7. Kết cấu của luận văn
2.3. Phương pháp phân tích thông tin
Từ những dữ liệu thu thập được về việc tình hình KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần Soya Garden, và đồng thời tiến hành khảo sát, tìm hiểu, tác giả xử lý dữ liệu thông qua các phương pháp: Phương pháp thống kê, mô tả; phương pháp so sánh, phân tích và tống hợp, từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá và hoàn thiện hoạt động KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty.
2.3.1. Phương pháp thắng kê, mô tả
Bằng phương pháp này, tác giả dựa vào dữ liệu đã thu thập được để nghiên cứu thực trạng công tác bán hàng - thu tiền và công tác tại các cửa hàng, văn phòng Công ty. Cụ thể:
- Liệt kế các yếu tố có ảnh hưởng đến môi trường KSNB và ảnh hưởng của các yếu tố đó đến chu trình bán hàng - thu tiền.
- Mô tả các hoạt động kiêm soát của chu trình bán hàng - thu tiên và các chôt kiếm soát có trong từng khâu của chu trình đó.
- Nhận diện và mô tả công tác kế toán tài chính, quản trị của Công ty cổ phần Soya Garden bằng cách thống kê các tài liệu có tính chất quan trọng bao gồm công tác thực hiện kế hoạch doanh thu, công tác lập dự toán và phân bồ doanh thu cho các cửa hàng, công tác giám sát, kiểm soát quá trình thực hiện chu trình bán hàng - thu tiền.
2.3.2. Phương pháp so sánh, phãn tích
Trong quá trình viết bài, tác giả đã tiến hành thu thập tài liệu về hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần Soya Garden qua các năm 2020 - 2021. Tác giả lựa chọn các chỉ tiêu liên quan đến hoạt động bán hàng năm 2020 làm số gốc đề so sánh với chỉ tiêu các năm từ đó so sánh về mức độ tăng của các năm tiếp theo, tiến hành phân tích cơ cấu tổ chức bán hàng để đưa ra nhận xét.
Phân tích trước hết là phân chia tổng thể của đối tượng nghiên cứu thành những bộ phận, những mặt, những yếu tố cấu thành giản đơn hơn đề nghiên cứu, phát hiện ra từng thuộc tính và bản chất của từng yếu tố đó, và từ đó giúp chúng ta hiểu được đối tượng nghiên cứu một cách mạch lạc hơn, hiểu được cái chung phức tạp từ những yếu tố bộ phận ấy. Luận văn sử dụng phương pháp phân tích trong cả 4 chương. Sử dụng phương pháp phân tích có nghĩa là mọi vấn đề đặt ra đều phải trả lời câu hỏi “tại sao”? Điều đó cho phép mọi vấn đề đều được hiểu một cách thấu đáo, cặn kè.
Ở Chương 1, để xây dựng khuôn khổ phân tích của đề tài, luận văn đã phân tích nội dung về KSNB, các khung lý thuyết về KSNB của một số nước trên thế giới. Từ đó, tác giả đà nhận thức và kế thừa được những thành trong lĩnh vực này đế rút kinh nghiệm và áp dụng cho đề tài của nghiên cứu. Phương pháp phân tích được sử dụng ở Chương 3 để phân tích những tồn tại, hạn chế trong hoạt động bán hàng- thu tiền tại Công ty cổ phần Soya Garden, nguyên nhân của những tồn tại hạn chế của công tác này đế đưa ra những giải pháp ở Chương 4.
2.3.3. Phương pháp tồng hợp
Phương pháp tổng hợp giúp tác giả đưa ra những nhận định và đánh giá khái
quát vê vân đê nghiên cứu trong luận văn của mình. Ngay từ Chương 1, khi giới thiệu tổng quan về tình hình nghiên cứu, tác giả đã tóm tắt, tổng hợp lại những vấn đề chính có liên quan đến việc KSNB hoạt động bán hàng - thu tiền tại các cửa hàng. Các nhận định, đánh giá rút ra từ quá trình tổng hợp là cơ sở cho việc đối mới và hoàn thiện KSNB hoạt động thu tiền - bán hàng tại Công ty cổ phần Soya Garden.
Kêt luận chương 2
Qua các nội dung trong chương 2 tác giả đã nêu một số nội dung liên quan đến cách tiếp cận và phương pháp nghiên cứu để thu thập thông tin, xử lý dữ liệu về KSNB từ đó hiểu thêm về quy trình và thực hiện đánh giá, tim ra ưu điểm cũng như hạn chế của chu tình. Từ đó, chương 3 sẽ áp dụng các phương pháp, cách tiếp cận để đưa ra nghiên cứu về thực trạng và đưa ra những đánh giá về ưu điểm và hạn chế của HTKSNB của chu trình bán hàng - thu tiền.
CHƯƠNG 3: THỤ C TRẠNG VÈ KIỂM SOÁT NỘI Bộ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CÔ PHÀN SOYA GARDEN
3.1. Giới thiệu về Công ty cổ phần Soya Garden
3.1.1. Quá trình ra đời và phát triển
Công ty Cổ phần Soya Garden tiền thân là Công ty TNHH Omotenashi, hiện nay là Công ty thành viên trực thuộc Tập đoàn Egroup. Với mong muốn cung cấp cho khách hàng một sự lựa chọn khác bên cạnh Trà và Cà phê, Soya Garden là hệ thống cửa hàng đầu tiên chuyên sâu về các sản phẩm từ Đậu Nành Hữu cơ không biến đổi gene, đạt chứng nhận USDA Organic - Chứng nhận Hữu cơ cao nhất do Bộ Nông nghiệp Hoa Kỳ cấp.
Trong quá trình hình thành và phát triển, Công ty đà trải qua các giai đoạn sau:
- Ngày 25 tháng 04 năm 2016, cửa hàng đầu tiên của Soya Garden ra đời tại địa chỉ 150B Ô Chợ Dừa, Hà Nội. Đến tháng 08 cùng năm, cửa hàng thứ hai được đầu tư nhiều hơn về không gian xuất hiện trên phố Vũ Phạm Hàm, tạo ra một xu hướng trải nghiệm và thưởng thức đồ uống mới trong giới trẻ lúc bấy giờ.
- Cuối năm 2017, hệ thống Soya Garden phát triển nhanh chóng với 11 chi nhánh khu vực phía Bắc, có mặt tại Hà Nội, Quảng Ninh, Bắc Ninh, Thanh Hóa.
- Tháng 12 năm 2017, thông qua chương trỉnh Shark Tank - Thương vụ bạc tỷ, Soya Garden nhận được khoản đầu tư lớn từ Ông Nguyễn Ngọc Thủy, Chủ tịch Hội đồng quản trị tập đoàn Egroup với con số 20.000.000.000 VNĐ (hai mươi tỷ đồng) cho giai đoạn 1 và sè tiếp tục đầu tư nhiều hơn cho những giai đoạn sau, tổng con số cụ thể vẫn chưa được tiết lộ. Đầu năm 2018 Công ty TNHH Omotenashi chính thức đổi tên thành Công ty cổ phần Soya Garden.
- Ngày 25 tháng 04 năm 2018, chỉ sau một tháng chính thức nhận đầu tư, Soya Garden đồng loạt khai trương 02 cửa hàng Soya Garden - Imperia Garden và Soya Garden - Vinhomes Gardenia, đánh dấu Sự Khởi Đầu Mới của toàn hệ thống với hình ảnh, sản phẩm và dịch vụ được hoàn thiện, nâng cấp vượt trội.
- Tính đến tháng 10 năm 2018, Hệ thống Đậu nành Chuẩn Hữu cơ Đầu tiên Soya Garden đã mở thêm 04 cửa hàng, nâng tồng số cửa hàng của toàn hệ thống lên 14 cửa hàng. Tất cả đều được đặt tại chân các tòa văn phòng, dân cư cao cấp và các
khu tuyên phô đông đúc: Soya Garden - Hapulico, Soya Garden - Mỹ Đình Plaza 2, Soya Garden - Central Point, Soya Garden - Vãn Cao.
- Sau 03 năm hoạt động, Soya Garden cán mốc 50 cửa hàng trên toàn quốc, có mặt tại nhiều thành phố lớn như Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Đà Nang, Vinh, Hải Phòng, với tham vọng trở thành Công ty công nghệ trong lĩnh vực F&B hàng châu Á.
- Mục tiêu đến năm 2021, Soya Garden sẽ mở 300 cửa hàng, số lượng không hề thua kém các chuỗi F&B lớn hiện nay như The Coffee House hay Highlands. Tuy nhiên, không chỉ dừng lại câu chuyện mở chuỗi, CEO 8x xác định sẽ đưa sản phấm đậu nành lên ngang tầm cà phê và trà sữa. Lúc ấy “đi soya” sẽ giống như “đi cà phê đi” hay “đi trà sữa đi”. Nhưng đi soya không nhất thiết là phải đi Soya Garden mà sẽ đi sử dụng các sản phẩm từ đậu nành nói chung.
- Sau khi dịch bệnh Covid-19 bùng phát, Công ty đã suy giảm hiệu quả kinh doanh một cách đáng kế. Từ mục tiêu mở rộng thị phần khắp cả nước và vưon ra ngoài thế giới, Soya Garden đã phải đóng cửa hầu khắp cửa hàng, giảm đến hơn 50% thị phần sau khi không thể mở cửa do dịch bệnh kéo dài. Đen giờ, Soya chỉ có thể duy trì doanh số để đảm bảo hoạt động hàng ngày của mình, không thể mở rộng quy mô và quay về thời kỳ hoàng kim của mình. Tại thời điểm hiện tại, Soya Garden đã phải rút khỏi toàn bộ thị trường miền Nam và các tỉnh lân cận, tập trung vào thị trường ở Hà Nội. Tuy nhiên, số lượng khách hàng lại thấp, không đảm bảo cho hoạt động thường ngày. Cũng từ đó, các yếu điểm về KSNB của Soya Garden dần biểu hiện rõ nét, đòi hỏi phải có những thay đổi sâu sắc về mô hình cũng như cách quản lý, vận hành các hoạt động của mình.
3.1.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty cổ phần Soya Garden
Năm 2019, Soya Garden phát triến khi có tới 50 cửa hàng trên cả nước, tiếp tục nâng cao và hoàn thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Tạo tiền đề để đến năm 2020, thương hiệu Soya Garden sẽ chính thức phát triển ở thị trường khu vực. Tuy nhiên, khi dịch Covid-19 bùng phát và Hà Nội phải cách ly xã hội, Soya Garden đã suy giảm nghiêm trọng và số lượng cửa hàng đà giảm xuống còn khoảng 20 cửa hàng khắp cả nước. Mặc dù vây, Soya có nhiều đặc điểm kinh doanh cần phải lưu ý để đánh giá KSNB chu trình bán hàng - thu tiền của mình.
Soya Garden là chuỗi cửa hàng bán đồ uống sữa đậu nành, có các cửa hàng trên các thành phố lớn như: Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Vinh, Đà Nang.
Sản phẩm chính của Công ty là sữa đậu nành hữu cơ, được pha chế từ nguyên liệu chính là bột soya được nhận khấu từ Singapore, an toàn, thân thiện với người sử dụng. Các sản phẩm được cam kết tới người dùng với các tiêu chí:
- Sản phẩm Tươi sạch: Mang lại cho khách hàng những trải nghiệm vị giác tự nhiên và tươi ngon nhất, tất cả các sản phẩm của Soya Garden đều được làm từ
những hạt Đậu nành Hữu cơ hảo hạng, không biến đổi gene, đạt tiêu chuẩn ƯSDA Organic - chứng nhận Hữu cơ cao nhất do Bộ Nông nghiệp Hoa Kỳ cấp, an toàn và tốt cho sức khỏe người sử dụng. Mỗi nguyên liệu tạo nên từng dòng sản phẩm đều có nguồn gốc rõ ràng, tự nhiên, không chứa thành phần hóa học.
- Không gian Tươi mát: Trang nhã từ màu sắc cho tới thiết kế, với 3 tone màu chủ đạo, xanh, vàng, trắng; Soya Garden gây ấn tượng với thực khách ngay từ cách bài trí đơn giản mà mang nét riêng của mình. Lấy cảm hứng từ chính tên gọi, mỗi không gian đều được chăm chút từng chi tiết nhở, tràn ngập ánh sáng tự nhiên, vừa mang phong cách hiện đại nhưng vẫn giữ được nét thuần khiết, gần gũi, xanh mát tựa như một khu vườn đúng nghĩa.
- Sản phẩm khác biệt: Tham vọng thay thế hoàn toàn sữa động vật bằng sữa đậu nành, ở Soya Garden, tất cả các sản phẩm đều được làm từ những hạt đậu nành chuẩn hữu cơ hảo hạng, nhập khẩu trực tiếp tại Singapore.
Các cửa hàng sử dụng phần mềm để đưa lên phần mềm kế toán và in bill, nội dung hóa đơn là Ipos. Phần mềm này tích hợp quản lý quỹ và quản lý bán hàng. Mỗi khi có đơn hàng, các nhân viên tại cửa hàng sẽ nhập vào phần mềm đế in bill cho khách hàng, tính toán số tiền phải thanh toán. Khi có số tiền, hệ thống sẽ mở két và cho nhân viên nạp tiền hoặc rút tiền thanh toán cho khách hàng. Cuối ngày, số tiền trên phần mềm và số tiền tại quỹ phải khớp nhau, bất kỳ chênh lệch sẽ phải điều tra và giải trình nguyên nhân tới các cấp quản lý.
Ngoài các cửa hàng là bộ mặt chính của Soya Garden tới các khách hàng, Công ty cũng có trụ sở riêng được đặt tại Lô NV - B27 Nguyễn Thị Định Khu
Trung Hòa Nhân Chính, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội. Tại trụ sở, kế toán sẽ nhận được các hồ sơ, chứng từ được gửi từ cửa hàng lên và hạch toán, kiểm soát lại tại chính văn phòng. Nếu có bất kỳ chênh lệch giữa hệ thống phần mềm với các chứng từ được cung cấp, kế toán sẽ yêu cầu giải trình và xử lý nếu có bất kỳ sai phạm nào xảy ra. Tại văn phòng, kế toán có toàn quyền truy cập vào hệ thống bán hàng tại các cửa hàng để kiểm tra lại cũng như xuất dữ liệu để hạch toán vào phần mềm kế toán, xuất báo cáo bán hàng cũng như xuất hóa đơn khi kết thúc mỗi ngày bán hàng. Phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán là 2 hệ thống khác nhau. Vì vậy, kế toán phải xuất ra và chỉnh sửa lại để phù hợp với hệ thống kế toán, từ đó nhập dừ liệu hạch toán vào phần mềm kế toán. Cuối tháng, kế toán trưởng sẽ đối chiếu số liệu giữa các cửa hàng và số liệu trên phần mềm. Bất kỳ chênh lệch sẽ được quản lý cửa hàng giải trình tới các nhân viên cao cấp.
3.1.3. Mô hình tố chức quản lý của Công ty
Công ty là Công ty cổ phần, được chuyển đổi từ Công ty TNHH vào năm 2018. Do đó, bộ máy tổ chức quản lý vẫn mang hơi hướng của mô hình Công ty TNHH, Ban lãnh đạo tập trung chủ yếu vào Tổng Giám đốc. Các quyết định từ Tổng Giám đốc đưa ra sẽ quyết định đến hoạt động hàng ngày, Hội đồng quản trị có vai trò hợp tác và đưa ra các kiến nghị, khuyến nghị đối với các bước đi cùa Công ty. Các phòng ban được lập nên với mức độ vừa đủ, phù hợp với quy mô của Công ty vừa và nhỏ, không có sự kiêm nhiệm giữa các nhân viên của các phòng ban với nhau. Ngoài ra, Công ty có các cửa hàng nhở khắp địa bàn Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, các cửa hàng này có mô hình tổ chức giống nhau và phân công phân nhiệm như nhau. Số lượng nhân viên ở mỗi phòng ban khoảng 3-4 người và có đầy đủ năng lực về chuyên môn đảm bảo công việc diễn ra liên tục.
Mối quan hệ giữa các Bộ phận, Phòng chức năng của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ mô hình tổ chức tại Công ty cổ phần Soya Garden
(Nguồn: Tác giả tự tông hợp)
Trong đó:
◄--- : Phân công, giao nhiệm vụ
Z--- . Qiấm sát
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận đã được quy định đầy đủ trong quy chế hoạt động của đơn vị, cụ thể:
- Hội đồng quản trị: Bao gồm Shark Nguyễn Ngọc Thủy - Chủ tịch HĐQT
của Soya Garden cũng là Chủ tịch HĐỌT của Tập đoàn Egroup và thành viên góp vốn khác của Công ty cổ phần Soya Garden.
+ Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của Công ty.
+ Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của Luật hoặc Điều lệ Công ty.
+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Tồng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ Công ty quy định; quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản lý đó; cử người đại diện theo uỷ quyền thực hiện quyền sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp ở Công ty khác, quyết định mức thù lao và lợi ích khác của những người đó.
+ Giám sát, chỉ đạo Tổng giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty.
+ Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản Công ty.
4- Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ Công ty.