CHƯƠNG 2: KHÁI QUÁT PHÚ THỊNH BOUTIQUERESORT AND SPA VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA NHÀ HÀNG LILY
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Phú Thịnh BoutiqueResort and Spa
2.1.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phú Thịnh Boutique Resort and Spa
Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp
(Nguồn: Bộ phận lễ tân của Phú Thịnh Boutique Resort And Spa)
2.1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
a. Tổng giám đốc: Hiện nay, tổng giám đốc của Phú Thịnh Boutique Resort and Spa là bà Hứa Thị Anh. Bà là người có quyền hạn cao nhất trong khách sạn, có trách nhiệm cao nhất về pháp lí cũng như về vốn và tài sản của khách sạn, toàn quyền điều hành và quyết định các hoạt động kinh doanh cả khách sạn.
b. Phó tổng giám đốc: Bà Nguyễn Thị Thanh, là người tham mưu trực tiếp cho giám đốc, thay mặt giám đốc điều hành tất cả mọi việc khi giám đốc vắng mặt, chịu trách nhiệm cá nhân về toàn quyền điều hành hoạt động kinh doanh của lĩnh vực được phân công.
c. Bộ phận Sale và Marketing: Đây được xem là bộ phận đóng một vai trò quan trọng trong kinh doanh khách sạn, là đầu mối vận hành và giám sát các hoạt động kinh doanh. Họ là những người liên lạc với công ty du lịch trong nước cũng như nước ngoài để tìm kiếm khách hàng. Bộ phận này có chức năng nghiên cứu thị trường, khách hàng, trợ giúp giám đốc đề ra chính sách sản phẩm phù hợp với tình hình kinh doanh của khách sạn trong từng thời kì khác nhau. Đồng thời có nhiệm vụ xây dựng chiến lược, chính sách kinh doanh cũng như xây dựng mối quan hệ với công chúng nhằm thu hút khách hàng.
d. Bộ phận kế toán: Theo dõi tình hình kinh doanh của khách sạn và tham mưu với ban lãnh đạo về tình hình tiêu thụ, công nợ và kết quả kinh doanh của bộ phận mình, quản lí chặt chẽ việc sử dụng vốn có mục đích một cách hiệu quả, chống thất thoát tài sản của khách sạn.
d. Bộ phận kĩ thuật: Có trách nhiệm vận hành và đảm bảo các trang thiết bị, các cơ sở vật chất kĩ thuật tại khách sạn diễn ra tốt. Đồng thời phải thay ca trực 24/24 nhằm đảm bảo và khắc phục sự cố trong khách sạn một cách kịp thời, nhanh chóng để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của khách sạn.
e. Bộ phận lễ tân: Là cầu nối chính thức giữa khách hàng và khách sạn, là người cung cấp mọi thông tin về dịch vụ của khách sạn cho khách hàng. Có nhiệm vụ đón tiếp, giải quyết nhu cầu của khách hàng và chuyển thông tin của khách hàng đến các bộ phận
liên quan, hỗ trợ làm các thủ tục nhận và trả phòng cho khách, lưu trữ thông tin của khách lên hệ thống phần mềm quản lý khách sạn, tính toán, thu chi phí khách phải trả cho các dịch vụ mà khách đã sử dụng trong thời gian lưu trú, báo cáo với ban quản lý tình hình hoạt động, hỗ trợ và liên kết với các bộ phận khác trong khách sạn để hoàn thành nhiệm vụ.
f. Bộ phận nhà hàng: Phục vụ bữa ăn theo đúng thực đơn của khách yêu cầu, nhận đặt tiệc và tổ chức hội nghị, hội thảo theo yêu cầu của khách. Lập bảng kê khai về số lượng khách đặt tiệc để báo cho bộ phận bếp, thanh toán các bữa ăn, tiệc và tiễn khách. Đảm bảo tốt nhất nhu cầu ăn uống của khách hàng, luôn quan tâm đến nhu cầu của khách hàng để phục vụ khách cho đáo.
g. Bộ phận bếp: Chế biến các món ăn theo yêu cầu của khách và các món trong thực đơn của nhà hàng, thu mua các nguyên vật liệu để chế biến. Kê khai bảng giá thực đơn để báo cho bộ phận bán hàng.
h. Bộ phận buồng phòng: Đảm bảo phục vụ các dịch vụ cho khách một cách hiệu quả. Chuẩn bị phòng cho khách, dọn vệ sinh, sắp xếp và trang trí phòng cùng các khu vưc công cộng trong khách sạn. Kiểm tra tình trạng buồng, các dịch vụ mà khách sử dụng để thông báo cho bộ phận lễ tân thanh toán với khách.
i. Bộ phận bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ tài sản chung của đơn vị, đảm bảo an ninh an toàn tính mạng, tài sản của nhân viên trong khách sạn và khách hàng trong suốt thời gian lưu trú của họ tại khách sạn, phục vụ hành lí theo yêu cầu của khách, bố trí chỗ để xe cho khách