1.3.1.Khái quát về ngành tổ chức sự kiện hiện nay
1.3.1.1. Một số khái niệm về sự kiện và tổ chức sự kiện
Khái niệm về sự kiện
Sự kiện có nguồn gốc từ lâu đời trong lịch sử các cộng đồng người và nhanh chóng trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống của loài người. Kể từ ngày ngành sự kiện ra đời, trải qua nhiều năm thì lại càng có nhiều cách hiểu khác nhau về định nghĩa sự kiện.
The Accepted Practice Exchange (APEX) Industry Glossary of terms (CIC,2003) định nghĩa: “Sự kiện là một hoạt động có tổ chức như cuộc họp, hội nghị, triển lãm, sự kiện đặc biệt, dạ hội,…”. [2]
Theo giáo trình “Quản trị tổ chức sự kiện và lễ hội” do TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh chủ biên (2015) thì khái niệm này được hiểu như sau: “Sự kiện là những hoạt động đặc biệt (theo nghĩa khác với hoạt động thông thường) được tổ chức nhằm quy tụ số đông công chúng để tác động vào sự ghi nhớ tới đối tượng được xác định”. [8]
Từ đó, ta có thể hiểu về định nghĩa sự kiện như sau: Sự kiện là một việc gì đó xảy ra tại một địa điểm và thời gian cụ thể với mục đích nhất định.
Khái niệm tổ chức sự kiện
Theo quan điểm về hoạt động tổ chức sự kiện thì tổ chức sự kiện là thực hiện các công việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.
Theo “Giáo trình tổ chức sự kiện”, cao đẳng Du lịch Hà Nội do Nguyễn Vũ Hà chủ biên (2009) thì tổ chức sự kiện: “Là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, lập chương trình, kế hoạch, chuẩn bị các yếu tố cần thiết và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để
truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện”. [3]
Từ đó ta có thể hiểu như sau: Tổ chức sự kiện là toàn bộ các công việc bao gồm: tư vấn nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, xây dựng chương trình, chuẩn bị các khâu chương trình và tiến hành tổ chức thực hiện sự kiện trong một không gian và thời gian xác định nhằm một mục đích cụ thể.
1.3.1.2. Đặc điểm ngành tổ chức sự kiện
Sự kiện là một ngành đang phát triển với tốc độ nhanh chóng không chỉ trên thế giới mà còn ở Việt Nam: Theo đó, nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng gắn với quảng bá hình ảnh điểm đến, quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của doanh nghiệp. Theo Hiệp hội Sự kiện Quốc Tế (ISES), mỗi năm thế giới chi khoảng 500 triệu USD cho việc tổ chức sự kiện với tỷ suất lợi nhuận của ngành hiện lên đến 30-40% cùng với nhiều lợi ích về kinh tế-văn hóa-xã hội khác. Điều này lý giải vì sao các quốc gia trên thế giới phải cạnh tranh quyết liệt để giành quyền đăng cai tổ chức các sự kiện lớn tầm cỡ quốc tế như World Cup, Olympic, SEA Games..
Theo thống kê của Bộ Văn Hóa – Thể thao và Du lịch, hiện cả nước có 7.966 lễ hội. Tính ra, trung bình mỗi ngày diễn ra khoảng 22 lễ hội. Tức là bình quân mỗi giờ, ở Việt Nam lại có một lễ hội được tổ chức. [14] Trong bối cảnh đất nước hội nhập, thị trường mở rộng, nhu cầu tổ chức sự kiện tăng, Việt Nam dần trở thành tâm điểm của Thế giới sau hàng loạt thành công của việc đăng cai tổ chức các sự kiện lớn như: Hội nghị Diễn đàn Hợp tác Kinh tế Châu Á – Thái Bình Dương (APEC), Hội nghị GMS-6 và CLV-10, Hội nghị Diễn đàn kinh tế Thế giới về ASEAN 2018 (WEF ASEAN 2018), Hội nghị Thượng đỉnh Mỹ - Triều Tiên lần 2. Không dừng ở việc tập trung vào các sự kiện lớn thế giới, Việt Nam còn đẩy mạnh tổ chức các sự kiện, lễ hội chuyên nghiệp trong nước đáng chú ý như: Lễ hội pháo hoa quốc tế Đà Nẵng (DIFF), Lễ hội Cà phê Buôn Ma Thuột, Festival Huế, Carnaval Hạ Long, các giải chạy Marathon,… góp phần nâng cao vị thế cạnh tranh trên
trường quốc tế. Ngày nay, khi đời sồng người dân càng được nâng cao, nhu cầu tổ chức các sự kiện quy mô vừa và nhỏ như khai trương, động thổ, gala dinner, tiệc cưới, kỷ niệm hay các hội nghị khách hàng, triển lãm cũng ngày càng tăng lên đòi hỏi các dịch vụ giải trí đi kèm cũng phải phát triển theo để đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Chính vì vậy mà ngành tổ chức sự kiện mang những đặc trưng như sau:
-Sự quan tâm trên toàn thế giới: Toàn cầu hóa ngày càng tăng, lượng khán giả xem truyền hình ngày càng tăng và việc tiếp xúc với internet đã dẫn đến sự quan tâm gia tăng đối với các sự kiện.
-Môi trường cạnh tranh: Các quốc gia và thành phố tham gia vào quá trình đấu thầu biểu thị bản chất cạnh tranh của mua sắm sự kiện. Nhiều hội nghị và triển lãm thu hút hàng nghìn du khách và chi tiêu của họ nhìn chung cao hơn nhiều so với mức trung bình của khách quốc tế. Cho thấy môi trường trường cạnh tranh trong ngành sự kiện rất cao
-Tác động kinh tế và du lịch: Các sự kiện kinh doanh, văn hóa và thể thao cũng đóng góp đáng kể vào tác động kinh tế và du lịch đối với các thành phố và thậm chí cả các vùng nông thôn. Nhiều thành phố và vùng ngoại ô được xây dựng thương hiệu sau khi một sự kiện lớn vừa diễn ra xong.
-Sản phẩm sự kiện chân thực hoặc giàu trí tưởng tượng: Người tiêu dùng tìm kiếm một điểm khác biệt và đặc biệt là tính xác thực khi đến thăm một sự kiện với tư cách là khách du lịch. Khi các sản phẩm giải trí ngày càng nhiều, sự lựa chọn của khách hàng được tăng lên, vậy một sự kiện phải đảm bảo sự khác biệt, sự độc nhất để thu hút động lực tham gia của khách hàng.
-Lợi ích đối với cộng đồng chủ nhà: Khi một sự kiện được diễn ra tại một địa phương, thì chắc chắn rằng lợi ích mà nó mang lại sẽ lớn hơn nhiều so với những tác động tiêu cực ngắn hạn.
-Giảm thiểu rủi ro: Trách nhiệm cộng đồng và các khoản bảo hiểm khác là những cân nhắc đáng kể đối với các nhà tổ chức sự kiện. An toàn là mối quan tâm hàng đầu, đặc
biệt khi có thêm rủi ro liên quan đến các cuộc tụ tập đông người. Hành vi đám đông và tử vong nghiêm trọng tại các sự kiện thể thao và âm nhạc là những vấn đề trên toàn thế giới.
-Ảnh hưởng chính trị: Ở những nơi có nhiều sự kiện lớn đòi hỏi sự hỗ trợ của chính phủ ở cấp này hay cấp khác (kể cả cấp hội đồng địa phương) thì luôn có những cân nhắc chính trị.
Đặc điểm sản phẩm sự kiện
-Tính đồng thời: Sự kiện là trải nghiệm dịch vụ. Đồng nghĩa với việc sản xuất và sử dụng dịch vụ là không thể tách rời. Điều đó có nghĩa là khi ta bán một tấm vé cho khách hàng, ta mới chỉ bán cho họ một lời hứa, chỉ khi họ có mặt tại sự kiện thì lời hứa của chúng ta mới được thực hiện.
-Tính không đồng nhất về chất lượng: Dựa vào nhu cầu sử dụng dịch vụ, cách thức mà sự kiện được tổ chức có thể thay đổi mỗi ngày hay mỗi năm. Tùy thuộc vào yêu cầu tiêu dùng hay mục đích của mỗi sự kiện mà người quản trị linh hoạt cách tổ chức, cách bố trí nhân sự và điều chỉnh các hoạt động cho phù hợp.
-Tính vô hình: Cũng giống như tính chất các ngành dịch vụ khác, sự kiện là một sản phẩm không thể cầm nắm, dùng thử hay sở hữu được. Người tiêu dùng chi có thể đánh giá sản phẩm sau khi đã được trải nghiệm sự kiện.
-Tính không thể lưu kho: Sản phẩm sự kiện không thể tồn kho và cất trữ. Bởi vì quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm xảu ra đồng thời, nếu như ngày diễn ra sự kiện gặp sự cố như thời tiết xấu, vé không bán được thì không thể khôi phục lại, doanh thu về thức ăn, đồ uống và vật phẩm bán trong ngày đó cũng bị mất đi.
1.3.2. Khái quát về công ty tổ chức sự kiện1.3.2.1. Khái niệm công ty tổ chức sự kiện 1.3.2.1. Khái niệm công ty tổ chức sự kiện
Các công ty tổ chức sự kiện là những công ty chuyên môn hóa trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và có tư cách pháp nhân. Các công ty chuyên môn hóa thường tổ chức một số sự kiện cạnh tranh và phát triển mối quan hệ lâu dài với khách hàng và nhà cung cấp của họ.
1.3.2.2. Đặc thù của công việc tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một chuỗi các công việc vừa đan xen vừa nối tiếp nhau cùng với thời gian thực hiện tương đối ngắn. Các hoạt động trước, trong và sau sự kiện phải được cân đo đong đếm sao cho đồng bộ với nhau, không thể có việc ngân sách hay các hạng mục phục vụ cho sự kiện chênh lệch quá lớn. Do đó, việc phân chia nhiệm vụ cho từng bộ phận phải thật chi tiết và rõ ràng.
Một đặc thù nữa của ngành sự kiện là bất kỳ sự cố nào cũng có thể xảy và bất kỳ lúc nào, yêu cầu người làm sự kiện cái gì cũng phải biết một chút. Từ việc tư vấn, lên kế hoạch, quản lý con người, quản lý thiết bị cho đến vận hành và xử lý các tình huống…càng biết nhiều thì sẽ làm giảm rủi ro xảy ra trong sự kiện.
Không chỉ vậy, ngành tổ chức sự kiện không giống các ngành nghề khác ở chỗ không được rập khuôn. Với mỗi đối tượng khách hàng khác nhau với nhu cầu khác nhau thì việc tổ chức sự kiện cũng phải khác nhau. Chính vì lẽ đó, làm sự kiện lúc nào cũng phải đổi mới, phải sáng tạo, phải tìm được sự độc đáo trong mỗi sản phẩm tạo ra.
Điều đặc biệt hay trong ngành tổ chức sự kiện đòi hỏi người lao động không làm việc tách rời mà phải làm việc cùng với đội nhóm của mình. Vì tổ chức sự kiện là một chuỗi các hoạt động, nên các hoạt động được triển khai phải có sự liên kết với nhau, một người không thể một mình đảm nhận hết các nhiệm vụ cùng một lúc bởi: sự thiếu sáng tạo, mô típ bị trùng lặp, không kịp tiến độ thực hiện,…
1.3.2.3. Vai trò của nhân lực trong công ty tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm toàn bộ các công việc từ tư vấn, lên ý tưởng, lập chương trình, chuẩn bị các thiết bị, liên hệ các nhà cung ứng cho đến tiến hành sự kiện. Đó là một quá trình vô cùng phức tạp và đòi hỏi sự liên kết chặt chẽ giữa bộ phận với nhau. Vì một sự kiện thường diễn ra trong thời gian ngắn, nên thông thường nhà quản trị sự kiện có xu hướng sử dụng các nhân viên hiện tại của họ hơn là tuyển thêm các nhân viên mới. Nhân viên hiện tại có thể cho tạm ngừng các công việc đang đảm nhận và được
giao thêm các công việc mới để kịp tiến độ chạy sự kiện. Với tính chất như vậy, lao dộng trong tổ chức sự kiện thường mang những đặc điểm sau:
-Tính tổ chức và khả năng phối hợp công việc: Tổ chức sự kiện là một chuỗi các
công việc xảy ra cùng một lúc, mỗi công việc mang kiến thức, hoạt động và chức năng khác nhau, đòi hỏi các bộ phận nhân sự phải đồng bộ, phối hợp nhịp nhàng với nhau nhằm chung mục tiêu mang lại sự thành công cho sự kiện và nếu chỉ một bộ phận lệch lạc đôi chút thì rất có thể sự kiện đó cũng được xem như là thất bại.
-Chịu áp lực công việc cao: Lao động trong ngành tổ chức sự kiện luôn chịu một sức
ép tâm lý lớn về tiến độ công việc, họ phải làm việc với cường độ cao khi chạy bất kỳ một sự kiện lớn nhỏ nào, mặt khác lại đòi hỏi sự năng động sáng tạo mọi lúc khi cần.
-Tính cẩn thận trong từng công việc: Ngành tổ chức sự kiện là ngành đòi hỏi tính
cẩn trọng cao không thua kém bất kỳ ngành nghề nào khác. Bởi vì, chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể gây ra những hậu quả khôn lường, ảnh hưởng đến sự kiện của khách hàng, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp và các bên liên quan. Có thể nói sự chuyên nghiệp của mỗi doanh nghiệp thể hiện ở sự hoàn hảo trong từng chi tiết ở sự kiện mà họ thực hiện.
-Tính linh hoạt và năng động: Trong một sự kiện diễn ra, mọi vấn đề đều có thể xảy
ra đòi hỏi người lao động phải biết cách xoay sở và ứng phó trong mọi tình huống. Đặc biệt là các sự kiện được tổ chức ngoài trời thường gặp rất nhiều khó khăn, người tổ chức sự kiện phải thật sự năng động để tìm sự giúp đỡ cũng như linh hoạt chuyển đổi công việc cho phù hợp với từng tình huống.
-Về kiến thức và kỹ năng: Như đã nhắc từ phần đầu, khi thực hiện một sự kiện thì
nhà quản trị luôn có xu hướng sử dụng nguồn lực có sẵn trong doanh nghiệp hơn là thuê ngoài. Vì vậy, người lao động luôn luôn trang bị cho mình một hệ thống kiến thức, kỹ năng đa dạng để đáp ứng kịp thời nhu cầu của doanh nghiệp.
1.3.2.4. Công tác đào tạo nhân lực trong công ty tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện không chỉ là thách thức về quy mô, phạm vi và tiến độ công việc. Nhiều sự kiện có quy mô nhỏ hơn, mang tính địa phương và chỉ liên quan đến một số lượng người hạn chế so với các sự kiện lớn hơn. Tuy nhiên, quản lý nguồn nhân lực vẫn là một yếu tố thành công then chốt khi cần phải làm việc với nhiều nhà cung cấp, khách hàng và người tham dự vào một mục đích.
Ngày nay, tổ chức sự kiện đã có hệ thống lý luận tương đối đầy đủ và chặt chẽ, theo đó đào tạo nhân lực trong ngành ngày càng được đầu tư. Nếu như trong những giai đoạn đầu của ngành sự kiện, nhân lực được đào tạo bằng cách học hỏi những kinh nghiệm, kỹ năng của những người có hiểu biết liên quan đến ngành như vui chơi giải trí, sản xuất phim và phương tiện nghe nhìn, sản xuất âm thanh ánh sáng hay biên kịch…Thì ngày nay việc đào tạo nhân lực sự kiện được thực hiện ngay từ các trường đại học hay trung tâm đào tạo nghề. Việc nhân lực được đào tạo nhiều kiến thức khi được học tại trường là một lợi thế lớn, tuy nhiên tính áp dụng thực tế lại không cao, do đó lao động ngành sự kiện hầu hết được đào tạo bài bản lại một lần nữa khi bắt đầu làm việc tại một công ty tổ chức sự kiện. Lao động sẽ được doanh nghiệp bồi dưỡng những kiến thức cần thiết và bám sát với điều kiện thực tế ngành nghề. Sau quá trình nắm bắt rõ kiến thức, người lao động được các quản lý tận tình hướng dẫn từng công việc cụ thể phù hợp với năng lực mỗi người, đồng thời lúc này người lao động sẽ có cơ hội cọ xát thực tế khi được tham gia vào các sự kiện mà doanh nghiệp tổ chức. Nhìn chung, công tác đào tạo nhân lực tại các công ty tổ chức sự kiện ngày càng được quan tâm hơn để đảm bảo đem đến sản phẩm chất lượng phục vụ cho khách hàng.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐÀO TẠO NHÂN LỰC TẠI BỘ PHẬN KINH DOANH CỦA CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN D2
EVENTS 2.1. Giới thiệu tổng quan về công ty D2 Events 2.1.1. Thông tin chung
-Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Tổ chức sự kiện D2 Events.
-Tên viết tắt bằng tiếng Anh: D2 Events.
-Giám đốc: Trần Tấn Đạt