- Mục tiêu kiểm soát: Xác định số liệu chấp nhậnthanh toán,
2.4.3. Điểm yếu và nguyên nhân trong kiểm soát hồ sơ
thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn
của Văn phòng Ủy ban Dân tộc
Công tác kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huân nguồn kinh phí đào, tạo tập huấn thời gian qua bên cạnh những kết quả đạt được nhất định, đáp ứng yêu cầu phát triển, đổi mới cơ chế quản lý tài chính, kinh tế trong giai đoạn mới. Tuy nhiên, việc kiểm soát hồ sơ vẫn còn một số hạn chế vướng mắc sau:
- Về tổ chức bộ máy
đã tổ chức được gọn nhẹ nhưng do số lượng biên chế công chức chuyên môn hạn chế, khối lượng công việc nhiều nên một cán bộ công chức phải thực hiện nhiều công việc khác nhau. Lãnh đạo phòng, lãnh đạo Văn phòng còn bố trí thực hiện nhiều nhiệm vụ chuyên môn. Vì vậy, công tác kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán còn chưa nhanh.
+ Việc chấp hành trình tự, thủ tục: Trình tự thời gian kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn cơ bản đã đầy đủ, rõ ràng. Tuy nhiên, tại Văn phòng UBDT trong quá trình thực hiện công việc nhiều lúc còn chậm về thời gian, chưa thực hiện đúng quy trình kiểm soát thanh quyết toán.
- Về mục tiêu kiểm soát:
+ Mục tiêu kiểm soát được xác định rõ ràng, cụ thể tuy nhiên trong thực hiện có lúc cán bộ kiểm soát không phân tách các mục tiêu kiểm soát đối với từng nội dung cụ thể, do vậy đôi lúc thực hiện kiểm soát còn chưa được chặt chẽ, đặc biệt vào những tháng cuối năm ngân sách khi áp lực về tiến độ thanh quyết toán nguồn kinh phí cao nên công tác kiểm soát còn lỏng lẻo không thực hiện đúng mục tiêu kiểm soát.
+ Thời gian thực hiện thanh toán kinh phí cho các lớp tập huấn chậm do khối lượng công việc nhiều nhưng biên chế thực hiện công việc quá ít.
- Về hình thức kiểm soát:
Kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng UBDT chủ yếu thực hiện nhiều ở hình thức kiểm soát sau. Khối lượng công việc liên quan đến nhiều vụ, đơn vị, cá nhân nên khi phát hiện sai sót thì việc điều chỉnh bổ sung khó khăn hơn. Sự phối hợp giữa các vụ, đơn vị của UBDT chưa thực sự được tốt. Bên cạnh đó, vẫn còn tâm lý ngại va chạm, nể nang trong việc kiểm soát vì liên quan đến cán bộ trong cơ quan.
- Về công cụ kiểm soát:
+ Hệ thống văn bản pháp luật, văn bản hướng dẫn thực hiện cơ bản đầy đủ, tuy nhiên các chế tài để ràng buộc trách nhiệm của những người trực tiếp thực hiện nhiệm vụ, người đề nghị thanh toán chưa chặt chẽ, đặc biệt về trách nhiệm bồi
hoàn, thưởng phạt trong việc thực thi nhiệm vụ đề nghị thanh quyết toán kinh phí. Chế độ khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ chưa cụ thể rõ ràng.
+ Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kiểm soát mới chỉ ở mức độ trung bình. Thiết bị công nghệ chủ yếu là máy vi tính, được dùng để lưu trữ thông tin và thực hiện các nghiệp vụ đơn giản; chưa có phần mềm kết nối tích hợp các thông tin của các lớp tập huấn từ khâu lập dự toán, thực hiện dự toán, đến thanh quyết toán nguồn kinh phí nên chưa đánh giá được đầy đủ hiệu lực, hiệu quả của công tác kiểm soát thanh toán.
- Về quy trình kiểm soát:
+ Quy trình kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán vẫn còn có một số khó khăn, vướng mắc chưa được điều chỉnh, bổ sung kịp thời khi Nhà nước có sự thay đổi về cơ chế chính sách.
+ Chưa thực hiện phiếu giao nhận hồ sơ chứng từ khi đơn vị, cá nhân đề nghị thanh toán gửi đến Văn phòng Ủy ban dẫn đến trường hợp chậm kiểm soát thanh toán.
+ Hồ sơ, chứng từ vẫn còn nhiều hiện tượng tẩy xóa, sửa chữa không đúng với quy định về chứng từ kế toán.
+ Việc bố trí thời gian để tập huấn chuyên môn nghiệp vụ chưa thực sự chú trọng trong khi đó văn bản chế độ, hướng dẫn lại thay đổi liên tục đòi hỏi cán bộ kiểm soát phải tự cập nhật và đào tạo.
+ Việc kiểm tra chữ ký trên hồ sơ thanh quyết toán của kế toán viên trong quá trình kiểm soát chứng từ thanh toán vẫn còn lơ là, chưa kiểm soát kỹ chữ ký trên hồ sơ, chứng từ thanh toán dẫn đến nhiều lúc chữ ký không khớp, không đúng của một người.
+ Chất lượng dự toán của các đơn vị khi xây dựng chưa thực sự tốt, chưa bám sát thực tế, do vậy dẫn đến trong năm việc điều chỉnh nội dung chi vẫn thường xuyên sảy ra.
* Những hạn chế trong quá trình thực hiện kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo tập huấn tại Văn phòng Ủy ban Dân tộc nêu trên do một số nguyên nhân chủ yếu sau:
Cơ chế chính sách về quản lý chi NSNN chưa đồng bộ và thống nhất, chưa phù hợp với thực tiễn. Hệ thống định mức chi tiêu chưa có thay đổi nào đáng kể mặc dù vấn đề lạm phát, trượt giá ngày càng tăng không phù hợp với giá thị trường.
Nguyên nhân chủ quan
- Do khâu lập dự toán chưa bám sát thực tế, dẫn đến trong năm xảy ra trường hợp điều chỉnh nội dung chi.
- Việc chấp hành luật ngân sách nhà nước của đơn vị, cá nhân còn hạn chế. Tình trạng đơn vị, cá nhân đề nghị thanh toán dồn vào cuối năm còn cao, dẫn đến khối lượng công việc cuối năm nhiều, hợp thức hóa các khoản chi vẫn nhiều vì sợ hủy dự toán, từ đó tinh thần tiết kiệm chi không đúng với nghị quyết của Chính phủ. - Sự phối hợp giữa các vụ, đơn vị và Văn phòng Ủy ban chưa có sự thống nhất cao, dẫn đến Văn phòng Ủy ban gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình hướng dẫn cho đơn vị, cá nhân có quan hệ thanh toán, vì một số khoản chi được áp dụng thanh toán theo chế độ khoán đối với cán bộ, công chức trong cơ quan nhưng lại áp dụng thanh toán đối với người ngoài cơ quan. Ví dụ nội dung chi hỗ trợ đi lại cho giảng viên, trợ giảng năm 2019, khi thẩm định hướng dẫn khoán chi cho giảng viên, trợ giảng 200.000 đồng tiền đi lại từ nhà đến địa điểm tập huấn. Nhưng với vai trò là người kiểm soát thì những khoản chi đó lại không hoá đơn, biên lai, chứng từ hợp lý, hợp lệ, chưa đúng với quy định gây khó khăn cho Văn phòng Ủy ban trong khâu kiểm soát.
- Việc kiểm soát chặt chẽ đối với các khoản thanh toán bằng tiền mặt theo thông tư 64/2011/TT-BTC ngày 17/11/2011 của Bộ tài chính quy định về “quản lý thu, chi bằng tiền mặt qua hệ thống kho bạc nhà nước”, Văn phòng Ủy ban cần tăng cường công tác kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán, đôn đốc các đơn vị, cá nhân thanh toán tăng cường áp dụng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như các khoản mua sắm hàng hóa, dịch vụ của đơn vị khi ký hợp đồng với doanh nghiệp, cá nhân có mở tài khoản tại ngân hàng thì phải thực hiện thanh toán bằng chuyển khoản. Tuy nhiên, do thói quen chi tiêu bằng tiền mặt và dịch vụ thanh toán qua thẻ ATM của ngân hàng thương mại chưa phát triển ở một số địa bàn huyện nơi đơn vị tổ
chức các lớp đào tạo, tập huấn. Vì thế số lượng các thanh toán dịch vụ bằng chuyển khoản chưa nhiều, đa số các đơn vị còn dùng tiền mặt để chi thanh toán cho các khoản mua sắm vật tư, văn phòng phẩm, nước uống, thuê hội trường phục vụ cho các lớp tập huấn, đào tạo.
- Kỹ năng về công tác tự kiểm tra của cán bộ kế toán còn hạn chế nên công tác tự kiểm tra chưa được cụ thể, chi tiết vào nội dung nghiệp vụ cần kiểm tra hoặc chưa nhắm trúng vào các tác nghiệp thường hay xảy ra sai sót mà thường bị dàn trải hoặc chung chung. Điều này dẫn đến khi đã thực hiện tự kiểm tra rồi nhưng đoàn thanh tra kiểm tra vẫn phát hiện ra các sai sót còn tồn tại.
- Việc tổ chức và nghiên cứu học tập cho cán bộ kế toán ở đơn vị vẫn chưa thực sự được chú trọng, cán bộ kế toán thực sự cần thiết học tập kinh nghiệm để nắm vững các nguyên tắc chế độ, từ đó tuân thủ đúng đắn quy trình nghiệp vụ, thủ tục chứng từ, đảm bảo theo quy định.
- Nhân viên còn cả nể do tình hình thực tế tại đa số các đơn vị, cá nhân thanh toán ngại bổ sung, hoàn chỉnh, nên nhiều lúc cán bộ kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán cũng cho tẩy xóa nội dung trên chứng từ dẫn đến sai nguyên tắc kế toán.
CHƯƠNG 3