2.3.1.1. Khái quát nhiệm vụ, chức năng của nhân viên kinh doanh sự kiện
Bộ phận kinh doanh sự kiện giữ vai trò vô cùng quan trọng trong một công ty tổ chức sự kiện, có nhiệm vụ chính là tìm kiếm khách hàng sử dụng dịch vụ, lên ý tưởng chạy chương trình để trình bày với khách, đồng thời tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sự kiện.
Tại công ty D2 Events, nhân viên kinh doanh là lực lượng tạo ra doanh thu chính cho công ty bằng việc luôn tìm kiếm các đối tượng khách hàng tiềm năng trên trang web công ty, trên các phương tiện mạng xã hội hay danh sách khách hàng có được nhờ hoạt động quảng cáo. Không chỉ là tìm kiếm khách hàng, nhân viên kinh doanh chính là người lên ý tưởng kế hoạch để trực tiếp đàm phán với khách đem về hợp đồng cho doanh nghiệp, đồng thời kiêm bộ phận chăm sóc khách hàng sau khi kết thúc chương trình sự kiện. Có thể thấy, mọi vấn đề liên quan đến khách hàng như phản hồi, khiếu nại, sự cố đều do bộ phận kinh doanh đảm nhiệm.
Bộ phận kinh doanh sự kiện không chỉ đảm nhận nhiệm vụ kinh doanh mà còn đứng vai trò ở người giám sát tiến độ thực hiện của mỗi sự kiện. Sau khi ký kết hợp đồng, nhân viên kinh doanh sẽ bàn giao cho bộ phận điều hành. Tuy nhiên, trong suốt quá trình chuẩn bị các khâu cho chương trình sự kiện, nhân viên kinh doanh phải luôn chú ý quan sát để thúc đẩy các bộ phận khác làm kịp tiến độ, đồng thời xem xét các vấn đề cần bổ sung.
Không chỉ vậy, nhân viên kinh doanh chính là người đồng hành cùng bộ phận điều hành tham gia điều phối trong chương trình sự kiện. Trong bất kỳ sự kiện nào diễn ra, nhân viên kinh doanh đều phải có mặt trong sự kiện mà mình đảm nhận để kịp thời hỗ trợ cho khách hàng cũng như điều phối các hoạt động diễn ra suôn sẻ, đảm bảo an toàn cho sự kiện.
Ngoài công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh, khách hàng, nhân viên kinh doanh còn phải đảm nhiệm quản lý các fanpage của công ty. Mỗi ngày làm việc, nhân viên kinh doanh đều phải checklist các hoạt động cần làm cho fanpage của công ty như: các khung giờ đăng bài viết, các loại bài viết cần chia sẻ, các bài truyền thông về các sản phẩm và dịch vụ của công ty, đánh giá thứ hạng trang web…
(Nguồn: Phòng kinh doanh D2 Events)
Hình 2.2. Kế hoạch quản lý fanpage
Từ đó, ta có thể thấy rõ nhiệm vụ mà một nhân viên kinh doanh sự kiện phải đảm nhiệm tại D2 Events. Vì vậy, mà người làm tổ chức sự kiện thường yêu cầu có những tố chất về năng lực tổ chức, kỹ năng làm việc nhóm, năng động, sáng tạo, tính cẩn thận, khả năng quan sát và sức khỏe. Đồng thời, người làm sự kiện phải vừa học cách tiếp thu tri thức cũng như học cách vượt qua những áp lực từ công việc. Nhân viên kinh doanh sự kiện không phải chỉ có kiến thức mà còn phải có các kỹ năng và tố chất cần thiết khác. Chính vì vậy, vấn đề mà nhân viên kinh doanh đối mặt cũng không ít. Ta có thể thấy, khối lượng làm việc một ngày của nhân viên kinh doanh khá nhiều, tuy nhiên thời gian phân bổ cho mỗi
công việc không hợp lý, do đó họ thường gặp tình trạng deadline vào cuối buổi. Nhân viên kinh doanh đồng thời làm nhiều công việc không đúng chuyên ngành của họ, dẫn đến trong mỗi công việc được giao, tỷ lệ hiệu suất làm việc thấp. Hơn nữa, trình độ giao tiếp và ngoại ngữ của nhân viên còn hạn chế, gặp khó khăn trong việc thương thảo với khách hàng.
2.3.1.2.Đội ngũ nhân viên kinh doanh
Bảng 2.3 Số lượng nhân lực bộ phận kinh doanh tại D2 Events
ĐVT: người
Năm Chỉ tiêu
2018 2019 2020
Số lượng nhân viên 4 5 4
Đã nghỉ việc 2 1 1
Mới tuyển dụng 2 0 1
Thuyên chuyển từ bộ phận khác 0 0 0
(Nguồn: Nội bộ công ty D2 Events năm 2021)
Nhận xét:
Thông qua bảng 2.3 có thể nhận thấy rằng tình hình nhân sự trong giai đoạn 2018- 2020 luôn ổn định được thể hiện qua vị trí nhân viên chính thức luôn đạt đủ chỉ tiêu 4 người. Tuy nhiên qua mỗi năm lại có sự thay đổi. Cụ thể trong năm 2018, có đến hai nhân sự nghỉ việc, buộc doanh nghiệp phải nhanh chóng đẩy mạnh công tác tìm kiếm 2 nhân sự mới để thay thế vào. Lý do của sự giảm này là do nhân viên bắt đầu nhảy việc sang các doanh nghiệp khác vì họ không có cơ hội thăng tiến hoặc cảm thấy công việc không phù hợp, muốn tìm công việc khác đỡ áp lực và ổn định giờ giấc hơn. Những nhân viên mới là những nhân viên được tuyển dụng từ nguồn bên ngoài có kiến thức về ngành tổ chức sự kiện hoặc liên quan đến sự kiện, vì như vậy sẽ giảm bớt thời gian đào tạo cũng như không tốn nhều thời gian để nhân viên làm quen với công việc. Trong hai năm tiếp theo 2019 và 2020 vẫn liên tục có sự thay đổi nhân sự trong doanh nghiệp. Vấn đề chính của sự thay đổi trong 2 năm này là nhân viên không có cơ hội thăng tiến trong công việc cũng như không được đáp ứng các chính sách có lợi cho nhân viên.
Bảng 2.4 Cơ cấu nguồn nhân lực bộ phận kinh doanh tại D2 Events năm 2021 Giới tính Độ tuổi Trình độ học vấn Kinh nghiệm (Năm) Ngoại ngữ (TOEIC Nam Nữ 20 - 25 26 - 30 Đại học Cao đẳng <1 >1 >3 <500 >500 1 3 3 1 3 1 1 2 1 - -
(Nguồn: nội bộ công ty D2 Events năm 2021)
Nhận xét:
Nhìn vào bảng 2.4, đội ngũ nhân viên bộ phận kinh doanh bao gồm 4 người. Số lượng nhân viên ở độ tuổi 20-25 chiếm tỉ lệ lớn. Điều này chứng tỏ lao động ở bộ phận kinh doanh D2 Events là lao động trẻ. Đối với nhân viên bộ phận kinh doanh sự kiện, một ngành luôn đòi hỏi sự năng động, sáng tạo trong công việc, thì việc tuyển dụng đội ngũ lao động trẻ tuổi phù hợp cũng khiến cho nhân viên dễ dàng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Có thể thấy rằng nguồn nhân lực chủ yếu của bộ phận kinh doanh đều là nữ và có tính cẩn trọng cao trong từng công việc. Về trình độ nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên kinh doanh, đa số là có bằng đại học và có tay nghề. Nhìn chung nhân viên kinh doanh có trình độ chuyên môn, họ không những được học những kiến thức nghiệp vụ ở trường lớp mà còn được cọ xát với công việc thực tế từ trước. Tuy nhiên, với tính chất công việc tổ chức sự kiện, cần đòi hỏi cao hơn nữa về kỹ năng và kinh nghiệm trong nghề của nhân viên. Về trình độ ngoại ngữ của đội ngũ kinh doanh còn nhiều hạn chế, đa số nhân viên chỉ biết giao tiếp đơn giản, đồng thời khả năng giao tiếp, thuyết phục khách hàng cũng còn gặp nhiều khó khăn. Vì vậy doanh nghiệp cần có kế hoạch đào tạo nâng cao khả năng tiếng anh cho nhân viên khi nhu cầu khách hàng ngày càng cao.