7. Kết cấu của luận văn
3.4.2. Những hạn chế
3.4.2. J. về Môi trường kiểm soát
Qua khảo sát, đánh giá về môi trường kiểm soát, một số tồn tại, hạn chế chưa được giải quyết và xem xét triệt để. Cụ thể như:
về Triết lý và phong each điều hành của Ban Giảm đốc
- Ban Giám đốc chưa quan tâm đến toàn bộ môi trường KSNB, tập trung vào doanh thu, lợi nhuận bán hàng là chính. Các biện pháp đưa ra về các vấn đề khác cũng chưa thật sự quyết liệt, chỉ mang tính răn đe, cảnh báo.
- Ban Giám đốc chưa có nhiều kinh nghiệm trong điều hành Công ty cũng như chưa có kiến thức sâu về kinh tế, dẫn đến còn lúng túng, không ứng phó kịp với thay đồi của thị trường.
về Phân công quyền hạn và trách nhiệm
- Việc phân định quyền hạn và trách nhiệm cho cá nhân có liên quan chưa đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa chức năng nhân viên thủ kho và nhân viên thu ngân.
về Chính sách nhân sự và cam kết năng lực
- Việc luân chuyển, bổ nhiệm nhân sự chưa mang tính khoa học, còn mang tính cảm tính, chỉ dựa vào kết quả làm việc của nhân viên, chưa xem xét đến quá trình phấn đấu và trình độ chuyên môn của nhân viên.
- Công ty chưa quy định về sự trung thực trong quá trình nhân viên giao dịch với khách hàng, cũng như bảo mật thông tin về chính sách kinh doanh.
- Nhiều nhân việc buộc phải thôi việc trong mùa dịch nhưng không nêu rõ lý do và xử lý thỏa đáng, dẫn đến tạo ra tâm lý không tốt, không muốn cam kết làm việc lâu dài trong nội bộ nhân viên Công ty.
Vể Ban kiêm soát
- Ban kiểm soát xây dựng HTKSNB nhiều bước, tuy nhiên mang hơi hướng áp dụng cho mô hình Tập đoàn lớn, hệ thống kiểm soát xây dựng nhiều phần chưa đi vào chi tiết.
1 X X 9 ỉ
- Nhân sự trong Ban kiêm soát đêu từ Công ty mẹ điêu chuyên xuông công
X . r
tác, do đó có nhiêu công việc từ cả hai Công ty, dân đên chưa tập trung, theo dõi công việc sát sao của các nhân viên cấp dưới.
về Thị trường, chính sách
- yếu tố dịch bệnh diễn biến phức tạp và khó kiểm soát nhất trong các yếu tố bên ngoài hiện nay, tuy nhiên Công ty không xây dựng các biện phát kiềm soát đủ
mạnh để ứng phó dẫn đến hoạt động kinh doanh suy giảm trầm trọng, nhiều cửa hàng phải đóng cửa, nhân viên nghỉ việc.
- Nhân sự cao cấp phải kiêm nhiều việc do thiếu nhân sự nên không cập nhật kịp thời các chính sách mới, dẫn đến nhiều sai sót trong công việc và phải thuê thêm
bộ phận tư vấn để hoàn thiện lại hồ sơ.• 1 • • •
- Các chính sách hỗ trợ Công ty mới, chính sách nhập khẩu, hỗ trợ dịch bệnh cùa Nhà nước chưa được kịp thời với tình hình cùa Công ty, khiến việc khôi phục hoạt động sản xuất kinh doanh gặp nhiều khó khăn.
3.4.2.2. về Đảnh giá rủi ro
- Một số rủi ro chưa nhận dạng được trong quá trình hoạt động của chu trình thu tiền - bán hàng về khả năng xảy ra rủi ro cũng như mức độ ảnh hưởng của rủi ro. Điều này có thể dẫn đến việc lựa chọn cách thức ngăn chặn rủi ro không phù hợp, làm giảm hiệu quả hoạt động của chu trình.
- Công ty chưa đánh giá rủi ro với những tình huông bât ngờ nên có nhiêu lúc tỏ ra bị động trước những biến động của môi trường bên ngoài. Chưa xem xét tới những chỉ tiêu phi tiền tệ nhưng lại ảnh hưởng nghiêm trọng tới Công ty như dịch bệnh Covid-19.
- Nhiều ý kiến, phản hồi cùa nhân viên chưa được xem xét đầy đủ, dẫn đến thiếu sót trong một số khâu quản lý và tạo ra lỗ hổng cho cá nhân trục lợi từ quy trình.
- Nhiều thủ tục đánh giá rủi ro chỉ mang tính chất hình thức, thực hiện theo quy định và yêu cầu từ Công ty mẹ và Ban kiểm soát.
3.4.2.3. về Hoạt động kiểm soát
Các thủ tục kiềm soát mà Công ty đang áp dụng làm cơ sờ để Công ty thực hiện việc kiếm tra, theo dõi các hoạt động bán hàng - thu tiền và quản lý tiền doanh thu thu được. Tuy nhiên, các thủ tục kiểm soát vẫn chưa được chặt chẽ.
- Đối với khâu kiểm soát nhận đơn đặt hàng, nhân viên cửa hàng nhận đơn đặt hàng qua phần mềm đặt hàng nhưng không xác minh tính chân thật của đơn đặt hàng dễ dàng dẫn đến rủi ro về giao hàng hóa hoặc chấp nhận đơn hàng nhưng thực tế tồn kho không đủ để pha chế, dẫn đến phải hủy đơn hàng.
- Đối với kiểm soát xét duyệt đơn đặt hàng nhận qua phần mềm của bên thứ ba, Công ty giao cho nhân viên bán hàng quyết định chấp nhận đơn bán, căn cứ vào số lượng đơn hàng hiện tại và thông tin được gửi về đế tránh việc quá tải và không phục vụ được kịp thời. Tuy nhiên, giá bán và chính sách khuyến mãi trên phần mềm khác với chính sách được Công ty gửi xuống, nhân sự không kiểm tra kịp thời, dẫn đến mỗi nơi áp dụng một chính sách khác nhau, gây nên sự khó chịu cho khách hàng.
- Đối với kiếm soát tín dụng, Công ty cũng chưa đánh giá hết được tiềm năng của khách hàng, các thông tin về khách hàng nên gây ra rủi ro đối với việc thu nợ. Nhiều khách hàng mua qua các phần mềm giao hàng, các phần mềm này giữ tiền của Công ty và đối soát mỗi cuối tháng, dẫn đến Công ty bị chiếm dụng vốn lâu, thường thời gian đối soát và chuyển lại tiền cho Công ty khoản 2-3 ngày. Trường họp quá quy định, kế toán thanh toán sẽ phải liên hệ trực tiếp tới bộ phận hồ trợ phần mềm và yêu cầu xử lý nhanh chóng, kịp thời.
- Đối với kiểm soát lập hóa đơn và giao hóa đơn, mọi nghiệp vụ được xử lý bằng máy, bộ phận kế toán là người nhập số liệu vào máy tính, là người xuất hoá đơn và kiểm tra lại. Chưa có bộ phận độc lập nào kiểm tra tính xác thực của nghiệp vụ đã xảy ra dẫn đến rủi ro, gian lận.
- Đối với khâu thu tiền mặt, tất cả đều do nhân viên thu ngân thu từ khách hàng, két sắt không có chức năng đếm tiền nên không kiểm tra được số tiền vào - ra
két nên rât có thê xảy ra rủi ro nhân viên đó chiêm đoạt tiên của Công ty sử dụng
9 9
cho mục đích cá nhân, sau đó hoàn lại vào thời diêm kiêm tra.
- Công tác kiểm soát doanh thu của Công ty chưa được thường xuyên, chưa có biện pháp hữu hiệu kiềm soát ghi nhận doanh thu tại đơn vị. Chủ yếu là việc kế toán so sánh, đối chiếu giữa phần mềm bán hàng và hồ sơ được gửi qua email, chưa đối chiếu lại khi các bản cứng được gửi lên Văn phòng.
- Không thiết kế các thủ tục kiểm soát cần thiết trong hình thức bán hàng cho các cửa hàng: Gọi điện xác nhận cho khách hàng với những đơn có giá trị lón, đối chiếu lại các chính sách bán hàng tại cửa hàng và chính sách được công bố, chưa có kiếm soát bảo vệ tài sản khách đến làm giảm khách lượng khách mua hàng của Công ty.
- Việc quản lý, phụ trách tại các cửa hàng chủ yếu do các chủ cửa hàng quyết định, các quản lý cấp cao hơn thỉnh thoảng mới có các hoạt động kiểm soát lại dẫn đến có thể lạm quyền bởi các chủ cửa hàng, có thể thất thoát tài sản do sự thông đồng với các nhân viên.
- Các báo cáo bán hàng đều do xuất tự động từ phần mềm, các chủ cửa hàng không tham gia vào việc theo dõi và lập báo cáo dẫn đến công việc theo dõi, giải trình của kế toán rất nhiều, dễ xảy ra sai sót trong công việc.
3.4.2.4. về Hệ thong thông tin, truyền thông
- Hiện nay, mặc dù Công ty đã sừ dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ trong công tác ghi chép và tính toán số liệu kế toán. Tuy nhiên, phần mềm kế toán chỉ có tính năng báo cáo tài chính, nợ phải thu khách hàng, giá vốn... nhưng chưa khai thác được hết các báo cáo quản trị dẫn đến lãng phí nguồn tài nguyên. Hệ thống biểu mẫu, chứng từ, sổ sách phục vụ công tác kiểm soát bán hàng và thu tiền thiếu nhiều thông tin nên chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu kiếm soát, quản trị.
- Các báo cáo kế toán vẫn chưa đảm bảo yêu cầu phân tích doanh thu, các thông tin biến động doanh thu so với dự toán, xác định nguyên nhân ảnh hưởng đến sự biến động đế trên cơ sở đó có thể giúp nhà quản lý đưa ra các giải pháp để ngăn ngừa rủi ro, xây dựng chiên lược cho Công ty.
- Phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán chưa có sự liên kết với nhau. Ke toán phải xuất từ phần mềm bán hàng và xử lý qua Excel mới có thể nhập lên hệ
thông kê toán, tôn nhiêu thời gian, công đoạn cho kê toán dân đên khôi lượng công việc cho kế toán doanh thu là lớn, dễ xảy ra sai sót về con người.
3.4.2.5. về Giám sát
Giám sát thực hiện kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền Công tác kiểm soát bán hàng và thu tiền đã được Công ty giám sát thường xuyên, đưa ra một số biện pháp để kiểm soát doanh thu thực tế. Tuy nhiên, vẫn còn những tồn tại cần được khắc phục trong hoạt động này như:
- Không quy định nhân viên lập bảng thống kê công việc, làm cơ sờ cho việc đánh giá chất lượng công việc.
- Không thường xuyên xem xét sự phù hợp của thủ tục kiểm soát đối với hoạt động của chu trình.
- Các hồ sơ doanh thu gửi lên Văn phòng không có chữ ký, xác nhận của chủ cửa hàng, cũng như không làm biên bản bàn giao tài liệu.
- Nhiều hoạt động giám sát thường xuyên chỉ mang tính chất thủ tục, mức độ giám sát chưa cao.
- Trong bối cảnh dịch bệnh và phải đóng cửa các cửa hàng, một số biện pháp giám sát không được thực hiện do không đù nhân sự, hiệu quả giám sát giảm đi đáng kể.