7. Kết cấu khóa luận
2.1.2 Phân hệ kế toán các khoản phải thu (A R Accounts Receivable)
Phân hệ kế toán phải thu của hệ thống QAD là phân hệ được thiết kế tích hợp giữa chức năng của phần mềm quản lý quan hệ KH (CRM) và chức năng của bộ phận theo dõi, quản lý các khoản công nợ phải thu giúp nâng cao hiệu quả quản lý các hoạt động quản lý công nợ KH, hóa đơn, các khoản phải thu. AR quản lý thông tin và tình hình công nợ của KH, phân tích và đưa ra các hướng thu hồi nợ để xoay vòng vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh và đầu tư. Phân hệ được theo dõi bởi kế toán viên dưới sự giám sát của kế toán trưởng và được quản lý bởi Giám đốc tài chính, những hoạt động của phân hệ giúp quản lý chặt chẽ quy trình ghi nhận và thu hồi công nợ. Định kỳ các bút toán phát sinh qua các giao dịch tại phân hệ kế toán phải thu sẽ được chuyển sang phân hệ sổ cái để lập các báo cáo tài chính.
❖Chức năng của phân hệ kế toán phải thu được phân loại thành các nhóm quy
trình chính để đáp ứng các yêu cầu bao gồm:
- Quản lý KH (Customers browses): AR theo dõi thông tin toàn bộ KH của công ty: thông tin chung của KH, lịch sử mua hàng, hạn mức tín dụng, thói quen mua hàng, chế độ bảo hành sau bán hàng.
- Quản lý hóa đơn/ chứng từ phải thu (Customer invoice):
• AR ghi sổ toàn bộ những nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bán hàng,
giảm giá hàng bán, trả hàng,... từ phân hệ bán hàng chuyển sang sau khi hàng được giao.
• AR tổ chức theo dõi công nợ phải thu theo từng KH phản ánh lên tài khoản
phải thu và những dữ liệu này được chuyển đến phân hệ sổ cái. Cách ghi nhận theo dạng nhật ký bán hàng, thu tiền.