7. Kết cấu của luận văn
1.3.2. Mục tiêu của chu trình bán hàng thu tiền
Bán hàng - thu tiền là một trong các chu trình chủ yếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong quá trình tái sản xuất, hoạt động tiêu thụ nhằm thực hiện giá trị của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ. Tuy nhiên, để đạt được mục tiêu cuối cùng đó, chu trình này cũng có những mục tiêu riêng của nó.
- Bảo toàn tài sản: Phải đảm bảo chu trình diễn ra mà hạn chế tối đa nhất việc• • thất thoát tài sản của Công ty. Các hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ ra bên ngoài đều phải đảm bảo được việc thu hồi lại bằng tiền hoặc bàng một cách khác nào đó. Tiền sau khi thu về phải được quản lý cẩn thận, tránh mất cắp, trộm cướp và được kiểm tra lại thường xuyên.
- Hiệu quả, hiệu suât của các hoạt động: Chu trình bán hàng - thu tiên phải đảm bảo được hiệu quả hoạt động tốt nhất. Tất cả các khâu trong chu trình cần phải hoạt động trơn tru, không bị gián đoạn trong khi vận hành, đảm bảo được kế hoạch đã đặt ra về doanh thu bán hàng. Hệ thống phải xây dựng một chu trình khép kín, đảm bảo công việc diễn ra thuận tiện nhất, tránh lãng phí các nguồn lực và đem lại năng suất làm việc cao cho các nhân viên trong chu trình.
- Mức độ tin cậy của công tác báo cáo tài chính: Hoạt động kiểm soát phải đảm bảo số liệu về doanh thu bán hàng, tiền hàng thu được, công nợ khách hàng chính xác và phản ánh đúng thực tế. Bất kỳ số liệu được cung cấp cho nhà quản trị mà phát sinh từ chu trình đều phải trung thực, không có yếu tố gian lận trong đó. Người hạch toán và đưa ra các con số phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về những dữ
liệu được đưa ra.
- Tuân thủ các luật lệ, quy định áp dụng: HTKSNB phải đảm bảo các cá nhân trong chu trình tuân thủ hoàn toàn các quy định đã được đề ra trong đó. Các cá nhân phải nắm rõ luật lệ, quy định được áp dụng và tuân thu theo đó trong bất kỳ trường hợp nào. Nếu có sự kiện phát sinh khiến việc áp dụng các quy định đó là không thể thực hiện được thì phải báo cáo cho các cấp quản lý cao hơn và đưa ra được các biện phát xử lý kịp thời, đảm bảo việc tuân thủ vẫn phải được thực hiện.
Cụ thể hơn, có thể nêu ra một số hoạt động sau phải được thực hiện chính xác: Các đơn đặt hàng phải được xử lý kịp thời, không bỏ sót; các nghiệp vụ phải được phê chuẩn đúng đắn; các nghiệp vụ phải được ghi số đầy đủ và được đánh giá đúng đắn; các nghiệp vụ ghi sổ phải có căn cứ hợp lý; các nghiệp vụ kinh tể phải được phản ánh đúng lúc; các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và được tổng hợp chính xác...
Tại DN, nếu không xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu với chu trình bán hàng thu tiền thì việc xác định kết quả kinh doanh khó chính xác, việc thu hồi các khoản nợ phải thu cùa khách hàng là khó có thể tránh khởi. Chu trình bán hàng thu tiền ở các đơn vị khác nhau, có thể có cơ cấu chức năng và chứng từ khác nhau song cũng cần phải có sự tách biệt các chức năng và giao cho cá nhân hay bộ phận cụ thể phụ trách.
1.3,3, Chức năng của chu trình bán hàng - thu tiên
Chu trình bán hàng và thu tiền là một chu trình quan trọng của các đơn vị kinh doanh. Chu trình bán hàng được phân chia theo các chức năng sau: nhận đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu, lập lệnh bán hàng, xuất kho hàng hóa, lập và kiểm tra hóa đơn, cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền.
Thông thường, với một số DN, những biểu hiện cụ thể cùa mỗi chức năng và bộ phận đảm nhiệm các chức năng khác nhau, theo đó, chu trình bán hàng và thu tiền đều bao gồm các chức năng cụ thế sau: Xử lý đơn đặt hàng của người mua, xét duyệt đơn bán, chuyến giao hàng hóa, lập hóa đơn bán hàng, xử lý và ghi số các khoản về doanh thu và về thu tiền, xóa số các khoản phải thu không thu được, lập dự phòng nợ khó đòi.
Đối tượng nghiên cứu của bài luận là về Công ty có mô hình kinh doanh đồ uống tại chỗ, mô hình tương đối đặc thù so với các đơn vị khác về quy mô và vòng quay phải thu. Một chu trình bán hàng - thu tiền đơn giản của đơn vị kinh doanh đồ uống, đồ ăn tại chỗ có thế được mô tả như sau:
Bảng 1.2. Chu trình bán hàng - thu tiền
Công việc Người thực hiện Nội dung
Bước 1: Lập Hợp đồng nguyên tắc Phòng bán hàng, nhân viên tư vấn khách hàng Phòng bán hàng dựa và các thông tin nhân viên tư vấn cung cấp lập các hợp đồng nguyên tắc và thực hiện ký kết với khách hàng đối với các khách hàng mua nhiều với số lượng lớn, cung cấp các sản phẩm đồ uống thường xuyên.
Bước 2: Giám đốc, Phòng kế toán
- tài chính, Trưởng bộ phận bán hàng Phòng bán hàng sau khi nhân đơn đặt hàng từ khách hàng, Trưởng 24
- Xét duyệt tin dụng - Phê duyệt giá bán. chính sách
phòng dựa vào thông tin của khách hàng được cung cấp từ phòng kế toán để xét duyệt, đưa ra chính sách bán hàng và trình Giám đốc phê duyệt.
Bước 3:
Tao đơn• bán hàng
Kế toán viên, nhân viên bán hàng
- Với các khách hàng mua với số lượng lớn, đã kí họp đồng nguyên tắc, dựa vào đơn đặt hàng và xác nhận của các trưởng bộ phận, kế toán tạo đơn bán trên hệ thống theo danh sách bán hàng được đưa từ phòng bán hàng.
- Với các khách lẻ, nhân viên bán hàng sẽ tạo đơn bán trực tiếp trên phần mềm bán hàng theo số lượng khách hàng yêu cầu. Bước 4: Xuất sàn phẩm Nhân viên bán hàng, nhân viên pha chế, nhân viên giao hàng
Dựa vào đơn hàng, nhân viên bán hàng chuyển giao lại cho nhân viên pha chế theo đơn hàng.
Sau khi hoàn thành, nhân viên pha chế sẽ giao cho khách hàng. Còn đối với khách hàng mua với số
lượng lớn sẽ có nhân viên
giao hàng đế đảm bảo việc vận chuyển không bị đổ vỡ, hỏng hóc trước khi đưa đến tay người dùng.
Bước 5:
Xuất lióa đơn bán hàng
Nhân viên bán hàng, kế toán doanh thu
Sau khi đã nhận đầy đủ sản phẩm theo yêu cầu, hai bên xác nhân đà nhân• •
bàn giao hàng hóa. Kể toán sau khi nhận đầy đủ hồ sơ, chứng từ sẽ tiến hành xuất hóa đơn gửi
cho người mua nếu có yêu cầu. Trường hợp khách hàng không yêu cầu hóa đơn, nhân viên kể toán sẽ xuất hóa đơn bán lẻ và cuối tháng.
Bước 6:
Thu tiền khách liàng
Kế toán công nợ - Với các khách hàng mua số lượng lớn, sau khi nhân đươc hóa đơn, đề nghị thanh toán, khách hàng thanh toán qua các thồng tin được cung cấp. Kế toán công nợ sẽ đôn đốc viêc thanh toán và• hạch toán vào sổ sách, báo cáo cho quản lý về vấn đề thanh toán.
- Với các khách hàng mua bán tại chỗ, nhân
(Nguôn: Tác giả tự tông hợp)
viên sẽ thu tiền tai chỗ• hoặc nhận tiền chuyển khoản, sau đó bàn giao tới văn phòng Công ty.
Cụ thể:
- Nhận, xử lý đơn đặt hàng của người mua: Đơn đặt hàng của khách hàng là điểm bát đầu của toàn bộ chu trinh. Đó là lời đề nghị mua hàng từ khách hàng tương lai hoặc hiện tại. Đơn đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại, phần mềm bán hàng... Dựa vào đơn đặt hàng, người bán có thế xem xét đế đưa ra quyết định bán qua hình thức bán hàng nào và lập đơn bán hàng.
- Kiềm tra tín dụng và xét duyệt bán chịu: Việc bán chịu sẽ giúp DN gia tăng doanh số bán hàng nhung cũng gặp nhiều rủi ro trong trường hợp khách hàng mất khả năng thanh toán. Vì thế việc bán chịu cần được xem xét thật chặt chè. Trước khi đi đến quyết định bán chịu cho khách hàng cần phải xem xét từng đối tượng khách hàng, khả năng thu nợ tối đa của từng khách hàng để từ đó đi đến quyết định bán chịu một phần hay toàn bộ sản phẩm cùng lúc. Tuy nhiên, quyết định này cần được tính toán trên sự cân đối lợi ích của cả 2 bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ về giá cả và thời gian thanh toán.
- Lập lệnh bán hàng: Khi đã có quyết định về phương thức bán hàng, bộ phận bán hàng sẽ lập đơn bán và in chứng từ bán hàng, đơn bán dựa trên các thông tin trên phần mềm bán hàng.
- Chuyển giao sản phẩm: Sau khi đơn bán được lập và gửi bộ phận pha chế, nhân viên sẽ căn cứ vào số lượng yêu cầu, loại sản phấm và các nội dung về sản phẩm, pha chế và dán tem sản phẩm sau khi hoàn thành. Sản phẩm sẽ được chuyển giao tới khách hàng tại chỗ hoặc tại địa điểm khách hàng cung cấp. Sau khi khách hàng nhận được hàng, khách hàng có xấc nhận lại trên phần mềm cho nhân viên giao hàng.
- Lập hóa đơn bán hàng, đồng thời ghi sổ nghiệp vụ: Hóa đơn bán hàng là chứng từ trên đó có đầy đủ thông tin về hàng hóa (mẫu mã, quy cách, số lượng...) và giá cả thanh toán. Tồng số tiền thanh toán sẽ bao gồm giá cả sản phẩm, chi phí vận chuyển và các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn sẽ được lập thành 3 liên, liên 2 giao cho khách hàng, các liên sau được lưu lại ghi số và theo dõi việc thu tiền. Hóa đơn bán hàng vừa là phương thức thể hiện cho khách hàng thấy rõ về số tiền và thời hạn thanh toán; vừa là căn cứ ghi sổ nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu. Nhật ký bán hàng là số ghi cập nhật các thương vụ, nhật ký ghi rõ doanh thu gộp của nhiều mặt hàng và phân loại theo các khoản thích hợp.
- Theo dõi nợ phải thu:
+ Xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ thu tiền: vấn đề được quan tâm trong chức năng này là kiếm soát được các khoản phải thu tránh tình trạng gian lận xảy ra khi khoản phải thu được vào sổ hoặc sau đó. cần xem xét và đảm bảo rằng, tất cả số tiền thu được đã vào nhật ký thu tiền, sồ quỹ và các sổ chi tiết. Tiền mặt thu được cần được gửi vào ngân hàng một lượng hợp lý.
+ Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu: Các khoản giảm từ doanh thu xảy ra khi người mua không thoả mãn về hàng hoá nhận được và thường là do hàng gửi đi có khuyết tật sai với họp đồng. Khi đó, người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá cho lô hàng đó trên cơ sở thoả thuận được với bên mưa. Trong trường hợp này, phải lập bảng tống ghi nhớ hoặc hoá đơn chứng minh cho việc ghi giảm các lô hàng trên đồng thời ghi chép đầy đủ và kịp thời vào nhật ký bán.
+ Thẩm định và xóa số khoản phải thu không thu được: Có nhiều nguyên nhân khiến các khoản phải thu của DN không thu được tiền, vì thế để tránh sai sót phải có bộ phận thẩm định tìm hiểu lý do không thu được tiền. Sau khi thẩm định, nếu xác định các khoản nợ trên khó hoặc không có khả năng thu do khách hàng bị phá sản hay vì một lý do bất khả kháng nào đó thì cần chuyển thành nợ khó đòi hoặc xóa sổ các khoản này.
4- Lập dự phòng phải thu khó đòi: Trường hợp khách hàng không trả được nợ của công ty thì công ty cần phải có kế hoạch dự phòng nguồn để thay thế các khoản
này. Vào cuôi niên độ kê toán, dựa vào quy định của Bộ Tài chính và sô tiên nợ quá hạn kế toán, công ty cũng phải lập dự phòng các khoản phải thu quá hạn. Căn cứ đế ghi nhận nợ phải thu khó đòi là: Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, DN đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được; Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thú tục giải thể, mất tích, bỏ trốn.
- Thu tiền khách hàng: Sau khi đã chuyển giao nghĩa vụ và quyền lợi tới cho người mua, đơn vị lập yêu cầu thanh toán theo số tiền đã xuất hóa đơn hoặc theo số tiền được theo dõi trên sổ công nợ. Yêu càu này sẽ được gửi tới người mua bằng bưu điện, email hoặc gọi điện để nhắc nhở việc thanh toán, hoàn thiện bước cuối cùng cùa chu trình bán hàng - thu tiền. Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp có thể duy trì các hoạt động tiếp theo của mình. Đối với những khách hàng được phân loại mức độ tín nhiệm khác nhau thì sẽ có các biện pháp yêu càu thanh toán khách nhau nhằm mục đích cuối cùng là thu hồi được đầy đủ công nợ phải thu. Nếu không thể thu tiền được của khách hàng, các cá nhân có liên quan từ khâu chấp nhận, quảng cáo tới khách hàng sẽ phải chịu trách nhiệm bồi thường, còn người mua sè bị đánh giá thấp độ tín nhiệm và các chính sách bấn cho họ phải được xem xét lại.
1.3.4. Kiếm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng - thu tiền
ỉ.3.4.1. Kiêm soát nội bộ hoạt động hán hàng
Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phương thức thực hiện mục đích này rất đa dạng. Chẳng hạn, theo phương trao đổi và thanh toán có thể bán hàng theo phương thức thu tiền mặt trực tiếp hoặc thu qua ngân hàng, bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp nhưng thu tiền sau, bán hàng theo phương thức gửi hàng, theo yêu cầu của khách hàng và chờ khách hàng chấp nhận. Theo phương thức cụ thể của quá trình trao đổi, hàng hóa sản xuất ra, dịch vụ hoàn thành có thể bán trực tiếp cho người tiêu dùng theo phương thức bán lẻ hoặc gián tiếp qua phương thức bán buôn, bán hàng qua đại lý... Với mỗi phương thức này, trình tự của quá trình bán hàng diễn ra khác nhau, các thủ tục giao nhận, thanh toán cũng khác nhau, tổ chức công tác kế toán, kiểm soát cũng khác nhau.
Bán hàng có nhiêu hình thức khác nhau (trực tiêp bán lẻ, bán buôn, bán hàng qua đại lý, gửi hàng chờ chấp nhận...), thanh toán theo nhiều phương thức khác nhau (thu tiền ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bán chịu, trả góp...). Với hình thức bán hàng và thanh toán phong phú, đa dạng nên kiểm soát nội bộ cho chu trình này rất đa dạng.
Các kiểm soát doanh nghiệp có thể đặt ra trong chu trình của mình có thể liệt kê bao gồm:
- Lập Họp đồng nguyên tắc, hợp đồng mua bán:
+ Các Họp đồng bán hàng lập ra cần phải có chữ ký của đại diện hai bên tham gia. Đe kiểm soát trong khâu lập hợp đồng, công ty cần phải có một bộ phận lập và đọc lại các thông tin trên họp đồng đó. Sau đó ký nháy tại từng trang để thể hiện việc kiểm soát cùa cá nhân đã đọc lại.
+ Trước khi hai bên đặt bút kí, bộ phận bán hàng cần liên hệ với người mua nhằm xác nhận lại, gửi lại họp đồng bản cuối cùng, sau khi đã thống nhất mọi nội dung trên họp đồng và tiến hành ký kết họp đồng.
- Xét duyệt tín dụng:
+ Đối với các họp đồng nguyên tắc đã kí kết, khi phát sinh nhu cầu mua hàng thì người mua sẽ gửi các đơn đặt hàng cho công ty. Sau khi bộ phận bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng, bộ phận sẽ phải kiểm tra lại tính chính xác, hiện hữu của đơn đặt hàng