6. Kết cấu của khoá luận
2.3.5. Thực trạng mối quan hệ hợp tác với các bộ phận khác
2.3.5.1. Đối với bộ phận Lễ tân
Vào mỗi ca làm việc, nhân viên Lễ tân sẽ báo với nhân viên Buồng về số phòng check-in, out và số lượng phòng khách yêu cầu làm phòng ở. Sau khi, nhân viên Buồng kiểm tra phòng trống sạch sẵn sàng để đón khách sẽ báo lại với nhân viên Lễ tân, để nhân viên Lễ tân có thể dẫn khách vào. Trong thời gian lưu trú, nếu khách có các yêu cầu phát sinh như ghép giường, thêm Extra Bed, thêm các vật dụng trong phòng tắm,…thì khách sẽ báo nhân viên Lễ tân, nhân viên Lễ tân sẽ gọi báo với nhân viên Buồng phòng để kịp thời đáp ứng cho khách. Nếu khách có sử dụng các dịch vụ bổ sung như giặt là, đồ trong Minibar,…nhân viên Buồng phòng sẽ báo và đưa các hoá đơn cho nhân viên Lễ tân làm thủ tục thanh toán khi khách trả phòng.
Nhược điểm
Trong quá trình hợp tác làm việc của các bộ phận này cũng có ít trục trặc, thiếu sót như nhân viên Lễ tân nói không rõ ràng, cung cấp thông tin của khách cho bộ phận Buồng sai ví dụ như báo sai số phòng khách check-in nên dẫn đến nhân viên Buồng làm sai phòng và sau đó nhân viên Lễ tân gọi báo để sắp xếp làm phòng lại. Đôi khi, nhân viên lễ tân báo sai số phòng cần kê thêm giường (Extra bed),…
2.3.5.2. Đối với bộ phận F&B
Khi khách yêu cầu phục vụ Room Service nhân viên Buồng sẽ thông báo cho nhân viên F&B biết để phục vụ khách. Sau khi khách dùng xong, nhân viên Buồng sẽ thông báo cho nhân viên F&B đến dọn dẹp. Đôi khi nhân viên của hai bộ phận không hiểu ý nhau dẫn đến việc truyền thông tin về yêu cầu của khách sai, khiến khách không hài lòng như giờ khách muốn phục vụ, thức ăn khách gọi. Một số nhân viên Buồng và nhà hàng chậm chạp dẫn đến việc khách phải đợi lâu. Nhưng với tình hình dịch bệnh hiện nay, số lượng nhân viên của các bộ phận không nhiều. Nên nếu khách ăn tại Buồng, sau khi khách ăn xong nhân viên Buồng sẽ chịu trách nhiệm dọn dẹp và mang đồ trả lại nhà hàng. Vì vậy, vấn đề đặt ra là cần khắc phục các việc trên để nâng cao chất lượng phục vụ tại bộ phận Buồng của khách sạn Hoi An Central Boutique Hotel & Spa.
Nhìn chung bộ phận kỹ thuật và bộ phận buồng phòng kết hợp khá ăn ý, khi phòng có vấn đề trục trặc gì thì nhân viên Buồng sẽ gọi điện báo cho nhân viên kỹ thuật biết. Tuy nhiên, bộ phận kỹ thuật đôi khi cũng có sự chậm trễ, nhân viên Buồng báo có máy lạnh hư, đèn chiếu sáng bị mờ, chớp nhoáng nhưng đến tận chiều hoặc tối Bộ phận kỹ thuật mới điều phối nhân viên của mình đi sửa chữa và kiểm tra.
2.3.5.4. Đối với bộ phận an ninh
Bộ phận buồng có nhiệm vụ theo dõi tình hình an ninh trong khu vực khách lưu trú. Nếu phát hiện mất mát hay các vấn đề có nguy cơ gây mất an toàn trong khách sạn như: khách đánh nhau, khách tổ chức sử dụng thuốc lắc trong phòng,... nhân viên buồng phải nhanh chóng báo cho bộ phận an ninh biết để xử lý kịp thời. Ngoài những việc làm trên đôi khi có một số nhân viên an ninh có vẻ lơ là trong lúc làm việc như không theo dõi sát sao tình hình an ninh trong khu vực khách sạn, buồng khách để phát hiện sai sót. Do đó, cần có một số biện pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng phục vụ tại bộ phận Buồng.