7. Kết cấu của luận văn
3.3.5. Thực trạng Hoạt động giám sát
Từ việc quan sát quá trình thực hiện công việc và thu thập các quy định về chu trình bán hàng - thu tiền, hoạt động giám sát của Công ty thực hiện chủ yếu
giữa các cá nhân với nhau, một sô hoạt động giám sát có liên quan tới chu trình bán hàng - thu tiền có thể kể đến như:
- Giám sát thường xuyên:
+ Chủ cửa hàng theo dõi công việc pha chế và giao đơn cho khách hàng, đồng thời, việc quản lý hàng tồn kho, quỹ đều phải có sự tham gia.
+ Các quản lý khu vực sẽ tới một sô cửa hàng trong khu vực mình quản lý đê kiểm tra công việc, tình hình hoạt động tại các cửa hàng.
+ Các hợp đồng, văn bản cần sự phê duyệt của Tổng Giám đốc đều phải được kế toán trưởng ký nháy.
+ Các cửa hàng đều được trang bị hệ thống camera, đèn chiếu sáng để tránh các rủi ro về trộm cắp, thất thoát tài sản.
A y y 2 M ~ L
+ Việc hạch toán trên phân mêm đêu đê lại tên tài khoản người sử dụng, bât kỳ cá nhân nào chỉnh sửa trên phân mêm đêu sẽ được lưu lại.
+ Các hồ sơ được gửi lên phòng kế toán định kỳ đều được kế toán phụ trách kiểm tra tính đầy đủ, chính xác trước khi lưu trữ.
+ Công ty cấp máy tính cho các chủ cửa hàng để nhận và theo dõi thông báo từ Công ty, việc truy cập vào những trang web lạ, không chính thống đều hiện cảnh báo tới bộ phận giám sát IT.
+ Hóa đơn điện tử trước khi xuất phải thông qua kế toán trưởng và phải có đề nghị xuất hóa đơn có chữ ký của chủ cửa hàng.
- Giám sát chuyên biệt:
+ Ban Kiểm soát kiểm tra lại việc lưu trữ, hạch toán nghiệp vụ bán hàng - thu tiền định kỳ 3 tháng một lần.
+ Ban Kiểm soát sẽ kiểm tra và họp với Tổng Giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh và những sự kiện xảy ra với Công ty định kỳ 6 tháng một lần.
+ Tổng Giám đốc nhận báo cáo bán hàng và yêu cầu giải trình với bất kỳ
£ r
biên động bât thường trên báo cáo.
4- Kế toán trưởng đầu mỗi tháng sẽ rà soát lại việc hạch toán doanh thu của tháng trước và đối chiếu số liệu thu tiền giữa sổ sách và ngân hàng.
Có thê thây, Ban Kiêm soát đã có sự quan tâm trong quá trình kiêm tra định kỳ đối với việc tuân thủ các quy định trong chu trình bán hàng - thu tiền tại các cửa hàng và đặt ra nhiều biện pháp giám sát công việc của nhân viên. Các quy định này chú trọng tính chính xác của các nghiệp vụ kinh tế, đặc biệt là tính hợp lý của các khoản phải thu và các khoản doanh thu như: doanh thu phát sinh, doanh thu giảm trừ... Đồng thời, hoạt động bán hàng của các cửa hàng cũng được sự quan tâm kiểm soát của Công ty mẹ - Tập đoàn Egroup bởi Công ty mẹ đang đầu tư và chưa thể thu hồi được vốn. Cụ thể: Ban kiểm soát sẽ báo cáo lại doanh thu bán hàng và báo cáo dòng tiền vào cuối mỗi tháng, để kiểm soát toàn bộ dòng tiền kinh doanh. Công ty không quy định nhân viên lập bảng thống kê công việc hằng ngày. Đặc biệt, đối với chu trình bán hàng - thu tiền, nhân viên đôi khi phải di chuyển khỏi cửa hàng để giao hàng cho khách hàng đặt qua Website. Việc quy đinh nhân viên lập bảng thống kê công việc có ý nghĩa rất quan trọng, giúp lãnh đạo đơn vị có thể nắm bắt được lịch làm việc của nhân viên, để có cơ sở kiềm tra và giám sát. Trong các cuộc họp hàng tháng, Tổng Giám đốc luôn dành nhiều thời gian để trao đổi về tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu, đế đưa ra các chính sách kinh doanh kịp thời, đảm bảo cho việc hoàn thành mục tiêu của chu trình.
3.4. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty Cổ phần Soya Garden