cơ bản từ ngân sách nhà nước qua Kho bạc nhà nước Uông Bí
3.2.2.1. Hoàn thiện về hồ sơ, mẫu biểu và chứng từ kiểm soát chi
Một là, đối với tài liệu cơ sở của dự án: công tác đền bù GPMB thường xuyên là một trong những cản trở lớn nhất đối với quá trình triển khai thực hiện dự án. Trong thực tế nhiều dự án tạm ứng vốn nhưng chưa có mặt bằng để thi công, dẫn đến tồn đọng một lượng vốn khá lớn trong thi công xây dựng. Hơn nữa, việc chậm thi công, không có khối lượng hoàn thành của các dự án phần lớn do vướng mắc về công tác đền bù GPMB. Để khắc phục tồn tại này, trong quá trình kiểm soát tạm ứng, thanh toán chi phí xây dựng chủ đầu tư phải gửi đến KBNN biên bản bàn giao mặt bằng thi công xây dựng.
Hai là, kiểm soát chi vốn mua sắm hàng hóa, thiết bị trong các dự án đầu tư: KBNN căn cứ vào biên bản nghiệm thu mua sắm hàng hóa, thiết bị và hợp đồng mua sắm thiết bị giữa chủ đầu tư và nhà thầu để thanh toán cho đơn vị thụ hưởng.
Ba là, mở tài khoản và ghi chép chứng từ kế toán áp dụng LAN: Việc mở và sử dụng tài khoản của Kho bạc hiện nay là chưa mang tính chuyên nghiệp, vì vậy khi thanh toán khách hàng thường bị lúng túng về phương pháp
ghi chép tài khoản do đó dễ sai sót khách hàng phải lập lại chứng từ nhiều lần, kéo dài thời gian thanh toán. Vì vậy, KBNN cần phải mã hóa và hướng dẫn việc ghi chép tài khoản trên chứng từ sao cho thuận lợi, đơn giản, dê viết mà chủ đầu tư không phụ thuộc quá nhiều vòa các loại mã hiệu do KBNN đặt ra. Theo đó, học viên xin đề xuất như sau:
- KBNN cần hướng dẫn và thông báo thống nhất tài khoản chuẩn cho khách hàng giao dịch. Khi chủ đầu tư mở tài khoản, KBNN chỉ thông báo cho khách hàng một tài khoản chính, khi phát sinh nghiệp vụ thanh toán hoặc tạm ứng, cán bộ kê toán của KBNN hạch toán và ghi chép vào ô “dành cho KBNN ghi” đúng nội dung phát sinh; đối với nguồn ứng trước cán bộ kiểm soát ghi rõ nguồn vốn ứng trước cùng với niên độ kế hoạch, cán bộ kế toán nhận dang nguồn vốn và ô tạm ứng hoặc thanh toán để ghi chép và hạch toán nhận dạng tài khoản (ứng trước có khối lượng hoặc ứng trước chưa có khối lượng)
- Để tránh trường hợp phải qua nhiều bước trung gian, việc mở tài khoản nên giao cho phòng (bộ phận) kế toán trực tiếp nhận và giải quyết mở tài khoản cho khách hàng.
Bốn là, sắp xếp lưu trữ hồ sơ chứng từ thanh toán: Để thuận tiện trong quá trình kiểm soát thanh toán từng lần cũng như việc tra cứu hồ sơ tài liệu lưu trữ, KBNN cần có văn bản hướng dãn việc sắp xếp hồ sơ tài liệu trong lưu trữ. Hiện nay, mỗi địa phương, mỗi cán bộ chuyên quản theo kinh nghiệm kiểm soát chi tự đặt ra cho mình một kiểu sắp xếp riêng nên quá trình kiểm soát, kiểm tra, tra cứu, lưu trữ gặp không ít khó khăn. Vì vậy, theo trình tự tần suất xuất hiện hồ sơ chứng từ và theo thời gian, học viên đề xuất công tác lưu trữ hồ sơ, chứng từ của dự án:
Nhóm chứng từ phát sinh sắp xếp theo từng hạng mục, tiểu mục và theo trìnhtự thời gian phát sinh, chứng từ nào phát sinh sau thì được xếp ở trên.
Thứ tự của chứng từ sẽ là: Giấy rút vốn đầu tư hoặc giấy rút dự toán ngân sách; Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; tờ trình lãnh đạo ý kiến, đề xuất; phụ lục 03a; Các quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, hợp đồng kinh tế các khoản chi phí tư vấn và chi phí khác lưu theo chứng từ phát sinh.
3.2.2.2. Hiện đại hóa công nghệ thông tin trong kiểm soát chi đầu tư XDCB nhằm thực hiện mục tiêu chiến lược phát triển Kho bạc Nhà nước đến 2020 và định hướng 2025.
Việc hiện đại hóa công nghệ tin học trong kiểm soát TTVĐT là rất quan trọng và hiệu quả mang lại là rất rõ ràng. Chương trình đã theo dõi được cả đời dự án từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến khi thực hiện dự án, theo dõi được Tổng mức đầu tư, Tổng dự toán và toàn bộ quá trình thanh toán cho các hạng mục của dự án, từng lần tạm ứng và thanh toán...
Hiện này KBNN đang triển khai một dự án lớn mang tầm vóc quốc gia về công nghệ thông tin là dự án LAN.
LAN bao gồm rất nhiều quy trình trong đó phân công nhiệm vụ công việc rất rõ ràng, rành mạch. Trong đó, công tác nhập dự toán XDCB NSTW và dự toán ngân sách xã do KBNN đảm nhận; cơ quan Tài chính nhập dự toán các nguồn còn lại. KBNN thực hiện cấp phát trên số liệu dự toán đã được nhập vào hệ thống.
Bên cạnh đó, việc lập báo cáo XDCB tử ĐTKB-LAN còn rất nhiều hạn chế. Vì vậy, cần sớm phải xây dựng một chương trình hỗ trợ khai thác báo cáo các nguồn vốn XDCB NSNN từ hệ thống dữ liệu LAN tại các địa phương. Có như vậy mới tạo điều kiện thuận lợi trong công tác tổng hợp toàn quốc cũng như phục vụ kịp thời số liệu cho các cấp.
3.2.2.3.Nâng cấp chương trình kiểm soát chi NSNN về đầu tư XDCB
chi NSNN về đầu tư XDCB phải hoàn thiện theo hướng sau:
Một là, phải quản lý chi tiết đến từng dự án và được kết nối từ phòng thanh toánvốn đầu tư đến phòng kế toán để đảm bảo việc đối chiếu số liệu giữa các phòng trên.
Hai là, phải có cơ sở dữ liệu dùng chung để từ đó có thể kết xuất ra các báocáo phục vụ công tác tra cứu liên quan đến việc kiểm soát chi, cũng như phục vụ công tác thông tin báo cáo thường định kỳ và báo cáo quyết toán vốn đầu tư XDCB hàng năm theo quy định (vì các mẫu biểu này có thể thay đổi theo quy định với từng thời điểm).
Ba là, đảm bảo kết nối giữa cơ quan KBNN và cơ quan Tài chính đẻ kịp thờiập nhật số liệu về nguồn vốn cũng như số chi vốn đầu tư, phục vụ mục tiêu điều hành của các cấp thẩm quyền nhằm nâng cao hiệu quả của nguồn vốn đầu tư XDCB