá nhân. Trong năm 2014, 70% doanh nghiệp cho biết họ triển khai hệ

thống quản trị tuân thủ một cách cẩn thận (dựa trên báo cáo đánh giá nội bộ hoặc thẩm định từ bên ngoài), gần 60% doanh nghiệp yêu cầu các đối tác của mình đưa ra đánh giá, phản hồi về sản phẩm, dịch vụ của mình. Một biện pháp thường được sử dụng đó là điều tra văn hóa doanh nghiệp với đối tượng chính là nhân viên trong doanh nghiệp, thu thập ý kiến về sự trong sạch, cũng như đánh giá của họ về các hành vi sai trái. Đây có thể là một phần trong hoạt động đánh giá hiệu quả chương trình tổng thể, và được sử dụng để thu thập những thông tin về rủi do trực tiếp từ hoạt động tác nghiệp (CEB, 2015).

Mức độ trong sạch cao giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận và giảm thiểu rủi ro tổng thể. Hai năm trước, phần lớn (khoảng 58%) hệ thống quản trị tuân thủ coi việc “thúc đẩy một văn hóa doanh nghiệp trong sạch và toàn vẹn” là mục tiêu sống còn của chương trình, 22% chương trình trong số này coi việc đánh giá văn hóa là thước đo cho sự thành công. Con số này ngày càng tăng trong thời gian gần đây. Trong tương lai sẽ có nhiều chương trình thu thập đánh giá của nhân viên về phong cách, đạo đức của lãnh đạo doanh nghiệp, thẳng thắn trong đánh giá, công bằng tại tổ chức, đạo đức lãnh đạo, và các chỉ tiêu văn hóa khác (CEB, 2015).

Dù có sự khác biệt trong cơ cấu tại doanh nghiệp trong các ngành nghề khác nhau. Nhưng nhìn chung, xu hướng quản trị tuân thủ trên thế giới đã có sự phát triển về bản chất. Phạm vi của các hoạt động tuân thủ ngày càng được mở rộng, bộ phận tuân thủ của doanh nghiệp được trao nhiều quyền hạn hơn, được tiếp cận với các cấp lãnh đạo cao hơn, được đưa ra các quyết định liên quan từ chiến lược cho tới hoạt động thường nhật tại doanh nghiệp.

3.2. Các giải pháp tăng cường tính thủ tại doanh nghiệp Việt Nam

3.2.1. Nâng cao nhận thức về tuân thủ pháp luật

Trước hết, cần nâng cao nhận thức về đạo đức kinh doanh ở Việt Nam thông qua tuyên truyền và giáo dục cho doanh nghiệp cũng như người dân.

-Tuyên truyền, phổ cập các kiến thức về đạo đức kinh doanh nhằm định hướng hành vi của người dân trên các phương tiện thông tin đại chúng, để người dân có thể nắm được nhằm tự bảo vệ quyền lợi cho mình và giám sát hoạt động của

doanh nghiệp, cần phải đẩy mạnh công tác tuyên huyền, giáo dục để làm cho các doanh nghiệp và những người sản xuất, kinh doanh có nhận thức đúng đắn hơn, đầy đủ hơn về đạo đức kinh doanh.

- Xây dựng các nhóm bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng để tuyên truyền về đạo đức kinh doanh cũng như quyền lợi của người tiêu dùng, giúp người dân nhận thức rõ hơn, đấu tranh cho quyền lợi của người tiêu dùng.

-Các cơ quan hữu quan cần tổ chức các lớp học cho doanh nghiệp về đạo đức kinh doanh, chọn lựa dịch và xuất bản một số sách có uy tín của nước ngoài về đề tài này...

-Các trường cao đẳng, đại học khối kinh tế cũng cần đưa nội dung về đạo đức kinh doanh vào chương trình đào tạo của mình, có thể dưới dạng một môn riêng hay gài vào các môn học khác như quản trị nhân sự, nghiệp vụ kinh doanh.,.

Thứ hai, cần có những biện pháp khuyến khích doanh nghiệp nâng cao đạo đức kinh doanh của mình

-Cần xây dựng hệ thống đánh giá về đạo đức trong phạm vi xã hội

-Các cơ quan hữu quan cần có những biện nháp để khuyến khích doanh nghiệp có thành tích trong đạo đức kinh doanh như xét tặng các giải thưởng nhằm tôn vinh các doanh nghiệp có “đạo đức kinh doanh” vì người tiêu đùng. Các cơ quan thông tin đại chúng có thể đăng bài tôn vinh những doanh nghiệp đạt tiêu chuẩn này... cần phải nêu nhiều hơn nữa những doanh nghiệp làm ăn chân chính, tuyên truyền, quảng bá những thương hiệu có uy tín đồng thời cũng phê phán mạnh mẽ những doanh nghiệp không có đạo đức kinh doanh. Từ đó, đề cao việc muốn kinh doanh tốt phải có đạo đức tốt. Doanh nghiệp chỉ có thể tồn tại bền vững và làm ăn phát đạt khi khẳng định được uy tín, thương hiệu dựa trên chất lượng sản phẩm.

Ngoài ra, các cơ quan có thẩm quyền phải tăng cường kiểm tra, kiểm soát và có chế tài xử phạt nghiêm minh, tăng mức tiền phạt hoặc đình chỉ hoạt động.

Cuối cùng, các doanh nghiệp cần chủ động trong công tác tăng cường đạo đức kinh doanh bằng cách:

- Thành lập bộ phận chuyên quản lý về đạo đức trong phạm vi doanh nghiệp nhằm nghiên cứu, đề ra các chính sách, qui tắc và thể chế về đạo đức, được áp đụng

trong một tổ chức kinh doanh. Bộ phận này có vai trò như một ban tư vấn cho lãnh đạo doanh nghiệp về phương diệnđạo đức kinh doanh

- Giáo dục đạo đức kinh doanh cho nhân viên bằng cách phổ biến các qui chế và qui tắc đạo đức của doanh nghiệp.

3.2.2. Đổi mới quản trị doanh nghiệp hướng tới tuân thủ

Để phát triển bền vững và thu hút các nguồn vốn đầu tư dài hạn, doanh nghiệp cần có cơ chế quản trị doanh nghiệp đáng tin cậy, phải tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực về quản trị doanh nghiệp tiên tiến trên thế giới.

Thực tế là doanh nghiệp Việt Nam hiện vẫn xếp ở thứ hạng cuối trong bảng xếp hạng Thẻ điểm quản trị công ty (ACGS) của 6 quốc gia trong khu vực ASEAN, sau Singapore, Malaysia, Thái Lan, Philippines và Indonesia (Theo ACGS 2017, các công ty niêm yết của Việt Nam đạt mức điểm trung bình là 41,3 trên thang điểm 130 và điểm số cao nhất là 73 trên thang điểm 130). Nguyên nhân chính là do hệ thống quản trị của các công ty Việt Nam vẫn chưa theo kịp các thông lệ quốc tế chuẩn, đặc biệt trong cấu trúc và hoạt động của hội đồng quản trị.

Do đó, việc đổi mới quản trị doanh nghiệp theo hướng tuân thủ các các nguyên tắc, chuẩn mực về quản trị doanh nghiệp tiên tiến trên thế giới và đặc biệt là Bộ Nguyên tắc QTCT theo thông lệ tốt nhất của Việt Nam có ý nghĩa quan trọng. Bộ Nguyên tắc QTCT theo thông lệ tốt nhất của Việt Nam được xây dựng dựa trên các Nguyên tắc QTCT của Khối G20/OECD, Thẻ điểm QTCT năm 2017 của ASEAN, và Nguyên tắc QTCT của các quốc gia khác. Bộ Nguyên tắc QTCT của Việt Nam được chia thành 5 phần nội dung chính, bao gồm 10 nguyên tắc chung và các nguyên tắc chi tiết, và sẽ được tóm tắt ở các trang tiếp theo. Tại phần 1 của bộ nguyên tắc quy định Trách nhiệm của Hội đồng Quản trị bao gồm:

Nguyên tắc 1: Thiết lập Vai trò, Trách nhiệm và Cam kết rõ ràng của HĐQT

Nguyên tắc 2: Thiết lập một HĐQT có Năng lực và Chuyên nghiệp

Nguyên tắc 3: Bảo đảm Vai trò Lãnh đạo Hiệu quả và sự Độc lập của HĐQT

Nguyên tắc 5: Bảo đảm Hoạt động Hiệu quả của HĐQT

Nguyên tắc 6: Thiết lập và Duy trì Văn hóa Đạo đức Công ty

Đây là phần nội dung quan trọng nhất, nhằm giúp tất cả các bên có quyền lợi liên quan hiểu được:

• Vai trò quan trọng của HĐQT và các thành viên HĐQT trong công tác chỉ đạo và

quản trị công ty, với các trách nhiệm mà cổ đông của công ty đã ủy thác cho họ

• Khung làm việc và cơ chế hoạt động để các thành viên HĐQT đảm nhận hoặc miễn nhiệm các trách nhiệm của mình một cách minh bạch và hiệu quả

• Những thông lệ tốt nhất đối với một HĐQT có năng lực và cân bằng, tập trung vào các vấn đề liên quan đến tính độc lập, cơ cấu tổ chức, cơ cấu thành viên và đánh giá hiệu quả hoạt động của HĐQT

•Điều lệ hoạt động của HĐQT xác định rõ vai trò, nhiệm vụ và trách nhiệm giải trình. Vai trò của HĐQT bao gồm việc thiết lập khẩu vị rủi ro và các kiểm soát liên quan; mục tiêu hiệu quả hoạt động, trong đó có các tiêu chí Môi trường, Xã hội và Quản trị (ESG); hệ thống kế toán và báo cáo tài chính; kiểm toán độc lập; các xung đột lợi ích tiềm tàng; và kế hoạch kế nhiệm cho các vị trí chủ chốt.

• Các thành viên HĐQT được yêu cầu hiểu rõ các Trách nhiệm Ủy thác của

mình, với mức độ quan tâm và cẩn trọng hợp lý vì lợi ích cao nhất của công ty và các cổ đông, bao gồm lợi ích của các bên có lợi ích liên quan.

• Sự đa dạng trong cơ cấu thành viên HĐQT phải được tăng cường thông qua

sự đa dạng trong trình độ và kinh nghiệm, được thể hiện qua một ma trận kỹ năng mô tả các vai trò và năng lực cần thiết.

• Tất cả các thành viên phải được đề cử thông qua một quy trình chính thứctrước khi được bầu cử tại các đại hội cổ đông và không được giữ vai trò tư vấn hoặc cố vấn được trả phí bởi công ty.

• Các Thành viên HĐQT độc lập chỉ nên tham gia HĐQT của một công ty trong tối đa chín năm liên tục, và một người nên được bổ nhiệm làm “Thành viên HĐQT độc lập đứng đầu”.

• Tính hiệu quả của vai trò giám sát của HĐQT có thể được tăng cường thông qua việc thành lập Ủy ban Kiểm toán, Ủy ban Quản lý rủi ro và Ủy ban QTCT, Bổ nhiệm và Lương thưởng (CGNR), trong đó mỗi ủy ban bao gồm tối thiểu ba thành viên không điều hành, và đa phần các thành viên của Ủy ban, bao gồm Chủ tịch ủy ban, phải là thành viên độc lập.

• HĐQT nên thực hiện và giám sát việc tuân thủ Bộ Quy tắc Ứng xử và Đạo

đức Kinh doanh, để thúc đẩy văn hóa đạo đức trong doanh nghiệp.

• HĐQT tự đánh giá hiệu quả hoạt động hàng nămthông qua các tiêu chí và quy trình đánh giá minh bạch, được hỗ trợ bởi CGNR và/hoặc với sự tham gia đánh giá định kỳ của các bên độc lập.

3.2.3. Xây dựng mô hình quản trị tuân thủ tại doanh nghiệp

Hiện nay, chương trình tuân thủ mới chỉ bước đầu được áp dụng tại một số doanh nghiệp lớn, trong khi đó khối lượng doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam rất nhiều nhưng những doanh nghiệp này chưa thực sự quan tâm đến chương trình tuân thủ của doanh nghiệp, chưa có một bộ phận trong doanh nghiệp làm nhiệm vụ kiểm soát nội bộ cũng như đưa ra những đề xuất để doanh nghiệp hoạt động theo đúng những quy định của pháp luật. Có thể nguyên nhân do những người đứng đầu doanh nghiệp chưa nhận ra được lợi ích thực sự của việc áp dụng chương trình tuân thủ, cũng có thể do chi phí để áp dụng chương trình tuân thủ quá lớn... Do đó, đối với nền kinh tế Việt Nam, một nền kinh tế đang phát triển với kinh tế nhà nước vẫn giữ vai trò chi phối thì để nâng cao những doanh nghiệp sử dụng chương trình tuân thủ thì nhà nước cần tuyên truyền để các doanh nghiệp hiểu được tầm quan trọng, so sánh giữa lợi ích đạt được và chi phí mất đi trong việc tuân thủ, từ đó doanh nghiệp chủ động đưa chương trình tuân thủ vào áp dụng tại doanh nghiệp mình.

Vấn đề quan trọng cho mỗi doanh nghiệp là cần thực hiện xây dụng chương trình tuân thủ phù hơp với lĩnh vực hoạt động, chiến lược, qui mô của doanh nghiệp.

Đối với những doanh nghiệp đa quốc gia lớn tại Việt Nam, đa số các doanh nghiệp này đã hiểu được những lợi ích thu được từ chương trình tuân thủ và đã có chương trình tuân thủ của riêng mình. Tuy nhiên những doanh nghiệp này cũng cần

có những bước điều chỉnh cho chương trình tuân thủ của họ phù hợp với những qui định của Việt Nam mà vẫn đảm bảo những tiêu chuẩn của quốc tế.

Đối với những doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp cổ phần và các doanh nghiệp không có yếu tố nước ngoài, hiện nay chưa có chương trình tuân thủ trong các doanh nghiệp này. Việc cần thiết cho các doanh nghiệp Việt Nam này là xây dựng chương trình tuân thủ nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện tốt các nghĩa vụ liên quan đến pháp luật, đạo đức và trách nhiệm xã hội. Bài toán đặt ra cho các doanh nghiệp là cân đối được chi phí phù hợp trong khả năng của doanh nghiệp trong việc xây dựng chương trình tuân thủ và sử dụng nhũng nguồn lực để thực hiện chương trình này. Trong đó, các doanh nghiệp lớn có thể bằng nguồn lực của mình tự xây dựng bộ qui tắc ứng xử và chương trình tuân thủ phù hợp với ngành nghề kinh doanh cho riêng mình. Các doanh nghiệp lớn cũng có thể mua bản quyền