7. Kết cấu khóa luận
3.1 Nhận xét về hoạt động kiểm soát quy trình bán hàn g thu tiền trên ứng dụng
lượng thông tin cũng cần được kiểm tra thường xuyên từ những phản hồi của người sử dụng. Doanh nghiệp cũng nên rà soát lại yêu cầu từ người dùng để tránh tình trạng thông tin được chuyển đến không đúng đối tượng, không đúng thời điểm.
- về giám sát
Như đã biết, một bộ phận không thể thực hiện được nhiệm vụ nếu bộ phận trước đó chưa thực hiện. Công tác giám sát tính tuân thủ quy trình hoạt động cũng cần được thực hiện định kỳ, xem xét tính phù hợp của quy trình với thực tế đang diễn ra, từ đó tiến hành cải tiến quy trình, cập nhật sửa đổi thường xuyên để phù hợp tình hình mới. Bên cạnh đó, công ty nên sử dụng mật khẩu hay các chương trình nhận dạng khác để kiểm soát việc truy cập hệ thống cũng như tính tuân thủ quy trình hoạt động của các nhân viên. Người dùng đồng ý với điểm giá trị trung bình là 4.67
Doanh nghiệp nên thiết lập kế hoạch chiến lược an ninh đối với hệ thống máy tính nhằm bảo đảm an toàn mạng, internet, kết nối trong hệ thống, lưu trữ và sao lưu dự phòng. Hơn thế nữa, để thuận tiện cho việc giám sát, doanh nghiệp nên hỗ trợ đầy đủ nguồn lực (máy tính, ứng dụng xử lý dữ liệu, nhân lực tạm thời) nhằm hỗ trợ cho nhân viên thực hiện nhiệm vụ. Đồng thời, những người có thẩm quyền dễ dàng kiểm soát hoạt động, thao tác của nhân viên cấp dưới nhằm kịp thời can thiệp và hỗ trợ khi có sai sót xảy ra. Khi được hỗ trợ đầy đủ nguồn lực, nhân viên có thể làm việc đồng bộ, năng suất làm việc tăng đồng thời giúp tiến độ hoàn thành nhanh hơn với 4.6 điểm trung bình.
Nói tóm lại, công việc đánh giá giúp cho doanh nghiệp nhận ra những điểm đã làm được và chưa làm được, tìm hiểu nguyên nhân và rút ra những bài học kinh nghiệm giúp ích cho quá trình phát triển hệ thống sau này.
CHƯƠNG III: NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG GIÚP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG QUY TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRÊN PHẦN MỀM QAD ERP
3.1 Nhận xét về hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng - thu tiền trên ứngdụng dụng
QAD
3.1.1 Ưu điểm
Qua tìm hiểu và khảo sát thực tế tại công ty, luận văn đã rút ra một số ưu điểm của hệ thống QAD:
> Việc ứng dụng hệ thống QAD đã làm tăng năng suất lao động của nhân viên
trong bộ phận kế toán do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn.
> Giảm bớt khối lượng thủ tục các văn bản giấy tờ thông qua việc hỗ trợ các định dạng trực tuyến cho phép cập nhật và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng. QAD giúp cho nhân viên trong công ty nói chung và bộ phận kế toán tài chính nói riêng giảm thiểu những sai sót trong hạch toán.
> Đối với phân hệ kế toán phải thu, QAD cho phép tự động hóa các định khoản
như: ghi nhận hóa đơn, thanh toán hóa đơn, nhận các khoản ứng trước từ KH... Tính năng này hỗ trợ nhân viên kế toán phải trả tăng khả năng kiểm soát hóa đơn và quản lý quá trình thanh toán, từ đó nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian, và loại bỏ các thao tác thủ công hạn chế những khó khăn trong quá trình thanh toán hóa đơn.
> Quản lý công nợ KH hiệu quả là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến tình
hình tài chính của doanh nghiệp. Với QAD, doanh nghiệp sẽ có một hệ thống theo dõi công nợ hoàn chỉnh, các phát sinh được cập nhật liên tục và chính xác. Đồng thời, bộ phận kế toán công nợ có thể thường xuyên kiểm soát thời hạn nợ, tính tuổi nợ để phân loại KH, sớm phát hiện các khoản nợ có vấn đề, nhằm xử lý kịp thời), hạn chế tồn đọng các khoản nợ quá hạn:
- Người dùng có thể dễ dàng truy xuất thông tin KH, kiểm soát quy trình luân chuyển hóa đơn, quản lý công nợ và xuất báo cáo.
- QAD giúp doanh nghiệp quản lý và lưu trữ toàn bộ thông tin KH một cách chuẩn hóa và tập trung, cập nhật thông tin kịp thời giúp tìm kiếm dễ dàng, nhanh chóng và chính xác, người dùng chỉ cần nhập tên công ty, mã công ty, mã số thuế...
- Ngoài việc thêm mới và quản lý thông tin, tính năng bảo mật của phần mềm còn cho phép phân quyền truy cập đến từng cá nhân giúp kiểm soát chặt chẽ và đảm bảo tính an toàn của dữ liệu. Người dùng có thể tạo hóa đơn tự động hoặc thủ công, ghi nhận công nợ, điều chỉnh tăng giảm, bù trừ công nợ và hủy hóa đơn.. .có thể xem và điều chỉnh các chứng từ khi được phân quyền.
- QAD còn hỗ trợ tiện ích cho phép tải tệp đính kèm vào chứng từ hóa đơn và cho phép lưu nháp hóa đơn. Hóa đơn phải thu có thể được chuyển qua nhiều trạng thái kiểm duyệt, tùy vào yêu cầu của doanh nghiệp.
- Phần mềm QAD còn hỗ trợ thống kê công nợ, đánh giá khả năng thanh toán của KH thông qua hệ thống biểu đồ đa dạng. Từ đó, xuất biên bản đối chiếu công nợ khi có yêu cầu từ KH hoặc gửi thư nhắc nợ. Thư nhắc nợ là 1 tính năng tiện lợi của QAD, cho phép người dùng tạo và gửi thư cho những khoản nợ quá hạn của KH.
quản trị để theo dõi công nợ, đánh giá KH nhằm đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác. Không chỉ cho phép xem trực tiếp trên hệ thống, phần mềm còn hỗ trợ người dùng xuất dữ liệu hay báo cáo ra excel, pdf,..