7. Kết cấu của luận văn
3.2. Đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền trong công ty tại Công ty cổ phần
- Đặc điểm mặt hàng kinh doanh và thị trường tiêu thụ Công ty cổ phần Soya Garden: kinh doanh các đồ uống giải khát, đồ uống hữu cơ tốt cho sức khỏe làm từ đậu nành, và các món ăn nhanh phục vụ cho mọi lứa tuổi, có bán mang đi và ăn tại chỗ trên địa bàn Miền Bắc và Miền Nam.
Các đồ ăn thức uống Công ty cung cấp đa dạng và phong phú: sữa đậu nành Soya Milk, Beancurd Lá Dứa, Rosie Collagen - Soya Collagen Hoa Hồng, Soya Spirulina - Soya Tảo Xoắn Mặt Trời Nhật Bản, Shizouka Matcha - sữa vị ngon trà xanh Nhật Bản, café vị đậu nành, các loại bánh ngọt, bánh mặn... Hiện Công ty thực hiện bán hàng tại các cửa hàng của mình, có các kênh phân phối, bán online như: Now, Grab, Beamin, app Soya, bán hàng qua Facebook. Thị trường mở rộng bao gồm Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Phòng thông qua các cửa hàng trải khắp thành phố. Đây là các đồ uống giải khát phục vụ chủ yếu vào mùa hè tại miền Bắc và phù hợp với khí hậu nóng quanh năm của miền Nam. Sản phẩm nóng thì hạn chế ở một
vài món truyền thống, không đa dạng như các thức uống lạnh.
Giá cả của các sản phẩm dao động từ 35.000 - 50.000 VND/ sản phẩm và có các chính sách khuyến mãi mua nhiều giảm giá theo từng đợt cụ thể.
- Đặc điểm tổ chức mạng lưới tiêu thụ:
+ Hiện nay, Công ty có văn phòng chính đặt tại Lô NV - B27 Nguyễn Thị Định Khu Trung Hòa Nhân Chính, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, thực hiện công tác quản lý và kinh doanh bán buôn.
+ Công ty vào thời điểm cuối năm 2020 có 23 cửa hàng tại Hà Nội, Hồ Chí Minh và Hải Phòng. Tuy nhiên, đến thời điểm hiện tại, do tình hình phức tạp của dịch bệnh Covid-19, Công ty chỉ còn lại 4 cửa hàng tại Hà Nội, bao gồm 3 cửa hàng do Công ty mở và 1 cửa hàng nhượng quyền (Chi tiết tại phụ lục 3,1). Cửa hàng nhượng quyền hàng tháng sẽ tập hợp doanh thu và chuyển tiền về Văn phòng theo tỷ lệ doanh thu nhất định. Việc hạch toán doanh thu và thu tiền đơn giản, không nằm trong chu
trình bán hàng - thu tiên của các cửa hàng, do đó, bài viêt tập trung vào đôi tượng chính là chu trình bán hàng - thu tiền tại các cửa hàng do Công ty mở.
- Đặc điểm khách hàng:
Đối tượng khách hàng mà Công ty hướng đến là khách hàng độ tuồi từ 15 - 30 tuổi. Đây là tập khách hàng chính mà đem lại nguồn doanh thu lớn cho Công ty. Ngoài ra, do đặc thù cùa sản phẩm là sản xuất từ đậu nành, đối tượng khách hàng sử
dụng đồ uống phần lớn là phụ nữ. Cùng với đó, khách hàng là các cá nhân mua hàng, bán hàng và thu tiền tại chỗ. Các khách hàng mua qua các phần mềm giao hàng và thanh toán qua phần mềm sẽ được tống hợp lại hàng tháng là gửi trả tiền về văn phòng một lần cuối tháng.
- Chu trình bán hàng — thu tiền:
Chu trình bán hàng - thu tiền tại các cửa hàng được mô tả theo bảng sau:
Bảng 3.1. Chu trình bán hàng - thu tiền tại cửa hàng Soya Garden Các bước Người thực hiện Nội dung
Bước 1: Nhân viên bán
hàng, nhân viên trực tổng đài.
Cửa hàng sẽ nhận thông báo về các đơn hàng thông qua 2 cách:
- Người mua đặt trực tiếp tại cửa hàng.
- Người mua đặt online qua các phần mềm giao hàng như: Now, Grab, Beamin hoặc phần mềm Soya Garden của Công ty. Khi đặt xong đơn thì thông báo sẽ gửi thông tin về phần mềm bán hàng tại cửa hàng đó. Tiếp nhận đơn
hàng
Bước 2: Nhân viên bán
hàng, nhân viên pha chế
Người nhận đơn sẽ in đơn hàng ra và chuyển lại cho nhân viên pha chế. Nhân viên pha chế sẽ dựa theo đơn hàng đó của khách hàng để tiến hành pha chế.
Pha chế sân phẩm
Bước 3:
F 2
Xưàt sân phàm
Nhân viên pha chế, nhân viên bán hàng
Bước 4:
Thư tiên khách hàng
Nhân viên thu ngân, nhân viên kế toán, chủ cửa hàng
Bước 5:
Xưất hóa đơn bán hàng
7
Nhân viên kê toán, chù cửa hàng
Sau khi hoàn thành xong, nhân viên đưa trực tiếp cho khách hàng tại cửa hàng hoặc giao cho các đơn vị vận chuyển. Bill thanh toán sè được chuyển cho người nhận sản phẩm đó. Đối với khách hàng mua trực tiếp tại cửa hàng, người mua thanh toán trực tiếp cho thu ngân qua hình thức tiền mặt, cà thẻ ngân hàng hoặc Momo. Tiền mặt cuối ngày sẽ được kiểm kê và chuyển ngân hàng về Văn phòng Công ty.
Đối với trường hợp mua hàng qua các đơn vị vận chuyến thì người giao hàng sẽ thanh toán trước tiền hàng và thu lại của chính người mua. Các trường hợp trả trước qua các phần mềm đó thì hàng tháng đối soát lại giừa bộ phận kế toán 2 bên và thanh toán cho Soya Garden.
Nếu khách hàng có yêu cầu xuất hóa đơn, cửa hàng sẽ làm đề nghị xuất hóa đơn và gửi về phòng kế toán.
Sau khi bộ phận kế toán xuất xong sẽ gửi trực tiếp cho khách hàng.
Với các khách hàng không có nhu cầu, cuối tháng kế toán sẽ xuất phần doanh thu còn lại chưa xuất hơn đơn cho đối tượng khách lẻ.
X _____ V
(Nguồn: Tác giả tự tông hợp)
- Các rủi ro có thể xảy ra đối với chu trình bán hàng - thu tiền của Công ty:
+ HTKSNB có thể không còn phù hợp với hoàn cảnh hiện tại, nhiều biện pháp kiểm soát không còn cần thiết và không phù hợp với nhân sự hiện tại.
+ Các cửa hàng chịu áp lực về doanh số, do đó có thể dẫn tới việc các nhân viên do muốn được nâng lương, hoàn thành chỉ tiêu và được khen thưởng nên sẽ cố tình làm tăng doanh thu bán hàng bởi những đơn hàng ảo, không có thật và không có khả năng thu hồi tiền từ các đối tượng đó.
+ Việc kiểm soát tiền tại quỹ là rất quan trọng do đặc thù của Cửa hàng là bán hàng thu tiền ngay, do đó, rủi ro có thế xảy ra việc thất thoát quỹ hoặc nhân viên sử dụng quỹ cho mục đích khác, sau đó một thời gian đem trả lại tiền vào két.
+ Các nhân viên có thể chưa nắm rõ được chu trình bán hàng - thu tiền dẫn tới vận hành sai, hoặc cố tình làm sai, từ đó có thể thất thoát tài sản hoặc làm gián đoạn các chu trình khác, các hoạt động khác của phòng ban khác.
+ Ban Giám đốc, các quản lý cấp cao chưa nắm rõ được các quy định hiện hành, dẫn tới chu trình xây dựng không phù hợp và không đáp ứng được nhu càu của nhà quản lý.
3.3. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần Soya Garden