7. Kết cấu khóa luận
3.3 Giải pháp hoàn thiện
❖ Giải pháp về phân chia trách nhiệm và phân quyền truy cập trên hệ thống
Hệ thống QAD cũng giống như các hệ thống ERP khác là có rất nhiều phân hệ, các phân hệ sẽ được phân chia thành nhiều phần hành khác nhau chính vì thế mà việc phân chia trách nhiệm và phân quyền truy cập trên hệ thống là rất quan trọng.
Phân chia trách nhiệm bao gồm: đối tượng truy cập hệ thống, phân hệ được truy cập, nghiệp vụ được xử lý, cáo báo cáo, tính năng có thể xem và thực hiện. Để kiểm soát đối tượng truy cập hệ thống, tổ chức cần thiết lập tên người dùng và mật khẩu đăng nhập. Công việc này được thực hiện cho nhiều trường hợp khác nhau: truy cập máy tính, truy cập hệ hống ERP và truy cập phân hệ. Đặc biệt, mật khẩu cần được thiết lập theo những tiêu chuẩn bảo mật cao như: quy định về số lượng ký tự, chữ hoa và chữ thường, số và chữ, thời gian hệ thống tự động nhắc nhở thay đổi mật khẩu.
- Phân quyền truy cập và sử dưng hệ thống: việc phân quyền được diễn ra thông qua việc xác định rõ ràng cá nhân, chức năng hay nhiệm vư được phép sử dưng hay truy cập trong hệ thống.
- Sử dưng phương thức xác thực điện tử: Mọi người đều được cung cấp tên đăng nhập và mật khẩu để xác thực và hệ thống chỉ cho phép truy cập khi người dùng được
xác thực.
- Giám sát hoạt động truy cập vào hệ thống: Để đảm bảo an toàn cho hệ thống thông tin, các tổ chức không chỉ ngăn chặn các truy cập trái phép mà còn giám sát và kiểm soát mọi hoạt động truy cập vào hệ thống. Công ty có thể sử dưng nhật ký truy cập để theo dõi và kiểm soát thời gian đăng nhập, các loại yêu cầu truy cập và dữ liệu truy cập.
❖ Giải pháp về bảo mật và kiểm soát thông tin của hệ thống
Vì hệ thống QAD là hệ thống tích hợp nên dữ liệu là dùng chung cho toàn công ty vì vậy tính bảo mật và kiểm soát thông tin trên hệ thống đóng vai trò rất quan trọng. Một số giải pháp để nâng cao tính bảo mật và kiểm soát thông tin trên hệ thống:
- Chỉ cấp thao tác toàn quyền cho cho những nhân viên chịu trách nhiệm chính về quy trình kinh doanh, kế toán và hệ thống QAD để tránh những điều chỉnh làm sai lệch về số liệu do thiếu hiểu biết, kinh nghiệm xử lý.
- Công ty cần đảm bảo tính toàn vẹn của hệ thống máy tính như cài đặt phần mềm diệt virus, cài đặt phần mềm quét virus để phát hiện và chặn mã độc, phần mềm gián điệp và các email chứa tập tin. Thông tin virus đính kèm để đảm bảo tính toàn vẹn của mạng, giao tiếp hệ thống, lưu trữ và sao lưu.
- Thường xuyên sao y dữ liệu, ví dụ như cuối mỗi tuần tổ chức sao y dữ liệu trong tuần. Công việc này nên do nhân viên trưởng các phòng ban thực hiện.
❖Giải pháp nâng cao chất lượng phần cứng
Để có được một hệ thống ERP hoạt động ổn định, không bị lỗi thì việc nâng cao chất lượng phần cứng là rất quan trọng. Một số giải pháp để nâng cao chất lượng phần cứng:
- Bộ phận kỹ thuật thường xuyên thực hiện bảo trì, bảo dưỡng hệ thống để tránh tình trạng lỗi hệ thống do máy móc, thiết bị gây ra.
- Hệ thống server của hệ thống phải là thiết bị hiện đại và dung lượng lớn, cần thường xuyên được kiểm tra, bảo trì.
- Dữ liệu phải thường xuyên được sao lưu để tránh rủi ro hệ thống.
- Nên có đầy đủ nguồn lực (máy tính, ứng dụng xử lý dữ liệu, nhân lực tạm thời) nhằm hỗ trợ cho nhân viên thực hiện nhiệm vụ. Giải quyết tình trạng sử dụng máy tính cá nhân và cung cấp, áp dụng các ứng dụng demo của KH cho nhân viên.
❖Giải pháp nâng cao nhận thức đặc điểm công việc
Để nhân viên hiểu được bản chất công việc, ảnh hưởng kết quả công việc của mỗi cá nhân đến tổ chức, việc xây dựng bảng mô tả công việc cho từng vị trí, chức danh công việc là rất quan trọng. Bảng mô tả công việc giúp nhân viên kế toán có định hướng rõ ràng, có kế hoạch thực hiện công việc một cách cụ thể, biết được vai trò, tầm quan trọng công việc của mình trong tổ chức. Từ đó giúp nhân viên hoàn thành công việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian làm việc.
Việc ứng dụng hệ thống ERP đòi hỏi nhân viên kế toán sử dụng QAD ngoài các kỹ năng chuyên môn về nghiệp vụ kế toán, nhân viên cần có một số kỹ năng khác như kỹ năng về tiếng Anh (đối với QAD - phần mềm nước ngoài), kỹ năng máy tính, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng phân tích dữ liệu... Để đa dạng kĩ năng cho nhân viên, tổ chức cần thường xuyên mở các lớp đào tạo nâng cao các kỹ năng cần thiết cho nhân viên từ đó công việc sẽ được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả hơn.