1.3.2.1. Khái niệm công ty tổ chức sự kiện
Các công ty tổ chức sự kiện là những công ty chuyên môn hóa trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và có tư cách pháp nhân. Các công ty chuyên môn hóa thường tổ chức một số sự kiện cạnh tranh và phát triển mối quan hệ lâu dài với khách hàng và nhà cung cấp của họ.
1.3.2.2. Đặc thù của công việc tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một chuỗi các công việc vừa đan xen vừa nối tiếp nhau cùng với thời gian thực hiện tương đối ngắn. Các hoạt động trước, trong và sau sự kiện phải được cân đo đong đếm sao cho đồng bộ với nhau, không thể có việc ngân sách hay các hạng mục phục vụ cho sự kiện chênh lệch quá lớn. Do đó, việc phân chia nhiệm vụ cho từng bộ phận phải thật chi tiết và rõ ràng.
Một đặc thù nữa của ngành sự kiện là bất kỳ sự cố nào cũng có thể xảy và bất kỳ lúc nào, yêu cầu người làm sự kiện cái gì cũng phải biết một chút. Từ việc tư vấn, lên kế hoạch, quản lý con người, quản lý thiết bị cho đến vận hành và xử lý các tình huống…càng biết nhiều thì sẽ làm giảm rủi ro xảy ra trong sự kiện.
Không chỉ vậy, ngành tổ chức sự kiện không giống các ngành nghề khác ở chỗ không được rập khuôn. Với mỗi đối tượng khách hàng khác nhau với nhu cầu khác nhau thì việc tổ chức sự kiện cũng phải khác nhau. Chính vì lẽ đó, làm sự kiện lúc nào cũng phải đổi mới, phải sáng tạo, phải tìm được sự độc đáo trong mỗi sản phẩm tạo ra.
Điều đặc biệt hay trong ngành tổ chức sự kiện đòi hỏi người lao động không làm việc tách rời mà phải làm việc cùng với đội nhóm của mình. Vì tổ chức sự kiện là một chuỗi các hoạt động, nên các hoạt động được triển khai phải có sự liên kết với nhau, một người không thể một mình đảm nhận hết các nhiệm vụ cùng một lúc bởi: sự thiếu sáng tạo, mô típ bị trùng lặp, không kịp tiến độ thực hiện,…
1.3.2.3. Vai trò của nhân lực trong công ty tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm toàn bộ các công việc từ tư vấn, lên ý tưởng, lập chương trình, chuẩn bị các thiết bị, liên hệ các nhà cung ứng cho đến tiến hành sự kiện. Đó là một quá trình vô cùng phức tạp và đòi hỏi sự liên kết chặt chẽ giữa bộ phận với nhau. Vì một sự kiện thường diễn ra trong thời gian ngắn, nên thông thường nhà quản trị sự kiện có xu hướng sử dụng các nhân viên hiện tại của họ hơn là tuyển thêm các nhân viên mới. Nhân viên hiện tại có thể cho tạm ngừng các công việc đang đảm nhận và được
giao thêm các công việc mới để kịp tiến độ chạy sự kiện. Với tính chất như vậy, lao dộng trong tổ chức sự kiện thường mang những đặc điểm sau:
-Tính tổ chức và khả năng phối hợp công việc: Tổ chức sự kiện là một chuỗi các
công việc xảy ra cùng một lúc, mỗi công việc mang kiến thức, hoạt động và chức năng khác nhau, đòi hỏi các bộ phận nhân sự phải đồng bộ, phối hợp nhịp nhàng với nhau nhằm chung mục tiêu mang lại sự thành công cho sự kiện và nếu chỉ một bộ phận lệch lạc đôi chút thì rất có thể sự kiện đó cũng được xem như là thất bại.
-Chịu áp lực công việc cao: Lao động trong ngành tổ chức sự kiện luôn chịu một sức
ép tâm lý lớn về tiến độ công việc, họ phải làm việc với cường độ cao khi chạy bất kỳ một sự kiện lớn nhỏ nào, mặt khác lại đòi hỏi sự năng động sáng tạo mọi lúc khi cần.
-Tính cẩn thận trong từng công việc: Ngành tổ chức sự kiện là ngành đòi hỏi tính
cẩn trọng cao không thua kém bất kỳ ngành nghề nào khác. Bởi vì, chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể gây ra những hậu quả khôn lường, ảnh hưởng đến sự kiện của khách hàng, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp và các bên liên quan. Có thể nói sự chuyên nghiệp của mỗi doanh nghiệp thể hiện ở sự hoàn hảo trong từng chi tiết ở sự kiện mà họ thực hiện.
-Tính linh hoạt và năng động: Trong một sự kiện diễn ra, mọi vấn đề đều có thể xảy
ra đòi hỏi người lao động phải biết cách xoay sở và ứng phó trong mọi tình huống. Đặc biệt là các sự kiện được tổ chức ngoài trời thường gặp rất nhiều khó khăn, người tổ chức sự kiện phải thật sự năng động để tìm sự giúp đỡ cũng như linh hoạt chuyển đổi công việc cho phù hợp với từng tình huống.
-Về kiến thức và kỹ năng: Như đã nhắc từ phần đầu, khi thực hiện một sự kiện thì
nhà quản trị luôn có xu hướng sử dụng nguồn lực có sẵn trong doanh nghiệp hơn là thuê ngoài. Vì vậy, người lao động luôn luôn trang bị cho mình một hệ thống kiến thức, kỹ năng đa dạng để đáp ứng kịp thời nhu cầu của doanh nghiệp.
1.3.2.4. Công tác đào tạo nhân lực trong công ty tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện không chỉ là thách thức về quy mô, phạm vi và tiến độ công việc. Nhiều sự kiện có quy mô nhỏ hơn, mang tính địa phương và chỉ liên quan đến một số lượng người hạn chế so với các sự kiện lớn hơn. Tuy nhiên, quản lý nguồn nhân lực vẫn là một yếu tố thành công then chốt khi cần phải làm việc với nhiều nhà cung cấp, khách hàng và người tham dự vào một mục đích.
Ngày nay, tổ chức sự kiện đã có hệ thống lý luận tương đối đầy đủ và chặt chẽ, theo đó đào tạo nhân lực trong ngành ngày càng được đầu tư. Nếu như trong những giai đoạn đầu của ngành sự kiện, nhân lực được đào tạo bằng cách học hỏi những kinh nghiệm, kỹ năng của những người có hiểu biết liên quan đến ngành như vui chơi giải trí, sản xuất phim và phương tiện nghe nhìn, sản xuất âm thanh ánh sáng hay biên kịch…Thì ngày nay việc đào tạo nhân lực sự kiện được thực hiện ngay từ các trường đại học hay trung tâm đào tạo nghề. Việc nhân lực được đào tạo nhiều kiến thức khi được học tại trường là một lợi thế lớn, tuy nhiên tính áp dụng thực tế lại không cao, do đó lao động ngành sự kiện hầu hết được đào tạo bài bản lại một lần nữa khi bắt đầu làm việc tại một công ty tổ chức sự kiện. Lao động sẽ được doanh nghiệp bồi dưỡng những kiến thức cần thiết và bám sát với điều kiện thực tế ngành nghề. Sau quá trình nắm bắt rõ kiến thức, người lao động được các quản lý tận tình hướng dẫn từng công việc cụ thể phù hợp với năng lực mỗi người, đồng thời lúc này người lao động sẽ có cơ hội cọ xát thực tế khi được tham gia vào các sự kiện mà doanh nghiệp tổ chức. Nhìn chung, công tác đào tạo nhân lực tại các công ty tổ chức sự kiện ngày càng được quan tâm hơn để đảm bảo đem đến sản phẩm chất lượng phục vụ cho khách hàng.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐÀO TẠO NHÂN LỰC TẠI BỘ PHẬN KINH DOANH CỦA CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN D2
EVENTS 2.1. Giới thiệu tổng quan về công ty D2 Events 2.1.1. Thông tin chung
-Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Tổ chức sự kiện D2 Events.
-Tên viết tắt bằng tiếng Anh: D2 Events.
-Giám đốc: Trần Tấn Đạt
-Địa chỉ: 179 Nguyễn Sắc Kim, Cẩm Lệ, Đà Nẵng
-Điện thoại: 0905 018 368 - 096 5868 568
-Email: sales@d2events.com
-Website: https://d2events.com
-Logo:
(Nguồn: Nội bộ công ty D2 Events)
Hình 2.1. Logo của công ty D2 Events 2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty D2 Events
Công ty tổ chức sự kiện D2 Events trực thuộc công ty TNHH Dblue, thành lập vào năm 2016 tính đến nay đã hoạt động được 5 năm.
Năm 2016 công ty được thành lập có trụ sở đặt tại 02 Võ Chí Công, quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng. Ban đầu công ty TNHH Dblue kinh doanh mảng chính là bán tour du lịch với tên gọi là D2Tour, sau một thời gian hoạt động thì bắt đầu tổ chức kinh doanh thêm mảng tổ chức sự kiện với tên gọi là D2 Media.
Cuối năm 2017 doanh nghiệp bước vào kinh doanh ổn định và tốc độ phát triển tăng nhanh, doanh nghiệp nhận thấy tên gọi cũ vẫn chưa bao quát được lĩnh vực hoạt động của mình. Bắt đầu từ đây, công ty chính thức đổi tên thành D2 Events và dời về trụ sở mới và cũng là trụ sở hiện nay là 179 Nguyễn Sắc Kim, quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, D2 Events đã không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm từ việc phụ thuộc vào các đơn vị cung cấp trang thiết bị thành chủ động trong việc mua và nâng cấp các thiết bị chuyên dụng phục vụ cho nhu cầu khách hàng. Không những vậy, doanh nghiệp luôn quan tâm mở rộng mối quan hệ không chỉ với khách hàng, cơ sở kinh doanh dịch vụ cơ bản mà còn giữ gìn mối quan hệ thân thiết với đối thủ cạnh tranh của mình. Với 5 năm hình thành và phát triển, D2 Events dần khẳng định vị trí của mình trong hệ thống các đơn vị tổ chức sự kiện vừa và nhỏ tại khu vực Miền Trung.
2.1.2.1. Tầm nhìn
Trở thành Top 5 thương hiệu tổ chức sự kiện miền Trung uy tín, mang đến cho quý khách hàng những gói sản phẩm dịch vụ tại Đà Nẵng chất lượng, giá tốt chuẩn 3 sao trở lên.
2.1.2.2. Sứ mệnh
“Tổ chức sự kiện theo cách của bạn”
D2 Events luôn chú trọng vào chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Đối với mỗi chương trình sự kiện, D2 Events không ngừng nổ lực để đem đến cho khách hàng của mình những sản phẩm thật chỉn chu, chất lượng và mang đậm tính độc đáo đối với từng đối tượng khách hàng. D2 Events không chỉ là một đơn vị tổ chức sự kiện mà còn là người bạn đồng hành với khách hàng của mình. Hiểu và nhân đôi giá trị hài lòng của khách hàng là mục tiêu mà D2 Events luôn theo đuổi trong suốt chặng đường phát triển.
2.1.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty D2 Events2.1.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty D2 Events 2.1.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty D2 Events
(Nguồn: Nội bộ công ty D2 Events năm 2021)
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty D2 Events 2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận trong D2 Events Giám đốc
-Thực hiện chức năng quản lý hoạt động của công ty theo điều lệ, quy định của công ty, Luật doanh nghiệp Nhà nước và chịu trách nhiệm pháp luật về hoạt động và phát triển của công ty.
-Giám đốc là ông Trần Tấn Đạt, là đại diện pháp nhân của công ty, có quyền điều hành cao nhất trong công ty. Giám đốc là người điều hành chung các vấn đề của công ty và chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của công ty. Quản lý điều hành các hoạt động, đề ra chiến lược cũng như ký kết các hợp đồng với đối tác và khách hàng
Điều hành chung
TỔNG GIÁM ĐỐC
ĐIỀU HÀNH CHUNG
PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG SỰ KIỆN
-Điều hành chung: bà Võ Ái Diễm, có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc, và giải quyết một số vấn đề phát sinh được sự ủy nhiệm của giám đốc.
-Thực thi những công việc về tuyển chọn và tổ chức nhân sự, lao động tiền lương, khen thưởng kỹ luật, chế độ chính sách,…
Phòng kế toán
-Tổ chức thực hiện các công việc tài chính như theo dõi, ghi chép lại tất cả những hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp theo đúng hệ thống thanh khoản và kế toán của nhà nước. Cũng như thường xuyên theo dõi, đối chiếu và phản ánh tình hình công nợ, trả và đòi nợ.
-Thực hiện công việc báo cáo định kỳ, hướng dẫn các bộ phận khác thực hiện các thủ tục thu và chi. Đồng thời, quản lý toàn bộ nguồn thu – chi theo đúng quy định pháp luật.
Phòng sự kiện
Trưởng phòng sự kiện: anh Nguyễn Duy Tùng, có nhiệm vụ quản lý chung về bộ phận sự kiện của công ty. Là người đảm nhận phân chia công việc, giám sát tiến độ công việc các bộ phận thuộc phòng sự kiện cũng như đề xuất chiến lược kinh doanh cho giám đốc, đảm bảo đạt chỉ tiêu doanh số đề ra.
-Bộ phận kinh doanh: đảm nhận chức năng chào bán sản phẩm dịch vụ với khách hàng; tìm kiếm phát triển khách hàng mới và chăm sóc khách hành hiện hữu; quản lý hình ảnh, nội dung truyền thông cho các fanpage, website thương hiệu công ty; cũng như trực tiếp tham gia vào công tác tổ chức sự kiện.
-Bộ phận thiết kế: thực hiện nhiệm vụ thiết kế các sản phẩm phục vụ cho các chương trình sự kiện và các ấn phẩm truyền thông phục vụ cho quảng bá sự kiện như: backdrop, standee, banner,…cũng như thiết kế các poster quảng bá thương hiệu công ty.
-Bộ phận thi công: với chức năng chính là tác nghiệp. Sau khi nhận bản thiết kế thì mảng thi công sự kiện sẽ in ấn, tìm nhà cung ứng và hoàn thành các hạng mục có trong chương trình sự kiện.
-Bộ phận điều hành sự kiện: phụ trách việc đàm phán với các đối tác cung ứng dịch vụ, giám sát và điều phối từng hạng mục cụ thể trong chương trình, đồng thời xử lý các vấn đề xảy ra trong chương trình sự kiện.
2.1.4. Hệ thống sản phẩm kinh doanh tại công ty D2 Events
Hiện nay công ty cổ phần tổ chức sự kiện D2 Events cung cấp một hệ thống các sản phẩm cho khách hàng với ba mảng chính: tổ chức sự kiện, cung cấp nhân sự cho sự kiện, cung ứng các thiết bị sự kiện.
-Tổ chức sự kiện: Bao gồm tổ chức các sự kiện trọn gói hoặc theo yêu cầu của đối tượng khách hàng. Khách hàng sẽ được hỗ trợ tư vấn chương trình, lên ý tưởng kịch bản chi tiết từng hạng mục và dự trù kinh phí nhằm kết nối, quảng bá, đưa hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp quý khách đến khách hàng mình gần hơn. Các sản phẩm tổ chức sự kiện bao gồm: tổ chức khai trương, tổ chức lễ động thổ, tổ chức team building, gala dinner, hội nghị, roadshow, sinh nhật.
-Cung cấp nhân sự sự kiện: D2 Events cung cấp đội ngũ nhân sự sự kiện chuyên nghiệp riêng lẻ phục vụ trong suốt chương trình sự kiện khách hàng, như: Vũ đoàn, ca sĩ, MC, DJ, PG/PB, đội lân, cung cấp nghệ nhân và các dịch vụ khác.
-Cung cấp trang thiết bị sự kiện: với sự đầu tư về trang thiết bị chuyên dụng cho tổ chức sự kiện, D2 Events mở rộng dịch vụ cho thuê các thiết bị có sẵn được hỗ trợ vận chuyển tận nơi, kèm nhân sự hướng dẫn sử dụng cho khách hàng. Các hạng mục trang thiết bị cho thuê bao gồm: Âm thanh – ánh sáng, màn hình LED, thiết bị sân khấu, trang thiết bị tổ chức khai trương, các đạo cụ team building,…
2.2. Thực trạng về hoạt động kinh doanh của công ty D2 Events trong giai đoạntừ năm 2018-2020 từ năm 2018-2020
2.2.1.Tình hình kết quả kinh doanh của doanh nghiệp
Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh tại D2 Events giai đoạn 2018-2020
ĐVT: VNĐ Năm Chỉ tiêu 2018 2019 2020 Tốc độ tăng trưởng 2019/2018 2020/2019 Triệu đồng Triệu đồng Triệu đồng Delta % Delta % Doanh thu 1235.927 1800.125 514.41 8 564.198 145,65 -1285.707 -28,58 Chi phí 962.311 1343.8 407.74 7 381.489 139,64 -936.053 -30,34 Lợi nhuận 273.615 456.325 106.67 1 182.709 166,78 -349.654 -23,38
(Nguồn: phòng kế toán D2 Events)
(Nguồn: phòng kế toán D2 Events)
Biểu đồ 2.1 Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh tại D2 Events giai đoạn 2018 – 2020
Nhận xét: Qua biểu đồ 2.1 phản ánh hoạt động kinh doanh của công ty D2 Events trong 3 năm qua từ năm 2018 -2020 cho thấy rằng: