7. Kết cấu của luận văn
4.2.1. Đối với Công ty
4.2.1.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát
- Công ty cần tổ chức và yêu cầu tất cả nhân viên, phòng ban có liên quan tham gia các buổi đào tạo và cập nhật kiến thức về kỹ năng quản lý, kiến thức về kinh tế.
- Thực hiện các biện pháp quyết liệt trong việc thay đối, chỉnh sửa các yếu điểm của hệ thống KSNB từ văn phòng tới các cửa hàng của Công ty.
- Tách biệt nhiệm vụ, chức năng nhân viên thủ kho và nhân viên thu ngân do hai nhân viên khác nhau nắm giữ, tránh nhân viên có nhiều quyền hạn, kiếm soát tài
sản dẫn đến thất thoát tài sản của Công ty.
- Đánh giá hiệu quả làm việc của các nhân viên thông qua việc đánh giá lẫn nhau, nhân viên câp cao sẽ đánh giá nhân viên câp dưới và ngược lại đê có cái nhìn tổng quát và toàn diện hơn. Từ đó đưa ra mức xét duyệt, lương thưởng phù hợp.
- Ban hành các chính sách về bảo mật thông tin và áp dụng trong toàn bộ Công ty.
- Trao đổi, làm việc với các nhân viên làm việc không hiệu quả trước khi đưa ra các quyết định thôi việc.
_ . 2 - . 2 - 2
- Tăng cường kiêm soát của Ban kiêm soát và thiêt kê lại các kiêm soát phù
9
hợp hơn với đặc diêm của Công ty.
- Trau dôi thêm các kiên thức vê chính sách, thị trường thông qua các buôi đào tạo với chuyên viên độc lập, có năng lực. Thuê bộ phận tư vấn thực hiện rà soát HTKSNB, các quy định áp dụng trong Công ty và đưa ra các tư vấn khách quan đề hoàn thiện hệ thống KSNB.
4.2.1.2. Hoàn thiện công tác đảnh giá rủi ro
- Công tác đánh giá rủi ro là một việc rất phức tạp và đòi hởi nhà quản lý phải thật sâu sắc và có cái nhìn rộng hơn về các rủi ro. Ban kiểm soát cần phải xây dựng lại các tình huống, kịch bản xấu nhất có thể xảy ra. Dù xác suất xảy ra rủi ro rất thấp tuy nhiên ảnh hưởng của nó rất lớn. Đơn giản như dịch Covid-19, Công ty đã hoàn toàn bị động và không thể ứng phó kịp thời.
- Việc đánh giá rủi ro cũng cần phải đi vào thực tế nhiều hơn, Công ty nên coi đây là một phần thiết yếu để nâng cao doanh thu - lợi nhuận cho mình. Bất kỳ rủi ro nào xảy ra đều có thể gây tổn thất về tài sản, lớn hay nhỏ phụ thuộc vào cách ứng phó rủi ro của đơn vị.
- Các cuộc họp cũng cần thiết phải để ý đến ý kiến của các nhân viên nhiều hơn bởi họ là người trực tiếp tham gia vận hành chu trình bán hàng - thu tiền. Khi
r \ r r >
một vân đê phát sinh, họ là người trực tiêp chứng kiên và cân phải có sự tham mưu
của các câp lãnh đạo trên đê tránh tình trạng lặp lại. Nêu diên biên đó vân xảy ra thì trách nhiệm và tổn thất sẽ hoàn toàn thuộc về ban lành đạo, đôi khi sẽ là rất lớn nếu không ứng phó kịp thời.
4.2.1.3. Hoàn thiện các hoạt động kiêm soát
- Đối với các đơn đặt hàng có giá trị lớn hoặc khách hàng có nhừng hành vi không tốt trong các lần giao trước, cửa hàng nên gọi điện xác nhận lại đơn hàng với khách hàng trước khi pha chế và khi tiến hành giao hàng.
- Đối với việc tiếp nhận đơn hàng qua các phần mềm đặt hàng, nhân viên nhận đơn phải hỏi người quản lỷ kho trước khi ấn chấp nhận đơn hàng. Khi khối lượng công việc lớn thì sẽ để người giao hàng trực tiếp nhận đơn và đặt món, thuận tiện cho việc liên hệ với khách hàng và điều chỉnh lại đơn hàng khi không đủ nguyên liệu.
- Khi xét duyệt tín dụng, Công ty cần có một bảng theo dõi khách hàng trên phần mềm bán hàng và đưa ra các ký hiệu đối với khách hàng thân thiết, khách hàng mới, khách hàng chậm thanh toán. Ngoài ra, việc đối chiếu công nợ và thanh toán của các phần mềm đặt hàng cần thực hiện với tần suất cao hơn và yêu cầu thanh toán tiền từ 3-5 ngày sau khi hoàn tất đơn hàng để tránh vốn bị chiếm dụng lâu ngày.
- Việc lập hóa đơn nên có sự đối chiếu lại của các chủ cửa hàng. Chù cửa hàng nên gửi bản nháp cho khách hàng và yêu cầu kiểm tra thông tin trước khi xuất, tránh việc xuất sai, ảnh hưởng tới công việc khác của bộ phận kế toán.
- Số tiền thu bằng tiền mặt hàng ngày rất lớn, do vậy đối với việc thu tiền mặt trực tiếp tại Công ty của khách hàng, vì vậy Công ty cần có biện pháp kiểm soát nhằm tránh sự gian lận của nhân viên thu tiền, không khai nhận số tiền thực nhận gây thất thoát cho Công ty. Công ty có thể cử nhân viên văn phòng đến thu tiền ngẫu nhiên của một số cửa hàng để kiểm tra số tiền trên phần mềm và tồn quỹ là khớp nhau.
- Công ty nên kiểm soát doanh thu một cách nhanh chóng bằng cách thiết kế một bảng so sánh giữa doanh thu trên thực tế và doanh thu trên số sách hoặc phần mềm để có thể xác định rõ ràng nếu có sự chênh lệch sẽ biết nguyên nhân do đâu.
Điêu này cũng có thê giúp tránh tình trạng xuât hoá đơn không hoặc bán hàng mà không xuất hoá đơn vừa có thế theo dõi được doanh thu một cách chính xác, vừa có thể kiểm soát được giá cả theo từng khu vực, vừa có thể kiểm soát được việc xuất hoá đơn khi bán hàng có thật hay không.
- Các chính sách khuyến mãi, chiết khấu cho các đối tượng nên được công bố trên phương tiện mà các nhân viên đều có thể truy cập và cập nhật kịp thời.
- Nâng cao các biện pháp xử phạt nếu phát sinh các sai phạm, sai sót trong quá trình làm việc, điều chỉnh lại các quy định phù hợp với tình hình thực tế do sự thay đối không lường trước được của thị trường và xã hội.
- Nhiệm vụ của chủ cửa hàng cần được tăng thêm công việc quản lý thêm báo cáo bán hàng. Chù cửa hàng sẽ lập, theo dõi doanh thu của cửa hàng mình phụ trách và đối chiểu lại với phần mềm trước khi chuyển cho bộ phận kế toán. Các chênh lệch trên báo cáo sẽ được gửi giải trình kèm theo, từ đó chủ động hơn trong công việc và kiểm soát được các nhân viên trong khâu bán hàng.
4.2. ỉ.4. Hoàn thiện hệ thống thông tin, truyền thông
- Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại một Công ty là một trong những nội dung ảnh hưởng đến quyết định chất lượng cũng như tính hiệu quả của KSNB. Vì vậy, hệ thống thông tin kế toán được tố chức một cách khoa học sẽ giúp cho KSNB của Công ty được hoàn thiện hơn. Công ty cần sớm ban hành những quy định cụ thể
về hệ thống báo cáo quản trị trong quy chế tài chính. Công tác kế toán quản trị và hệ thống báo cáo quản trị sẽ phục vụ đắc lực cho việc điều hành và KSNB. Từ những quy định đó sẽ liên hệ với bộ phận hồ trợ phần mềm kế toán thiết lập các chỉ tiêu phù hợp, giảm thiều công việc lập báo cáo cho nhân viên.
- Công ty cần xây dựng bảng kế hoạch dự toán doanh thu cho từng khu vực, từng loại mặt hàng cũng như dùng mức độ hoàn thành doanh thu để xác định hiệu quả làm việc của các bộ phận có liên quan, số liệu trên báo cáo có thể đối chiếu với doanh thu thực tế so với dự toán. Từ đó, Công ty có thể xác định được nguyên do từ đâu và tình trạng hoạt động của các cửa hàng.
- Phần mềm bán hàng cần phải điều chỉnh, thay đổi lại cho phù hợp với mẫu biểu nhập lên phần mềm kế toán. Phần mềm bán hàng có thể thiết kế thêm một mục
xuất báo cáo theo định dạng phần mềm kế toán, việc thiết kế là do yêu cầu cùa bộ
phận kế toán và chỉ cần thay đổi thứ tự một số hàng cột là có thể sử dụng được. Việc điều chỉnh này sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian cho bộ phận kế toán do có nhiều cửa hàng và mỗi cửa hàng cần nhập lên một lần.
4.2. ỉ.5. Hoàn thiện hệ thống giám sát
- Lập bảng thống kê công việc, bao gồm công việc đã thực hiện trong ngày, người đánh giá, thời gian phải đi ra ngoài giao hàng...
- Xây dựng các quy trình giám sát phù hợp hơn với tính hình thực tế, thường xuyên cập nhật, điều chỉnh các biện pháp không hữu hiệu.
- Tạo điều kiện cho các cá nhân tự ý thức về công việc của bản thân và có trách nhiệm hơn trong công việc được giao.
- Tăng cường cấp giám sát từ cả các nhân viên tới quản lý cấp cao nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm cho toàn bộ nhân viên.
- Tăng cường khả năng giám sát công việc một cách thường xuyên bằng cách mọi chứng từ khi phát sinh trong ngày đều được phải thông qua bộ phận kiếm soát kiểm tra chặt chẽ, có đầy đủ chừ ký cùa các chủ cửa hàng, nhân viên lập trước khi gửi.
- Các hồ sơ bàn giao cho các phòng ban cần làm biên bản giao nhận tài liệu đầy đủ để tránh thất thoát và quy trách nhiệm cho bộ phận có liên quan nếu làm mất hồ sơ, chứng từ.
- Biện pháp giám sát không phù hợp cần phải được cắt giảm, giám sát không có nhân sự thực hiện cần phải điều chuyển nhân viên và thay đổi thiết kế cho họp lý với nhân viên mới được giao.