7. Kết cấu của luận văn
3.3.4. Thực trạng Hệ thống thông tin, truyền thông chu trình bán hàng thu
Hệ thống thông tin liên quan đến mục tiêu lập và trình bày báo cáo tài chính bao gồm hệ thống kế toán và các phần mềm hỗ trợ như phần mềm bán hàng Ipos, hệ thống email. Các thủ tục và tài liệu được thiết kế, xây dựng đề việc nhập dữ liệu từ phần mềm bán hàng gồm ít bước và nhanh nhất, giảm thiểu các công đoạn không cần thiết cho phòng Kế toán. Tại các cửa hàng, nhân viên thu ngân sẽ nhập dữ liệu của các đơn bán vào phần mềm Ipos.vn và toàn bộ dữ liệu sè được lưu trữ chung trên server. Phòng kế toán có toàn quyền truy cập vào dự liệu bán hàng tại tất cả các cửa hàng nhưng không được phép chỉnh sửa dữ liệu trên đó, chi có thể kết xuất những báo cáo bán hàng và bảng kê chi tiết. Sau khi có báo cáo từ phần mềm, kế toán sẽ thực hiện chỉnh sửa lại cho phù hợp với mẫu nhập của phần mềm kế toán - Amis và thực hiện nhập lến phần mềm kế toán. Trước khi nhập lên phần mềm kế toán, bộ phận kế toán sẽ phải có một nhiệm vụ nữa là kiềm tra lại tính đúng đắn, chính xác của dữ liệu trên phần mềm bán hàng. Hàng ngày, các cửa hàng sẽ gửi lại báo cáo doanh thu, trong đó bao gồm các thông tin về Hình thức bán hàng - thu tiền, doanh thu thực tế, doanh thu trên Ipos và chênh lệch (nếu có), bất kỳ chênh
lệch đêu phải giải trình đên bộ phận kê toán. Bên cạnh đó, các cửa hàng phải chụp ảnh lại số tiền trên các phần mềm và gửi kèm với báo cáo doanh thu. Ví dụ một nghiệp vụ thu tiên bán hàng tại cửa hàng SOYA Nguyên Chí Thanh:
HN Ké Toán 03 <ketOan03@lillQOS.com> tuan.lưong@bdo.vn; hnh.dôo^bdo.vn ’
Fwd: [SG NCT] - Daily Sale Report on 06/07/2020
@1 5 07/07/2 zl 961817497218_98ab1... 0 bytes z1961816143087_69cc8... 0 bytes z1961859679113-40409... 0 bytes DSR-07.2020-NCT.xlsx 0 bytes z1962221560550_bb9b0... 0 bytes Dear chi!
Hòm nay nhà hàng có đi bankin Doanh thu ngày 6 7.
Nhưng do ngán hàng ghi nhâm nội dung thành nộp doanh thu ngày 5/7 và phía nhà hàng có yêu câu sừa lại nhưng Ngân Hàng báo lệnh chuyên tiên đi nên không sưa lại được nừa.
Chi nhận thòng tin giúp nha hàng với ạ Nhả hảng gin kèm file anh bankin.
Em cảm ơn a’
Phan Thi Thu Hương - SM
--- Forwarded message---
Từ: Nguyên Chí Thanh Soya Garden <sg nguyenchithanh han@sovagafden.com> Date: Th 2, 6 thg 7, 2020 vào lúc 22:00
Subject: [SG NCT] - Daily Sale Report on 06/07/2020 To: Ketoangroup <ketoangfoup@lillgos.com>
Cc: AM Vũ Văn Linh <linhvu@lillgos.com>
Dear Anil Chi.
Cưa hàng NCT gưi báo cáo doanh thu 06 '07 2020
Giãi trĩnh
STT Hình thức Thơc• tể Theo IPOS Chênh léch•
1 Gross 6.334340 6.334.340 0 2 ATM • 0 0 3 Prepaid Card 2.874.000 2.874.000 0 4 MOMOQR4 • 0 0 5 MOMOAPP 0 0 0 6 Grab Food 748.100 748.100 0 7 Grab Pav• 0 0 0 8 X'NPAYQR4 165.000 165.000 0 9 XTÍPAYAPP 10.000 10.000 0 10 VINID 0 0 0 11 SOYA 0 0 0 12 Cash 2.537.000 2537340 -240 13 Sales update 28.966.345 14 Target sales 180.000.000 15 % thirc hiẻn• • 16,09%
Thanks & Best Regards
làm tròn tiên lẽ 4 tCr tnTĩỊỊưírí ị íữ' * «1^ • SÕ MV NH0* <«* r. «l*n • --W- --_____ __ .^-.,4,4 WV.NH PHẦN THỊ THƯ HƯƠNG - SM «,,N3ụ?ĐỊ H'T-BV - jndW... !*■
SOYA GARDEN NGUYEN CHÍ THAT CVf CP
j'»A Công ty cố phần Soya Garden
Địa chì: Soya Garden ISO 93 Nguy
Mobile: 0904.696.648
M ỉ.íĩỉ.ữữữ.ữO vm ĩũ ioớ.âo /MJ VAp
rL tth n Mfijn VhO l .OCíXKKrt
r. roan Pníĩ zZfWG.vv SG Oct .mơp or N5/7
Uww1s
Giao dịch
Email: sg.nguyenchithanh.han@lij Người
V kơ ũhỉ rữ h • j Jn fDenc. Litter FXMlOQf 1« 3 M llv 153:21* 7-Ui in 2 B74.1HJU l')o» 16? MiO 1155*1 115 soft J 057 24Ũ Ul'ticn . NjiwjJtj c I MS: Ofi-CT lJan.T J ị 13aUK1 I4Ỉ gtt HOANGDI <J dư đầu rồng hr 11 bnn
lien tuặi iVND) GRABFODU
I F.vpukl < ’aril
VNPAY APP VKPAYQR4
TIÃii phi*a gKtni
I'unu pllĩẽu^MH
I Mr CUM < u
1 tMinaP
Kiera sotti*fi
1. Tại chi Ti«i <* số Bqil^nờĩ Qq lldcil 2 Xian? v- Tíéii ck L02 11 ao1 □
Hình 3.1. Kiêm soát thu tiên quỹ tại cửa hàng
(Nguồn: Tác giả tự tông hợp)
Sau khi xác nhận số liệu gửi về là chính xác thì số liệu mới được hạch toán lên phần mềm. Cuối mỗi tháng, các chứng từ sẽ được tập hợp lại là gửi một lần về cho Phòng kế toán. Tuy nhiên, việc lưu lại các liên bán hàng lại không được coi
trọng, rât nhiêu đơn bán hàng không được lưu trữ trên vàn phòng và không được kiếm tra lại bởi nhân sự thuộc phòng kế toán.
Ngoài ra, các chính sách bán hàng, chính sách khuyến mãi được cập nhật ngay trên Website của Công ty và gửi email cho từng chủ cửa hàng mỗi khi bắt đầu một chiến dịch bán hàng mới. Các phiếu giảm giá được quản lý khu vực phát đến từng cửa hàng và phiếu phải có chữ kỹ, đóng dấu của chủ cửa hàng mới có thể phát cho khách hàng. Đồng thời, Công ty cũng thực hiện các chương trình “Tri ân khách hàng” để tạo cơ hội thăm dò ý kiến khách hàng đối với chất lượng phục vụ của đơn vị cũng như nắm bắt xu hướng tiêu dùng trong tương lai của khách hàng để có những thay đổi phù hợp trong chính sách kinh doanh. Công ty không mô tả quá trình xử lý nghiệp vụ trong chu trình này bằng sơ đồ cụ thể để các nhân viên có liên quan dễ dàng nắm bắt chức năng nhiệm vụ cùa mình mà chỉ thông qua các văn bản. Hiện nay, đơn vị chưa có kênh thu thập thông tin từ các đối thủ cạnh tranh về các chính sách kinh doanh, chính sách chăm sóc khách hàng... đề có nhừng phản ứng mang tính “đi tắc, đón đầu”, nâng cao khả năng cạnh tranh.
Cụ thể, một số đặc điểm hệ thống kế toán, truyền thông của Công ty và các cửa hàng như sau:
Phần mềm phục vụ công tác kế toán
Phần mềm kế toán: MISA AMIS. Đây là phần mềm nâng cấp hơn của phần mềm MISA, chứa đầy đủ các chức năng của MISA và tích hợp thêm các báo cáo quản trị, các chỉ tiêu phân tích, hơn hết, phần mềm có thể theo dõi, làm việc một số chức năng trên Website. Phần mềm có giới hạn phân quyền cho các cá nhân và chi có kế toán trưởng mới có toàn quyền truy cập vào tất cả các phân hệ trên đó. Kế toán phụ trách chu trình bán hàng - thu tiền sẽ có phân hệ Bán hàng và Quỹ, Ngân hàng, Quản lý hóa đơn. Việc kết xuất và lập hóa đơn cũng hoàn toàn có thể lấy từ phần mềm ra để giảm thiểu các bước lập và xuất hóa đơn điện tử. Bên cạnh đó, đội ngũ hồ trợ của phần mềm hoạt động 24/24 và có người tư vấn riêng với mồi server kế toán của đơn vị. Nhừng đơn vị sử dụng phần mềm sè gọi tư vấn trực tiếp từ điện thoại qua phần mềm hỗ trợ, tài khoản hỗ trợ trùng với tài khoản kế toán đăng nhập vào phần mềm. Dữ liệu của Amis được lưu trữ bời công nghệ điện toán đám mây và
lưu trữ theo từng năm một lân. Sau khi khóa sô kê toán, dữ liệu không được phép sửa trừ khi có phê duyệt từ máy chủ là tài khoản của kế toán trưởng. Do việc lưu trữ điện toán đám mây, phần mềm có thể sao lưu lại dữ liệu trong một khoảng thời gian dài, trường hợp nhân viên muốn lấy lại dữ liệu cũng phải có phê duyệt cùa chủ Công ty và có người hỗ trợ phần mềm lấy lại dữ liệu.
Phần mềm bán hàng: IPOS.VN. Đây là sản phẩm cùa Công ty cổ phần Ipos.vn, chuyên được sử dụng phục vụ công tấc bán hàng tại các đơn vị kinh doanh có nhiều cửa hàng như Soya Garden, Dingtea... Phần mềm này sẽ có những máy bán hàng (Gọi là thiết bị Ipos) đặt riêng tại từng cửa hàng và nhân viên sẽ thao tác trực tiếp trên phần mềm đó. Thông tin nhập vào không thể chỉnh sửa và sẽ lưu trực tiếp lên hệ thống sau khi đã in phiếu bán hàng ra. Do đó, có nhiều trường hợp doanh thu thực tế và doanh thu trên phần mềm ĩpos khác nhau do lỗi từ người nhập. Khi phát sinh các lỗi đó, nhân viên phải gửi kèm theo các chứng từ chứng minh việc chênh lệch là hợp lý. Các thiết bị Ipos này tích hợp két sắt để quản lý tiền mặt tại cửa hàng. Bất kỳ khoản thu chi đều phải nhập lên hệ thống máy, sau đó mới có thế mở khóa được két tiền. Cuối ngày, nhân viên thu ngân sè kiểm kê lại số tiền trong quỹ và số tiền còn lại trên phần mềm, đối chiếu lại sổ theo dõi tiền mặt được viết tay ngoài phần mềm và ký nhận khi hoàn tất. Dừ liệu lưu trừ trên Ipos được lưu trữ trên server của Công ty, với khối lượng dữ liệu không quá lớn, hệ thống này có thể
lưu trừ đến 3 năm và có thể tìm kiếm lại để xem.
Từ phần mềm bán hàng, kế toán sè đăng nhập vào hệ thống quản lý phần mềm và kết xuất toàn bộ báo cáo bán hàng của từng cửa hàng. Báo cáo xuất ra khác với mẫu nhập lên phần mềm Amis, do đó, kế toán phụ trách sẽ phải thao tác Excel, điều chỉnh lại mẫu để có thể nhập dữ liệu vào phần mềm. Sau khi dữ liệu đà được xác nhận là chính xác và đúng với thực tế phát sinh, chỉnh sửa lại mẫu biều cho phù hơp với Amis, kế toán sẽ nhập báo cáo đó lên phần mềm kế toán và lưu lại. Khi có yêu cầu xuất hóa đơn từ cửa hàng, kế toán sẽ sử dụng trực tiếp dữ liệu trên phần mềm Amis, bao gồm ngày bán, số lượng, loại hàng, đơn giá, thành tiền, thuế để xuất hóa đơn điện tử. Hàng tháng, kế toán trưởng có nhiệm vụ đối chiếu lại số liệu giữa hai phần mềm, phục vụ kiểm soát thông tin báo cáo là chính xác.
Mô hình tô chức hộ máy kê toán tại Công tỵ
Công ty áp dụng mô hình tố chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Văn phòng Công ty sẽ phụ trách hạch toán tổng hợp các bút toán vào phần mềm kế toán, trong khi đó các bạn nhân viên cửa hàng sẽ phụ trách kể toán, hạch toán theo thu chi tại cửa hàng vào trong hệ thống bán hàng. Cuối ngày, nhân viên cửa hàng sẽ tống hợp và gửi lên cho kế toán viên trên văn phòng.
Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty
Công ty áp dụng hình thức: Chứng từ ghi sổ.
Tô chức thu thập và luân chuyên chứng từ
Chứng từ sử dụng: Đơn bán hàng (Bill); Hợp đồng kinh tế; Bảng kê nộp tiền hàng ngày; Phiếu thu; Giấy báo có ngân hàng; số phụ ngân hàng; sổ theo dõi bán hàng; Hóa đơn GTGT; Bảng đối chiếu công nợ; Báo cáo bán hàng; Bảng kê hóa đơn bán ra tại các cửa hàng; Tống hợp doanh số bán ra hàng tháng.
Các chứng từ được tồng hợp và gửi lên phòng kế toán đều đặn đầu mỗi tháng. Chứng từ sau khi nhân được sẽ lưu trữ tại văn phòng và theo từng tháng. Mỗi kế toán phụ trách một lĩnh vực sẽ lưu trữ riêng tại khu vực của người đó.
Hệ thống tài khoản, háo cáo, sô sách
Hệ thống tài khoản cùa Công ty đang sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước theo thông tư 200/2014/TT-BTC. Công ty đã lập đầy đủ báo cáo kế toán nội bộ sử dụng trong nội bộ Công ty và các đơn vị trực thuộc tuân thú theo quy định cùa Nhà nước và một số báo cáo của Công ty thiết kế riêng phù hợp với đặc thù kinh doanh của mình, chẳng hạn “Báo cáo bán hàng - bán lẻ”, “Bảng kê chi tiết hóa đơn GTGT” các cửa hàng định kỳ 30 ngày một lần phải nộp cho Công ty... “Tổng hợp doanh số bán ra trong tháng tại các cửa hàng”. Các báo cáo, sổ sách được xuất từ phần mềm kế toán và một số báo cáo quản trị được lập thủ công, điều chỉnh theo yêu cầu quản trị của Ban lành đạo.