Để đảm bảo phục vụ khách của từng bộ phận cũng như toàn bộ resort một cách trọn vẹn, đòi hỏi sự phối hợp trong việc cung cấp thông tin giữa các bộ phận trong resort. Do vậy, người tổ chức lao động phải có tầm nhìn bao quát, toàn diện, có hiểu biết về công nghệ, kỹ thuật phục vụ để có thể xây dựng một cách khoa học mối quan hệ giữa các khâu, các phòng ban. Việc thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phận nhằm mục đích đảm bảo chất lượng phục vụ của khách sạn, xây dựng một hình ảnh chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên, thực hiện công việc chuyên nghiệp hóa từng bộ phận nhưng vẫn phối kết hợp để hoàn thành nghĩa vụ của bộ phận mình. Giả sử các bộ phận không tạo lập mối quan hệ thì kết quả hoạt động kinh doanh sẽ như thế nào? Như ta đã biết, chất lượng dịch vụ của resort là một gói dịch vụ hỗn hợp, nó đòi hỏi các nhân viên trong resort hiểu được sản phẩm của mình và yêu cầu làm tốt công việc của mình vì thế, phải liên kết để phục vụ khách tốt hơn. Nếu không xây dựng mối quan hệ thì
sẽ dẫn đến việc cung cấp sai lệch về giá cả dịch vụ, không đúng chất lượng và bị thất thoát doanh thu. Như vậy, hoạt động kinh doanh sẽ bị gián đoạn.
Một nhà hàng hoạt động độc lập thì chỉ có mối quan hệ giữa các bộ phận trong nhà hàng. Nhưng đối với nhà hàng phụ thuộc, nằm trong hệ thống resort thì không chỉ có mối quan hệ giữa các bộ phận trong nhà hàng mà còn có mối quan hệ giữa nhà hàng và các bộ phận khác trong nhà hàng.
a. Mối quan hệ giữa bộ phận nhà hàng và bộ phận khác ngoài nhà hàng
Với bộ phận lễ tân
Trong kinh doanh khách sạn đây là hai khối hoạt động chính phục vụ các nhu cầu thiết yếu của khách. Mối quan hệ hai khối này có tính chất bổ trợ lẫn nhau, nó bao gồm: Bộ phận nhà hàng phải thông báo cho bộ phận lễ tân biết về khả năng phục vụ cũng như các hàng hóa đặc biệt để bộ phận lễ tân cung cấp thông tin, nhận đặt bàn, tiếp thị ăn uống cho khách.
Bộ phận lễ tân tiếp nhận yêu cầu trực tiếp từ khách về nhu cầu cần đặt ăn tại nhà hàng và có trách nhiệm chuyển yêu cầu của khách đến nhà hàng để chuẩn bị phục vụ.
Phối hợp trong việc thanh toán. Trong nhiều trường hợp bộ phận nhà hàng không trực tiếp thanh toán đối với khách lưu trú mà phải lập bảng kê chi tiết chi phí phục vụ và chuyển lên bộ phận lễ tân làm thủ tục thanh toán đối với khách. Ngoài ra, bộ phận lễ tân làm vé Buffet, hoặc viết phiếu đặt ăn trước cho khách.
Khi khách có yêu cầu ăn uống tại buồng khách sạn, khách có thể liên lạc trực tiếp với bộ phận buồng hoặc lễ tân để họ chuyển yêu cầu xuống bộ phận nhà hàng. Khi đồ ăn đã sẵn sàng, bộ phận nhà hàng sẽ chuyển đến bộ phục vụ phận buồng mang đến tận phòng cho khách.
Bộ phận lễ tân tiếp nhận các ý kiến về hàng hóa, dịch vụ ăn uống sau đó thông báo lại cho bộ phận nhà hàng.
Phối hợp với nhau trong việc chăm sóc khách hàng và những công việc cần thiết khác. Với bộ phận buồng
Khi khách dùng bữa tại buồng xong, nhân viên buồng thông báo cho bộ phận nhà hàng cho người tới thu dọn.
Cùng tổ chức việc thay đổi, giặt là và kiểm tra đồ dùng bằng vải của phòng ăn. Với các bộ phận khác trong khách sạn
Với bộ phận bảo trì: Phối hợp với nhau làm tốt công tác lau chùi, bảo dưỡng máy móc trang thiết bị. Bộ phận bảo trì kịp thời sữa chữa trang thiết bị, phương tiện đê đảm bảo công tác phục vụ ăn uống để diễn ra kịp thời. Khi sửa chữa xong thì bộ phận nhà hàng kiểm thu và ký vào biên bản bàn giao.
Với bộ phận kế toán: Cùng phối hợp làm tốt công tác kiểm kê, đồ dung lặt vặt, tài sản cố định.
Với bộ phận hành chính: Cùng nhau làm tốt công tác chiêu mộ, tuyển dụng và điều động nhân viên theo yêu cầu công việc. Cuối kỳ, bộ phận nhà hàng phải gởi cho bộ phận hành chính bảng thống kê ngày công của từng người trong bộ phận của mình.
b. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong nhà hàng
Mối quan hệ giữa bộ phận bàn với bộ phận bếp
Bộ phận bếp cần thường xuyên thông báo về khả năng phục vụ, chế biến của bộ phận mình cho bộ phận bàn cung cấp thông tin, nhận yêu cầu, tiếp thị đối với khách.
Bộ phận bàn tiếp nhận ý kiến về các món ăn, chế biến… sau đó thông báo cho bộ phận bếp chia sẽ thông tin và cải tiến sản phẩm.
Bộ phận bàn tiếp nhận các món ăn từ các bộ phận bếp và tiến hành phục vụ.
Bộ phận bếp hỗ trợ bộ phận bàn trong việc phục vụ chế biến các món tại bàn, hoặc cung cấp thông tin của nhà hàng cho khách.
Phối hợp với nhau trong việc chăm sóc khách hàng và những công việc cần thiết khác. Mối quan hệ giữa bộ phận bàn với bộ phận bar
Bộ phận bar cần thường xuyên thông báo về khả năng phục vụ cho bộ phận bàn biết. Bộ phận bàn nhận yêu cầu của khách về đồ uống và chuyển cho quầy bar để chuẩn bị pha chế và phối hợp phục vụ.
Bộ phận bàn tiếp nhận đồ uống từ bộ phận bar và tiến hành phục vụ khách. Phối hợp với nhau trong việc chăm sóc khách hàng.
Mối quan hệ giữa bộ phận bar – bếp
Bộ phận bar – bếp là hai bộ phận sản xuất ra những mặt hàng chính của nhà hàng, là nơi đáp ứng mọi yêu cầu của thực khách, có mối quan hệ mật thiết với nhau, luôn phải hỗ trợ và phối hợp nhịp nhàng với nhau trong quá trình phục vụ khách.
Hai bộ phận này có sự nghiên cứu chung để kết hợp tạo ra những combo đồ ăn – thức uống phù hợp với hương vị và khẩu vị của khách cũng như từng loại tiệc khác nhau.