7. Kết cấu của luận văn
3.1.1. Quá trình ra đời và phát triển
Công ty Cổ phần Soya Garden tiền thân là Công ty TNHH Omotenashi, hiện nay là Công ty thành viên trực thuộc Tập đoàn Egroup. Với mong muốn cung cấp cho khách hàng một sự lựa chọn khác bên cạnh Trà và Cà phê, Soya Garden là hệ thống cửa hàng đầu tiên chuyên sâu về các sản phẩm từ Đậu Nành Hữu cơ không biến đổi gene, đạt chứng nhận USDA Organic - Chứng nhận Hữu cơ cao nhất do Bộ Nông nghiệp Hoa Kỳ cấp.
Trong quá trình hình thành và phát triển, Công ty đà trải qua các giai đoạn sau:
- Ngày 25 tháng 04 năm 2016, cửa hàng đầu tiên của Soya Garden ra đời tại địa chỉ 150B Ô Chợ Dừa, Hà Nội. Đến tháng 08 cùng năm, cửa hàng thứ hai được đầu tư nhiều hơn về không gian xuất hiện trên phố Vũ Phạm Hàm, tạo ra một xu hướng trải nghiệm và thưởng thức đồ uống mới trong giới trẻ lúc bấy giờ.
- Cuối năm 2017, hệ thống Soya Garden phát triển nhanh chóng với 11 chi nhánh khu vực phía Bắc, có mặt tại Hà Nội, Quảng Ninh, Bắc Ninh, Thanh Hóa.
- Tháng 12 năm 2017, thông qua chương trỉnh Shark Tank - Thương vụ bạc tỷ, Soya Garden nhận được khoản đầu tư lớn từ Ông Nguyễn Ngọc Thủy, Chủ tịch Hội đồng quản trị tập đoàn Egroup với con số 20.000.000.000 VNĐ (hai mươi tỷ đồng) cho giai đoạn 1 và sè tiếp tục đầu tư nhiều hơn cho những giai đoạn sau, tổng con số cụ thể vẫn chưa được tiết lộ. Đầu năm 2018 Công ty TNHH Omotenashi chính thức đổi tên thành Công ty cổ phần Soya Garden.
- Ngày 25 tháng 04 năm 2018, chỉ sau một tháng chính thức nhận đầu tư, Soya Garden đồng loạt khai trương 02 cửa hàng Soya Garden - Imperia Garden và Soya Garden - Vinhomes Gardenia, đánh dấu Sự Khởi Đầu Mới của toàn hệ thống với hình ảnh, sản phẩm và dịch vụ được hoàn thiện, nâng cấp vượt trội.
- Tính đến tháng 10 năm 2018, Hệ thống Đậu nành Chuẩn Hữu cơ Đầu tiên Soya Garden đã mở thêm 04 cửa hàng, nâng tồng số cửa hàng của toàn hệ thống lên 14 cửa hàng. Tất cả đều được đặt tại chân các tòa văn phòng, dân cư cao cấp và các
khu tuyên phô đông đúc: Soya Garden - Hapulico, Soya Garden - Mỹ Đình Plaza 2, Soya Garden - Central Point, Soya Garden - Vãn Cao.
- Sau 03 năm hoạt động, Soya Garden cán mốc 50 cửa hàng trên toàn quốc, có mặt tại nhiều thành phố lớn như Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Đà Nang, Vinh, Hải Phòng, với tham vọng trở thành Công ty công nghệ trong lĩnh vực F&B hàng châu Á.
- Mục tiêu đến năm 2021, Soya Garden sẽ mở 300 cửa hàng, số lượng không hề thua kém các chuỗi F&B lớn hiện nay như The Coffee House hay Highlands. Tuy nhiên, không chỉ dừng lại câu chuyện mở chuỗi, CEO 8x xác định sẽ đưa sản phấm đậu nành lên ngang tầm cà phê và trà sữa. Lúc ấy “đi soya” sẽ giống như “đi cà phê đi” hay “đi trà sữa đi”. Nhưng đi soya không nhất thiết là phải đi Soya Garden mà sẽ đi sử dụng các sản phẩm từ đậu nành nói chung.
- Sau khi dịch bệnh Covid-19 bùng phát, Công ty đã suy giảm hiệu quả kinh doanh một cách đáng kế. Từ mục tiêu mở rộng thị phần khắp cả nước và vưon ra ngoài thế giới, Soya Garden đã phải đóng cửa hầu khắp cửa hàng, giảm đến hơn 50% thị phần sau khi không thể mở cửa do dịch bệnh kéo dài. Đen giờ, Soya chỉ có thể duy trì doanh số để đảm bảo hoạt động hàng ngày của mình, không thể mở rộng quy mô và quay về thời kỳ hoàng kim của mình. Tại thời điểm hiện tại, Soya Garden đã phải rút khỏi toàn bộ thị trường miền Nam và các tỉnh lân cận, tập trung vào thị trường ở Hà Nội. Tuy nhiên, số lượng khách hàng lại thấp, không đảm bảo cho hoạt động thường ngày. Cũng từ đó, các yếu điểm về KSNB của Soya Garden dần biểu hiện rõ nét, đòi hỏi phải có những thay đổi sâu sắc về mô hình cũng như cách quản lý, vận hành các hoạt động của mình.
3.1.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty cổ phần Soya Garden
Năm 2019, Soya Garden phát triến khi có tới 50 cửa hàng trên cả nước, tiếp tục nâng cao và hoàn thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Tạo tiền đề để đến năm 2020, thương hiệu Soya Garden sẽ chính thức phát triển ở thị trường khu vực. Tuy nhiên, khi dịch Covid-19 bùng phát và Hà Nội phải cách ly xã hội, Soya Garden đã suy giảm nghiêm trọng và số lượng cửa hàng đà giảm xuống còn khoảng 20 cửa hàng khắp cả nước. Mặc dù vây, Soya có nhiều đặc điểm kinh doanh cần phải lưu ý để đánh giá KSNB chu trình bán hàng - thu tiền của mình.
Soya Garden là chuỗi cửa hàng bán đồ uống sữa đậu nành, có các cửa hàng trên các thành phố lớn như: Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Vinh, Đà Nang.
Sản phẩm chính của Công ty là sữa đậu nành hữu cơ, được pha chế từ nguyên liệu chính là bột soya được nhận khấu từ Singapore, an toàn, thân thiện với người sử dụng. Các sản phẩm được cam kết tới người dùng với các tiêu chí:
- Sản phẩm Tươi sạch: Mang lại cho khách hàng những trải nghiệm vị giác tự nhiên và tươi ngon nhất, tất cả các sản phẩm của Soya Garden đều được làm từ
những hạt Đậu nành Hữu cơ hảo hạng, không biến đổi gene, đạt tiêu chuẩn ƯSDA Organic - chứng nhận Hữu cơ cao nhất do Bộ Nông nghiệp Hoa Kỳ cấp, an toàn và tốt cho sức khỏe người sử dụng. Mỗi nguyên liệu tạo nên từng dòng sản phẩm đều có nguồn gốc rõ ràng, tự nhiên, không chứa thành phần hóa học.
- Không gian Tươi mát: Trang nhã từ màu sắc cho tới thiết kế, với 3 tone màu chủ đạo, xanh, vàng, trắng; Soya Garden gây ấn tượng với thực khách ngay từ cách bài trí đơn giản mà mang nét riêng của mình. Lấy cảm hứng từ chính tên gọi, mỗi không gian đều được chăm chút từng chi tiết nhở, tràn ngập ánh sáng tự nhiên, vừa mang phong cách hiện đại nhưng vẫn giữ được nét thuần khiết, gần gũi, xanh mát tựa như một khu vườn đúng nghĩa.
- Sản phẩm khác biệt: Tham vọng thay thế hoàn toàn sữa động vật bằng sữa đậu nành, ở Soya Garden, tất cả các sản phẩm đều được làm từ những hạt đậu nành chuẩn hữu cơ hảo hạng, nhập khẩu trực tiếp tại Singapore.
Các cửa hàng sử dụng phần mềm để đưa lên phần mềm kế toán và in bill, nội dung hóa đơn là Ipos. Phần mềm này tích hợp quản lý quỹ và quản lý bán hàng. Mỗi khi có đơn hàng, các nhân viên tại cửa hàng sẽ nhập vào phần mềm đế in bill cho khách hàng, tính toán số tiền phải thanh toán. Khi có số tiền, hệ thống sẽ mở két và cho nhân viên nạp tiền hoặc rút tiền thanh toán cho khách hàng. Cuối ngày, số tiền trên phần mềm và số tiền tại quỹ phải khớp nhau, bất kỳ chênh lệch sẽ phải điều tra và giải trình nguyên nhân tới các cấp quản lý.
Ngoài các cửa hàng là bộ mặt chính của Soya Garden tới các khách hàng, Công ty cũng có trụ sở riêng được đặt tại Lô NV - B27 Nguyễn Thị Định Khu
Trung Hòa Nhân Chính, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội. Tại trụ sở, kế toán sẽ nhận được các hồ sơ, chứng từ được gửi từ cửa hàng lên và hạch toán, kiểm soát lại tại chính văn phòng. Nếu có bất kỳ chênh lệch giữa hệ thống phần mềm với các chứng từ được cung cấp, kế toán sẽ yêu cầu giải trình và xử lý nếu có bất kỳ sai phạm nào xảy ra. Tại văn phòng, kế toán có toàn quyền truy cập vào hệ thống bán hàng tại các cửa hàng để kiểm tra lại cũng như xuất dữ liệu để hạch toán vào phần mềm kế toán, xuất báo cáo bán hàng cũng như xuất hóa đơn khi kết thúc mỗi ngày bán hàng. Phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán là 2 hệ thống khác nhau. Vì vậy, kế toán phải xuất ra và chỉnh sửa lại để phù hợp với hệ thống kế toán, từ đó nhập dừ liệu hạch toán vào phần mềm kế toán. Cuối tháng, kế toán trưởng sẽ đối chiếu số liệu giữa các cửa hàng và số liệu trên phần mềm. Bất kỳ chênh lệch sẽ được quản lý cửa hàng giải trình tới các nhân viên cao cấp.
3.1.3. Mô hình tố chức quản lý của Công ty
Công ty là Công ty cổ phần, được chuyển đổi từ Công ty TNHH vào năm 2018. Do đó, bộ máy tổ chức quản lý vẫn mang hơi hướng của mô hình Công ty TNHH, Ban lãnh đạo tập trung chủ yếu vào Tổng Giám đốc. Các quyết định từ Tổng Giám đốc đưa ra sẽ quyết định đến hoạt động hàng ngày, Hội đồng quản trị có vai trò hợp tác và đưa ra các kiến nghị, khuyến nghị đối với các bước đi cùa Công ty. Các phòng ban được lập nên với mức độ vừa đủ, phù hợp với quy mô của Công ty vừa và nhỏ, không có sự kiêm nhiệm giữa các nhân viên của các phòng ban với nhau. Ngoài ra, Công ty có các cửa hàng nhở khắp địa bàn Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, các cửa hàng này có mô hình tổ chức giống nhau và phân công phân nhiệm như nhau. Số lượng nhân viên ở mỗi phòng ban khoảng 3-4 người và có đầy đủ năng lực về chuyên môn đảm bảo công việc diễn ra liên tục.
Mối quan hệ giữa các Bộ phận, Phòng chức năng của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ mô hình tổ chức tại Công ty cổ phần Soya Garden
(Nguồn: Tác giả tự tông hợp)
Trong đó:
◄--- : Phân công, giao nhiệm vụ
Z--- . Qiấm sát
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận đã được quy định đầy đủ trong quy chế hoạt động của đơn vị, cụ thể:
- Hội đồng quản trị: Bao gồm Shark Nguyễn Ngọc Thủy - Chủ tịch HĐQT
của Soya Garden cũng là Chủ tịch HĐỌT của Tập đoàn Egroup và thành viên góp vốn khác của Công ty cổ phần Soya Garden.
+ Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của Công ty.
+ Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của Luật hoặc Điều lệ Công ty.
+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Tồng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ Công ty quy định; quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản lý đó; cử người đại diện theo uỷ quyền thực hiện quyền sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp ở Công ty khác, quyết định mức thù lao và lợi ích khác của những người đó.
+ Giám sát, chỉ đạo Tổng giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty.
+ Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản Công ty.
4- Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ Công ty.
- Ban kiêm soát: Là người được bồ nhiệm bởi Hội đồng quản trị, thường là
nhân sự cao cấp từ Công ty mẹ.
+ Kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính và việc thực hiện các quy chế của Công ty: Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tố chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính. Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính theo các định kỳ của Công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Tổng Giám đốc lên Hội đồng quản trị.
+ Xem xét số kế toán và các tài liệu khác của Công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của Công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Hội đồng quản trị.
+ Can thiệp vào hoạt động Công ty khi cân: Kiên nghị Hội đông quản trị các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty.
+ Khi phát hiện Tồng Giám đốc vi phạm nghĩa vụ của người quản lý Công ty phải thông báo ngay bằng văn bản với Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi
vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.
- Tổng Giám đốc: Phụ trách chung, chỉ đạo, điều hành các phòng chức năng
về chủ trương, phương hướng, kế hoạch kinh doanh, chịu trách nhiệm về việc hoàn thành các chỉ tiêu được Tập Đoàn giao, là người đại diện trước pháp luật của đơn vị.
+ Thông qua các hợp đồng mua bán, các chính sách bán hàng, khuyến mãi của Công ty.
+ Thay mặt Công ty, có trách nhiệm phát ngôn với các cổ đông, các cơ quan chính phủ, và với công chúng.
+ Đề xuất mục tiêu chiến lược, và đảm bảo mục tiêu đó phải cụ thề và đo lường được.
- Phòng Dự án — Marketing:
+ Tham mưu cho TGĐ trong việc ra các quyết định đầu tư mở rộng các cửa hàng hoặc đóng cửa các địa điểm kinh doanh không có hiệu quả.
+ Tìm hiểu, triền khai cung cấp dịch vụ, hàng hoá mới đến với khách hàng. + Đưa ra các chính sách marketing, khuyến mãi mới tới người tiêu dùng.
+ Tham gia vào quá trình mở cửa hàng mới như tìm kiếm mặt bằng, thương lượng giá cả, tham khảo các thương hiệu máy pha chế tốt...
+ Chạy các chiến dịch quảng cáo nhàm mở rộng đối tượng khách hàng và tìm hiếu xu hướng mới của thị trường.
- Phòng hành chính - nhân sự:
+ Thực hiện công tác tổng kết thi đua, khen thưởng;
4- Lập bảng lương, tính toán lương và các khoản phụ cấp theo lương cho người lao động.
+ Đảm bảo quyền lợi cho nhân viên trong Công ty, tồ chức các sự kiện gắn kết nhân viên giữa các phòng ban với nhau.
— 9 « r ~
4- Tuyên dụng nhân sự, đảm bảo chât lượng nhân sự đáp ứng đây đủ nhu câu của công việc.
4- Thu thập ý kiến các phòng về đánh giá nhân viên, đưa ra bảng xếp loại nhân sự đề quyết định mức lương thưởng cho từng cá nhân.
4- Xây dựng quy chế tiền lương, nội quy lao động, các quy chế làm việc và quy trình, quy chế trong công tác tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá đối với nhân viên trong Công ty.
4- Xây dựng quy chế và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ pháp lý của Công ty. Đảm bảo các công tác hậu cần tại Công ty như: lề tân, tiếp khách, văn phòng phẩm, đồng phục, quản lý điều động xe...
4- Thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý, soạn thảo các văn bản hành chính (lịch công tác tuần, sắp xếp lịch họp, lịch làm việc...), và tổ chức các cuộc họp, sự kiện hàng năm của Công ty.
- Phòng Ke toán - Tài chính:
4- Tô chức hạch toán, quản lý tình hình tài sản, nguôn vôn, cân đôi nguôn tiên để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của đơn vị;
4- Thực hiện theo dõi, hạch toán vật tư, hàng hoá phục vụ sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ bản, sửa chữa tài sản;
4- Tham mưu cho BGĐ trong việc ra các quyết định tài chính;
4- Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện công tác kế toán Vãn phòng Công ty và các cửa hàng;
+ Lưu trữ hồ sơ, hóa đơn đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật. 4- Lập báo cáo tài chính, kế toán theo quy định của Công ty.
- Phòng mua hàng: