3.2.3.1. Sử dụng KPI để đánh giá hiệu quả công tác tuyển dụng
Việc đánh giá sau tuyển dụng giúp công ty kịp thời đánh giá kết quả và hiệu quả của công tác tuyển dụng nhân lực của công ty. Công tác tuyển dụng được đánh
giá là thực hiện tốt và hiệu quả là cơ sở để công tác tuyển dụng thời gian sau thực hiện tốt hơn. Ngược lại, nếu công tác tuyển dụng được đánh giá chưa tốt, chưa hiệu quả thì cán bộ tuyển dụng phải nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và khắc phục tình trạng đó. Đồng thời, các nhà quản trị cũng nhờ đó đánh giá được khả năng, kỹ năng và hiệu quả làm việc của cán bộ làm công tác tuyển dụng từ đó có những bố trí và điều chỉnh phù hợp ngay tại chính hoạt động nhân sự của công ty.
Hiện nay tại công ty Cổ phần Dịch vụ Bất động sản G5 chưa thực hiện công việc đánh giá sau tuyển dụng. Do vậy, ban lãnh đạo sẽ không thể biết được việc tuyển dụng có đạt hiệu quả hay không, những nhân viên làm công tác nhân sự có đủ năng lực và trình độ để đảm nhận công việc này tại công ty hay không hay những sự đầu tư vào công tác tuyển dụng có thực sự hợp lý và hiệu quả hay không... Công ty nên quan tâm đến công tác này hơn để có những cái nhìn khách quan nhất về hoạt động tuyển dụng tại công ty mình, làm cơ sở để đưa ra những điều chỉnh phù hợp. Sau mỗi lần tuyển dụng, công ty nên thực hiện công tác phân tích rút ra kinh nghiệm, đánh giá hiệu quả của từng bước trong quy trình, xác định điểm yếu và tìm ra nguyên nhân căn bản, xác định những sai lệch giữa kế hoạch và thực tế, tìm ra nguyên nhân, hậu quả và những biện pháp khắc phục những yếu kém đó.
Công ty nên sử dụng chỉ số đánh giá hiệu quả - KPI (Key Performance Indicator) để đánh giá hiệu quả của công tác tuyển dụng. Đây là công cụ quản lý được sử dụng rất phổ biến hiện nay, dùng để đo lường, phân tích khả năng đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. KPI là một hệ thống đo lường và đánh giá hiệu quả công việc, được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân.
Để thực hiện đánh giá theo KPI, công ty cần thực hiện xây dựng quy trình đánh giá theo các bước như sau:
Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs
Thông thường, hệ thống KPIs có thể do các bộ phận/phòng ban chức năng trực tiếp xây dựng cho các vị trí chức danh trong bộ phận/phòng ban đó dựa trên sự
hướng dẫn, trợ giúp về mặt phương pháp của những người có chuyên môn như bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực, các nhà chuyên môn.
Người xây dựng KPIs thường là trưởng bộ phận/phòng ban – người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Trong trường hợp bộ phận/phòng ban quá lớn thì việc xây dựng KPIs nên được đảm nhận bởi những quản lý cấp thấp hơn.
Ưu điểm của phương pháp này là các chỉ số KPIs do các bộ phận/phòng ban tự xây dựng cho bộ phận mình sẽ có tính khả thi cao và thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận. Nhược điểm là có thể dẫn đến việc thiếu khách quan trong việc xây dựng hệ thống KPIs như đặt mục tiêu quá thấp. Do đó, nếu xây dựng KPIs theo phương pháp này thì cần có sự kiểm định, đánh giá của hội đồng những nhà chuyên môn, am hiểu về công việc của bộ phận/phòng ban. Như vậy, việc xây dựng hệ thống KPIs sẽ đảm bảo được tính khách quan hơn, tuy nhiên các chỉ số KPIs do các nhà chuyên môn đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng ban. Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs sau khi được xây dựng cần có sự góp ý, thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.
Bước 2: Xác định các KARs (Keys Result Area) của bộ phận (các chức năng/nhiệm vụ của phòng ban)
Mỗi bộ phận trong tổ chức có những chức năng/trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho bộ phận/phòng ban và hệ thống các KPIs được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
Bước 3: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh
Với mỗi vị trí chức danh thì người xây dựng KPIs cần chỉ ra một số trách nhiệm chính mà người đảm nhận vị trí công việc này phải thực hiện (mô tả công việc). Các trách nhiệm chính này là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPIs. Do đó, các trách nhiệm nêu ra phải rõ ràng, cụ thể và có thể thực hiện được.
Bước 4: Xác định các chỉ số KPIs (chỉ số đánh giá)
KPIs của bộ phận: Dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng ban, người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xây dựng những chỉ số KPIs chung đặc trưng cho cả bộ phận. Những chỉ số KPIs này là cơ sở để xây dựng KPIs của từng vị trí chức danh.
KPIs cho từng vị trí chức danh:
- Xây dựng KPIs để cho người lao động thực hiện đúng mô tả và yêu cầu công việc. Do đó, các chỉ số KPIs được xây dựng trên cơ sở những trách nhiệm chính của vị trí chức danh nêu trên và các chỉ số KPIs của từng bộ phận;
- Các chỉ số KPIs phải đảm bảo tiêu chí SMART (Specific – cụ thể, Measurable – đo lường được, Achiveable – có thể đạt được, Realistics – thực tế và Timbound – có thời hạn cụ thể) và phải có nguồn thu thập thông tin mà doanh nghiệp đang áp dụng hoặc sẽ áp dụng trong tương lai gần;
- Kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm. Tùy vào nội dung của từng chỉ số KPIs mà người đánh giá sẽ vận dụng cho hiệu quả.
Bước 5: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được
Thông thường điểm số được chia ra thành 2 – 5 mức độ điểm số tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả.
Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu quá chia nhỏ các mức độ điểm số thì việc đánh giá cuối cùng và xác định tổng điểm cuối cùng sẽ gặp khó khăn trong việc xác định điểm số.
Bước 6: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs và lương, thưởng
Với mỗi khung điểm số cụ thể, người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xác định mối liên hệ giữa kết quả đánh giá và các mức đãi ngộ cụ thể.
Như vậy, tùy thuộc vào từng bộ phận chức danh, từng lĩnh vực hoạt động mà các nhà quản lý thực hiện việc xây dựng KPIs linh hoạt trong các bước và nên thuê các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm kết hợp với nhân viên trong công ty để chỉ tiêu đưa ra vào sử dụng phát huy hiệu quả cao và phù hợp với mục tiêu quản lý chung của công ty, đặc biệt là mục tiêu trong quản lý nhân sự.
Để đánh giá về hiệu quả của công tác tuyển dụng, công ty có thể sử dụng bộ KPIs như sau:
1. Tổng số CV/đợt tuyển dụng (đối với từng chức danh)
Chỉ số này đo lường mức độ hiệu quả truyền thông của công ty, số lượng CV công ty nhận được nhiều có thể là do danh tiếng công ty hoặc cũng có thể do truyền thông tốt hay do công việc hấp dẫn. Công ty cần xây dựng một bảng đánh giá hỏi lại ứng viên để xem xét xem số lượng CV của công ty nhiều hay ít vì lý do nào để cải tiến cho các đợt tuyển dụng sắp tới.
2. Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu
Tỷ lệ này thể hiện mức các ứng viên đạt các yêu cầu cơ bản theo tiêu chuẩn của của công ty là nhiều hay ít.
Số ứng viên đạt yêu cầu Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu =
Tổng số ứng viên
Nếu tỷ lệ này càng cao thì chứng tỏ người tuyển dụng đã truyền thông những cốt lõi của công ty đến các ứng viên, điều này giúp các nhà tuyển dụng đỡ vất vả trong việc lọc hồ sơ ứng viên. Nếu tỷ lệ này quá thấp, chứng tỏ người tuyển dụng đã không truyền thông cho ứng viên hiểu tiêu chuẩn, nội dung công việc và điều kiện công việc là gì (quan trọng là họ có thể hiểu được các thông điệp của công ty đưa ra là gì).
3. Chỉ số hiệu quả quảng cáo tuyển dụng
Chỉ số hiệu quả quảng cáo tuyển dụng được xác định bằng các chỉ tiêu:
- Tổng chi phí/Tổng số CV. Chỉ tiêu này nhằm xác định xem để thu được một CV ứng viên thì công ty phải chi ra bao nhiêu đồng chi phí.
- Số người tuyển được/từng kênh. 4. Thời gian để tuyển nhân viên
Chỉ số thời gian tuyển dụng là số thời gian trung bình kể từ khi yêu cầu tuyển dụng được chấp nhận đến khi nhận được nhân sự, ví dụ là 21 ngày. Chỉ số này vừa ràng buộc trách nhiệm của bộ phận nhân sự trong việc tìm người, vừa là cơ sở định hướng cho các bộ phận trong việc chủ động xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực. 5. Chỉ số hiệu quả của các nguồn tuyển dụng
Chỉ số này đo lường số CV nhận được, số CV đạt yêu cầu trên mỗi chức danh. Tổng số tiền cho kênh quảng cáo
Chỉ số chi phí trung bình/1 CV =
Tổng số CV nhận được từ kênh đó
Chỉ số này giúp công ty xác định được với mỗi CV thu được thì từng kênh quảng cáo mà công ty sử dụng mất bao nhiêu đồng chi phí. Công ty sẽ so sánh chi phí của từng kênh để xem xét những kênh quảng cáo nào là hiệu quả nhất đối với hoạt động tuyển dụng của công ty. Từ đó, công ty sẽ có cơ sở để lên kế hoạch triển khai quảng cáo thông báo tuyển dụng cho hiệu quả.
Những ưu điểm khi sử dụng KPIs trong đánh giá thực hiện công việc:
- Có thể rất nhanh cho thấy thành quả hiện thời của một mục đích hoặc một mục tiêu chiến lược;
- Các quyết định có thể được thực hiện nhanh hơn khi có những đo lường nhận thấy được và chính xác đi kèm theo;
- Có thể giúp khâu quản lý nhận biết thành quả của tổ chức, phòng ban hoặc một nhân viên nào đó của mình để từ đó có hướng khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên;
- Đưa ra các chỉ tiêu có thể đo lường được, từ đó việc đánh giá thực hiện công việc sẽ cụ thể hơn và dễ thực hiện hơn mà ít có những kiến nghị, bất đồng.
- Xây dựng KPI cần có sự kiểm định, đánh giá của hội đồng nhưng nhà chuyên môn, am hiểu về công việc của bộ phận/phòng ban, việc này có thể gây tốn kém chi phí cho doanh nghiệp;
- Nếu mục tiêu xây dựng nên quá xa vời so với thực tế, nhân viên không thể đạt được mục tiêu dù đã cố gắng hết mình, điều này dẫn đến tâm lý thất vọng, chán nản và không muốn làm việc cho người lao động;
- Khi sử dụng các tiêu chí KPIs làm mục tiêu thì phải thay đổi theo mục tiêu của doanh nghiệp, nó không có hiệu quả cao nếu được sử dụng theo thời gian dài.
3.2.3.2. Trang bị phần mềm quản lý tuyển dụng hiệu quả
Công ty nên sử dụng hệ thống phần mềm quản lý nhân lực trong tuyển dụng, hỗ trợ các cán bộ tuyển dụng, cũng như giúp các nhà quản trị hệ thống hóa được quy trình tuyển dụng, quản lý kế hoạch tuyển dụng được hiệu quả hơn.
Công ty có thể tham khảo sử dụng phần mềm quản lý nguồn nhân lực SINNOVA-HRMS do Công ty Cổ phần Giải pháp SinnovaSoft cung cấp, một phần giao diện của phần mềm này như sau:
Hình 3.2: Giao diện phần mềm quản lý nguồn nhân lực SINNOVA-HRMS
Phần mềm này giúp nhà quản trị quản lý và sàng lọc được hồ sơ ứng viên, tình trạng của họ như: đã phỏng vấn, đã trúng tuyển... của tất cả các đợt tuyển dụng. Phần mềm còn giúp quản lý kế hoạch tuyển dụng một cách hiệu quả từ yêu cầu tuyển dụng, các vòng thi cho đến chi phí, kết quả tuyển dụng...
3.2.3.3. Thực hiện hoạt động hội nhập cho nhân viên mới
Thời gian đầu của một nhân viên mới thường có những cảm xúc trái ngược nhau. Một mặt họ háo hức chứng minh bản thân với người tuyển dụng, nhưng đồng thời họ lại cảm thấy lo ngại mình có phù hợp với công ty hay không. Cả hai cảm xúc đều có xu hướng chủ động điều chỉnh theo văn hóa mới.
Tại sao doanh nghiệp luôn nỗ lực tìm kiếm và thu hút ứng viên giỏi, tuyển dụng người tài vào công ty, nhưng sau đó lại khiến họ ra đi? Do doanh nghiệp đã bỏ qua việc định hướng nhân viên mới. Mọi doanh nghiệp đều mong muốn người mới nhanh chóng hòa nhập vào môi trường làm việc. Để có thể thực hiện được điều này, công ty cần phải thực hiện những việc sau:
Thứ nhất, chào đón nhân viên mới ngay từ phút ban đầu. Tiếp nhận nhân viên mới là việc rất nhỏ nhưng mang ý nghĩa quan trọng. Cần phải bắt đầu giúp người mới hòa nhập ngay từ ngày đầu họ tham gia. Tổ chức chu đáo và đón tiếp chuyên nghiệp luôn tạo nên sự thiện cảm và cảm giác được trân trọng. Đây là động lực thúc đẩy họ làm việc và cố gắng bắt nhịp cùng công ty. Hơn thế nữa, ấn tượng tốt đẹp từ buổi đầu tiên sẽ là yếu tố giữ chân người lao động ở lại với tổ chức dù công việc có nhiều áp lực, khó khăn đến đâu.
Thứ hai, hỗ trợ nhân viên mới tạo lập quan hệ công sở. Không nên để mặc nhân viên mới loay hoay với những mối quan hệ mới và rồi họ cảm thấy bị lẻ loi, cô lập. Khi giới thiệu người mới với các phòng ban đừng chỉ dắt nhân viên đi một vòng cho mọi người biết mặt mà nên dành thời gian giới thiệu một chút về cá nhân và công việc họ phụ trách cũng như chỉ rõ các mối liên hệ cần thiết. Khi một người gia nhập vào môi trường mới, gặp những con người mới, họ không biết mình có được chấp nhận hay không. Mọi thái độ và hành động của người đối diện lúc này ít nhiều đều có tác động đến tâm lý và tinh thần làm việc của họ. Khi đó, các cán bộ tuyển dụng chính là người thu hẹp khoảng cách và là cầu nối của nhân viên cũ và
nhân viên mới. Việc hỗ trợ tốt nhất cho người mới đến hoàn thành công việc đồng nghĩa với việc giúp cho chính công ty mình ngày một phát triển hơn.
Thứ ba, nhà tuyển dụng nên công khai những quy định của công ty, không nên bắt nhân viên mới phải tự tìm hiểu cái gì là nên làm và điều gì không được phép. Mọi chính sách, nội quy do tổ chức đề ra cần phải được truyền đạt thấu đáo cho nhân viên trên tinh thần vì lợi ích chung. Qua đó nhân viên mới sẽ phải nắm rõ những quy cách ứng xử như chào hỏi, cách trao đổi công việc để tránh vi phạm hoặc gặp sự bối rối, phiền hà không đáng có.
Thứ tư, các nhà tuyển dụng và nhà quản lý cũng nên thẳng thắn trao đổi những yêu cầu và mong đợi của mình đối với nhân viên, hướng dẫn và động viên họ nỗ lực thực hiện. Đồng thời, thông báo đúng lúc các chính sách, ưu đãi cho nhân viên mới sẽ làm cho họ thấy được giá trị của công ty. Từ đó, họ sẽ cố gắng hòa nhập với tổ chức và nỗ lực cống hiến cho xứng đáng. Thái độ tích cực và ý thức trách