4. Kết thúc kiểm toán
4.2. Hoàn chỉnh hồ sơ kiểm toán
Hồ sơ kiểm toán là các tài liệu do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ. Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được thể hiện trên giấy, trên phim ảnh, trên phương tiện tin học hay trên bất kỳ phương tiện lưu trữ nào khác theo quy định của pháp luật hiện hành
Hồ sơ kiểm toán có 2 loại:
Hồ sơ kiểm toán chung: Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin chung về khách hàng liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của một khách hàng.
Hồ sơ kiểm toán năm: Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin về khách hàng chỉ liên quan tới cuộc kiểm toán một năm tài chính.
Hồ sơ kiểm toán giúp kiểm toán viên trong việc lập kế hoạch và thực hiện các công việc kiểm toán; giám sát và kiểm tra lại các công việc kiểm toán và có tác dụng làm bằng chứng chứng minh cho ý kiến của kiểm toán viên.
Nội dung của hồ sơ kiểm toán bao gồm:
- Các thông tin về cơ cấu tổ chức và pháp lý của khách hàng như các trích lục hoặc sao chụp điều lệ công ty, sơ đồ cơ cấu tổ chức.
- Các hợp đồng, biên bản quan trọng.
- Các thông tin liên quan đến kinh tế vĩ mô và khuôn khổ pháp lý về ngành nghề kinh doanh của khách hàng.
- Kế hoạch và các chương trình kiểm toán.
- Các tài liệu về sự hiểu biết của kiểm toán viên về kiểm toán nội bộ, mức rủi ro kiểm soát.
- Các tài liệu về sự phân tích, giải thích các số dư tài khoản, phân tích các báo cáo tài chính.
- Các thư xác nhận và giải trình.
- Các kết luận trong quá trình làm việc của kiểm toán viên. - Sao chụp các báo cáo tài chính.
- v.v.
Hồ sơ kiểm toán phải được thiết kế thích hợp theo từng hợp đồng kiểm toán thuỳ theo hoàn cảnh và nhu cầu của kiểm toán viên. Ngày nay, các công ty kiểm toán thường sử dụng các dạng tài liệu đã được chuẩn hoá như các bảng câu hỏi kiểm tra đánh giá, mẫu thư in sẵn v.v.
Trong các trường hợp hợp đồng kiểm toán nhiều năm, hồ sơ kiểm toán thường được tổ chức thành hai phần chính. Phần hồ sơ với các tài liệu được cập nhật và sử dụng cho nhiều năm được gọi là hồ sơ cố định và phần hồ sơ với các thông tin chủ yếu chỉ liên quan đến từng năm được gọi là hồ sơ từng năm.
Hồ sơ kiểm toán cố định thường bao gồm những nội dung chủ yếu sau: - Các bản sao, trích lục điều lệ công ty.
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức. - Sơ đồ tài khoản kế toán.
- Các tài liệu về kiểm soát nội bộ.
- Tình hình về tài sản cố định, vốn chủ sở hữu. - v.v.
Hồ sơ kiểm toán từng năm thường bao gồm các nội dung sau: - Các báo cáo tài chính.
- Kế hoạch kiểm toán và các chương trình kiểm toán. - Các bảng cân đối thử.
- Các bảng điều chỉnh các bút toán.
- Diễn giải về các bằng chứng kiểm toán thu thập được và những kết luận. - Kết quả các thử nghiệm kiểm soát, thử nghiệm cơ bản từng năm.
- Bản thảo gốc của báo cáo kiểm toán. - v.v.
Hồ sơ kiểm toán thuộc quyền sở hữu của công ty kiểm toán. Công ty kiểm toán phải thực hiện những thủ tục cần thiết nhằm bảo đảm tính bảo mật và lưu trữ an toàn các hồ sơ kiểm toán.