7. Kết cấu của luận văn
3.3. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty cổ
3.3.1. Thực trạng Môi trường kiếm soát
3.3.1.1. Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc Ban giám đốc
Ban Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong môi trường kiểm soát của HTKSNB nói chung và đối với chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng. Trong các cuộc họp hàng tháng, BGĐ thường xuyên quan tâm xem xét, đánh giá hiệu quả của hoạt động bán hàng, thu tiền bán hàng. Tại các cuộc họp, ban lãnh đạo thường triệu
tập các bộ phận có liên quan như: kể toán, phòng mua hàng, ban kiểm soát, các quản lý khu vực nhằm trao đối về những thuận lợi, khó khăn trong hoạt động bán hàng cùa cửa hàng xin ý kiến chỉ đạo kịp thời. Nhừng thông tin về hoạt động kinh doanh của từng cửa hàng được các quản lý khu vực báo cáo đày đủ và kịp thời, phục vụ cho công tác điều hành của BGĐ. Hơn nữa, BGĐ luôn cập nhật tình hình
thực hiện doanh thu của từng cửa hàng, theo từng nhóm hàng hóa, từng khu vực cửa hàng. Tổng Giám đốc cũng nhận các thông tin về sự tuân thủ của cửa hàng đối với các chính sách, quy định có liên quan đến chu trình như: chính sách bán hàng, thu tiền bán hàng, ghi nhận doanh thu, chính sách khuyến mãi, tình hình sừ dụng hóa đơn... Những khiếm khuyết trong HTKSNB đối với các chu trình như: ghi nhận doanh, giá vốn, quản lý nhân sự và sử dụng hóa đơn, kê khai thuế... đều được yêu cầu báo cáo và nêu lên những bất cập trong quá trình thực hiện. Qua đó, nếu Cần thiết, BGĐ chỉ đạo trực tiếp các bộ phận có liên quan điều chỉnh đề nâng cao tính hừu hiệu và hiệu quả cùa HTKSNB.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát “Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý” thể hiện tại phụ lục 3.2. Kết quả khảo sát cho thấy:
4- 100% nhân viên cho rằng việc áp dụng thống nhất quy định chu trình bán hàng - thu thực hiện tốt.
4- 80% cho rằng mức độ phù hợp về năng lực của BGĐ trong chu trinh là tốt, 20% đánh giá ở mức trung bình. Còn đối với mức độ chuyên môn của chủ cửa hàng được đánh giá 93,3% là tốt, 6,7% đánh giá ở mức trung bình.
4- Ngoài ra, mức độ quan tâm, hợp tác, sẵn sàng thực hiện công việc minh bạch, trung thực, hợp lý của ban lãnh đạo đều được đánh giá 100% là tốt.
Nhà quản lý Công ty được nhân viên đánh giá cao về năng lực lãnh đạo và cách quản lý, điều hành. Các nhân viên đều cho rằng Ban Giám đốc và bộ phận quản lý đều có sự quan tâm cần thiết tới chu trình bán hàng. Tuy nhiên, một vài nhân viên cho rằng năng lực chuyên môn của Tổng Giám đốc trong nhiệm vụ, công việc chưa được cao, có lẽ một phần bởi Tống Giám đốc có kinh nghiệm nhiều hơn trong khâu phát triển sản phẩm.
Công ty có ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện chu trình bán hàng - thu tiền và áp dụng thống nhất trong toàn bộ cửa hàng. Các vị trí lãnh đạo bao gồm Tổng Giám đốc, Ban kiểm soát, các chủ cửa hàng đều có trình độ chuyên môn phù hợp với những nhiệm vụ đang phụ trách. Các vị trí quản lý có nhiều kinh nghiệm trong vị trí được giao, bao gồm các cấp quản lý tại Công ty cũ hoặc là nhân viên lâu
năm được bô nhiệm lên vị trí câp cao hon. Sự đóng góp của bộ phận Kê toán tại văn phòng vào các văn bản hướng dẫn thực hiện quy trình đều thông qua Tống Giám đốc và các quản lý khu vực, cho thấy họ vẫn có sự am hiểu cần thiết, đáp ứng yêu cầu quản lý trong chu trình bán hàng - thu tiền. Ban Giám đốc, lãnh đạo các Phòng chức năng, các chủ cửa hàng sẵn sàng hợp tác với nhau đế đảm bảo hoàn thành mục tiêu kinh doanh hiệu quả. Bên cạnh đó, BGĐ luôn quan tâm đến việc trình bày số liệu kế toán một cách trung thực và hợp lý, đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính. Cùng với đó, khi lựa chọn các chính sách kinh doanh, kế hoạch doanh thu, BGĐ luôn đảm bảo nguyên tác kinh doanh có lãi, hướng tới tương lai phát triến và mở rộng hơn cho Công ty. Mục tiêu Tống Giám đốc luôn đặt ra và hướng tới, truyền đạt cho nhân viên là nâng số cửa hàng trải khắp cả nước lên con số 200 và phát triển ra cả các chi nhánh nước ngoài.
Việc lập kế hoạch doanh thu hàng năm của Công ty một cách tương đối chính xác, sát với thực tế Công ty. Công ty căn cứ vào kế hoạch doanh thu hàng năm đề tính quỹ lương cho các bộ phận. Đòi hỏi việc lập kế hoạch doanh thu hàng năm của Công ty phải sát với thực tế từng bộ phận, từng đơn vị. Theo số liệu thu thập được từ báo cáo nội bộ, kế hoạch doanh thu của Soya Garden năm 2019 so với thực tế đạt 137,45%, năm 2020 đạt 93,12% do ảnh hưởng của dịch bệnh và giãn cách xã hội. Tuy vậy, BGĐ vẫn luôn cố gắng để Công ty phát triển và phục hồi sau đại dịch.
3.3.7.2. Phân công quyền hạn, trách nhiệm
Công ty có 1 văn phòng trụ sở chính, khoảng 22 cửa hàng trực thuộc và 3 cửa hàng nhượng quyền (Số liệu đến giữa năm 2020): Trụ sở chính và 15 cửa hàng tại TP Hà Nội; 4 cửa hàng tại TP Hồ Chí Minh; 3 cửa hàng tại Hải Phòng và 3 cửa hàng nhượng quyền tại Hà Nội. Chi tiết các cửa hàng và tình trạng hoạt động được thể hiện tại phụ lục 3.1. Với mô hình nhiều cửa hàng như vậy, việc phân công trách nhiệm của từng cá nhân phải rõ ràng, chính xác và có thể quản lý được. Các cá nhân luôn đề cao tính trách nhiệm trong công việc dù ở vị trí nào trong Công ty.
Theo bảng tổng hợp kết quả khảo sát “Phân công quyền hạn, trách nhiệm” thể hiện tại phụ lục 3.3 thì việc phân công tại Văn phòng, cửa hàng là tương đối tốt.
+ Cơ cấu tổ chức của đơn vị và việc phân chia quyền hạn, trách nhiệm tới các cá nhân, bộ phận, phòng ban được đánh giá 100% là tốt.
4- 93,3% cho rằng mức độ hiệu quả giữa các bộ phận, phòng ban với nhau trong chu trình bán hàng là tốt, còn lại 6,7% đánh giá ở mức trung bình.
+ Việc phân chia quyền hạn giữa nhân viên thủ kho và nhân viên bán hàng đều được các nhân viên đánh giá là tốt.
+ Tuy nhiên, đối với hình thức bán hàng online với khối lượng lớn, việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm thì có 6,7% nhân viên đánh giá ở mức chưa tốt, 33,3% nhân viên đánh giá ở mức trưng bình và 60% nhân viên đánh giá là tốt.
Có thế thấy rằng, các cá nhân đều nắm rõ nhiệm vụ, công việc của mình và hoàn thành đúng với yêu cầu được đặt ra. Trách nhiệm công việc cũng được đặt lên hàng đầu và được truyền cảm hứng từ các cấp quản lý trên xuống tới các nhân viên.
Việc phân quyền không bị chồng chéo lên nhau, được nắm rõ đối với giao đoạn của chu trình hoạt động. Bất kỳ sự phân công không hợp lý, không phù hợp với vị trí của minh đều được các cá nhân nêu lên ý kiến và xem xét thay đồi lại cho phù hợp với thực tế.
Một điểm trừ lớn trong việc phân công, phân quyền là về bán hàng hình thức online với số lượng lớn, nhiều đơn hàng bị “bom” hàng hay nói cách khác là đơn bán ảo, người mua không có thật dẫn tới nhiều sản phẩm pha chế phải hùy vì không bán được. Các nhân viên không có ai chịu trách nhiệm về vấn đề này và Công ty phải chịu tổn thất. Sự cố này đã diễn ra khoảng 3-4 lần, mặc dù đã rút kinh nghiệm và điều chỉnh lại hoạt động kiểm soát nhưng các cá nhân phụ trách vẫn chưa nắm rõ được quy định mới dẫn tới thất thoát tài sản của Công ty.
3.3.1.3. Chính sách nhân sự và cam kết về năng lực
Chính sách nhân sự của Công ty bao gồm: Chính sách tuyến dụng, đào tạo; chế độ làm việc; điều kiện lao động; bố trí nhân sự giữa các phòng ban; chính sách tiền lương và phúc lợi.... phù họp với điều kiện và nhu cầu phát triển sản xuất kinh doanh cùa Công ty.
Theo bảng tổng hợp kết quả khảo sát “Chính sách nhân sự và cam kết về năng lực” thể hiện tại phụ lục 3.4. Kết quả khảo sát với câu hỏi cho thấy thực trạng
công tác tuyên dụng trong chu trình bán hàng - thu tiên thực hiện đây đủ và đánh giá ở mức độ tốt.
4- về năng lực chuyên môn của các cá nhân tham gia vào trong chu trình đều tốt ờ mức 100% và 93,3% với việc đánh giá trình độ các nhân viên tham gia vào trong chu trình.
+ Có thể chính bởi vì lẽ đó, nhiều nhân viên nhân được mức lương không tương xứng và công nhận từ các cấp quản lý. Chỉ có 66,7% nhân viên hài lòng, đánh giá tốt về mức lương thưởng hiện tại, 33,3% đánh giá ở mức trung bình. Có đến 1/3 số nhân viên được hỏi không cảm thấy vị trí làm việc của mình không tương xứng với chế độ đãi ngộ mình nhận được. Qua trao đối với phòng nhân sự, việc một số cá nhân không được tăng lương một phần vì các đánh giá của quản lý phụ trách, một phần bởi dịch bệnh kéo dài, Công ty không thể nâng lương cho tất cả các cá nhân được, như thế sẽ khiến Công ty không thế trụ qua mùa dịch bệnh được.
+ Việc ứng tuyền của các nhân viên được thực hiện đầy đủ theo quy trình (100%), tuy nhiên có một số trường hợp vẫn ưu tiên tuyển dụng người quen, người thân của nhân viên.
+ Hiệu quả của các lóp đào tạo nhân viên được đánh giá ở mức tương đối tốt với 80% ý kiến là tốt, 13,3% đánh giá ở mức trung bình và còn lại 6,7% là chưa tốt.
+ về việc báo cáo, các quy định liên quan đến sai phạm đều được 100% nhân viên đánh giá là tốt.
Bên cạnh đó, thông tin tuyển dụng được công bố trên Website của Công ty và một số được tuyển dụng trên các fanpage Facebook. Ví dụ về một vị trí trong chu trình được tuyến dụng sẽ theo các thông tin như sau:
Thu ngân - pha chế - phục vụ
. Nơi làm việc: N04, Tòa Nhà UDIC COMPLEX, Hoàng Đạo Thúy, cầu Giấy, Hà Nội
• Số lượng: 10
• Mức lương: 22k/h
• Thời gian làm việc: Part time
1, Mô tả công việc
Phục vụ đồ ăn, đồ uông cho khách
Giới thiệu món ăn, đồ uống cho khách khi Cần thiết Các công việc khác theo yêu cầu cùa quản lý
2. Yêu cầu
Độ tuổi ứng viên từ 18-23 tuổi Ngoại hình ưa nhìn, giao tiếp khá
Năng động hoạt bát, sẵn sàng cho mọi công việc
Yêu thích ngành thực phẩm và đồ uống và muốn tiến xa trong ngành. 3. Quyền lợi
Mức lương hấp dẫn 22k/h.
Thưởng nóng bong tay nếu tích cực với các hoạt động xây dựng cửa hàng Được training bài bản ở 3 nghiệp vụ: phục vụ, pha chế, thu ngân
Có cơ hội thăng tiến cực cao trong công việc
Môi trường làm việc hiện đại, không gian quán đẹp mát, khách hàng lịch sự.
Tại mỗi cửa hàng của Soya Garden, chúng tôi không chỉ xây dựng môi trường chuyên nghiệp, mà còn tạo ra sự gắn kết đồng đội giữa các nhân viên và cơ hội được liên tục phát triển với các vị trí quản lý.
(Nguồn: https://soyagarden.com/tuyen-dung/thu-ngan-pha-che-phuc-vu/)
Có thể thấy, với vị trí tuyển dụng là nhân viên pha chế - thu ngân trong cửa hàng, Công ty cũng đề ra những yêu cầu rất cụ thể cho vị trí, đảm bảo vị trí được giao phù họp với năng lực của người được tuyển dụng. Chế độ đãi ngộ và lương thưởng theo đánh giá là có mức cạnh tranh trên thị trường, tạo điều kiện cho nhân
viên cống hiến cho cửa hàng. Do công việc mang tính đặc thù và mang tính linh hoạt với nhiều đối tượng khách hàng, các nhân viên đều được đào tạo đầy đủ về
nghiệp vụ chuyên môn, hài lòng khách đến và vừa lòng khách đi.
Nhân viên bán hàng thường là các sinh viên đang học trong các trường đại học, cao đẳng trên địa bàn Thành phố. Chủ cửa hàng sẽ là những người có kinh nghiệm quản lý hoặc từ các nhân viên lâu năm của cửa hàng đi lên để nắm rõ quy trình và cách vận hành. Họ đều sẽ được tham gia các khóa đào tạo của nhân viên 3 tháng một lần và có các bài kiểm tra ngán để đảm bảo nắm rõ quy trình của Công ty. Bên cạnh đó, các nhân viên cửa hàng sẽ phải mặc đồng phục của Công ty trong
suôt thời gian làm việc với màu trăng viên xanh chủ đạo. Môi trường làm việc được nhân viên đánh giá là tốt, phù hợp để phát triến cho công việc sau này và có nguồn thu nhập ổn định, vì vậy việc nhân sự nghỉ việc là thấp, thường sẽ gắn bó một khoảng thời gian nhất định từ 6 tháng - 1 năm, sau đó có thể được điều chuyền tới các cửa hàng khác hoặc lên vị trí cao hơn. Các hành vi sai phạm trong quá trình làm việc đều được báo cáo về phòng Hành chính - Nhân sự xét thi đua theo quy định. Việc xử lý sai phạm được ghi nhận bằng biên bản và và bồi thường thiện hại được công bố đến toàn thể nhân viên trong các cửa hàng để rút kinh nghiệm, quy định cụ thế được nêu tại quy chế của cửa hàng.
3.3.1.4. Ban kiểm soát
Ban Kiểm soát của Công ty bao gồm nhân sự cao cấp từ Ban tài chính của Công ty mẹ - Công ty cổ phần Tập đoản Giáo dục Egroup. Với nhiệm vụ là kiểm soát được tình hình tài chính và hiệu quả hoạt động của Soya Garden, Ban kiểm soát đã đặt ra nhiều chốt kiềm soát trong từng chu trình hoạt động của Công ty cũng như hỗ trợ hoàn thiện HTKSNB.
Bằng phương pháp phỏng vấn nhân sự trong Ban kiểm soát, người được phong vấn đã chỉ ra rằng việc bổ sung thêm Ban kiểm soát vào trong bộ máy Công ty sau khi nhận được vốn góp đà được cải thiện rất nhiều so với trước kia. Nhân sự là những người được lựa chọn trực tiếp từ Chủ tịch HĐQT và có rất nhiều kinh nghiệm về các Công ty start-up cũng như các mô hình Công ty có nhiều cửa hàng nhở. Nhiệm vụ chính cùa Ban kiếm soát bao gồm:
- Hoàn thiện HTKSNB của Công ty.
- Xây dựng hệ thống các phòng ban tinh gọn, rà soát lại trinh độ, kĩ năng của các nhân sự từ cấp cao đến các nhân viên cửa hàng.
- Hàng tháng họp với Tổng Giám đốc để đánh giá lại hiệu quả công việc, tham mưu tiếp tục mở rộng hoặc thu hẹp lại quy mô bán hàng.
- Xem xét các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động và đưa ra phương hướng giải quyết.
- Báo cáo lại với HĐQT về tình hình hoạt động kinh doanh và xin ý kiến về kế hoạch hoạt động của Công ty.
- Đào tạo, cập nhật kiên thức chuyên môn cho một sô bộ phận nhât định.
Có thế thấy, Ban kiếm soát đã tạo ra môi trường làm việc chặt chẽ hơn. Từng khâu, từng quy trình đều phải được xem xét lại thường xuyên và thay đổi khi có bất kỳ dấu hiệu không phù hợp với thực tế hoạt động của Công ty. Trước đó, Công ty đã gặp rất nhiều khó khăn trong việc hoạt động như là không thể kiểm soát được khi tốc độ phát triển, mở rộng quy mô của Công ty quá nhanh, nhân sự không đảm bảo báo cáo kịp thời các số liệu tài chính phát sinh để TGĐ đưa ra được quyết định chính xác, các hoạt động kiểm soát chủ yếu dựa vào niềm tin giữa trưởng phòng với các nhân sự cấp dưới do có quan hệ thân thiết, không tạo ra được các chốt kiếm soát