7. Kết cấu khóa luận
2.2.2.1 Sơ đồ nghiệp vụ bán hàng có chiết khấu thương mại
Quy trình này được áp dụng để ghi nhận khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho KH mua hàng với khối lượng lớn.
Sơ đồ 2-2: Quy trình nghiệp vụ chiết khấu thương mại
Nguồn: Công ty TNHH Think Next
Diễn giải quy trình bán hàng có chiết khấu thương mại (chi tiết tại phụ lục số 3) 2.2.2.2 Cách thức thực hiện
Khi thực hiện quy trình bán hàng có ghi nhận chiết khấu: Nhân viên Phòng kinh doanh tạo đơn đặt hàng có ghi nhận khoản chiết khấu trong đơn hàng. Sau đó lần lượt thực hiện các bước tiếp theo tương tự quy trình bán hàng thông thường.
- Khi xuất hóa đơn GTGT (chi tiết xem tại phụ lục số 12) Nợ TK Phải thu KH (13110000)
Nợ TK Chiết khấu thương mại (52100000) Có TK Doanh thu bán hàng (51110000)
Có TK Thuế GTGT đầu ra (33311000) - Tiền thuế GTGT tính trên doanh thu đã trừ đi chiết khấu
GL Account ộ Y D ayboo ... T Descrip A T Daybook Type V> TC Debit ộ V TC Credit ộ V Cur
52110000 CIV Posted Invoice Customer Invoices 5,250,000.00 0.00 VN
D
H 51110000 CIV Posted Invoice Customer Invoices 0.00 105,000,000.00 VN
D
33311000 CIV Posted Invoice Customer Invoices 0.00 9,975,000.00 VND
13110000 CIV Posted Invoice Customer Invoices 109,725,000.00 Ũ.ŨŨ VN
D
Hình 2-4: Định khoản khi xuất hóa đơn
2.2.3 Quy trình điều chỉnh hóa đơn
2.2.3.1 Sơ đồ quy trình điều chỉnh hóa đơn
Quy trình này được áp dụng để điều chỉnh các sai sót phát sinh trong quá trình tạo lập hóa đơn GTGT.
Sơ đô 2-3: Quy trình nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn
Nguồn: Công ty TNHH Think Next
2.2.3.2 Cách thức thực hiện nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn
> Ví dụ nghiệp vụ: Ngày 16/03/2021 điều chỉnh giảm tiền vận chuyển của KH C0000148 theo số hóa đơn 2021/CUST-IV/000000110 do ghi sai, số tiền: 110.000 VND.
Sử dụng chương trình Customer Invoice Create để tạo hóa đơn ghi giảm công nợ, làm tương tự như tạo hóa đơn bình thường, lưu ý một số bước.
Tại Tab General:
- Chọn Invoice Type là Credit Note- để ghi đảo bút toán (3).
- Daybook Code: CUST-CN: Ghi nhận các nghiệp vụ điều chỉnh giảm doanh thu bằng cách ghi đảo, loại Daybook: Customer Credit Notes. (5)
- Link to Invoice: chọn hóa đơn gốc cần điều chỉnh (ô này bắt buộc điền) (10). - Adjustment: Chọn sổ ghi nhận điều chỉnh (CUST-ADJ: Ghi nhận các bút toán điều chỉnh do hệ thống tự động tạo ra khi phát sinh một nghiệp vụ điều chỉnh công nợ, loại Daybook: Customer Adjustments) (11).
Hình 2-5: Chương trình đê điều chỉnh hóa đơn Tab Tax: chọn loại thuế xuất như hóa đơn gốc
Tab CI Posting: Chọn lại tài khoản Sales account đúng như trên hóa đơn gốc. Sau khi kiểm tra thông tin rồi nhấn save để lưu nghiệp vụ.
Sau khi link thì hóa đơn điều chỉnh giảm (hóa đơn nào có số tiền ít hơn sẽ bị đóng) còn hóa đơn kia có số tiền giảm xuống một khoản đúng bằng với hóa đơn điều chỉnh giảm.
Hình 2-6: Xem các hóa đơn đã tạo
❖ Định khoản nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn
Tạo hóa đơn giảm công nợ, ghi nhận bút toán: Nợ TK 51130000 - doanh thu cung cấp dịch vụ Nợ TK 33310000 - Thuế GTGT đầu ra (nếu có)
Có TK 13110000 - Phải thu KH
GL Account ộ T Dayboo .. T Descrip A V Daybook Type C7 TC Debit ộ V TC Credit ộ V Cu
r
13110000 CUST-
CN
HĐ Điều chình... Customer Credit Notes
0.00 110,000.00 V
N
33311000 CUST-
CN
HĐ Điều chình... Customer Credit Notes
10,000.00 0.00 V
N
51130000 CN CUST- HĐ Điều chình... Customer Credit Notes 100,000.00 ũ.ũũ VN
2.2.4 Quy trình hủy hóa đơn công nợ thủ công
2.2.4.1 Sơ đồ quy trình hủy hóa đơn công nợ thủ công
Nguồn: Công ty TNHH Think Next
2.2.4.2 Cách thưc thực hiện nghiệp vụ hủy hóa đơn công nợ thủ công Nợ TK 51110000 - DT bán hàng
Nợ TK 33310000 - Thuế GTGT đầu ra (nếu có) Có TK 13110000 - Phải thu KH GL Account 5111000 0 c V Dejtook c CIV 0 T Vouch V T DeictptKXi 000000013 Posted Invoke 0 1 Ĩ Cu c V WD ’ 1C Detxt 0 V 000 TC Ctedt 0 V 8 c 483 000.000 00 wo 1311000 0 crv 000000013 Posted Invoice wo 531.300.00000 0 00 wo 3331103
0 CIV 000000013 Posted Invoice wo 000 48,300.000 00 WO
6320000
0 165-60 000000012 185-80 $0105971 wo 374,000.000 00 0 00 wo
1561000
0 ISS-S0 000000012 ISS SO 60105971 wo 000 374.000,000.00 wo
Hình 2-8: Định khoản khi bán hàng
GL Account c V Dajhook V Y VoiKhet c V Descipbon cv Cu 07 TC Deb* Ỉ T TCQedt c V 8 Í
5111000 0 CCN 000000003 Posted Invoice WO 483.000.000 00 0 00 WD 1311000 0 CCN 000000003 Posted Invoice wo 000 531.300.000 00 WO 3331100 0 CCN 000000003 Posted Invoke wo 48.300.000 00 0 00 WD 6320000 0 166-60 000000013 155-50 60105971 wo 000 374,000.000 00 wo 15610000 185-60 000000013 156-50 50105971 WD 374,000,000.00 0 00 wo Hình 2-9: Định
khoản khi hủy hóa đơn
2.2.5 Quy trình thực hiện nghiệp vụ thu tiền
2.2.5.1 Nghiệp vụ ghi nhận khoản trả trước, đặt cọc của KH
> Ví dụ nghiệp vụ: Ngày 17/03/2021 KH KSGS trả trước tiền cho hóa đơn 2021/CIV000000011, số tiền 10.000.000 VND.
Tạo phiếu thu sử dụng chương trình Petty Cash Create đối với tiền mặt hoặc
Banking Entry Create đối với tiền gửi ngân hàng.
Các bước thực hiện:
- Bước 1: GL Account: Chọn tài khoản tiền mặt muốn hạch toán - Bước 2: Description: Nhập nội dung mô tả cho nghiệp vụ - Bước 3: TC Amount: Nhập số tiền nhận được từ người nộp - Bước 4: Chọn In để hệ thống hiểu đây là nghiệp vụ thu tiền
(Chú ý: Ở màn hình này, status luôn là Unallocate, sau khi thực hiện xong nghiệp vụ nó sẽ chuyển sang Allocated, lúc này mới có thể lưu được nghiệp vụ.)
- Bước 5: Nhấp phải chuột và chọn vào đây để mở ra màn hình mới tiếp tục công việc hoặc có thể double click vào link xanh để mở màn hình mới nhanh hơn. Chọn Allocation to Invoice.
Hình 2-10: Màn hình Petty Cash Create
Sau khi chọn Allocation to Invoice. Chọn Prepay để làm nghiệp vụ thu trước/đặt cọc
Hình 2-11: Allocation to Invoice
- Bước 2: Invoice description: Mô tả nghiệp vụ
- Bước 3: TC prepayment amount: Số tiền thu trước của KH
- Bước 4: Exchange rate: Nhập tỷ giá thời điểm phát sinh nghiệp vụ (nếu có) - Bước 5: Nhấn OK: Lưu nghiệp vụ
Sau đó nhấn vào SAVE để lưu nghiệp vụ: trạng thái chuyển sang Allocated
Hình 2-12: Màn hình Petty Cash Create - Status Allocated Màn hình xuất hiện phiếu thu có dạng: (xem chi tiết tại phụ lục số 12) 2.2.5.2 Định khoản nghiệp vụ ghi nhận khoản trả trước, đặt cọc của KH Nợ TK 13110000 - Phải thu KH
Có TK 11110000 - Tiền mặt VND
GL Account ộ V Daybook c > T Daybook Type 0 V TC Debit 0 V TC Credit 0 V C
ur 1111ŨŨŨ
Ũ
CASH-IN Cash Entries 10,000,000.00 0.00 V
N
13110000 CASH-IN Cash Entries 0.00 10,000,000.00 V
N
2.2.6 Quy trình thu tiền theo hóa đơn2.2.6.1 Cách thức thực hiện 2.2.6.1 Cách thức thực hiện
> Ví dụ nghiệp vụ: Ngày 25/03/2021 nhận được giấy báo có của ngân hàng VCB về việc thanh toán tiền hóa đơn 2021/CIV000000011 của KH KSGS, khách đã trả trước theo phiếu thu 2021/0092 số tiền 10.000.000 VND, vào ngày 17/03/2021.
Cũng sử dụng một trong hai chương trình Petty Cash Create /BankingEntry
Create. Ở màn hình Banking Entry Create, nhập các thông tin cần thiết
Seđch for Invoices (A)
Customer/s uppber 1
KSG o _______
Include Customers
ffl Include Suppliers 0
Business Relation
Code 1__ ___ Include Invoices/CN s Include Al Entities B
Invoice Reference 1__ ____ Payment Reference 1___ 1
Shipper 1__ ___ Bank Account 1___ ____
Year/D ay book/Voucher 1__211 -’ll 0 Amount/Currency 1__ 0 00 23 ___ > ’ll 0. 001 0 Search 1
Allocate Gt Deduction 1 Balance
Payment
Selection Amount to Allocate 1 351.900,000 D - Balance 0 c
Prepay Amount Allocated 351.900.000 c - Voucher 000000027
Bus Rd ♦ Invoice Reference ♦ Shipper ♦ Due Date ■’ ♦ Open Balance TC ♦ D ♦ Inv
oi F I TCAIocated ♦ D <• TC Discount N e VNIT0000 1 2021/CASH IN/00000009 04/16/2021 1Ũ.ŨŨŨ.000 c VND I 5 10.000.000 0 0 — VNTĨ00001 2021/ỮV/000000011/KSG 04/12/2021 361,900,000 D VND H £1 361.900,000 c 0 Hình 2-14: Màn hình Allocate to Invoice
Trong màn hình Allocate to Invoice, KH đã có khoản trả trước 10 triệu đồng nên ở đây ta vừa tích chọn dòng thanh toán và dòng trả trước luôn để cấn trừ khoản trả trước và thanh toán.
- Bước 1: Nhập thông tin việc thu tiền theo hóa đơn cũng làm tương tự như thu trước KH tại màn hình đầu tiên này.
- Bước 2: Click phải chuột chọn Allocate to Invoice để mở ra màn hình mới hoặc double click chuột lên link xanh.
- Bước 3: Tìm kiếm KH có hóa đơn cần phải thu
(Include Customers: Check vào ô này để ô customer/supplier liệt kê danh sách KH; Customer/supplier: Chọn mã KH)
- Bước 4: Check chọn hóa đơn KH thanh toán hết hoặc nhập số tiền KH muốn thanh toán 1 phần ở TC paid.
(Nếu thu tiền bằng ngoại tệ thì click phải chuột lên hóa đơn rồi chọn Currency Detals để nhập tỷ giá và xem lãi lỗ tỷ giá. Nhập tỷ giá thực tế ở Accounting Rate. Nhấp OK để đóng cửa sổ.)
- Bước 5: Nhấn Save để Lưu nghiệp vụ thu tiền. 2.2.6.2 Định khoản nghiệp vụ thu tiền theo hóa đơn Nợ TK 13110000 - Phải thu KH
Trường hợp này định khoản trong hệ thống có ghi Nợ TK 13311000 - Phải thu KH: 10.000.000 vì để xóa định khoản Có TK 13311000 - Phải thu KH: 10.000.000 lúc KH trả trước.
GL Account ộ V Daybook c ÍT Description A V DaybookType ộ V
TC Debit VV TC Credit ộ V urC
13110000 BE-VND 2021/CASH-IN/ŨŨŨ... Banking Entries 10,000,000.00 0.00 V
N D
13110000 BE-VND 2021/CIVŨŨŨŨŨŨŨ... Banking Entries 0.00 3E1,900,000.00 V
N D
11211000 BE-VND KH K.SGS trà tiên h... Banking Entries 351,900,000.00 0.00 VN
Hình 2-15: Định khoản KH thanh toán 2.2.7 Báo cáo công nợ
- Customer aging analysis by group current: Nhóm dữ liệu phân tích tuổi nợ theo
khoảng thời gian, thể hiện thông tin số dư nợ của KH và các khoản đã quá hạn theo từng khoản thời gian do người dùng chọn, cũng có thể xem chi tiết theo từng HĐ, từng giao dịch,.. .(chi tiết xem tại phụ lục số 13)
- Customer activity dashboard: Tóm tắt công nợ: ngày đến hạn, số tiền, trạng thái
hóa đơn, số ngày quá hạn, hiển thị tất cả hóa đơn của KH, thông tin địa chỉ liên lạc,... (chi tiết xem tại phụ lục số 14)
- Customer balance view: Liệt kê số dư nợ cho từng KH. Hiển thị tất cả các
nghiệp vụ bán hàng, thu tiền từ người mua, cũng như tổng số nợ còn phải thu. Bảng báo cáo này nhằm giúp đơn vị đối chiếu với người mua, phát hiện sai sót hoặc gian lận của kế toán chế độ xem hiển thị số dư tài khoản trong Transaction Currency và Base
Curency, và chi tiết tín dụng của KH. (chi tiết xem tại phụ lục số 15)
2.3 Khảo sát về quy trình bán hàng - thu tiền trên phần mềm QAD ERP
2.3.1 Mục đích khảo sát
- Tìm hiểu mức độ hiểu biết của nhân viên đang sử dụng ứng dụng QAD cũng như kinh nghiệm làm việc, tiếp xúc với hệ thống QAD thuộc các phòng ban/ bộ phận khác nhau tại công ty. Qua đó có những cái nhìn đúng đắn hơn để hoạt động kiểm soát hiệu quả hơn với việc áp dụng các quy trình kinh doanh vào ứng dụng QAD, từ đó tổng hợp, phân tích và đưa ra những ưu điểm, hạn chế, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát.
- Tìm hiểu về hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàng - thu tiền trên ứng dụng QAD, đánh giá về chất lượng hoạt động kiểm soát tại công ty với các tiêu chí: phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận chức năng; quá trình xử lý thông tin; ủy quyền và xét duyệt; xử lý chứng từ sổ sách và tính dễ dàng sử dụng của hệ thống QAD. Qua đó tìm ra những hạn chế, rủi ro mà công ty cũng như hệ thống QAD gặp phải để giúp đánh giá được chất lượng hoạt động kiểm soát từ đó có những đề xuất cải tiến, nâng cao chất lượng kiểm soát phù hợp với những yêu cầu của ban quản trị.
- Đánh giá mức độ khả thi các đề xuất của tác giả về hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng - thu tiền: Sau khi phát hiện những hạn chế của hệ thống QAD, tác giả đã có một số kiến nghị giúp nâng cao chất lượng hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng - thu tiền ứng dụng hệ thống QAD tại công ty. Bảng câu hỏi ở phần này giúp tổng
hợp sự đồng tình của toàn bộ nhân viên với các đề xuất của tác giả, từ đó đánh giá sự khả thi khi áp dụng.
2.3.2 Phương pháp khảo sát và nội dung khảo sát
❖ Phương pháp khảo sát: Tác giả tiến hành khảo sát bằng cách gửi bảng câu hỏi
❖ Nội dung khảo sát: Được thực hiện thông qua bảng câu hỏi khảo sát, bảng câu hỏi sẽ thu thập những thông tin sau (chi tiết bảng khảo sát tại mục lục 6):
- Phần A: Thông tin về đối tượng thực hiện khảo sát đề tài - Phần B: Gồm 2 bảng câu hỏi dành cho đối tượng khảo sát
> Bảng 1: Đánh giá hệ thống QAD
> Bảng 2: Đánh giá chất lượng hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàng -
thu tiền trên ứng dụng QAD
- Phần C: Đánh giá mức độ khả thi các đề xuất của tác giả về hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng - thu tiền
2.3.3 Kết quả và phân tích khảo sát
Qua kết quả khảo sát bằng việc gửi phiếu khảo sát cho tất cả nhân viên cũng như người trực tiếp sử dụng hệ thống QAD cho thấy 100% người có hiểu biết về QAD trong đó chỉ có 26.67% người tiếp xúc với QAD dưới 1 năm tướng ứng với 8 người - đa phần là thực tập sinh đến từ các bộ phận, phần còn lại hiểu rõ và có kinh nghiệm khi nhắc tới QAD. Tất cả đều cho rằng ERP có thể chia sẽ dữ liệu một cách dễ dàng, thông tin được cập nhật kịp thời, dữ liệu luôn được kiểm tra, soát xét, dữ liệu tuy mở rộng nhưng có phân quyền nên luôn ở chế độ bảo mật cao nhất. Và điều quan trọng hơn nữa là thay đổi được phong cách làm việc của nhân viên, được áp dụng các công nghệ tiên tiến, đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc. (chi tiết thông tin đối tượng khảo sát tại phụ lục 7).
Số năm kinh nghiệm Số nhân viên % tương ứng
Từ 5 năm trở lên 11 37%
Từ 3 đến 5 năm 5 16%
Từ 1 đến 3 năm 6 20%
Dưới 1 năm 8 26%
Tổng 30 100%
Bảng 2-2: Kết quả khảo sát về đánh giá hệ thống QAD Đánh giá hệ thống QAD Mức độ đồng ý (%) Giá trị trung bình 1 2 3 4 5
Hệ thống QAD có những thông tin người
dùng cần - - 16.67 70 13.33 3.53
Hệ thống QAD cung cấp thông tin chính
xác, đầy đủ - - - 73.33 26.67 3.8
Hệ thống QAD được thiết kế cho mọi
cấp độ sử dụng - - 16.67 46.67 36.66 3.77
QAD được sử dụng bởi mọi bộ phận
trong tổ chức - 3.33 3.33 63.34 30 3.77
Sử dụng QAD có thể giúp doanh nghiệp của bạn đáp ứng các yêu cầu tuân thủ tốt
hơn - - - 30 70 4.1
QAD có thể xử lý lượng dữ liệu không
giới hạn và có khả năng mở rộng - - - 30 70 4.07
Dữ liệu lưu trữ trên QAD luôn được bảo
mật - - - 53.33 46.67 4.03
Những thông tin báo lỗi của hệ thống là
có ích cho tôi - - 3.33 60 36.67 3.7
Tôi khắc phục lỗi sai dễ dàng và nhanh
chóng khi sử dụng hệ thống - - 6.67 53.33 40 3.77
Các thông tin hướng dẫn luôn có sẵn và