Xác định nhu cầu đào tạo là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất trong quy trình đào tạo nhân lực của doanh nghiệp. Việc xác định nhu cầu đào tạo cho doanh nghiệp phải dựa trên việc kết hợp phân tích tổ chức, phân tích công việc và phân tích cá nhân để thiết lập. Vì vậy, khi thực hiện xác định nhu cầu cho doanh nghiệp cần phải chú ý những điều cơ bản sau:
Phân tích tổ chức dựa trên các tiêu thức tổ chức như chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp theo từng giai đoạn; năng suất, chất lượng thực hiện công việc; chi phí lao động, tỷ lệ thuyên chuyển, nghỉ việc,…Doanh nghiệp phải xác định được nhu cầu nhân sự cần thiết là bao nhiêu người? Yêu cầu trình độ, kỹ năng ra sao? So sánh số lượng và trình độ nhân sự hiện có và nhân sự nghỉ việc để xác định được vị trí nào cần được đào tạo. Sau khi đã hoàn thành phân tích tổ chức, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện phân tích công việc dựa trên kết quả đánh giá thực hiện công việc của tất cả nhân viên. Cơ sở của việc đánh giá phải dựa vào bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc, để từ đó xác định rõ những nhiệm vụ, trách nhiệm, kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cũng như có thể
xác định được ai sẽ là người đảm nhận công việc nào, còn thiếu sót những gì và cần cải thiện ra sao. Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc cần được doanh nghiệp ưu tiên hàng đầu nhằm xác định các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần có để thực hiện tốt công việc. Việc xây dựng bảng mô tả công việc giúp nhân viên hiểu rõ được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc. Bảng tiêu chuẩn công việc cho chúng ta biết được những yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm, khả năng giải quyết vấn đề cũng như các kỹ năng khác của nhân viên thích hợp nhất cho công việc. Nếu doanh nghiệp không thực hiện xây dựng bảng mô tả và tiêu chuẩn công việc, thì không thể đánh giá được chính xác yêu cầu của từng công việc. Doanh nghiệp không thể tuyển đúng nhân viên cho đúng việc, cũng như không thể đánh giá chính xác năng lực thực hiện công việc của nhân viên và do đó, không thể xác định đúng nhu cầu cần đào tạo cho nhân viên của doanh nghiệp. Cuối cùng là phân tích cá nhân bộ phận nhân viên kinh doanh để xác định ai là người cần thiết được đào tạo và những kỹ năng, kiến thức, quan điểm nào cần thiết được chú trọng trong quá trình đào tạo. Các chương trình đào tạo của doanh nghiệp chỉ nên chú trọng vào đối tượng thực sự cần thiết đào tạo. Để thực hiện được điều đó, doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp phỏng vấn trao đổi riêng với từng nhân viên để có thể nắm bắt rõ nguyện vọng của nhân viên hoặc sử dụng bảng câu hỏi điều tra nhằm tìm hiểu kiến thức và hiểu biết của nhân viên về công việc (Phụ lục 01). Thông qua việc phân tích trên, có thể xác định nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp dựa trên các tiêu chí sau:
-Có đáp ứng được các kiến thức, kỹ năng cơ bản để phục vụ cho công việc không?
-Có xử lý tốt các công việc mới được giao không?
-Trình độ chuyên môn của từng cá nhân có đáp ứng tốt vị trí đang nắm giữ không?
-Tình hình năng suất làm việc của từng nhân viên.
-Những phàn nàn trong sản xuất – kinh doanh.
-Mức độ hiểu biết và vận hành các trang thiết bị công nghệ…
Xây dựng bảng mô tả công việc cho nhân viên bộ phận kinh doanh sự kiện
Bảng mô tả công việc là một văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, điều kiện làm việc cũng như các mối quan hệ trong công việc, thường có các nội dung chính sau đây:
-Nhận diện công việc, gồm có: tên công việc, cấp bậc công việc, nhân viên thực hiện công việc, giám sát thực hiện công việc.
-Tóm tắt công việc: mô tả tóm tắt lý do cần có chức danh công việc đó trong công ty, người thực hiện công việc đó cần đảm bảo cho tổ chức đạt được mục tiêu gì.
-Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: cần ghi rõ mối quan hệ của người thực hiện công việc với những người trong bộ phận khác ở trong hay ngoài doanh nghiệp.
-Chức năng, trách nhiệm trong công việc: nên liệt kê và giải thích cụ thể cho từng chức năng thực hiện công việc.
-Điều kiện và phương tiện làm việc: liệt kê các điều kiện làm việc như làm ngoài giờ, sự may rủi trong công việc và các phương tiện hỗ trợ thực hiện công việc.
Doanh nghiệp có thể tham khảo bảng mô tả công việc (Phụ lục 02).
Xây dựng bảng tiêu chuẩn công việc cho nhân viên bộ phận kinh doanh sự kiện
Bảng tiêu chuẩn công việc liệt kê tất cả các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc, giúp người quản lý có thể tìm được đúng người đúng việc, cũng như dễ dàng đánh giá khả năng thực hiện công việc của nhân viên. Những yếu tố chính thường được đề cập trong bảng tiêu chuẩn công việc là:
-Trình độ văn hóa, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ có liên quan đến công việc,…
-Kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương.
-Các kỹ năng thực hiện công việc.
-Các phẩm chất cần thiết đảm bảo thực hiện tốt công việc.
Doanh nghiệp có thể tham khảo bảng tiêu chuẩn công việc cho nhân viên bộ phận kinh doanh sự kiện (Phụ lục 03).