2.3.2.1. Xác định nhu cầu đào tạo
Việc xác định nhu cầu đào tạo là nội dung vô cùng quan trọng trong việc xây dựng một chương trình đào tạo. Hằng năm, trưởng phòng sự kiện D2 Events đều đề xuất phương
án đào tạo sau khi doanh nghiệp đã hoạch định chiến lược kinh doanh để đảm bảo nhân viên đủ khả năng đáp ứng các công việc, nhiệm vụ được giao. Điều này thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đối với hoạt động kinh doanh và bộ phận nhân viên của mình. Tuy nhiên việc xác định nhu cầu đào tạo tại D2 Events còn nhiều điểm hạn chế như sau:
-Thứ nhất, cơ sở đề xuất nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp chỉ dựa vào kết quả hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp dựa vào sự chênh lệch giữa kết quả mong muốn và kết quả thực tế của hoạt động kinh doanh và của công việc. Trên thực tế, doanh nghiệp bắt đầu tổ chức khóa đào tạo cho nhân viên khi nhận thấy kết quả doanh thu không đạt được chỉ tiêu đề ra cũng như sự sai sót khi thực hiện các hợp đồng với khách hàng.
-Thứ hai, việc xác định nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp chỉ dựa vào sự quan sát chủ quan từ một phía trưởng phòng sự kiện, mà chưa thực sự đánh giá hiệu quả dựa vào phân tích công việc của nhân viên. Hệ thống bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc chưa được xác định. Đây là một thiếu sót rất lớn để đánh giá đúng nhu cầu đào tạo tại doanh nghiệp. Tại D2 Events, bộ phận kinh doanh là bộ phận chủ lực của phòng sự kiện, vừa đảm nhận nhiệm vụ kinh doanh vừa xử lý nhiều vấn đề liên quan đến khách hàng. Đa số nhân viên kinh doanh của công ty đều có nền tảng kiến thức tốt về việc kinh doanh sản phẩm trực tuyến, do vậy khi tư vấn làm việc với khách hàng trực tiếp thì thiếu tự tin trong giao tiếp và xử lý tình huống kém, dẫn đến hiệu quả kinh doanh giảm sút. Tiếp đến là vấn đề quản lý các fanpage của công ty. Hiện tại công ty có 19 fanpage facebook và 8 tài khoản mạng xã hội trực tuyến khác, trung bình mỗi nhân viên sẽ đảm nhận 7 fanpage, tài khoản cùng một lúc. Để quản lý các tài khoản này hiệu quả đòi hỏi nhân viên phải có kiến thức cơ bản về social media. Nhận thấy những vấn đề này, trưởng phòng sự kiện mới bắt đầu đề xuất khóa đào tạo bắt buộc cho toàn bộ nhân viên kinh doanh. Khóa đào tạo này bao gồm tất cả các kỹ năng cần thiết mà nhân viên cần phải trao dồi để đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
-Thứ ba, doanh nghiệp không thực sự quan tâm đến nguyện vọng đào tạo của nhân viên. Tại D2 Events, việc đào tạo là bắt buộc đối với toàn bộ nhân viên kinh doanh sự kiện, kể cả những nhân viên không có nhu cầu đào tạo, nhằm giúp nhân viên thành thạo mọi
công việc trong tổ chức sự kiện. Doanh nghiệp không thực hiện việc điều tra nhu cầu đào tạo của nhân viên thông qua phỏng vấn trực tiếp hoặc bảng câu hỏi điều tra để đánh giá đúng khả năng cá nhân và kỹ năng nghề nghiệp của nhân viên. Tại bộ phận kinh doanh sự kiện không phải tất cả nhân viên kinh doanh đều xuất phát từ ngành tổ chức sự kiện, do vậy lượng kiến thức và chuyên môn nghề nghiệp là khác nhau. Điều này vừa làm lãng phí tài chính, thời gian cho doanh nghiệp, vừa gây khó chịu cho nhân viên.
2.3.2.2. Lập kế hoạch đào tạo
Xác định mục tiêu đào tạo
D2 Events đã đưa ra những mục tiêu cụ thể cho khóa đào tạo nhằm giúp nhân viên nhanh chóng bắt kịp công việc, đảm bảo hoàn thành công việc hiệu quả:
-Tất cả nhân viên kinh doanh tham gia khóa đào tạo phải nắm bắt được lý thuyết về kỹ thuật bán hàng.
-Nhân viên phải có khả năng thỏa thuận, thương thảo các hợp đồng với khách hàng bằng cách áp dụng các lý thuyết về bán hàng và xử lý tốt các tình huống bất ngờ xảy ra trong quá trình phục vụ khách.
-Đảm bảo 100% nhân viên có thể thành thạo trong vận hành các trang thiết bị tổ chức sự kiện.
-Quản lý tốt các fanpage dựa vào kiến thức cơ bản về social media.
-Đối với nhân viên mới, mục tiêu là đào tạo đối tượng này quen với văn hóa làm việc của công ty, củng cố thêm kiến thức và kỹ năng làm việc để họ có thể thích nghi và nắm bắt được công việc nhanh chóng thông qua 2 tháng thử việc.
Xác định đối tượng đào tạo
Dựa trên nhu cầu và mục tiêu đào tạo đã xác định, ban đào đạo bắt buộc tất cả nhân viên bộ phận kinh doanh sự kiện phải tham gia khóa đào tạo. Việc lựa chọn đối tượng mà chưa căn cứ vào đúng khả năng và nguyện vọng của nhân viên có thể dẫn đến đào tạo nhầm đối tượng , làm tổn thất về thời gian và chi phí không cần thiết.
Thiết kế chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo
Việc xác định kiến thức cần thiết cho đào tạo là cơ sở để quyết định lựa chọn phương pháp đào tạo cho doanh nghiệp. Trưởng phòng sự kiện là người đảm nhận quản lý và đưa ra các nội dung về đào tạo. Nội dung đào tạo chú trọng về chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng bán hàng và đầu tư vào các khóa học kỹ năng mềm về giao tiếp, đàm phán.
Bảng 2.5 Chương trình đào tạo nhân lực tại D2 Events năm 2020 Chương
trình Nội dung Phương pháp Thời gian
Kinh phí (VNĐ)
Khóa học bắt buộc
Kỹ năng bán hàng Đào tạo ngoài công việc: gửi đào tạo tại trung tâm Dana Skills 14h-17h: Thứ7 7h-10h: Chủ nhật; 2 buổi 1,5 triệu/ 2 buổi Nền tảng social media 7h-10h,14h-17h: Chủ nhật 2 buổi 300 nghìn/ buổi Nghệ thuật giao tiếp 19h – 21h: Thứ 5,7; 3 tháng 1,5 triệu/ người/kh óa MC tổng hợp 19h – 21h: Thứ 2,4,6; 3 tháng 2,5 triệu/ người/kh óa Khóa học không bắt buộc Vận hành thiết bị sự kiện Kèm cặp, chỉ dẫn tại chỗ 1 lần/ tuần (4 tuần); 30 phút/ lần Kỹ năng photoshop, thiết kế poster 2 buổi/ tuần (8 tuần); 2 giờ/ buổi (Nguồn: Phòng sự kiện D2 Events)
Nhìn vào bảng 2.5, ta thấy rằng các khóa học được thiết kế để đào tạo cho nhân viên kinh doanh sự kiện chưa thật sự phù hợp với nhu cầu đào tạo đề ra. Chương trình đào tạo bao gồm 2 khóa học và được thực hiện một lần trong năm.
Khóa học bắt buộc gồm có những nội dung về cung cấp thông tin và rèn luyện kỹ năng. Các môn học được thiết kế cho khóa học này vô cùng cần thiết và bổ ích đối với nhân viên kinh doanh. Trong 4 môn học được đào tạo, học viên sẽ được đào tạo theo phương pháp đào tạo ngoài công việc bằng cách tham gia vào các lớp học tại Học viện đào tạo kỹ năng Dana Skills. Tại đây, học viên sẽ được giảng dạy dưới sự chỉ dẫn của giáo viên phụ trách, cùng nhau trao đổi, thảo luận những vấn đề thắc mắc cũng như tham gia xử lý các tình huống được đặt ra. Đối với hai môn học “Nghệ thuật giao tiếp” và “MC tổng hợp” bắt buộc học viên phải đạt bằng “khá” trở lên, nếu không sẽ bị bắt buộc học lại.Tuy nhiên, hai môn học này tương đối khá giống nhau, riêng môn “MC tổng hợp” không thật sự phù hợp với nhu cầu của nhân viên. Bên cạnh đó, các lớp học lại được tổ chức cùng 1 thời điểm, và ảnh hưởng đến khung giờ nghỉ ngơi của nhân viên quá nhiều, điều này ảnh hưởng đến hiệu quả đào tạo và hiệu suất làm việc của nhân viên.
Khóa học không bắt buộc: đối với khóa học này, nhân viên kinh doanh không yêu cầu phải tham gia hết các buổi. Vì trình độ và chuyên môn của mỗi nhân viên là khác nhau nên tùy vào nhu cầu học hỏi mà nhân viên có thể tham gia hoặc không. Hai môn học trong khóa này được đào tạo bằng phương pháp “đào tạo theo kiểu chỉ dẫn hay kèm cặp trong công việc”, cụ thể nhân viên kinh doanh sẽ được trưởng phòng sự kiện giới thiệu, giải thích về mục tiêu công việc, đồng thời hướng dẫn tỉ mỉ cho từng đối tượng để họ có thể thành thạo thực hiện công việc. Việc thực hiện khóa học này có lợi ích rất lớn cho cả nhân viên và doanh nghiệp.
Lựa chọn giảng viên đào tạo
Tùy thuộc vào nội dung chương trình đào tạo mà trưởng ban đào tạo lựa chọn giảng viên đào tạo phù hợp. Đối với những môn thuộc khóa học bắt buộc được đào tạo ngay tại
trung tâm đào tạo, thì sẽ được trưởng ban đào tạo trao đổi với phía trung tâm để lựa chọn giảng viên đào tạo. Những giảng viên này được mời từ các trường đại học hoặc cán bộ chuyên môn từ các doanh nghiệp về để giảng dạy và đào tạo. Riêng môn “nền tảng social media” được giảng dạy trực tiếp bởi Giám đốc D2 Events, người có 8 năm kinh nghiệm SEO Google thực chiến trong lĩnh vực dịch vụ - du lịch - sự kiện.
Còn đối với khóa đào tạo không bắt buộc thì giảng viên đào tạo sẽ được lựa chọn từ nội bộ công ty, cụ thể là trưởng phòng sự kiện. Người có trình độ chuyên môn cao trong lĩnh vực, tiếp xúc thực tế nhiều và gần gũi với nhân viên kinh doanh. Điều này sẽ giúp nhân viên tiếp thu kiến thức một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Dự trù kinh phí
Nguồn kinh phí dành cho việc đào tạo nhân viên tại D2 Events được trích từ quỹ phúc lợi cho nhân viên. Thường thì chi phí đào tạo chiếm 12% trong quỹ lương của mỗi nhân viên và được trích thêm từ quỹ phúc lợi của doanh nghiệp. Tuy doanh nghiệp có hỗ trợ nhiều cho nhân viên, nhưng nhìn chung chí phí đào tạo vẫn khá cao.
2.3.2.3. Đánh giá hiệu quả đào tạo
Trong thực tế, sau mỗi chương trình đào tạo, doanh nghiệp đều không có sự đánh giá kết quả đào tạo qua bất kỳ hình thức nào, nếu có thì cũng chỉ là dạng hỏi truyền miệng. Vì vậy cho thấy đây là một trong những hạn chế còn tồn tại có thể gây thiếu hiệu quả trong việc đào tạo. Tại học viện Dana Skills, sau mỗi một môn học, nhân viên sẽ được đánh giá thông qua các bài kiểm tra năng lực cuối khóa cùng với nhận xét của giảng viên đào tạo. Tuy nhiên, đa số bài kiểm tra chủ yếu về nội dung lý thuyết nhiều hơn, nên không thể đánh giá chắc chắn về kết quả đào tạo. Trên thực tế, việc đào tạo chỉ xảy ra theo hướng một chiều và bị động, có nghĩa là nhân viên sẽ được yêu cầu tham gia khóa đào tạo từ trưởng phòng sự kiện, và sự đánh giá kết quả đào tạo cũng chỉ thông qua sự quan sát từ họ mà không có hình thức cho nhân viên tự đánh giá mình sau mỗi khóa đào tạo, cùng với đó kết quả đào
tạo sẽ được đánh giá thông qua kết quả hoạt động kinh doanh và chỉ tiêu doanh thu của mỗi nhân viên.
2.3.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác đào tạo nhân lực bộ phận kinh doanh tại D2 Events
2.3.3.1. Các yếu tố bên ngoài
- Sự phát triển của nhu cầu tổ chức sự kiện: Trong những năm gần đây, Việt Nam luôn nhận được nhiều sự quan tâm, chú ý từ khách du lịch trong và ngoài nước với hình ảnh tích cực và thân thiện. Có thể thấy, tổ chức sự kiện là ngành đáng triển vọng và phát triển nhanh chóng trong nước ta khi mà Việt Nam ngày càng dành được nhiều cơ hội khi được tổ chức các sự kiện lớn mang tầm thế giới. Cụ thể có thể thấy rằng nhu cầu tổ chức các sự kiện vừa và nhỏ tại khu vực miền Trung đang rất được quan tâm. Thành phố Đà Nẵng cũng đã đề ra chiến lược phát triển du lịch gắn liền với tổ chức sự kiện và các loại hình vui chơi giải trí trong thời gian tới. Du lịch gắn với sự kiện sẽ là sản phẩm gắn liền với sự phát triển bền vững của du lịch Đà Nẵng. Trước sự phát triển nhanh chóng của ngành tổ chức sự kiện, đòi hỏi các đơn vị tổ chức sự kiện phải luôn cập nhật, không ngừng đổi mới và nâng cao trình độ chuyên môn đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng. Tuy nhiên, tổ chức sự kiện là một ngành tổng hợp, không thể kịp thời đào tạo nhân viên có tay nghề cao trong thời gian ngắn, do vậy, công tác đào tạo nguồn nhân lực phải dựa trên mục tiêu lâu dài và bền vững.
- Sự phát triển khoa học - công nghệ: Các thiết bị công nghệ hiện đại đang dần tạo nên xu hướng mới, mang đến những trải nghiệm độc đáo và thú vị cho người tham dự sự kiện. Nếu như trước đây, các chương trình sự kiện được tổ chức theo lối mòn quá nhàm chán và quen thuộc, thì ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã đón đầu, nắm bắt kịp thời xu hướng chuyển đổi công nghệ trong thời đại mới. Công nghệ chiếm hơn 60% vai trò quyết định đến sự thành công của bất kỳ sự kiện nào. Chính vì vậy, nhiều thiết bị công nghệ tổ chức sự kiện hiện đại liên tục ra đời, có thể kể đến như: công nghệ thực tế ảo – thực tế tăng
cường, công nghệ trình chiếu 3D mapping, công nghệ trình chiếu Hologram,... Khoa học - công nghệ phát triển nhanh chóng, đòi hỏi các đơn vị tổ chức sự kiện phải tăng cường nâng cao trình độ hiểu biết về công nghệ cho nhân viên của mình, nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Trước thách thức nền công nghiệp 4.0, việc đào tạo nhân lực thành thạo thiết bị, máy móc là thật sự cấp bách và quan trọng.
- Đối thủ cạnh tranh: Trên địa bàn thành phố Đà Nẵng hiện nay có hàng trăm công ty tổ chức sự kiện lớn nhỏ, có thể kể đến như: Viet Dragon Event, Rồng Tiên Sa Media, TSK Event, Danang Events,…Cùng nhiều công ty có tiềm lực tài chính ngày càng xuất hiện trên địa bàn thành phố. Khi đó, khách hàng sẽ có nhiều sự lựa chọn hơn và yêu cầu nhu cầu cao hơn. Điều này đòi hỏi các công ty tổ chức sự kiện phải tăng cường đổi mới trên mọi phương diện: sản phẩm, trang thiết bị, chất lượng dịch vụ, giá cả và đặc biệt là đội ngũ nhân viên, vì đây là bộ phận trực tiếp làm việc với khách hàng. Do đó, đội ngũ nhân viên phải luôn được đào tạo, không ngừng nâng cao tay nghề, trình độ và chuyên môn nghiệp vụ.
2.3.3.2. Các yếu tố bên trong
-Trình độ đội ngũ nhân viên: Đội ngũ nhân viên kinh doanh tại D2 Events chỉ có
một trong bốn nhân viên tốt nghiệp đúng chuyên ngành tổ chức sự kiện, các nhân viên còn lại thuộc chuyên ngành du lịch và chưa từng được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu nào về nghiệp vụ tổ chức sự kiện. Vì vậy những kiến thức và kỹ năng chuyên ngành trong lĩnh vực chưa thực sự nắm bắt rõ. Điều này dẫn đến khó khăn trong việc lựa chọn chương trình đào tạo sao cho cân bằng giữa trình độ của các nhân viên. Bên cạnh đó, khả năng tiếp thu kiến thức và tương tác của các nhân viên tương đối kém, có thể ảnh hưởng đến thời gian và hiệu quả công tác đào tạo.
-Giảng viên đào tạo: Là người có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác đào tạo. Việc lựa
chọn giảng viên từ Học viện đào tạo Dana Skills giúp cung cấp cho nhân viên nhiều kiến thức mới và bắt kịp với xu hướng của thời đại hơn, tuy nhiên giảng viên không nắm bắt
được rõ tình hình của doanh nghiệp, có thể cung cấp những thông tin không phù hợp cho nhân viên.
-Ngân sách: Doanh nghiệp không hoạch định rõ ràng ngân sách cho công tác đào
tạo, gây khó khăn trong việc xác định chương trình đào tạo, đồng thời gây lãng phí, làm