PR là một hoạt động cụ thể, có thể đo lường kết quả dựa trên những mục tiêu đã được xác định.
Việc thực hiện một chương trình quan hệ công chúng cũng giống như thực hiện một dự án. Nghĩa là cũng phải có kế hoạch thực hiện, chỉ rõ ai thực hiện việc nào, khi nào xong, thực hiện như thế nào... Đặc biệt, ai sẽ là người chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ chương trình. Chỉ nên đưa những người có kỹ năng liên quan
đến công việc vào nhóm chuyên trách và phải phân công trách nhiệm cụ thể. Trong khi doanh nghiệp thực hiện chương trình quan hệ công chúng và truyền tải thông điệp tới công chúng có thể xảy ra một số cản trở nằm ngoài dự kiến:
- Công chúng đang quan tâm sự kiện nào đó: khi công chúng quan tâm tới một vấn đề nào đó thì thông điệp của doanh nghiệp trong chương trình ít nhiều bị ảnh hưởng.
- Đối thủ cạnh tranh thực hiện một chương trình quan hệ công chúng: trong trường hợp đó thì thông điệp của doanh nghiệp và của đối thủ cạnh tranh đều bị ảnh hưởng. Nếu chương trình của doanh nghiệp độc đáo và sáng tạo hơn thì sẽ giành được chiến thắng.
Đánh giá kết quả:
Chương trình PR thường không mang lại kết quả trực tiếp và tức thời cho doanh nghiệp như các chương trình quảng cáo và khuếch trương sản phẩm. Nó làm thay đổi nhận thức và thái độ của công chúng đối với doanh nghiệp song không có nghĩa là công chúng sẽ đổ xô đi mua sản phẩm của doanh nghiệp ngay, mà có thể trong tương lai họ sẽ mua. Chính vì vậy, đánh giá kết quả chương trình PR khó hơn rất nhiều so với các chương trình quảng cáo hay khuếch trương sản phẩm.
Các phương pháp đánh giá được sự dụng: dựa vào số lượng phản hồi; số liệu thống kê; nguồn tài liệu; thăm dò dư luận; sự gia tăng hiểu biết của công chúng, hoặc so sánh với các kết quả mong muốn.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ VẤN ĐỀ PR TẠI CÔNG TY 2.1. Tổng quan về Chi Nhánh Công Ty Cổ Phần Fococev Việt Nam – Trung Tâm Kinh Doanh Tổng Hợp
2.1.1. Giới thiệu về công ty
2.1.1.1. Tổng quan về công ty
Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ tổng hợp Đà Nẵng thành lập ngày 18/10/1996 trên cơ sở hợp nhất các cửa hàng đã có từ trước thuộc Công ty TNHH MTV Thực Phẩm và Đầu Tư Fococev miền Trung tại khu vực Đà Nẵng
Tên giao dịch đối ngoại: Foodstuff Company of Control Vietnam Trụ sở chính đóng tại: 93 Phan Châu Trinh, TP.Đà Nẵng
Điện thoại: 0236.382.1511-0236.381.6703 Công ty hiện có các tài khoản Ngân hàng: - Ngân hàng Công Thương
- Ngân hàng Ngoại Thương - Ngân hàng Hàng Hải
Chi nhánh Công ty TNHH MTV Thực phẩm và Đầu tư Fococey Đà Nẵng - Trung tâm kinh doanh tổng hợp là đơn vị thuộc Công ty TNHH MTV Thực phẩm và Đầu tư Fococev – Công ty TNHH MTVdo nhà nước làm chủ sở hữu, thuộc Bộ Công Thương, hoạt động thương mại hàng hóa và dịch vụ tổng hợp, được phép kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp, có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng để giao dịch theo quy định của nhà nước.
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0400101588-001 , đăng ký ngày 01/12/1996
2.1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển
Được thành lập năm 1996, chi nhánh công ty TNHH MTV Thực phẩm và Đầu tư Fococev đã sớm tạo được uy tín trên thị trường Đà Nẵng và là một đơn vị cung cấp thuộc công ty thực phẩm miền Trung. Bước đầu do công ty mới thành lập nên còn gặp nhiều khó khăn trong quá trình kinh doanh. Chính nhờ sự đoàn kết của cán bộ nhân viên công ty đã từng bước khắc phục được những khó khăn, khuyết điểm của mình. Bên cạnh đó nhờ sự lãnh đạo tài tình của giám đốc công ty đã đưa công ty vượt qua được khó khăn cả bên trong lẫn bên ngoài đơn vị. Hoạt động kinh doanh ngày càng mở rộng và có hiệu quả, luôn luôn tạo niềm tin cho cán bộ công
nhân viên và chính vì thế đã từng bước nâng cao đời sống vật chất, tinh thần để họ yên tâm làm việc tại trung tâm. Hiện nay, công ty đã chiếm được ưu thế trong một số mặt hàng thuộc ngành kinh doanh thực phẩm tại thị trường Quảng Nam, Đà Nẵng và khu vực miền Trung. Công ty đang thực hiện phương châm “ đa dạng hóa mặt hàng kinh doanh ” nhằm đáp ứng kịp thời và đầy đủ các nhu cầu ngày càng cao của người dân. Bằng cách chú trọng và cố nghiên cứu thị trường, tăng khả năng cạnh tranh và đồng thời không ngừng củng cố hoàn thiện các mặt hàng chủ lực nhằm giữ vững và chiếm lĩnh thị phần.
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu công ty
2.2.2.1 Chức năng
Chức năng chính của công ty là phân phối các mặt hàng thực phẩm cho các nhà bán buôn, bán lẻ, người tiêu dùng trên địa bàn khu vực miền Trung. Công ty trực tỉếp tạo ra nguồn hàng kinh doanh, xây dựng các kế hoạch kinh doanh phù hợp với thực tế thị trường , tổ chức tốt công tác bán hàng . Thu hút khách hàng bằng cách phối hợp với các nhà cung ứng tổ chức các hoạt động quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi...
2.2.2.2. Nhiệm vụ
Nghiên cứu thị trường Đà Nẵng và các thị trường khác trên cơ sở đó xây dựng và phát triển các kế hoạch, phương án kinh doanh nhằm mở rộng và tổ chức việc bán hàng. Thực hiện văn minh thương nghiệp nhằm thu hút khách hàng.
Trực tiếp kinh doanh theo như kế hoạch và phương án được thông qua với sự điều hành của Giám đốc và sự hướng dẫn của công ty mẹ để thực hiện các chỉ tiêu công việc được giao.
Quản lý và xử lý các nguồn nhân lực được giao từ công ty theo đúng chế độ chính sách, đạt hiệu quả cao về kinh tế, bảo tồn và phát triển vốn theo quy định của Nhà nước và của công ty. Bù đắp các khoản chi phí, chăm lo đời sống của người lao động, thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nước và đối với công ty.
Đảm bảo thực hiện các điều khoản cam kết trong các hợp đồng mua bán, kinh doanh, liên kết với các tổ chức, đơn vị kinh tế, các cá nhân kinh doanh trong và ngoài nước.
2.2.2.3. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.1: Mô hình cơ cấu tổ chức
Chú thích:
(Nguồn: Phòng Kinh Doanh)
- Chức năng và nhiệm vụ của lãnh đạo + Giám đốc:
Là người lãnh đạo cao nhất trong công ty được toàn quyền quyết định và điều hành mọi hoạt động theo cơ chế một thủ trưởng, là một người đại diện pháp nhân và chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật và cấp trên về tổ chức quản lý của mình và có trách nhiệm điều hành mọi hoạt động kinh doanh của trung tâm sao cho hoạt động có hiệu quả.
Giám đốc trực tiếp chỉ đạo các hoạt động của các phòng ban, quyết định mọi chiến lược, phương án kinh doanh và các hoạt động khác khác. Giám đốc được quyền tuyển dụng và cho thôi việc các nhân viên theo yêu cầu hoạt động kinh
Quan hệ trực tuyến
doanh. Ngoài ra , còn có nghĩa vụ chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho nhân viên dưới quyền và chịu mọi hành vi vi phạm của Trung tâm.
+ Phó giám đốc phụ trách phòng kinh doanh:
Là người trực tiếp điều hành phòng kinh doanh của Công ty, tham mưu cho Giám đốc về việc tiêu thụ sản phẩm của Công ty.
- Chức năng nhiệm vụ của phòng ban + Phòng kinh doanh:
Đảm nhận các công việc từ nghiên cứu thị trường đến lập phương án kinh doanh, lựa chọn nhà cung ứng hàng hóa, tổ chức tìm kiếm nguồn hàng, đặt hàng, quản lý tồn kho, thực hiện phân phối hàng hóa đến điểm tiêu thụ để đảm bảo cho việc kinh doanh được ổn định. Bên cạnh đó phòng kinh doanh còn chịu trách nhiệm quản lý các cửa hàng trực thuộc, tổ chức bán hàng lưu động và các đại lý, các hành vi vi phạm của Công ty.
+ Phòng kế toán:
Giữ vai trò quan trọng vì nó là bộ phận nhằm phản ánh giám sát hoạt động kinh doanh, tài chính của Công ty, tham mưu cho Giám đốc trong mọi lĩnh vực kinh doanh hoạt động tài chính, cung cấp thông tin cho phòng kinh doanh. Thực hiện các công việc theo điều lệ kế toán của cơ quan chủ quản về Nhà nước. Phản ánh, ghi chép chính xác tình hình thực tế để luân phiên chuyển vật tư, hàng hóa về tài chính và hoạt động kinh tế của Công ty. Thông qua ghi chép phản ánh, kiểm tra, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hiện tượng gây lãng phí và vi phạm chính sách và chế độ tài chính của Nhà nước. Thực hiện quyết toán đúng kỳ lập báo cáo, tổng hợp thông tin cho Giám đốc để khái quát tình hình kinh doanh và tiện cho việc sắp xếp hợp lý.
+ Kho hàng:
Hàng hóa được bảo quản, dự trữ khi nhập về và được xuất bán cho các cửa hàng, các điểm tiêu thụ và khách hàng khi có lệnh xuất kho của Trung tâm. Định kỳ nộp phiếu xuất kho, nhập kho lên phòng kế toán, chứng từ xác nhận hàng hóa trong kho.
+ Tổ bán hàng lưu động:
Làm nhiệm vụ tiếp cận trực tiếp với thị trường, triển khai trên thị trường, giới thiệu và bán các mặt hàng mới. Điều tra thu thập và xử lý thông tin về thị trường,
vận chuyển hàng hóa tới nơi cho các nhà bán sĩ và bán lẻ trên thị trường, thực hiện các chỉ đạo của Giám đốc và trưởng phòng kinh doanh. Chịu sự quản lý của phòng kế toán, tổ lưu động có nhiệm vụ ghi hóa đơn để trình với phòng kế toán về việc bán hàng của mình.
+ Các cửa hàng:
Các cửa hàng là nơi mua bán hàng hóa đồng thời vừa là nơi lưu trữ hàng hóa. Do vậy, các cửa hàng chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc mua bán, lưu trữ các hàng hóa, thông báo các quyết toán và giao nộp định kỳ, nộp định kỳ và gửi lên phòng kế toán các chứng từ xuất nhập báo cáo bán hàng, chịu trách nhiệm về việc mất hàng hóa, kiểm chịu sự tra, giám sát của phòng kinh doanh.
2.2.3. Đặc điểm của môi trường kinh doanh
2.2.3.1. Lĩnh vực kinh doanh
Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của Trung tâm là kinh doanh các sản phẩm dầu ăn như Neptune, Simply, Meizan, dầu thực vật Cái Lân cùng một số sản phẩm gia vị khác như bột chiên...
2.2.3.2 Đặc điểm thị trường
Hiện nay đối với Trung tâm có thể phân thành 2 khu vực thị trường đó là thị trường thành phố Đà Nẵng và thị trường các vùng lân cận như: Quảng Nam, Huế,...
Đối với thị trường thành phố Đà Nẵng có các đặc điểm nổi bậc phù hợp với ngành dầu ăn như: Đây là một trong ba thành phố lớn nhất cả nước, có số dân tương đối đông đúc, là nơi tập trung các khu công nghiệp lớn nên nhu cầu dầu ăn để chế biến thức ăn cho công nhân là rất cao. Nhìn chung thu nhập của người dân thành phố Đà Nẵng tương đối ổn định, vì Đà Nẵng là thành phố du lịch thu hút được rất nhiều khách du lịch trong và ngoài nước cho nên ngành dịch vụ nhà hàng, khách sạn, ẩm thực khá phát triển đây là điều kiện hết sức thuận lợi để phát triển ngành cung cấp dầu ăn. Đồng thời trên thành phố Đà nẵng có rất nhiều các nhãn hiệu thức ăn nhanh lớn như: KFC, LOTTE,... Và không thiếu các địa điểm bán thức ăn lề đường, vỉa hè, chợ, .. Tất cả các yếu tố đó đã khẳng định Đà Nẵng là một thị trường khá béo bở cho ngành dầu ăn phát triển.
Đối với thị trường các vùng lân cận thành phố Đà Nẵng như Quảng Nam, Huế, cũng có những đặc điểm khá thuận lợi. Tuy không đông đúc và mức thu nhập của
người dân cao như thành phố Đà Nẵng nhưng đối với Huế đây là một địa điểm du lịch nổi tiếng và là nơi có rất nhiều món ăn nổi tiếng nên ngành ẩm thực ở đây khá phát triển. Còn địa bàn Quảng Nam là nơi có khu công nghiệp Chu Lai, có công ty Ô tô Trường Hải,... là nơi có địa bàn dân cư rộng lớn nhưng khá thưa thớt.
2.2.3.3 Khách hàng
Khách hàng là một trong những nhân tố quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của công ty trên thị trường. Khách hàng của trung tâm chia làm thành hai nhóm hàng chính là khách hàng tổ chức và khách hàng người tiêu dùng.
- Khách hàng tổ chức của trung tâm bao gồm các doanh nghiệp mua hàng về để sản xuất, chế tạo thành phẩm khác, số còn lại là các tổ chức như các doanh trại bộ đội đóng trong địa bàn Đà Nẵng và Quảng Nam. Đặc biệt công ty còn có các chi cục dự trữ ở các tỉnh thành lân cận như đặc hàng mua với khối lượng lớn, phần lớn các khách hàng này thường mua hàng bằng các đơn đặt hàng hay mua hàng trực tiếp tại các xí nghiệp sản xuất mạnh với khối lượng lớn mà không thường xuyên.
Để duy trì khách hàng trên, lãnh đạo trung tâm luôn tạo được các mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng này. Bằng cách thưởng, giảm giá hàng hay giải quyết tốt các đơn đặt hàng nhằm khuyến khích khách hàng này luôn có ý tốt về trung tâm và là khách hàng trung thành của trung tâm.
-Khách hàng là người tiêu dùng: Trung tâm hiện nay chưa quan tâm đến khách hàng này, trung tâm cho rằng nếu phục vụ khách hàng này là phải thông qua các trung gian thương mại. Bởi vì khách hàng mua hàng với khối lượng nhỏ nhưng thường xuyên hơn, khách hàng tiêu dùng này phân bố rộng khắp. Để phục vụ cho khách hàng này là phải thông qua các trung gian như nhà bán buôn, bán lẻ... Trung tâm cho rằng nếu thông qua nhiều trung gian sẽ gây nhiều chi phí và có những ràng buộc về thương mại... Tăng sự quản lý của trung tâm với các trung gian. Vì vậy trung tâm chỉ chọn một số thị trường ở xa có thông qua trung gian.
2.2.3.4 Đối thủ cạnh tranh
Để có thể tồn tại và phát triển trên thị trường cạnh tranh thì việc xác định đối thủ cạnh tranh để từ đó có chính sách ứng phó phù hợp tạo được thế mạnh, nâng cao khả năng cạnh tranh của mình là một điều cần thiết, hiện nay đối thủ cạnh tranh chính của Trung tâm gồm có: Dầu Tường An, Dầu Marvella, Dầu Voca .
Bảng 2.1: Các đối thủ cạnh tranh trong ngành ST
T
TÊN SẢN PHẨM NHÀ CUNG ỨNG NHÀ PHÂN PHỐI
1 Dầu Tường An Công ty Cổ Phần Dầu Thực Vật Tường An
Công ty TNHH Thu Lộc 2 Dầu Marvella Công ty Cổ Phần Dầu Thực
Vật Nhà Bè
Công ty TNHH Hương Bình
3 Dầu Voca Công ty Hương Liệu Mỹ Phẩm Việt Nam
Công ty TNHH Hoàng Hoa
(Nguồn: Phòng kinh doanh)
*Điểm mạnh:
- Dầu thực vật Tường An và Marvella là những sản phẩm có uy tín từ lâu trên thị trường nội địa.
- Hệ thống phân phối của các sản phẩm này giống như hệ thống phân phối của Trung tâm.
- Dầu thực vật Voca tuy mới thành lập năm 2007 nhưng đây chính là đối thủ cạnh tranh đáng kể của trung tâm. Công ty này là công ty trước đây liên doanh với Công ty dầu thực vật Cái Lân nên mọi cách thức hoạt động của công ty họ đều nắm rõ. *Điểm yếu:
- Sản phẩm của họ rất ít nhãn hiệu. Đây chính là điều kiện thuận lợi cho việc cạnh tranh của trung tâm dầu ăn.
- Hộ kinh doanh nhiều mặt hàng nên chưa tập trung sâu vào mặt hàng.
- Thái độ làm việc của nhân viên bán hàng của họ chưa chuyên nghiệp do mức lương và chế độ ưu đãi của nhà phân phối cho họ chưa cao.
- Mức độ hợp tác của các trung gian bán buôn còn thấp.
- Các sản phẩm này thường chú trọng phân phối đến những khu vực có mật độ