TẬP HUẤN CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
1.2.1. Khái niệm và mục tiêu kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn
đào tạo, tập huấn của cơ quan nhà nước
1.2.1. Khái niệm và mục tiêu kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tậphuấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn
1.2.1.1. Khái niệm kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán
- Kiểm soát: “Là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã được xác định”.
- Kiểm soát hồ sơ thanh toán: là kiểm soát hồ sơ văn bản pháp lý, kiểm soát nội dung các chi phí phát sinh hợp pháp được thực hiện cho nhiệm vụ các lớp tập huấn đến giai đoạn kết thúc, hoàn thành nhiệm vụ so với các quy định hiện hành của Nhà nước, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh để thực hiện thanh toán tiền cho các lớp tập huấn.
- Kiểm soát hồ sơ quyết toán: là kiểm soát hồ sơ văn bản pháp lý, kiểm soát nội dung chi phí phát sinh hợp pháp được thực hiện cho các lớp tập huấn đến quyết toán chứng từ với KBNN.
Có thể hiểu kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán đó là việc thực hiện kiểm tra, soát xét tính hợp pháp, hợp lý của các khoản chi ngân sách nhà nước do các chủ thể thực hiện, dựa trên cơ sở sự đối chiếu với các chế độ, định mức chi tiêu do nhà nước quy định và trên cơ sở những nguyên tắc, hình thức và phương pháp quản lý tài
chính trong từng giai đoạn. Hay hiểu theo một cách đơn giản thì kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán là quá trình kiểm tra các khoản chi ngân sách nhà nước đã được thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ theo đúng chế độ chi ngân sách nhà nước và theo dự toán chi đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định; kiểm tra xem khoản chi có thỏa mãn các điều kiện thanh toán được quy định trong Luật ngân sách nhà nước; kiểm tra, đối chiếu các khoản chi với dự toán để bảo đảm các khoản chi phải có trong dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt; kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ, chứng từ theo quy định đối với từng nội dung chi bảo đảm các khoản chi được chấp hành đúng định mức, chế độ chi tiêu tài chính do nhà nước quy định.
Kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán được thực hiện nhằm đảm bảo tính tuân thủ các cơ chế, chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi theo quy định của các chủ thể là các đơn vị, tổ chức, cá nhân sử dụng nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn, tại tất cả các khâu trong quá trình chi nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn. Thông qua đó điều chỉnh hoạt động chấp hành dự toán chi nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của các chủ thể nhằm áp dụng các khoản chi đúng đối tượng, đúng mục đích, đúng yêu cầu và đạt được kết quả các mục tiêu đã đề ra ban đầu.
Hoạt động kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán là việc thực hiện công việc kiểm tra, kiểm soát các thủ tục, hồ sơ, khoản chi đào tạo, tập huấn đúng với các định mức chi tiêu do Nhà nước quy định theo các nguyên tắc, hình thức, phương thức quản lý tài chính trong suốt quá trình cấp phát và thanh toán kinh phí chi đào tạo, tập huấn, góp phần loại bỏ các khoản chi sai chế độ, chi sai định mức, đơn giá. Hay kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán là quá trình kiểm tra, kiểm soát các nội dung chi, khoản chi cho các lớp tập huấn đã được thủ trưởng đơn vị sử dụng kinh phí đào tạo, tập huấn thẩm định, quyết định chi, để thực hiện thanh toán cho các đối tượng thụ hưởng, nhằm đảm bảo những khoản chi đó phải được phù hợp với các chính sách, chế độ, đúng tiêu chuẩn định mức chi do Nhà nước quy định, kịp thời phát hiện, ngăn chặn và phòng ngừa những hành vi vi phạm trong các khâu thực hiện dự toán chi đào tạo, tập huấn.
1.2.1.2. Mục tiêu kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán
Xuất phát từ yêu cầu nâng cao, đổi mới về cơ chế quản lý ngân sách tài chính nói chung và đổi mới cơ chế quản lý ngân sách tài chính nói riêng, mục tiêu kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán đòi hỏi mọi khoản chi, nội dung chi phải đảm bảo đúng mục đích, sử dụng phải thực sự tiết kiệm và hiệu quả, đặc biệt trong điều kiện khả năng nguồn kinh phí còn hạn hẹp nhưng nhu cầu chi ngày càng cao thì việc kiểm soát chặt chẽ các hồ sơ thanh quyết toán thực sự là một trong những vấn đề trọng yếu trong công cuộc đổi mới quản lý sử dụng tài chính và quản lý sử dụng Ngân sách nhà nước.
Thực hiện tốt công tác kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí. Hơn nữa nâng cao được trách nhiệm và phát huy được vai trò của các đơn vị, cá nhân liên quan đến công tác sử dụng, quản lý nguồn kinh phí. Các cơ quan nhà nước sẽ kiểm soát các hồ sơ trước khi thực hiện thanh quyết toán cho các đối tượng sử dụng theo đúng nhiệm vụ đã được cấp có thẩm quyền giao, góp phần nâng cao kỷ cương, kỷ luật tài chính. Do vậy mục tiêu kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán là nhằm thực hiện kiểm tra, kiểm soát đối với các nội dung chi, các khoản chi của đơn vị có đảm bảo chi đúng đối tượng, đúng mục đích hay không, thực sự nội dung công việc đó có thực hiện hay chưa, có đảm bảo đầy đủ và đúng các hồ sơ, chứng từ thanh toán hay không. Qua đó, phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai sót, gian lận và phòng ngừa các hành vi vi phạm, chống lãng phí có thể xảy ra trong quá trình sử dụng kinh phí của Ngân sách nhà nước đảm bảo các khoản chi, nội dung chi được tiết kiệm, hiệu quả.
Thông qua kiểm soát hồ sơ thanh toán đã góp phần quản lý tiền của ngân sách nhà nước. Trong quá trình thực hiện kiểm soát hồ sơ nếu phát hiện nội dung chi không đúng mục đích, không đúng đối tượng theo dự toán được duyệt, không đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi của nhà nước, không đáp ứng được các điều kiện chi theo quy định của pháp luật thì căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao cơ quan nhà nước sẽ trả lại hồ sơ, đồng thời thông báo đến đơn vị, cá nhân có quan hệ thanh toán biết để giải quyết.
Thông qua kiểm soát thanh quyết toán thực hiện:
- Bảo đảm việc thực hiện các thủ tục hồ sơ, văn bản pháp lý theo đúng quy định hiện hành
- Xác định nội dung, chi phí chấp nhận thanh quyết toán cho đơn vị thực hiện - Thực hiện thanh quyết toán nguồn kinh phí theo quy định
Bảng 1.1. Bảng xác định mục tiêu kiểm soát thanh quyết toán
Nội dung Mục tiêu kiểm soát
1. Kiểm soát thủ tục hồ sơ, văn bản pháp lý:
- Đầy đủ về số lượng
- Đúng trình tự, thẩm quyền phê duyệt các quyết định
- Đúng trình tự logic về thời gian
- Đúng quy định về thủ tục đề nghị thanh quyết toán.
2. Kiểm soát nội dung đề nghị
thanh toán - Đúng các nội dung chi- Đúng chế độ, định mức quy định
- Đúng khối lượng, số lượng, đơn giá thực hiện được chấp nhận thanh toán.
Kiểm soát quyết toán - Đúng các nội dung chi
- Đúng chế độ, định mức quy định.