Quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp thực chất chính là việc triển khai các phương pháp tuyển chọn để chọn lọc ra những ứng viên tốt nhất, phù hợp nhất với yêu cầu công việc cần tuyển dụng. Quá trình tuyển dụng tại doanh nghiệp thường được diễn ra theo trình tự như sau:
1.2.3.1. Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Sau khi ra thông báo tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ thu về một lượng hồ sơ ứng viên, khi đó nhóm các nhân viên thực hiện tuyển dụng có nhiệm vụ thực hiện tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên.
Trong bước này các nhà tuyển dụng tiến hành tiếp đón các ứng viên, quan sát phong thái, cử chỉ của ứng viên và xem xét hồ sơ xin việc của họ có đủ điều kiện về bằng cấp, chứng chỉ và các giấy tờ cá nhân liên quan theo yêu cầu của doanh nghiệp hay không, từ đó loại bỏ ứng viên có hồ sơ không phù hợp.
Nghiên cứu hồ sơ của các ứng viên được bắt đầu bằng việc nghiên cứu lý lịch, hồ sơ cá nhân và đơn xin việc của ứng viên, so sánh với bản tiêu chuẩn công việc mà doanh nghiệp đã xây dựng trước đó. Khi nghiên cứu hồ sơ ứng viên, nhà tuyển dụng thường tìm những điểm không rõ ràng hay không nhất quán để xem xét kỹ hơn. Bộ phận phụ trách nhân sự chuẩn bị báo cáo phân tích và đánh giá từng ứng viên dựa trên kết quả nghiên cứu hồ sơ.
Nhân viên tiếp nhận hồ sơ cần có thái độ niềm nở và lịch sự khi tiếp đón ứng viên để tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp về tổ chức. Khi quyết định có loại bỏ ứng viên hay không cần được hội đồng tuyển chọn hội ý thống nhất. Tất cả mọi hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc, có phân loại để tiện cho việc sử dụng sau này khi có nhu cầu.
1.2.3.2. Thực hiện tuyển dụng
Các nhà tuyển dụng sẽ tiến hành sử dụng kết hợp nhiều phương pháp tuyển chọn khác nhau để thực hiện tuyển dụng nhân lực. Các phương pháp này không nhất thiết phải cố định mà có thể thay đổi phụ thuộc vào mức độ phức tạp của công việc, tính chất của loại lao động cần tuyển dụng hay phụ thuộc vào khả năng đáp ứng về công tác tổ chức cho hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp... Dưới đây là trình tự quá trình tổ chức tuyển dụng thường được các doanh nghiệp áp dụng.
Bước 1: Sơ tuyển
Mục tiêu của sơ tuyển là loại bỏ các ứng viên không đáp ứng các yêu cầu cơ bản của doanh nghiệp. Sơ tuyển thường gồm các bước và nội dung sau:
- Xem xét và nghiên cứu lý lịch;
- Phỏng vấn sơ bộ các ứng viên;
- Kiểm tra, trắc nghiệm các kỹ năng;
- Thẩm tra.
Bước 2: Phỏng vấn
Phỏng vấn nhằm các mục đích:
- Nắm được càng nhiều thông tin càng tốt về kiến thức, trình độ, kỹ năng và năng lực của ứng viên, các kinh nghiệm trong công việc;
- Đánh giá xem ứng viên có những đặc điểm cá tính cần thiết (bản lĩnh) để có thể đảm nhận tốt vị trí cần tuyển hay không, đánh giá về tính nghiêm túc, tinh thần trách nhiệm, sự chín chắn và tính trung thực của ứng viên;
- Xác định động cơ, các nguyện vọng nghề nghiệp, các mục tiêu trước mắt và lâu dài, khả năng thăng tiến của ứng viên;
Yêu cầu mà các cuộc phỏng vấn đặt ra là cần tìm kiếm những ứng viên đảm bảo phù hợp với các đòi hỏi đặt ra của doanh nghiệp về trình độ, khả năng chuyên môn, các yếu tố về kỹ thuật và các yếu tố khác. Trong quá trình phỏng vấn, các nhà tuyển dụng cũng sẽ cung cấp cho ứng viên về những quy định, định hướng, các chế độ đãi ngộ nhân viên của doanh nghiệp... và xem xét thái độ của ứng viên, xác định khả năng gắn bó của ứng viên với doanh nghiệp. Ngoài ra, thông qua phỏng vấn, các nhà tuyển dụng sẽ xem xét và đánh giá xem ứng viên có khả năng thích nghi và hòa nhập tốt với môi trường làm việc mới hay không, có hiểu rõ về các quy định và chỉ dẫn trong công việc hay không... Từ đó căn cứ để xem xét mức độ phù hợp của ứng viên và đưa ra lựa chọn tiếp theo.
Ngoài ra, tùy tính chất của từng vị trí công việc và tại một số doanh nghiệp lớn có số lượng ứng viên lớn, cần độ sàng lọc cao thì các phương pháp tuyển chọn khác ngoài phỏng vấn sẽ được áp dụng có thể là trước hoặc sau khi phỏng vấn như phương pháp trắc nghiệm nhân sự, khám sức khỏe và đánh giá thể lực của các ứng viên...
Trong trắc nghiệm nhân sự có nhiều loại trắc nghiệm: trắc nghiệm thành tích, trắc nghiệm về năng khiếu và khả năng, trắc nghiệm về tính cách và sở thích, trắc nghiệm về tính trung thực, trắc nghiệm y học. Các trắc nghiệm nhân sự giúp cho các nhà tuyển chọn nắm được các tố chất tâm lý, những khả năng, kỹ năng và các khả năng đặc biệt khác của các ứng viên khi mà các thông tin về nhân sự khác không cho ta biết được một cách chính xác và đầy đủ. Phương pháp này thường được áp dụng trước phương pháp phỏng vấn. Khi dùng phương pháp trắc nghiệm để tuyển chọn, các nhà tuyển dụng cần phải chọn được các phương pháp thích hợp thì mới dự đoán được thành tích thực hiện công việc, nếu không sẽ gây lãng phí nguồn lực của công ty mà chưa chắc đã đem lại kết quả như mong muốn.
Việc khám sức khỏe và đánh giá thể lực của các ứng viên nhằm giúp các nhà tuyển dụng xác định xem ứng viên có đủ sức khỏe để đảm nhiệm công việc và làm việc lâu dài trong doanh nghiệp hay không và tránh những đòi hỏi không chính đáng của người được tuyển về vấn đề sức khỏe và thể lực trong quá trình làm việc sau này. Phương pháp này thường được thực hiện sau phương pháp phỏng vấn, do các chuyên gia về y tế đảm nhận, phòng nguồn nhân lực cần cung cấp các tiêu chuẩn về thể lực cho các vị trí việc làm để các chuyên gia y tế dựa vào đó để tuyển chọn. Bước này cần phải được xem xét và đánh giá một cách khách quan, tránh các hiện tượng hình thức, qua loa.
Bước 3: Tuyển chọn
Một khi có những thông tin tổng hợp và đánh giá về ứng viên dựa trên các tiêu chuẩn của tuyển dụng (như trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng nghề nghiệp, kỹ năng giao tiếp cá nhân, cá tính, mức độ thử thách, khả năng tiếp thu nghề nghiệp, thành thạo ngôn ngữ, động cơ, thái độ đối với công việc...) có kết hợp với các yếu tố thực tế khác của ứng viên (như tướng mạo, trí thông minh, kiến thức về sản phẩm, sức khỏe, các thói quen, bản sắc, tính trung thành, tính tự lực...), doanh nghiệp có thể tiến hành sự chọn lựa các ứng viên có tiềm năng tốt nhất, đáp ứng cao nhất cho yêu cầu công việc đặt ra.
Bước 4: Ra quyết định tuyển dụng
Khi quy trình chọn lựa đã hoàn tất và đã tìm ra những ứng viên phù hợp nhất, doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định cuối cùng và tiếp nhận nhân sự trúng tuyển. Đây cũng là bước tiến hành hoàn tất hồ sơ tuyển dụng để tiến đến bố trí, sắp xếp công việc cho ứng viên, thường được bắt đầu bằng quá trình thử việc.
Bước 5: Định hướng và theo dõi nhân viên mới
Doanh nghiệp cần phải có định hướng công việc cho nhân viên mới, để đảm bảo nhân viên mới thực hiện tốt công việc được giao. Việc này thường được thực hiện bởi bộ phận nhân sự và quản lý các phòng ban. Mục đích của quá trình định hướng nhân viên là giúp đỡ các nhân viên mới:
- Hiểu rõ hơn về những công việc của họ và các kỳ vọng của doanh nghiệp;
- Cảm thấy rằng họ hiểu rõ doanh nghiệp và là một bộ phận của doanh nghiệp;
- Cảm thấy được sự chào đón và được đánh giá cao.
Quá trình định hướng vừa hữu ích cho nhân viên mới đồng thời còn đem lại lợi ích cho doanh nghiệp, giúp nhân viên mới nhanh chóng bắt tay vào công việc và hòa hợp dễ dàng vào hoạt động của doanh nghiệp. Quá trình này còn giúp các nhân viên mới hiểu rõ các mục tiêu của doanh nghiệp, gặp gỡ đồng nghiệp và biết được kỳ vọng của doanh nghiệp như thế nào đối với mình trong vị trí được phân công.
Quá trình theo dõi thường được gắn liền với quá trình thử việc của nhân viên mới, được tiến hành trước khi họ bắt đầu làm việc chính thức cho doanh nghiệp. Thời gian thử việc thường không quá 02 tháng kể từ ngày nhân viên mới thực sự bắt đầu làm việc. Quá trình thử việc này có thể bị chấm dứt trước khi hết thời hạn thử việc vì những lý do sau:
- Vì một lý do chính đáng và được pháp luật hiện hành cho phép.
- Khi nhân viên thử việc không đủ tư cách trở thành một nhân viên chính thức của doanh nghiệp, vì không đáp ứng được các tiêu chuẩn hợp lý mà doanh nghiệp đặt ra.