7. Kết cấu khóa luận
2.2.6 Quy trình thu tiền theo hóa đơn
2.2.6.1 Cách thức thực hiện
> Ví dụ nghiệp vụ: Ngày 25/03/2021 nhận được giấy báo có của ngân hàng VCB về việc thanh toán tiền hóa đơn 2021/CIV000000011 của KH KSGS, khách đã trả trước theo phiếu thu 2021/0092 số tiền 10.000.000 VND, vào ngày 17/03/2021.
Cũng sử dụng một trong hai chương trình Petty Cash Create /BankingEntry
Create. Ở màn hình Banking Entry Create, nhập các thông tin cần thiết
Seđch for Invoices (A)
Customer/s uppber 1
KSG o _______
Include Customers
ffl Include Suppliers 0
Business Relation
Code 1__ ___ Include Invoices/CN s Include Al Entities B
Invoice Reference 1__ ____ Payment Reference 1___ 1
Shipper 1__ ___ Bank Account 1___ ____
Year/D ay book/Voucher 1__211 -’ll 0 Amount/Currency 1__ 0 00 23 ___ > ’ll 0. 001 0 Search 1
Allocate Gt Deduction 1 Balance
Payment
Selection Amount to Allocate 1 351.900,000 D - Balance 0 c
Prepay Amount Allocated 351.900.000 c - Voucher 000000027
Bus Rd ♦ Invoice Reference ♦ Shipper ♦ Due Date ■’ ♦ Open Balance TC ♦ D ♦ Inv
oi F I TCAIocated ♦ D <• TC Discount N e VNIT0000 1 2021/CASH IN/00000009 04/16/2021 1Ũ.ŨŨŨ.000 c VND I 5 10.000.000 0 0 — VNTĨ00001 2021/ỮV/000000011/KSG 04/12/2021 361,900,000 D VND H £1 361.900,000 c 0 Hình 2-14: Màn hình Allocate to Invoice
Trong màn hình Allocate to Invoice, KH đã có khoản trả trước 10 triệu đồng nên ở đây ta vừa tích chọn dòng thanh toán và dòng trả trước luôn để cấn trừ khoản trả trước và thanh toán.
- Bước 1: Nhập thông tin việc thu tiền theo hóa đơn cũng làm tương tự như thu trước KH tại màn hình đầu tiên này.
- Bước 2: Click phải chuột chọn Allocate to Invoice để mở ra màn hình mới hoặc double click chuột lên link xanh.
- Bước 3: Tìm kiếm KH có hóa đơn cần phải thu
(Include Customers: Check vào ô này để ô customer/supplier liệt kê danh sách KH; Customer/supplier: Chọn mã KH)
- Bước 4: Check chọn hóa đơn KH thanh toán hết hoặc nhập số tiền KH muốn thanh toán 1 phần ở TC paid.
(Nếu thu tiền bằng ngoại tệ thì click phải chuột lên hóa đơn rồi chọn Currency Detals để nhập tỷ giá và xem lãi lỗ tỷ giá. Nhập tỷ giá thực tế ở Accounting Rate. Nhấp OK để đóng cửa sổ.)
- Bước 5: Nhấn Save để Lưu nghiệp vụ thu tiền. 2.2.6.2 Định khoản nghiệp vụ thu tiền theo hóa đơn Nợ TK 13110000 - Phải thu KH
Trường hợp này định khoản trong hệ thống có ghi Nợ TK 13311000 - Phải thu KH: 10.000.000 vì để xóa định khoản Có TK 13311000 - Phải thu KH: 10.000.000 lúc KH trả trước.
GL Account ộ V Daybook c ÍT Description A V DaybookType ộ V
TC Debit VV TC Credit ộ V urC
13110000 BE-VND 2021/CASH-IN/ŨŨŨ... Banking Entries 10,000,000.00 0.00 V
N D
13110000 BE-VND 2021/CIVŨŨŨŨŨŨŨ... Banking Entries 0.00 3E1,900,000.00 V
N D
11211000 BE-VND KH K.SGS trà tiên h... Banking Entries 351,900,000.00 0.00 VN
Hình 2-15: Định khoản KH thanh toán 2.2.7 Báo cáo công nợ
- Customer aging analysis by group current: Nhóm dữ liệu phân tích tuổi nợ theo
khoảng thời gian, thể hiện thông tin số dư nợ của KH và các khoản đã quá hạn theo từng khoản thời gian do người dùng chọn, cũng có thể xem chi tiết theo từng HĐ, từng giao dịch,.. .(chi tiết xem tại phụ lục số 13)
- Customer activity dashboard: Tóm tắt công nợ: ngày đến hạn, số tiền, trạng thái
hóa đơn, số ngày quá hạn, hiển thị tất cả hóa đơn của KH, thông tin địa chỉ liên lạc,... (chi tiết xem tại phụ lục số 14)
- Customer balance view: Liệt kê số dư nợ cho từng KH. Hiển thị tất cả các
nghiệp vụ bán hàng, thu tiền từ người mua, cũng như tổng số nợ còn phải thu. Bảng báo cáo này nhằm giúp đơn vị đối chiếu với người mua, phát hiện sai sót hoặc gian lận của kế toán chế độ xem hiển thị số dư tài khoản trong Transaction Currency và Base
Curency, và chi tiết tín dụng của KH. (chi tiết xem tại phụ lục số 15)
2.3 Khảo sát về quy trình bán hàng - thu tiền trên phần mềm QAD ERP
2.3.1 Mục đích khảo sát
- Tìm hiểu mức độ hiểu biết của nhân viên đang sử dụng ứng dụng QAD cũng như kinh nghiệm làm việc, tiếp xúc với hệ thống QAD thuộc các phòng ban/ bộ phận khác nhau tại công ty. Qua đó có những cái nhìn đúng đắn hơn để hoạt động kiểm soát hiệu quả hơn với việc áp dụng các quy trình kinh doanh vào ứng dụng QAD, từ đó tổng hợp, phân tích và đưa ra những ưu điểm, hạn chế, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát.
- Tìm hiểu về hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàng - thu tiền trên ứng dụng QAD, đánh giá về chất lượng hoạt động kiểm soát tại công ty với các tiêu chí: phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận chức năng; quá trình xử lý thông tin; ủy quyền và xét duyệt; xử lý chứng từ sổ sách và tính dễ dàng sử dụng của hệ thống QAD. Qua đó tìm ra những hạn chế, rủi ro mà công ty cũng như hệ thống QAD gặp phải để giúp đánh giá được chất lượng hoạt động kiểm soát từ đó có những đề xuất cải tiến, nâng cao chất lượng kiểm soát phù hợp với những yêu cầu của ban quản trị.
- Đánh giá mức độ khả thi các đề xuất của tác giả về hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng - thu tiền: Sau khi phát hiện những hạn chế của hệ thống QAD, tác giả đã có một số kiến nghị giúp nâng cao chất lượng hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng - thu tiền ứng dụng hệ thống QAD tại công ty. Bảng câu hỏi ở phần này giúp tổng
hợp sự đồng tình của toàn bộ nhân viên với các đề xuất của tác giả, từ đó đánh giá sự khả thi khi áp dụng.
2.3.2 Phương pháp khảo sát và nội dung khảo sát
❖ Phương pháp khảo sát: Tác giả tiến hành khảo sát bằng cách gửi bảng câu hỏi
❖ Nội dung khảo sát: Được thực hiện thông qua bảng câu hỏi khảo sát, bảng câu hỏi sẽ thu thập những thông tin sau (chi tiết bảng khảo sát tại mục lục 6):
- Phần A: Thông tin về đối tượng thực hiện khảo sát đề tài - Phần B: Gồm 2 bảng câu hỏi dành cho đối tượng khảo sát
> Bảng 1: Đánh giá hệ thống QAD
> Bảng 2: Đánh giá chất lượng hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàng -
thu tiền trên ứng dụng QAD
- Phần C: Đánh giá mức độ khả thi các đề xuất của tác giả về hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng - thu tiền
2.3.3 Kết quả và phân tích khảo sát
Qua kết quả khảo sát bằng việc gửi phiếu khảo sát cho tất cả nhân viên cũng như người trực tiếp sử dụng hệ thống QAD cho thấy 100% người có hiểu biết về QAD trong đó chỉ có 26.67% người tiếp xúc với QAD dưới 1 năm tướng ứng với 8 người - đa phần là thực tập sinh đến từ các bộ phận, phần còn lại hiểu rõ và có kinh nghiệm khi nhắc tới QAD. Tất cả đều cho rằng ERP có thể chia sẽ dữ liệu một cách dễ dàng, thông tin được cập nhật kịp thời, dữ liệu luôn được kiểm tra, soát xét, dữ liệu tuy mở rộng nhưng có phân quyền nên luôn ở chế độ bảo mật cao nhất. Và điều quan trọng hơn nữa là thay đổi được phong cách làm việc của nhân viên, được áp dụng các công nghệ tiên tiến, đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc. (chi tiết thông tin đối tượng khảo sát tại phụ lục 7).
Số năm kinh nghiệm Số nhân viên % tương ứng
Từ 5 năm trở lên 11 37%
Từ 3 đến 5 năm 5 16%
Từ 1 đến 3 năm 6 20%
Dưới 1 năm 8 26%
Tổng 30 100%
Bảng 2-2: Kết quả khảo sát về đánh giá hệ thống QAD Đánh giá hệ thống QAD Mức độ đồng ý (%) Giá trị trung bình 1 2 3 4 5
Hệ thống QAD có những thông tin người
dùng cần - - 16.67 70 13.33 3.53
Hệ thống QAD cung cấp thông tin chính
xác, đầy đủ - - - 73.33 26.67 3.8
Hệ thống QAD được thiết kế cho mọi
cấp độ sử dụng - - 16.67 46.67 36.66 3.77
QAD được sử dụng bởi mọi bộ phận
trong tổ chức - 3.33 3.33 63.34 30 3.77
Sử dụng QAD có thể giúp doanh nghiệp của bạn đáp ứng các yêu cầu tuân thủ tốt
hơn - - - 30 70 4.1
QAD có thể xử lý lượng dữ liệu không
giới hạn và có khả năng mở rộng - - - 30 70 4.07
Dữ liệu lưu trữ trên QAD luôn được bảo
mật - - - 53.33 46.67 4.03
Những thông tin báo lỗi của hệ thống là
có ích cho tôi - - 3.33 60 36.67 3.7
Tôi khắc phục lỗi sai dễ dàng và nhanh
chóng khi sử dụng hệ thống - - 6.67 53.33 40 3.77
Các thông tin hướng dẫn luôn có sẵn và
Qua kết quả bảng 2-2, ta có thể thấy năng lực của hệ thống QAD ERP theo đánh giá của người sử dụng trực tiếp là tích cực. Mặc dù với giá trị trung bình không cao nhưng vẫn làm hài lòng hầu hết những người sử dụng. QAD với những năng lực hiện có và các thông tin hướng dẫn từ trong và ngoài nước rất tốt và hữu ích giúp người dùng thỏa mãn trong công việc, nâng cao năng suất làm việc. Luận văn sẽ trình bày một số phân tích nhằm làm rõ hơn kết quả khảo sát:
Thông tin và tài liệu hướng dẫn dành cho người sử dụng: Chất lượng và sự đầy đủ
của các tài liệu hỗ trợ rất quan trọng cho người sử dụng để họ có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả. Đa số người dùng ở các phòng ban hài lòng với các tài liệu hỗ trợ này với giá trị trung bình là 3.53 cho những thông tin cần thiết và 3.8 cho những thông tin chính xác, đầy đủ. QAD là phần mềm thiết kế sẵn của nước ngoài đảm bảo có các tài liệu dành cho người sử dụng rất toàn diện.
Chất lượng và tính sẵn có của hoạt động hỗ trợ: Dịch vụ hỗ trợ QAD là một thế
mạnh, người dùng có thể nhận điện thoại, trò chuyện trực tiếp, gửi phiếu hỗ trợ dựa trên web và thậm chí sử dụng cơ sở kiến thức của họ cho các câu hỏi phần mềm cũng như các tình huống sử dụng kinh doanh được đánh giá với số trung bình là 3.73. Những thông tin hỗ trợ linh hoạt giúp nhân viên hoàn thành công việc nhanh chóng, cắt giảm thời gian để giải quyết vấn đề của người sử dụng được đánh giá với giá trị trung bình là 4.1.
Tính năng cảnh báo: QAD thực hiện tốt trong việc cảnh báo người sử dụng các lỗi
có thể phát sinh do việc nhập dữ liệu sai, chẳng hạn như việc nhập dữ liệu hai lần cho cùng một nghiệp vụ phát sinh. Ứng dụng QAD cũng đưa ra cảnh báo căn cứ vào một số nguyên tắc kinh doanh, chẳng hạn như báo cho biết mặt hàng nào KH đã đặt mua nhưng mức dự trữ trong kho đã xuống dưới mức an toàn, hoặc cảnh báo khi một KH nào đó đã mua hàng vượt quá hạn mức tín dụng cho phép. Với tính năng cảnh báo này người sử dụng có thể khắc phục lỗi sai dễ dàng và nhanh chóng được đánh giá hài lòng là 3.77.
Bản địa hóa: Mặc dù, QAD có chức năng đa ngôn ngữ nhưng vẫn chưa có bản
tiếng Việt, điều đó gây khó khăn cho người sử dụng tại Việt Nam. Người dùng cảm thấy khó khăn hơn khi sử dụng ngôn ngữ nước ngoài, điều đó làm bất tiện cho những người yếu về khả năng ngôn ngữ tuy nhiên những thông tin, tài liệu sẵn có với ngôn ngữ Tiếng Việt có thể đáp ứng nhu cầu thích ứng của người dùng. Vì vậy tính năng này được đánh giá với số điểm phù hợp là 3.77 điểm.
Một số ý kiến cho rằng một số phần mềm ERP nước ngoài không thể bản địa hóa và điều chỉnh cho phù hợp với hệ thống kế toán Việt Nam (VAS) nhưng QAD hoàn toàn có thể điều chỉnh thiết kế hệ thống ERP nước ngoài cho phù hợp với yêu cầu trong nước. Vì vậy, QAD có khả năng tự động tạo các báo cáo giống như các mẫu của hệ thống kế toán Việt Nam, cập nhật thường xuyên khi các quy định và tiêu chuẩn có liên quan thay đổi sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu tuân thủ tốt hơn được đánh giá là 4.1 điểm trung bình.
Chế độ đa nhiệm: QAD có thể xử lý lượng dữ liệu không giới hạn và có khả năng
Các thông tin của hệ thống giúp tôi hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng
mở rộng. QAD giúp người sử dụng cảm thấy dễ dàng hơn khi có thể hỗ trợ việc sử dụng nhiều cửa sổ ứng dụng cùng một lúc. Chẳng hạn như cho phép người sử dụng có thể mở và làm việc trên cửa sổ/màn hình công nợ phải trả trong khi chưa hoàn tất việc nhập dữ liệu trên cửa sổ công nợ phải thu. Tính năng này hoàn toàn làm hài lòng người dùng với điểm trung bình là 4.07.
Bảo mật thông tin: Các dữ liệu lưu trữ trên hệ thống QAD luôn được bảo mật,
những người có thẩm quyền, chức trách trong công ty mới có thể truy cập. Chức năng bảo mật của QAD nhận được đánh giá hài lòng từ những người sử dụng là 4.03.
Bảng 2-3: Kết quả khảo sát về chất lượng hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàng - thu tiền trên ứng dụng QAD
Đánh giá chất lượng hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàng - thu
tiền trên ứng dụng QAD
Mức độ đồng ý (%) Giá
trị trung
bình
1 2 3 4 5
Phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận chức năng
1
Mỗi cá nhân sử dụng một tài khoản riêng biệt, được phân định rõ ràng quyền truy cập bảo đảm hạn chế sửa
đổi dữ liệu. - - - 26.67 73.33 4.73
2
Hệ thống thực hiện tốt việc phân chia và giới hạn quyền truy cập vào ứng dụng QAD với từng người sử dụng.
- - - 56.67 43.33 4.43
3 Các nhân viên hiểu rõ cách thức làmviệc trên ứng dụng QAD - - 10 50 40 4.3
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
4
Ứng dụng QAD giúp đảm bảo các hóa đơn, phiếu thu tiền, chứng từ gửi hàng và phiếu xuất kho được đánh số liên tục khi sử dụng không
gây trùng lặp. - - - 26.67 73.33 4.73
5 Những dữ liệu được lưu, ứng dụngQAD hỗ trợ sao lưu định kỳ để đề
6
Ứng dụng QAD chạy trên nền tảng Web online tiện lợi cho việc chuyển,
duyệt các chứng từ từ xa. - - - 63.33 36.67 74.3
Ủy quyền và xét duyệt
7
Ứng dụng QAD giúp đảm bảo các công tác thực hiện dưới sự phê chuẩn của người phụ trách có thẩm quyền.
- - - 36.67 63.33 34.6
8
Ban giám đốc/ người có thẩm quyền xét duyệt trực tiếp thông qua tính năng gửi mail, gửi thông tin, mệnh lệnh, trao đổi kết quả dễ dàng trên
ứng dụng QAD. - - - 23.33 76.67
4.7 7
9
Người quản lý có thể lạm dụng khả năng can thiệp của mình vào các hoạt động xử lý điều chỉnh, sửa đổi
số liệu, xét duyệt. - - - 33.37 63.33 74.6
10 Với ứng dụng QAD, dữ liệu luônđược kiểm tra, soát xét kịp thời. - - - 56.67 43.33 34.4
Kiểm soát chứng từ sổ sách
11 Ứng dụng QAD hỗ trợ đầy đủ cácform mẫu báo cáo chuẩn (biểu mẫu). - - 3.33 60 36.67 34.3
12
Tất cả những giấy báo có tồn tại khoản nợ đối với nhà cung cấp đều nhận được đầy đủ và ứng dụng QAD hỗ trợ theo dõi, đối chiếu cùng với