Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp chấp nhận đầu tư thời gian và tiền bạc nhằm chiêu mộ những nhân sự có đạo đức nghề nghiệp, năng lực làm việc cao. Điều này có thể thấy doanh nghiệp rất coi trọng công tác tuyển dụng trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực. Tuyển dụng hiệu quả là một trong những yếu tố then chốt giúp duy trì sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Vậy thế nào là tuyển dụng có hiệu quả? Có những tiêu chí gì để đánh giá rằng việc tuyển dụng của doanh nghiệp đã có hiệu quả hay chưa? Nhìn chung, khi đánh giá bất kỳ công việc gì cũng đều xét đến bốn tiêu chí: Số lượng, chất lượng, tiến độ và chi phí. Khi phân tích hiệu quả hoạt động của tuyển dụng, các nhà quản trị cần thu thập các thông tin sau:
- Số lượng và chất lượng các hồ sơ xin tuyển;
- Hệ số giữa số lượng nhân viên mới được tuyển và số lượng chỉ tiêu tuyển dụng của doanh nghiệp;
- Số lượng ứng viên chấp nhận và số lượng ứng viên từ chối chấp nhận công việc ở một mức lương nhất định;
- Số lượng nhân viên mới bỏ việc;
- Chi phí cho các hoạt động tuyển dụng và chi phí cho một lần tuyển; Chi phí này bao gồm tất cả các khoản liên quan đến tuyển dụng như chi phí thuê dịch vụ cho công tác tuyển dụng, chi phí quảng cáo... Dưới đây là một vài chỉ số đo lường hiệu quả tuyển dụng của doanh nghiệp thường được sử dụng:
1.4.1.1. Tỷ lệ chuyển đổi ứng viên từ nộp đơn sang phỏng vấn
Tỷ lệ chuyển đổi ứng viên từ giai đoạn nộp đơn sang giai đoạn phỏng vấn cho biết phần trăm ứng viên lọt vào vòng phỏng vấn cho mỗi vị trí tuyển dụng trên toàn bộ đơn xin việc.
Số lượng ứng viên lọt vào vòng phỏng vấn
Tỷ lệ chuyển đổi = x 100% Tổng số lượng ứng viên nộp đơn xin việc
Chỉ số về tỷ lệ chuyển đổi ứng viên giữa hai giai đoạn này đóng góp rất lớn vào việc đánh giá hiệu quả của quy trình tuyển dụng. Khi nhìn vào con số này, nhà tuyển dụng sẽ biết được “phễu tuyển dụng” của mình có đang bao gồm những ứng viên thực sự chất lượng hay không. Đồng thời, nhà tuyển dụng hoàn toàn có thể kiểm tra nguồn ứng viên để nhận biết đâu là nguồn cung cấp cho doanh nghiệp nhiều ứng viên phù hợp nhất, từ đó cắt giảm chi phí cho những nguồn kém hiệu quả hơn. Cuối cùng, dựa vào tỷ lệ chuyển đổi ứng viên từ nộp đơn sang phỏng vấn, các nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng tìm ra những giả định về các vấn đề cần giải quyết trong khâu chuyển đổi này, sau đó đưa ra một “kịch bản” chiến lược giúp quá trình tuyển dụng trở nên trơn tru hơn, đạt tỷ lệ thành công lớn hơn.
Chỉ số về tốc độ tuyển dụng cho biết doanh nghiệp cần trung bình một khoảng thời gian bao lâu để có thể tuyển dụng được một ứng viên. Ví dụ như từ khi ứng viên nộp đơn xin việc cho đến vòng phỏng vấn mất 15 ngày, từ buổi phỏng vấn cho tới khi thông báo trúng tuyển mất 5 ngày, từ khi thông báo trúng tuyển đến ngày ứng viên trở thành nhân viên chính thức mất 5 ngày. Như vậy, tổng số ngày cần để tuyển dụng của vị trí này là 25 ngày.
Chỉ số về tốc độ tuyển dụng giúp nhà tuyển dụng xác định các khâu chưa hiệu quả để cải thiện chất lượng quá trình tuyển dụng. Thứ nhất, dữ liệu này chỉ ra các “nút thắt” đang tồn tại trong quá trình tuyển dụng khiến ứng viên không thể chuyển sang các bước tiếp theo. Từ đây, các nhà tuyển dụng sẽ đánh giá tình hình và đưa ra cách giải quyết phù hợp. Thứ hai, tốc độ tuyển dụng cũng cho thấy nhà tuyển dụng có đang đưa ra các quyết định nhanh chóng hay không, có cần cải thiện về thời gian đưa ra các quyết định này hay không.
1.4.1.3. Tỷ lệ ứng viên nhận việc sau khi ứng tuyển
Tỷ lệ ứng viên nhận việc sau khi được trúng tuyển cho biết có bao nhiêu ứng viên trúng tuyển xác nhận sẽ gia nhập vào đội ngũ nhân sự của công ty.
Số lượng ứng viên nhận việc
Tỷ lệ ứng viên nhận việc = x 100% Tổng số lượng ứng viên trúng tuyển
Chỉ số này cho biết về hiệu quả làm việc của hội đồng tuyển dụng. Tỷ lệ ứng viên nhận việc cao đồng nghĩa với việc hội đồng tuyển dụng đã đưa ra những quyết định tuyển dụng chính xác, đánh giá ứng viên qua các vòng tuyển dụng một cách kỹ càng, cẩn thận, cung cấp cho ứng viên những trải nghiệm tốt và tạo ảnh hưởng, gây ấn tượng nhất định đối với các ứng viên.
1.4.1.4. Tỷ lệ đạt chỉ tiêu tuyển dụng
Con số này cho biết kết quả tuyển dụng đạt được bao nhiêu phần trăm chỉ tiêu tuyển dụng đặt ra ban đầu.
Số lượng ứng viên được tuyển dụng
Tỷ lệ đạt chỉ tiêu tuyển dụng = x 100% Chỉ tiêu tuyển dụng trong kỳ tuyển dụng
Chỉ tiêu đặt ra càng khoa học, chiến lược vạch ra để hoàn thành chỉ tiêu sẽ càng cụ thể và hiệu quả hơn. Bởi vậy nên ngay từ bước đặt chỉ tiêu, nhà tuyển dụng cần cân nhắc rất kỹ về khoảng thời gian bỏ ra để thu thập được những ứng viên chất lượng về “phễu tuyển dụng” của mình, cần bao lâu để đưa họ qua từng vòng tuyển dụng và cuối cùng chốt số lượng ứng viên trúng tuyển. Việc liên tục đặt ra chỉ tiêu, theo dõi tiến trình và làm báo cáo sẽ giúp các kế hoạch tuyển dụng được theo sát một cách kỹ càng, đảm bảo tiến độ tuyển dụng và mang về cho doanh nghiệp những kết quả tuyển dụng tốt nhất.
1.4.1.5. Chi phí tuyển dụng
Chi phí tuyển dụng được phản ánh thông qua một số chỉ tiêu sau: ❖ Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch chi phí
CP tuyển dụng thực tế
Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch CP = x 100% CP tuyển dụng dự tính theo kế hoạch
Nếu tỷ lệ hoàn thành kế hoạch chi phí ≥ 100% thì tức là doanh nghiệp đã vượt mức chi phí dự kiến hay nói cách khách là không hoàn thành kế hoạch chi phí tuyển dụng. Và ngược lại, nếu tỷ lệ hoàn thành kế hoạch chi phí < 100% cho thấy doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch chi phí tuyển dụng. Điều này thể hiện việc tổ chức thực hiện tuyển dụng của doanh nghiệp là rất tốt, đã rút ngắn được nhiều giai đoạn trong quá trình tuyển dụng. Tuy nhiên, để đánh giá được chất lượng tuyển dụng qua chỉ tiêu này cần xem xét đến % hoàn thành kế hoạch tuyển dụng của tổ chức để có sự nhìn nhận chính xác hơn.
❖ Chi phí trên đầu người mới tuyển
Chỉ tiêu này cho thấy tổng chi phí để tuyển được một người lao động là bao nhiêu, được tính như sau:
Tổng chi phí tuyển dụng thực tế Chi phí trên đầu người mới tuyển =
Tổng lượng lao động mới tuyển
Chỉ tiêu này càng cao chứng tỏ việc thực hiện tuyển dụng là không tốt, gây ra lãng phí cho tổ chức nhưng đôi khi nó lại là tốt bởi nó phản ánh sự đầu tư cho
tuyển dụng là khá cao, nhằm để thu hút những lao động tiềm năng, có chất lượng cao cho doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp quy định chi phí trên đầu người mới tuyển cho các vị trí hoặc có dự tính mức này thì để đánh giá chất lượng tuyển dụng, tổ chức còn có thể so sánh chỉ tiêu trên với mức quy định hoặc dự tính và tùy điều kiện cụ thể mà đưa ra sự đánh giá.
1.4.1.6. Một số chỉ tiêu khác đánh giá công tác tuyển dụng nhân sự
Ngoài các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của quá trình tuyển dụng hay việc thực hiện tuyển dụng đã nêu ở trên thì các nhà quản trị còn có thể đánh giá hiệu quả của công tác tuyển dụng nhân lực thông qua một số chỉ tiêu khác như sau:
Một là, số lượng lao động tuyển mới không được chấp nhận: Chỉ tiêu này có nghĩa là lượng lao động mới được tuyển vào tổ chức nhưng trong quá trình thử việc do không đạt yêu cầu nên không được tổ chức chấp nhận. Số lượng lao động tuyển mới không được chấp nhận càng cao chứng tỏ hiệu quả của công tác tuyển dụng càng thấp và ngược lại. Có thể thấy con số này cũng nói lên sự thành công hay thất bại của công tác tuyển dụng. Bên cạnh đó còn có thể sử dụng tỷ số giữa số lượng lao động tuyển mới không được chấp nhận với tổng lao động tuyển mới để đánh giá hiệu quả của tuyển dụng.
Hai là, chi phí đào tạo lại: Khi có những yêu cầu trong công việc mà nhân viên mới không hoặc chưa đáp ứng được do chưa có kinh nghiệm hoặc chưa quen với môi trường làm việc mới thì doanh nghiệp sẽ phải có những buổi đào tạo lại cho những nhân viên này. Nếu chi phí đào tạo lại là thấp thì có thể thấy rằng kết quả làm việc của nhân viên mới là cao hơn, so sánh với chi phí tuyển dụng sẽ cho hiệu quả tuyển dụng là cao và ngược lại. Tuy nhiên điều này đôi khi còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: Chất lượng lao động của ngành nghề đó trên thị trường, mức độ hấp dẫn của công việc... Chính vì vậy để đánh giá hiệu quả tuyển dụng dựa trên tiêu chí này một cách chính xác và khách quan hơn thì cần phải xem xét thêm đến các yếu tố trên thị trường lao động có ảnh hưởng đến chất lượng người lao động.
Ba là, kết quả thực hiện công việc: Việc đánh giá kết quả thực hiện công việc sẽ cho các nhà quản trị biết được nhân viên của mình có hoàn thành các nhiệm vụ được giao hay không để từ đó cho biết mức độ phù hợp của nhân viên mới với công việc. Việc đánh giá này không chỉ cho thấy hiệu quả hay chất lượng của công tác tuyển dụng mà còn chỉ ra rằng tổ chức bố trí đúng người đúng việc hay không. Nếu kết quả thực hiện công việc là cao thì chứng tỏ hiệu quả tuyển dụng là cao và ngược lại. Để đánh giá được kết quả thực hiện công việc, tổ chức phải lập các bản đánh giá thực hiện công việc và tiến hành đánh giá. Tuy nhiên, việc đánh giá phải dựa trên một khoảng thời gian làm việc nhất định của người lao động chứ không thể thực hiện được ngay nên chỉ tiêu này thường chỉ được sử dụng để đánh giá hiệu quả tuyển dụng trong một thời kỳ hay giai đoạn phát triển nào đó của tổ chức.
1.4.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng nhân lực
1.4.2.1. Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp
❖ Các điều kiện về thị trường lao động
Thị trường lao động được biểu hiện qua quan hệ cung và cầu lao động trên thị trường. Yếu tố này có ảnh hưởng rất lớn đến công tác tuyển dụng của doanh nghiệp. Bởi lẽ khi cung lao động lớn hơn cầu lao động thì việc tuyển dụng của doanh nghiệp là thuận lợi và ngược lại. Khi đó, doanh nghiệp không chỉ dễ dàng tuyển được đủ số lượng lao động theo chỉ tiêu mà cơ hội tuyển được những ứng viên tiềm năng là rất lớn. Thông thường, tỷ lệ lao động thất nghiệp càng cao thì nguồn ứng viên càng nhiều và doanh nghiệp càng dễ thu hút và tuyển chọn lao động. Mặt khác, khi nói đến thị trường lao động không thể không nói đến chất lượng lao động cung ứng, nếu chất lượng lao động trên thị trường là cao và dồi dào thì sẽ góp phần nâng cao chất lượng tuyển dụng. Như vậy, xét về cả quy mô lẫn chất lượng của cung cầu lao động trên thị trường lao động đều đồng thời có ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng nhân lực của doanh nghiệp.
❖ Sự cạnh tranh của các doanh nghiệp khác
Cạnh tranh là một yếu tố gây ảnh hưởng tới hoạt động tuyển dụng nhân lực của doanh nghiệp. Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp trên thị trường, các doanh
nghiệp cạnh tranh với nhau không chỉ ở thị trường hàng hóa, dịch vụ mà còn cạnh tranh cả trong thị trường lao động. Trong môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì doanh nghiệp nào có khả năng cạnh tranh cao trên thị trường thì sẽ thu hút được nhiều lao động hơn và ngược lại, các doanh nghiệp sức cạnh tranh kém thì sẽ gặp khó khăn trong công tác tuyển dụng nhân lực hơn. Do vậy, các doanh nghiệp muốn thu hút, chiêu mộ nhân tài thì buộc phải đa dạng hóa các hình thức và phương pháp tuyển dụng.
❖ Luật pháp
Các chính sách và pháp luật hiện hành của Nhà nước cũng có ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp đang chịu sự chi phối bởi những quy định pháp luật nghiêm ngặt. Các doanh nghiệp có những phương pháp tuyển dụng khác nhau, nhưng áp dụng phương pháp nào thì cũng cần phải chấp hành các quy định của Luật Lao động. Khi Luật Lao động có những sửa đổi, bổ sung thì công tác tuyển dụng nhân lực phải được điều chỉnh cho phù hợp với những quy định của bộ luật này, đảm bảo chấp hành đúng quy định của bộ luật. Một trong số những quy định của Luật lao động có ảnh hưởng tới công tác tuyển dụng đó là quy định về tiền lương tối thiểu, chế độ bảo hiểm cho người lao động. Bất cứ một ứng viên nào khi tham gia ứng tuyển cũng đều sẽ quan tâm về chế độ bảo hiểm ở công ty, do đó doanh nghiệp cần phải đảm bảo làm đúng quy định, phải có chế độ đóng bảo hiểm cho người lao động thì mới có thể thu hút được lao động cho doanh nghiệp. Khi có những quy định mới về tiền lương tối thiểu, các doanh nghiệp phải xây dựng, điều chỉnh lại thang bảng lương sao cho phù hợp với quy định về tiền lương tối thiểu mới đảm bảo thực hiện đúng quy định của pháp luật.
1.4.2.2. Các yếu tố bên trong doanh nghiệp
❖ Hình ảnh và uy tín của tổ chức
Đây là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng trong việc thu hút người xin việc và ảnh hưởng tới chất lượng công tác tuyển dụng. Bởi người lao động luôn mong muốn được làm việc ở một công ty có danh tiếng trên thị trường, có cơ hội thăng tiến cao, ít bị đe dọa bởi tình trạng mất việc làm và có cơ hội được phát triển khả năng của mình. Nếu một công ty có uy tín, có tên tuổi trên thị trường thì công ty có khả năng
thu hút được nhiều ứng viên có trình độ và năng lực cao. Ngược lại, nếu hình ảnh và uy tín của công ty bị đánh giá là thấp thì triển vọng thu hút ứng viên cũng thấp, khó có khả năng thu hút được ứng viên giỏi. Hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp được các ứng viên đánh giá bao gồm cả lợi thế theo giá trị hữu hình và vô hình. Do vậy, các doanh nghiệp cần phải chú ý nâng cao cả hai mặt này để làm tăng sức hút của mình đối với các ứng viên.
❖ Phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc
Phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc có ảnh hưởng quan trọng đến việc lập kế hoạch tuyển dụng nói riêng và công tác tuyển dụng nói chung. Trong đó, phân tích công việc là nền tảng của các hoạt động quản lý nhân lực khác và đặc biệt có vai trò hết sức quan trọng đối với công tác tuyển dụng. Phân tích công việc là cơ sở cho cả quá trình tuyển dụng từ khâu lập kế hoạch tuyển dụng, mô tả vị trí cần tuyển và xác định yêu cầu đối với ứng viên tạo nên những tiêu chuẩn tuyển dụng đến việc xác định những ứng viên phù hợp để đưa ra quyết định tuyển dụng dựa vào những tiêu chuẩn đã xây dựng từ quá trình phân tích công việc. Phân tích công việc giúp doanh nghiệp xác định được mục tiêu và hướng đi trong công tác tuyển dụng, còn đánh giá thực hiện công việc giúp doanh nghiệp xác định được