7. Kết cấu khóa luận
3.4.2 Các phòng bán/ bộ phận khác
- Phòng IT nên phối hợp cùng với phòng tư vấn triển khai và phòng kế toán phần mềm tiến hành thu thập và soạn thảo các tài liệu liên quan đến quá trình sử dụng QAD.
- Soạn thảo tài liệu cho người dùng về chính sách, quy định sử dụng an toàn thông tin, bảo mật của công ty, cũng như kỹ năng, kiến thức về hệ thống QAD được sử dụng để đào tạo nhân viên và nên cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu bằng tiếng Việt.
càng hiệu quả.
- Thường xuyên kiểm tra và xây dựng các điều khoản bảo mật trên hệ thống để đảm bảo tính bảo mật cho thông tin.
- Thường xuyên sao lưu, nâng cấp dữ liệu để giữ an toàn cho hệ thống.
- Chịu trách nhiệm hợp tác với các phòng ban để cùng nhau xây dựng quy trình kinh doanh trên hệ thống QAD.
- Nên đánh dấu đã sử dụng, và lưu trữ các chứng từ sau khi nhập liệu để tránh nhập liệu lần 2.
- Số thứ tự và mã khách hàng phải được đồng bộ/ thống nhất giữa các nhân viên, phòng ban. Công ty cần có văn bản quy định các nguyên tắc đặt tên và thống nhất các mã KH không gây nhầm lẫn và thiếu sót.
- Để tránh việc lạm dụng, người có thẩm quyền hoặc người được ủy nhiệm tuyệt đối không được ký tên duyệt sẵn trên chứng từ trắng, mẫu in sẵn hay tự động ký nhận xét duyện qua các chứng từ điện tử.
KẾT LUẬN
Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) là công nghệ cung cấp chức năng kinh doanh thống nhất cho tổ chức bằng cách tích hợp các quy trình cốt lõi và cũng vì thế trong những năm gần đây nhiều doanh nghiệp đã đầu tư vào ERP. Môi trường cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng khốc liệt, đòi hỏi doanh nghiệp kinh doanh trong mọi ngành nghề buộc phải thay đổi cách nhìn về khía cạnh quản lý nguồn lực để tạo lợi thế cạnh tranh. Ở Việt Nam tới thời điểm này, các vấn đề liên quan tới ERP chủ yếu được viết và tổng kết dưới dạng các bài báo của các chuyên gia ERP hay người quản lý doanh nghiệp sử dụng ERP về kinh nghiệm triển khai hoặc các hội thảo về vấn đề ERP tại Việt Nam chứ chưa có nhiều nghiên cứu thực nghiệm về các đặc điểm ứng dụng ERP tại một doanh nghiệp cụ thể.
Luận văn đã hệ thống hóa một cách rõ nét về khái niệm, đặc điểm, phân loại, lợi ích và hạn chế của công cụ này; tổng quan về hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng - thu tiền áp dụng hệ thống QAD ERP. Điều này có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với toàn doanh nghiệp nói chung và bản thân những người làm công tác kế toán nói riêng.
Trên cơ sở nền tảng lý thuyết, luận văn đã tiến hành thu thập dữ liệu và khảo sát thực tế về tình hình ứng dụng hệ thống QAD. Kết quả cho thấy, QAD là một giải pháp tích hợp các ứng dụng công nghệ thông tin nhằm giúp cho toàn thể các bộ phận nói chung và bộ phận kế toán tài chính nói riêng hoạt động một cách hiệu quả, nâng cao năng suất lao động, giảm thiểu những sai sót, cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời cho việc quản lý điều hành doanh nghiệp; là một công cụ hiệu quả giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trong xu thế hội nhập quốc tế.
Ngoài ra, để tăng cường sự tác động tích cực của hệ thống QAD đối với hoạt động kiểm soát tại doanh nghiệp, cần phải thực hiện một số giải pháp như nâng cao về phân chia trách nhiệm và phân quyền truy cập trên hệ thống; về bảo mật và kiểm soát thông tin; chất lượng phần cứng và nhận thức đặc điểm công việc cho nhân viên.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
> Tiếng Việt
1. Bộ môn Kiểm toán, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế TPHCM, Kiểm soát nội bộ (xuất bản lần thứ hai), NXB Phương Đông, 2012.
2. Bộ môn Kiểm toán, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế TPHCM, Kiểm toán tập 1 (xuất bản lần thứ sáu), NXB Kinh Tế TPHCM, 2014.
3. Bộ môn Kiểm toán, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế TPHCM, Kiểm toán tập 2 (xuất bản lần thứ sáu), NXB Kinh Tế TPHCM, 2014.
4. Co.Ltd, T. N. (2021). Các quy trình trong phân hệ AR của Khách hàng. HCM: Think Next Co.Ldt.
5. QAD Enterprise Applications. (2016). In User Guide QAD Financials. California: QAD.
6. Think Next Co.Ltd. (2018). Accounts Receivable. HCM: Think Next Co.Ltd. 7. Nguyễn Bích Liên, 2012. Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất
lượng thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp Việt Nam, Luận án tiến sĩ kinh tế Trường đại
học Kinh tế TP.HCM.
8. Trần Thanh Thúy, 2011. Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến
tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam, Luận văn thạc sĩ.
Trường đại học Kinh tế TP.HCM.
9. Tập đoàn tư vấn Panorama thực hiện nghiên cứu “Tình hình ứng dụng ERP
2008" ( http://www.itgvietnam.com/nghien-cuu-tinh-hinh-ung-dung-erp-2008 )
10. Nguyễn Thị Bích Hà (2013), Tổ chức công tác kế toán cho các doanh nghiệp
Việt Nam trong điều kiện sử dụng phần mềm ERP, Luận văn thạc sĩ. Trường đại học
Kinh tế TP.HCM.
11. Nguyễn Thị Hồng Vân (2019). Ứng dụng quản trị nguồn lực doanh nghiệp
(ERP) của các doanh nghiệp bán lẻ trên thế giới: Bài học kinh nghiệm và giải pháp cho doanh nghiệp Việt Nam trong bối cảnh cạnh tranh và đổi mới mô hình tăng trưởng”,
Luận án tiến sĩ, Trường đại học Ngoại Thương.
12. Thông tư 48/2019/TT-BTC: Trích lập dự phòng đối với các khoản nợ phải thu
khó đòi
> Tiếng Anh
1. Peter Booth, Zoltan Matolcsy và Bernhard Wieder. The impacts of Enterprise
Resource Planning Systems on accounting practice - The Australian experience.
Australian Accounting Review 10 No.3, p4-18, năm 2000.
2. Alexandra Kanellou và Charalambos Spathis. Accounting Benefits and
Satisfaction in an ERP Environment. International Journal of Accounting Information Systems, Volume 14, Issue 3, p209-234, năm 2013
3. Fethi Calisir, Feral calisir. “The relation of interface usability characteristics,
perceivedusefulness, and perceived ease of user to end - user satisfaction with enterprise resourceplaning (ERP) system”
4. Charalambos Spathis and Sylvia Constantinides (2004), “Enterprise resource
planning systems’ impact on accounting processes’”, Business Process Management
Journal, Vol. 10, 2004, pp. 234-247
5. Marcelino Tito Torres. “ManufacturingResource Planning”, năm 2003.
> Website 1. http://gscom.vn 2. http://www.ictroi.com 3. http://www.itgvietnam.com 4. http://www.thinknext.vn 5. https://erpvietnam.wordpress.com
PHỤ LỤC
PHỤ LỤC 1: CẤU HÌNH HỆ THỐNG QAD - Sổ ghi nhận nghiệp vụ
STT Mã Diễn giải Loại Daybook
1 CIV Ghi nhận bút toán doanh thu bán hàng. Customer Invoice
2 ISS-SO Ghi nhận bút toán giá vốn hàng bán. Journal Entries
3 CCN
Ghi nhận các nghiệp vụ điều chỉnh giảm doanh thu bằng cách ghi đảo.
Customer Credit Notes
4 JEIC Ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng phátsinh giữa 2 entity. Journal Entries
5 C-ADJ
Ghi nhận các bút toán điều chỉnh do hệ thống tự động tạo ra khi phát sinh một
nghiệp vụ điều chỉnh công nợ. AdjustmentsCustomer
- Các loại thuế
STT Mã Tên Thuế suất TK hạch toán
1 G0 0 Thuế GTGT đầu ra HHDV 0% 0% 33311000 2 G0 5 Thuế GTGT đầu ra HHDV 5% 5% 33311000 3 G1 0 Thuế GTGT đầu ra HHDV 10% 10% 33311000
- Các tài khoản sử dụng cho nghiệp vụ bán hàng - thu tiền trên QAD
Tên tài khoản Số hiệu TK theo TT200 Số hiệu TK trên QAD
Tiền mặt TK 111 TK 11100000
Tiền Việt Nam TK 1111 TK 11110000
Ngoại tệ TK 1112 TK 11120000
Tiền gửi Ngân hàng TK 112 TK 11200000
Tiền Việt Nam TK 1121 TK 11210000
Ngoại tệ TK 1122 TK 11220000
Phải thu của KH TK 131 TK 13110000
Hàng hóa TK 156 TK 15610000
Thuế và các khoản phải nộp
Nhà nước TK 333 TK 33300000
Doanh thu bán hàng và cung
cấp dịch vụ TK 511 TK 51100000
Doanh thu bán hàng hóa TK 5111 TK 51110000
Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 5113 TK 51130000
PHỤ LỤC 2: DIỄN GIẢI CHI TIẾT QUY TRÌNH BÁN HÀNG
Bước quy trình Mô tả bước thực hiện
SO.01.01 - Yêu cầu
đặt hàng
KH gọi điện, gửi e-mail hoặc gửi yêu cầu đặt hàng bằng văn bản (đơn đặt hàng mua) cho doanh nghiệp.
Chứng từ: Đơn đặt mua hàng
SO.01.02 - Kiểm tra
đơn đặt mua hàng
- Bộ phận kinh doanh tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ phía KH, kiểm tra mọi thông tin trên đơn đặt mua hàng:
+ Nếu đạt thì thực hiện bước (3);
+ Nếu không đạt thì thông báo lại với KH.
SO.01.03 - Kiểm tra
hàng trong kho Kế toán kho kiểm tra lượng hàng tồn kho trên hệ thống bằngchương trình Inventory Detail by Item Browse:
+ Nếu đáp ứng yêu cầu thì thực hiện bước (5);
+ Nếu không đáp ứng yêu cầu thì thực hiện bước (4).
SO.01.04 - Yêu cầu
sản xuất
Nếu hàng trong kho không đủ đáp ứng yêu cầu KH, Kế toán kho báo cho Phòng kinh doanh để Phòng kinh doanh kịp thời thông báo cho Bộ phận sản xuất.
SO.01.05 - Lập đơn
đặt hàng Căn cứ thông tin từ yêu cầu đặt mua hàng của KH, Bộ phậnkinh doanh lập đơn đặt hàng bán trên hệ thống bằng chương
trình Sales Order Maintenance. Sau đó chuyển đơn hàng cho Bộ phận kho.
Chứng từ: Đơn đặt hàng.
SO.01.06 - Chọn
hàng trong kho Dựa vào thông tin nhận được từ đơn đặt hàng, Kế toán kho tiến hành chọn hàng trên hệ thống theo từng lô, dùng chương
trình Sales Order Shipper Maintenance.
SO.01.07 - Xuất hàng Từ kết quả xuất kho, bộ phận kho ghi nhận nghiệp vụ xuất thành phẩm trên hệ thống bằng chương trình Sales Order
Shipments, đồng thời gửi phiếu giao hàng cho KH theo kiện
hàng.
Chứng từ: Phiếu xuất kho.
SO.01.08 - Lập và in
hóa đơn Sau khi Bộ phận kho xuất hàng, thông báo cho Phòng kinhdoanh để tiến hành lập và in hóa đơn GTGT giao cho KH.
Dùng chương trình Invoice Post and Print để lập hóa đơn, và
VAT Invoice để in hóa đơn.
Chứng từ: Hóa đơn GTGT.
PHỤ LỤC 3: DIỄN GIẢI CHI TIẾT QUY TRÌNH BÁN HÀNG CÓ CHIẾT KHẤU THƯƠNG MẠI
Bước quy trình Mô tả bước thực hiện
Bước SO.02.01 -
Mua hàng với số lượng lớn
KH ký hợp đồng với doanh nghiệp để được hưởng chiết khấu thương mại khi mua hàng đạt số lượng quy định trong hợp đồng.
Bước SO.02.02 - Ra
PHỤ LỤC 4: DIỄN GIẢI CHI TIẾT QUY TRÌNH ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN
Bước thực hiện Mô tả chi tiết
Bước SO.05.01 - Lập
hóa đơn trên hệ thống - Phòng kinh doanh sau khi lập HĐ trên hệ thống, phát hiện
có sai sót trên hóa đơn:
+ Nếu chưa in HĐ thì thực hiện quy trình hủy hóa đơn SO.06; + Nếu đã in HĐ nhưng chưa giao cho KH thì thực hiện bước SO.05.02, nếu đã giao cho KH thì thực hiện bước SO.05.03.
Bước SO.05.02 -
Gạch bỏ cả 3 liên của HĐ
Nếu Kế toán đã lập, in HĐ nhưng chưa giao cho KH thì gạch chéo để bỏ cả 3 liên HĐ và lưu giữ lại 3 liên đó. Sau đó thực hiện quy trình hủy hóa đơn SO.06 và quy trình bán hàng SO.01 để tạo lại HĐ đúng.
Bước SO.05.03 -
Phát hiện sai sót trên HĐ
KH sau khi nhận được HĐ nếu phát hiện có sai sót thì thông báo lại cho doanh nghiệp để xử lý kịp thời.
Bước SO.05.04 -
Thông báo cho doanh nghiệp
- KH thông báo với doanh nghiệp về HĐ bị sai sót và thỏa thuận cách xử lý:
+ Nếu điều chỉnh HĐ thì thực hiện bước SO.05.05; + Nếu hủy HĐ thì thực hiện quy trình SO.06.
Bước SO.05.05 - Lập
Biên bản điều chỉnh HĐ
Nếu KH đồng ý điều chỉnh HĐ sai sót, Phòng kinh doanh lập Biên bản điều chỉnh HĐ trình Giám đốc/KTT ký duyệt. Chứng từ: Biển bản điều chỉnh hóa đơn.
Bước SO.05.06 -
Kiểm tra, ký duyệt
Giám đốc/KTT kiểm tra Biên bản điều chỉnh và ký duyệt.
Bước SO.05.07 - Tạo
bút toán điều chỉnh trên hệ thống
Căn cứ vào chứng từ gốc và Biên bản điều chỉnh HĐ vừa lập, Phòng kinh doanh tạo bút toán điều chỉnh thích hợp trên hệ thống. Chứng từ: hóa đơn điều chỉnh.
PHỤ LỤC 5: DIỄN GIẢI CHI TIẾT QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ HỦY HÓA ĐƠN
Bước thực hiện Mô tả chi tiết
Bước SO.06.01 -
Phát hiện sai sót trên HĐ
KH sau khi nhận được HĐ nếu phát hiện có sai sót thì thông báo lại cho doanh nghiệp để xử lý kịp thời.
Bước SO.06.02 -
Thông báo cho DN
KH thông báo với doanh nghiệp về sai sót trên HĐ và yêu cầu hủy HĐ để lập HĐ mới.
Bước SO.06.03 -
Kiểm kê HĐ cần hủy
Sau khi có quyết định hủy HĐ, doanh nghiệp lập Hội đồng hủy HĐ để tiến hành những thủ tục hủy HĐ. Đầu ra: Bảng kiểm kê HĐ cần hủy, Biên bản hủy HĐ, Thông báo kết quả hủy HĐ.
Lưu ý: Thông báo kết quả hủy HĐ lập 2 bản, 1 bản doanh nghiệp lưu, 1 bản nộp cho cơ quan thuế.
Bước SO.06.04 - Tạo
đơn hàng âm Sau khi có quyết định hủy hóa đơn từ Hội đồng hủy HĐ,Phòng kinh doanh tiến hành tạo đơn hàng âm bằng chương
trình Sales Order Maintenance.
Bước SO.06.05 -
Nhập hàng vào hệ thống
Sau khi tạo đơn hàng âm, dùng chương trình Sales Order
Shipments để nhập hàng trở lại kho trên hệ thống.
Bước SO.06.06 -
Post hóa đơn âm để hủy HĐ gốc
Cuối cùng, dùng chương trình Invoice Post and Print đăng hóa đơn âm để hủy hóa đơn gốc.
PHỤ LỤC 6: MẪU BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT
KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG QUY TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRÊN ỨNG DỤNG QAD ERP
Kính chào quý Anh/Chị,
Tôi tên Cổ Thụy Yến Vy - là sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, trường Đại học Ngân Hàng TP.HCM. Hiện tại tôi đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàng - thu tiền trên ứng dụng QAD ERP” với mục đích hoàn thành luận văn tốt nghiệp.
Bảng khảo sát được gửi đến Anh/Chị là một phương tiện để ghi nhận lại những ý kiến cá nhân liên quan đến vấn đề được nghiên cứu. Tất cả các ý kiến là thông tin hữu ích cho nghiên cứu của tôi. Tôi cam kết sẽ không sử dụng thông tin ghi nhận từ Anh/Chị cho mục đích khác.
Rất mong Anh/Chị dành chút thời gian để thảo luận một số vấn đề liên quan. Xin chân thành cảm ơn Anh/Chị.
Chúc Anh/Chị hạnh phúc và thành công.
PHẦN A: THÔNG TIN CHUNG VỀ ĐỐI TƯỢNG PHỎNG VẤN 1. Anh/Chị vui lòng cho biết Họ và Tên
2. Thời gian Anh/Chị tiếp xúc, sử dụng QAD ERP tại công ty 3. Anh/Chị thuộc phòng ban/ bộ phận nào?
PHẦN B: ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QAD VÀ CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG QUY TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRÊN ỨNG DỤNG QAD
Anh/Chị vui lòng cho biết mức độ đồng ý của mình về các phát biểu dưới đây: Quy ước;
1: Rất không đồng ý, 2: Không đồng ý, 3: Trung lập, 4: Đồng ý, 5: Rất đồng ý
Đánh giá hệ thống QAD
Mức độ đồng ý
1 2 3 4 5
Hệ thống QAD có những thông tin người dùng cần Hệ thống QAD cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ Hệ thống QAD được thiết kế cho mọi cấp độ sử dụng
QAD được sử dụng bởi mọi bộ phận trong tổ chức Sử dụng QAD có thể giúp doanh nghiệp của bạn đáp ứng các yêu cầu tuân thủ tốt hơn
QAD có thể xử lý lượng dữ liệu không giới hạn và có khả năng mở rộng
Dữ liệu lưu trữ trên QAD luôn được bảo mật Những thông tin báo lỗi của hệ thống là có ích cho tôi
Tôi khắc phục lỗi sai dễ dàng và nhanh chóng khi sử