7. Kết cấu khóa luận
2.2.1.2 Cách thức thực hiện quy trình bán hàng
> Ví dụ nghiệp vụ: Ngày 12/03/2021 KH KSGS yêu cầu đặt mua mã hàng 10000010 với số lượng 100 cái, giá 3.290.000 VND/ cái (chưa bao gồm VAT).
Trong chương trình Sales Order Maintenance nhập các thông tin: ở Header nhập Order (thường sẽ để hệ thống tự chạy số tăng dần ngoài ra có thể sửa theo ý muốn), Sold- to: mã KH, Bill-to và ship-to: thường mặc định theo Sold-to (có thể sửa). Ở Line nhập nhập mã hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất, có thể nhập nhiều line cho một đơn hàng. Sau đó Trailer sẽ hiện thị những thông tin vừa nhập như hình bên dưới, đó cũng là những thông tin trên đơn đặt hàng:
Hình 2-1: Tạo đơn đặt hàng
Bộ phận bán hàng xác nhận thông tin của đơn bán hàng với KH như số lượng, ngày giao, giá,.. bằng chương trình Sales Order Print, sau đó gửi lịch giao hàng đến KH.
Đơn bán hàng trên QAD có những thông tin sau: thông tin của công ty, Số Order, Mã KH, Đơn vị thanh toán, Đơn vị nhận hàng , thời hạn thanh toán, mã hàng đặt mua,
ngày đến hạn thanh toán, số lượng, đơn giá, Tổng tiền đơn hàng chưa thuế, Tổng tiền,
Tiền thuế, % chiết khấu (nếu có), Tổng tiền,. (Chi tiết xem tại phụ lục số 9)
Trong chương trình Invoice Post and Print, cần nhập các thông tin như: mã đơn đặt hàng, Mã KH, kho xuất hàng,. tích chọn Print Invoice, sau đó nhận Next để tạo hóa đơn. Hóa đơn sẽ được tạo từ đơn đặt hàng mà bộ phận kho đã tạo trước đó.
Hình 2-2: In hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng và hóa đơn VAT trên hệ thống sẽ như sau (chi tiết tại phụ lục số 10)
Để xem định khoản dùng chương trình GL Transactions View Extended. Tương tự người dùng có thể xem được các thông tin như: tài khoản, sổ ghi nhận nghiệp vụ (CIV: Ghi nhận bút toán doanh thu bán hàng, loại Daybook: Customer Invoice), nghiệp vụ xuất hóa đơn, số tiền bên nợ bên có,.
GL Account
ĩDay Lu0 \ ĩ Description 0 V Daybook Type TC Debit 0 V 0 TC Credit 0 'OLUI <
M 51110000 □V Posted Invoice Customer Invoices 0.00 329,000.000.00 VND
33311000 □V Posted Invoice Customer Invoices 0.00 32,900,000.00 VND
13110000 Posted Invoice Customer Invoices 361,900,000 00 0 00 VND
Hình 2-3: Định khoản khi xuât hóa đơn