Hình 3.3: Trang phục Cầu lơng nữ
Hình 3.3: Cúp trao giải
Tổng kinh phí: 12.000.000 đồng
Khơng những vậy, cơng ty cịn tiếp tục tổ chức định kỳ các lớp huấn luyện, nâng cao kỹ năng cho nhân viên.
Mục đích:
Nâng cao tính chun nghiệp cho cơng ty
Tạo nên mối quan hệ vững chắc hơn giữa các thành viên.
Cơng ty cịn có thể nắm được tình hình về khả năng của mỗi nhân viên. Thời gian: 1 lần/tháng
Địa điểm: Phịng họp của cơng ty
Đối tượng: Các nhân viên cũ và nhân viên mới vào công ty Nội dung huấn luyện: Phong cách giao tiếp
Các kỹ năng mềm
Các kỹ năng về thiết kế và lập kế hoạch
Tổ chức các buổi kiểm tra về phẩm chất, kiến thức của từng nhân viên.
Những người diễn giả trong các buổi là những người đã từng hợp tác với cơng ty hoặc những người trong ban lãnh đạo, có chuyên môn giỏi.
Ấn phẩm nội bộ
Tuy đã thành lập khá lâu nhưng cơng ty vẫn chưa thực sự có một ấn phẩm nội bộ nào thật sự đầy đủ và đặc sắc. Vì cơng ty quan niệm rằng quy mơ chưa đủ lớn thì chưa nhất thiết phải phát hành nhiều ấn phẩm nội bộ.Đây là một nhận định sai lầm. Không phải công ty lớn mới cần ấn phẩm nội bộ mà các công ty và nhỏ đều cần phải xây dựng vì nó đóng vai trị rất quan trọng. Tùy từng nhóm đối tượng cơng chúng mà ấn phẩm nội bộ có sự ảnh hưởng khác nhau, nhưng nhóm đối tượng cơ bản nhất của ấn phẩm nội bộ là nhân viên của cơng ty. Nó giúp nhân viên có thể nắm bắt đầy đủ các thông tin về công ty và các hoạt động diễn ra của công ty. Và quan trọng hơn hết là củng cố sự tin tưởng của nhân viên đối với lãnh đạo, thúc giục nhân viên tiếp tục cộng tác, hỗ trợ tổ chức, hỗ trợ lẫn nhau.
Đối với khách hàng khi ấn phẩm nội bộ cung cấp các thơng tin về dịch vụ. Cịn với nhà cung cấp thì đây là một cơng cụ giúp cho họ hiểu thêm về tình hình kinh doanh của cơng ty , các cơ quan báo chí là một đối tượng quan trọng của ấn phẩm nội bộ. Nhờ có ấn phẩm mà các cơ quan truyền thơng có thể hiểu và cung cấp thơng tin chính xác về hình ảnh cũng như hoạt động của công ty.Đây là một kênh thông tin chuyên nghiệp và tập trung của doanh nghiệp, không nên để xảy ra sơ suất gây ảnh hưởng tới doanh nghiệp.
Có thể áp dụng một số giải pháp như sau:
Thành lập một đội từ hai đến ba người để phụ trách về thiết kế ấn phẩm nội bộ. Những nguời này phải có gu thẩm mĩ và khả năng thiết kế chuyên nghiệp.
Tận dụng những người có kĩ năng viết tốt am hiểu về các lĩnh vực cũng như hoạt động của công ty để đảm nhiệm phần nội dung của ấn phẩm, tuy nhiên có thể đào tạo thêm để đảm bảo chất lượng của ấn phẩm nếu cần thiết.
Xây dựng ấn phẩm trong đó bao hàm bản tin nội bộ của cơng ty. Kinh phí: 5.000.000 đồng
Bản tin nội bộ
Bản tin nội bộ là nơi cập nhật những luồng thông tin chính yếu, cần phổ biến cho mọi người biết. Xây dựng bản tin nội bộ giúp cho sự truyền tin có quy trình, hệ thống, tránh gây nhiễu thơng tin và cập nhật thơng tin một cách nhanh nhất.
Ngồi việc sử dụng mạng Internet, điện thoại nội bộ và blog riêng của cơng ty ra thì mọi thơng tin cũng như các cơng việc, các ghi chú cần được thể hiện ra bên ngồi. Vì
thế cơng ty cần thiết kế một bản thơng báo ghi lại những thông tin cần thiết như các hoạt động của công ty, những sự kiện nổi bật của cơng ty, gương mặt tiêu biểu cũng như thành tích đạt được kèm theo quyết định khen thưởng. Và nội dung trên bản được phân theo từng cột rõ ràng như sau:
BẢNG 4.2.4: BẢNG THÔNG BÁO CỦA CÔNG TY CP Nghệ Thuật Việt
BẢNG THÔNG BÁO
Thời gian Hoạt động Người thực hiện Thành tích Khen thưởng
……………… ……………… ……………… ……………… ………………
……………… ……………… ……………… ……………… ………………
Việc bổ sung các thơng tin về hoạt động, thành tích cá nhân và tập thể, những quyết định khen thưởng vào bản tin của công ty góp phần giúp cho các nhân viên nắm bắt thêm nhiều thông tin và cũng là động lực thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn, thể hiện sự quan tâm của ban lãnh đạo công ty đối với nhân viên. Thêm vào đó khi khách hàng vào cơng ty sẽ đánh giá được phần nào mức độ hoạt động của công ty, tạo được ấn tượng tốt đẹp trong lịng khách hàng.
Ngồi ra, cần để một hịm thư góp ý tại cổng ra vào của cơng ty, có kích thước 30x50 cm để các nhân viên trong công ty và các đối tượng khác dễ dàng cung cấp những thơng tin và đóng góp ý kiến cho cơng ty.
Hình 3.6: Hịm Thư Góp Ý
cảm ơn cho các đối tượng gửi thư cho cơng ty. Nếu những ý kiến đóng góp tốt, có thể thực thi thì cơng ty sẽ có chính sách khen thưởng phù hợp.
Kinh phí 1.000.000 đồng
3.4.3 Hoạt động cơng chúng bên ngồi3.4.3.1 Hoạt Động Tài trợ 3.4.3.1 Hoạt Động Tài trợ
Cơng ty ít chú trọng đến hoạt động tài trợ trong khi hoạt động tài trợ mang lại hiệu quả khá cao trong việc nâng cao vị thế và uy tín của cơng ty. Vì vậy cơng ty nên đầu tư vào hoạt động tài trợ.
Tuy nhiên khi tham gia tài trợ, công ty cần đánh giá lợi ích mà tài trợ mang lại, liệu cơng ty có khai thác nó được nó hay khơng ? Cần xem xét các yếu tố rủi ro khi tham gia hoạt động tài trợ, hơn nữa là phải đảm bảo ngân sách và nguồn nhân lực để thực hiện hoạt động tài trợ.
Dự kiến công ty sẽ tài trợ cho chương trình cho Cuộc thi bắn pháo hoa quốc tế được tổ chức vào ngày 29 và 30/4 hàng năm với mục đích quảng bá hình ảnh cơng ty và thu hút sự chú ý của chính quyền địa phương, làm như vậy để có thể thuận lợi hơn cho việc tổ chức các sự kiện sau này tại thành phố.
Hình 3.7: Cuộc thi bắn pháo hoa quốc tế
Ngân sách cho hoạt động tài trợ: 50.000.000 đồng
3.4.3.2 Quan hệ khách hàng
Công ty VietArt tuy đã được nhiều người biết đến trên thị trường song uy tín của nó vẫn chưa cao so với một số đối thủ cạnh tranh khác như : , Gala Việt, Nova Media…vì thế số luợng khách hàng tìm đến cơng ty cũng không nhiều, chỉ là các khách hàng quen thuộc như : Mobifone, Vinaphone,…Có khách hàng thơi thì vẫn chưa đủ, phải làm sao để giữ chân khách hàng của mình và lơi kéo khách hàng của các đối thủ cạnh tranh mới là quan trọng. Thời gian qua, cơng ty cũng đã có một số
hoạt động để xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng như :
Đăng Logo cho khách hàng đăng ký kết hợp đồng cùng với công tyVietArt trên website của công ty và các website khác có liên kết với cơng ty.
Thường xuyên theo dõi sản phẩm, lập kế hoạch và thực hiện bảo hành sản phẩm, bảo trì sữa chữa để nắm được mức độ thỏa mãn của khách hàng, đồng thời cải tiến chất lượng sản phẩm để tạo uy tín với khách hàng.
Lên kế hoạch để thăm hỏi khách hàng thường xun của cơng ty. Từ đó ghi nhận ý kiến của khách hàng để cải tiến công việc.
Các hoạt động trên cơng ty đã tổ chức khá tốt, vì vậy cần duy trì và phát huy hơn nữa. Tuy nhiên, công ty cần bổ sung thêm một số hoạt động như :
Tăng hoa và thiệp chúc mừ ng nhân ngày thành lập của công ty khách hàng. Mời khách hàng tham gia lễ kỉ niệm thành lập của công ty được tổ chức hàng năm.
Ngoài ra sau khi mời khách hàng đến tham dự các buổi lễ của cơng ty thì sau buổi lễ cơng ty cần gửi thư cảm ơn đến khách hàng để thể hiện sự tôn trọng.
Những hoạt động kể trên chỉ mang tính chất một chiều, để có thể thu hẹp khoảng cách giữa khách hàng và cơng ty thì cơng ty cần phải tổ chức thêm một hoạt động nữa là hội nghị khách hàng. Hội nghị khách hàng là một hình thức quan trọng để tăng cường gắn bó của khách hàng với công ty, là một biện pháp hiệu quả, tăng cường quan hệ mật thiết với khách hàng. Thông qua hội nghị khách hàng, cơng ty có thể lắng nghe và trao đổi ý kiến, qua đó hồn thiện hơn về chất lượng dịch vụ của cơng ty mình. Cơng ty sẽ kết hợp với lễ kỉ niệm thành lập công ty để vừa tiết kiệm thời gian và chi phí, vừa xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
Các hoạt động trên có thể được thực hiện lồng ghép với nhau vào lễ kỉ niệm thành lập công ty. Cụ thể là lễ kỉ niệm thành lập công ty sẽ được tổ chức cùng với hội nghị khách hàng.
Thời gian: ngày 25/4/2017 lúc 8h00
Địa điểm: Quảng trường đối diện Nhà hát Trưng Vương – Đ à Nẵng Thành phần tham dự:
Lãnh đạo và nhân viên công ty Giám đốc nhà hát Trưng Vương
Một số khách hàng thân thuộc và khách hàng mới của công ty. Số lượng khách: 50 người
Nội dung hoạt động:
Kỉ niệm 10 năm thành lập công ty
Giới thiệu khái quát lại về những hoạt động mà công ty đã thực hiện và kết quả đạt được
Dự kiến một số hoạt động sẽ diễn ra trong thời gian tới Mời khách dự tiệc buffer
Trao quà cho các khách hàng
Cảm ơn sự tin tưởng của khách hàng, sự quan tâm của chính quyền địa phương trong thời gian qua
Kết thúc chương trình
Hình 3.9. Backdrop kỉ niệm thành lập cơng ty và hội nghị khách hàng
Ngân sách cho hoạt động: 35.000.000 đồng
3.4.3.3 Hoạt động từ thiện
Trong quá trình xây dựng và phát triển thương hiệu, chủ doanh nghiệp không thể chỉ
quan tâm đến khách hàng mục tiêu mà còn phải quan tâm đến cộng đồng xã hội. Thương hiệu nào có ý thức đóng góp cho sự phát triển của cộng đồng sẽ tạo được ấn tượng tốt đẹp với xã hội.
Trong thời gian vừa qua công ty cũng đã thực hiện khá nhiều hoạt động từ thiện thể hiện trách nhiệm với xã hội.
Dự kiến công ty sẽ tổ chức thêm một số hoạt động từ thiện như:
Đóng góp hỗ trợ các tỉnh, thành phố bị thiên tai lũ lụt tại miền Trung với số tiền: 20.000.000 đồng
Phát quà trung thu cho các em tại trung tâm trẻ em đường phố thành phố Đ à Nẵng.
Thời gian: 18h30 ngày 14/8/2017 âm lịch
Địa điểm: Nhà hát Trưng Vương - thành phố Đà Nẵng.
Nội dung: Tổ chức các trò chơi cho các em, ngồi ra cịn có các tiết mục biểu diễn đặc sắc của các ca sĩ và nhóm múa. Mỗi em nhỏ tại trung tâm sẽ được trao một món q có in logo của cơng ty và 3 suất học bổng dành cho 5 em có thành tích xuất sắc trong năm học vừa qua.
Hình 3.11: Túi đựng q có in logo của cơng ty
Ngân sách cho hoạt động: 25.000.000 đồng
3.4.3.4 Quan hệ với truyền thông
Các phương tiện truyền thông tại địa phương là một phần quan trọng trong xây dựng mối quan hệ với cộng đồng. Truyền thông đại chúng về thông tin về tổ chức sẽ tạo nên ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực của cộng đồng với công ty. Một trong việc quan trọng trong quan hệ cộng đồng là giữ quan hệ với các đại diện của các phương tiện truyền thông đaị chúng ở địa phương cũng như trung ương. Có thể tiếp tục tạo dựng mối quan hệ bằng cách mời các đại diện của giới truyền thông tham gia các sự kiện mà công ty tổ chức, thường xuyên gọi điện thăm hỏi để thể hiện sự quan tâm. Mối quan hệ này có ý nghĩa quan trọng trong việc ủng hộ và đưa ra những thơng tin có lợi của cơng ty trong báo chí.
Cơng ty cần phải tổ chức tốt các hoạt động như: hội nghị khách hàng, lễ kỉ niệm thành lập công ty, các hoạt động tài trợ…Các chương trình phải đƣợc chuẩn bị thật kĩ và thực hiện chun nghiệp. Vì có như vậy thì nhà báo mới quan tâm tới hoạt động của công ty và họ sẽ đăng tin.
3.4.3.5 Tổ Chức sư kiện
Công ty sẽ tổ chức một số sự kiện để có thể quảng bá hình ảnh của cơng ty, và thu hút và gây sự chú ý đối với công chúng như:
Tổ chức trung thu cho các em tại trung tâm trẻ em đường phố thành phố Đà Nẵng.
Thời gian, địa điểm tổ chức chương trình Thời gian : Ngày 14 tháng 8 năm 2017
Địa điểm: Nhà hát Trưng Vương, TP Đà Nẵng
- Thơng điệp chương trình: “Ánh trăng ước mơ”
Công ty mong muốn mang lại một đêm trung thu ý nghĩa cho các em nhỏ, trẻ em đường phố thành phố Đà Nẵng với hy vọng chương trình trong ngày lễ trung thu sẽ là một món quà đặc biệt dành tặng cho các em.
Tổ chức thăm hỏi các bà mẹ Việt Nam Anh hùng, thắp hương cho các anh hùng thương binh liệt sĩ nhân ngày 27/7
+ Thời gian, địa điểm tổ chức chương trình Thời gian : Ngày 26 và 27 tháng 7 năm 2017
Địa điểm: Phường hòa quý- Quận Ngũ Hành Sơn, và quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng
Kinh phí: 5.000.000 đồng
3.4.3.6 Quan hệ với các chính quyền địa phương
Đây là nhóm có tác động đến hoạt động của cơng ty thơng qua các chính sách, các quyết định, sự ảnh hưởng của nhóm này mang nặng tính chất pháp lý. Cụ thể đối với cơng ty thì chính quyền địa phương ở đây là lãnh đạo phường và quận Hải Châu và thành phố Đà Nẵng. Cũng như đối với giới truyền thông công ty cũng phải cố gắng để tranh thủ những mối quan hệ có lợi. Có thể tạo dựng mối quan hệ bằng cách mời đại diện chính quyền địa phương tham gia các sự kiện của công ty như: lễ kỉ niệm thành lập công ty hoặc các sự kiện mà công ty tổ chức với mục đích từ thiện…
Vì cơng ty đóng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, do đó việc quan hệ với các đơn vị chính quyền được đề cao thơng qua việc kêu gọi tài trợ cho các hoạt động của thành phố. Có thể nói đây là một các quan hệ với chính quyền rất hiệu quả, cùng đóng góp
với mục tiêu của thành phố, lại vừa quảng bá về tính chuyên nghiệp khi tổ chức các chương trình.
3.5 Ngân sách hoạt động quan hệ công chúng3.5.1 Ngân sách PR nội bộ 3.5.1 Ngân sách PR nội bộ
Dự định công ty sẽ dự trù ngân sách dựa vào mục tiêu kinh doanh của công ty. Để sau một thời khi doanh thu của công ty tăng mạnh hơn và có thể cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành trong khu vực thì sẽ áp dụng một phương pháp xác định doanh thu khác hợp lí hơn.
Bảng 3.5.1. Ngân sách hoạt đông PR nội bộ
STT HOẠT ĐỘNG KINH PHÍ
1 Tổ chức sinh nhật hàng tháng 12.000.000 2 Tặng hoa và thiệp cho nhân viên 2.000.000 3 Tổ chức các giải thể thao cho nhân viên 12.000.000 4 Tổ chức định kỳ các lớp huấn luyện, nâng cao kỹ
năng cho nhân viên
6.000.000 5 Ấn phẩm nội bộ và bảng thông báo 6.000.000
Tổng cộng 38.000.000
3.5.2 Hoạt Động PR ngoài doanh nghiệp
Bảng 3.5.2. Ngân sách hoạt động PR bên ngoài doanh nghiệp
STT HOẠT ĐỘNG KINH PHÍ
1 - Đóng góp hỗ trợ các tỉnh, thành phố bị thiên tai lũ lụt 20.000.000 2 - Tổ chức trung thu cho các em tại trung tâm trẻ em đường phố
thành phố Đà Nẵng
25.000.000 3 - Tổ chức lễ kỉ niệm thành lập của công ty 32.000.000