7. Kết cấu khóa luận
2.3.3 Kết quả và phân tích khảo sát
Qua kết quả khảo sát bằng việc gửi phiếu khảo sát cho tất cả nhân viên cũng như người trực tiếp sử dụng hệ thống QAD cho thấy 100% người có hiểu biết về QAD trong đó chỉ có 26.67% người tiếp xúc với QAD dưới 1 năm tướng ứng với 8 người - đa phần là thực tập sinh đến từ các bộ phận, phần còn lại hiểu rõ và có kinh nghiệm khi nhắc tới QAD. Tất cả đều cho rằng ERP có thể chia sẽ dữ liệu một cách dễ dàng, thông tin được cập nhật kịp thời, dữ liệu luôn được kiểm tra, soát xét, dữ liệu tuy mở rộng nhưng có phân quyền nên luôn ở chế độ bảo mật cao nhất. Và điều quan trọng hơn nữa là thay đổi được phong cách làm việc của nhân viên, được áp dụng các công nghệ tiên tiến, đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc. (chi tiết thông tin đối tượng khảo sát tại phụ lục 7).
Số năm kinh nghiệm Số nhân viên % tương ứng
Từ 5 năm trở lên 11 37%
Từ 3 đến 5 năm 5 16%
Từ 1 đến 3 năm 6 20%
Dưới 1 năm 8 26%
Tổng 30 100%
Bảng 2-2: Kết quả khảo sát về đánh giá hệ thống QAD Đánh giá hệ thống QAD Mức độ đồng ý (%) Giá trị trung bình 1 2 3 4 5
Hệ thống QAD có những thông tin người
dùng cần - - 16.67 70 13.33 3.53
Hệ thống QAD cung cấp thông tin chính
xác, đầy đủ - - - 73.33 26.67 3.8
Hệ thống QAD được thiết kế cho mọi
cấp độ sử dụng - - 16.67 46.67 36.66 3.77
QAD được sử dụng bởi mọi bộ phận
trong tổ chức - 3.33 3.33 63.34 30 3.77
Sử dụng QAD có thể giúp doanh nghiệp của bạn đáp ứng các yêu cầu tuân thủ tốt
hơn - - - 30 70 4.1
QAD có thể xử lý lượng dữ liệu không
giới hạn và có khả năng mở rộng - - - 30 70 4.07
Dữ liệu lưu trữ trên QAD luôn được bảo
mật - - - 53.33 46.67 4.03
Những thông tin báo lỗi của hệ thống là
có ích cho tôi - - 3.33 60 36.67 3.7
Tôi khắc phục lỗi sai dễ dàng và nhanh
chóng khi sử dụng hệ thống - - 6.67 53.33 40 3.77
Các thông tin hướng dẫn luôn có sẵn và
Qua kết quả bảng 2-2, ta có thể thấy năng lực của hệ thống QAD ERP theo đánh giá của người sử dụng trực tiếp là tích cực. Mặc dù với giá trị trung bình không cao nhưng vẫn làm hài lòng hầu hết những người sử dụng. QAD với những năng lực hiện có và các thông tin hướng dẫn từ trong và ngoài nước rất tốt và hữu ích giúp người dùng thỏa mãn trong công việc, nâng cao năng suất làm việc. Luận văn sẽ trình bày một số phân tích nhằm làm rõ hơn kết quả khảo sát:
Thông tin và tài liệu hướng dẫn dành cho người sử dụng: Chất lượng và sự đầy đủ
của các tài liệu hỗ trợ rất quan trọng cho người sử dụng để họ có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả. Đa số người dùng ở các phòng ban hài lòng với các tài liệu hỗ trợ này với giá trị trung bình là 3.53 cho những thông tin cần thiết và 3.8 cho những thông tin chính xác, đầy đủ. QAD là phần mềm thiết kế sẵn của nước ngoài đảm bảo có các tài liệu dành cho người sử dụng rất toàn diện.
Chất lượng và tính sẵn có của hoạt động hỗ trợ: Dịch vụ hỗ trợ QAD là một thế
mạnh, người dùng có thể nhận điện thoại, trò chuyện trực tiếp, gửi phiếu hỗ trợ dựa trên web và thậm chí sử dụng cơ sở kiến thức của họ cho các câu hỏi phần mềm cũng như các tình huống sử dụng kinh doanh được đánh giá với số trung bình là 3.73. Những thông tin hỗ trợ linh hoạt giúp nhân viên hoàn thành công việc nhanh chóng, cắt giảm thời gian để giải quyết vấn đề của người sử dụng được đánh giá với giá trị trung bình là 4.1.
Tính năng cảnh báo: QAD thực hiện tốt trong việc cảnh báo người sử dụng các lỗi
có thể phát sinh do việc nhập dữ liệu sai, chẳng hạn như việc nhập dữ liệu hai lần cho cùng một nghiệp vụ phát sinh. Ứng dụng QAD cũng đưa ra cảnh báo căn cứ vào một số nguyên tắc kinh doanh, chẳng hạn như báo cho biết mặt hàng nào KH đã đặt mua nhưng mức dự trữ trong kho đã xuống dưới mức an toàn, hoặc cảnh báo khi một KH nào đó đã mua hàng vượt quá hạn mức tín dụng cho phép. Với tính năng cảnh báo này người sử dụng có thể khắc phục lỗi sai dễ dàng và nhanh chóng được đánh giá hài lòng là 3.77.
Bản địa hóa: Mặc dù, QAD có chức năng đa ngôn ngữ nhưng vẫn chưa có bản
tiếng Việt, điều đó gây khó khăn cho người sử dụng tại Việt Nam. Người dùng cảm thấy khó khăn hơn khi sử dụng ngôn ngữ nước ngoài, điều đó làm bất tiện cho những người yếu về khả năng ngôn ngữ tuy nhiên những thông tin, tài liệu sẵn có với ngôn ngữ Tiếng Việt có thể đáp ứng nhu cầu thích ứng của người dùng. Vì vậy tính năng này được đánh giá với số điểm phù hợp là 3.77 điểm.
Một số ý kiến cho rằng một số phần mềm ERP nước ngoài không thể bản địa hóa và điều chỉnh cho phù hợp với hệ thống kế toán Việt Nam (VAS) nhưng QAD hoàn toàn có thể điều chỉnh thiết kế hệ thống ERP nước ngoài cho phù hợp với yêu cầu trong nước. Vì vậy, QAD có khả năng tự động tạo các báo cáo giống như các mẫu của hệ thống kế toán Việt Nam, cập nhật thường xuyên khi các quy định và tiêu chuẩn có liên quan thay đổi sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu tuân thủ tốt hơn được đánh giá là 4.1 điểm trung bình.
Chế độ đa nhiệm: QAD có thể xử lý lượng dữ liệu không giới hạn và có khả năng
Các thông tin của hệ thống giúp tôi hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng
mở rộng. QAD giúp người sử dụng cảm thấy dễ dàng hơn khi có thể hỗ trợ việc sử dụng nhiều cửa sổ ứng dụng cùng một lúc. Chẳng hạn như cho phép người sử dụng có thể mở và làm việc trên cửa sổ/màn hình công nợ phải trả trong khi chưa hoàn tất việc nhập dữ liệu trên cửa sổ công nợ phải thu. Tính năng này hoàn toàn làm hài lòng người dùng với điểm trung bình là 4.07.
Bảo mật thông tin: Các dữ liệu lưu trữ trên hệ thống QAD luôn được bảo mật,
những người có thẩm quyền, chức trách trong công ty mới có thể truy cập. Chức năng bảo mật của QAD nhận được đánh giá hài lòng từ những người sử dụng là 4.03.
Bảng 2-3: Kết quả khảo sát về chất lượng hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàng - thu tiền trên ứng dụng QAD
Đánh giá chất lượng hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàng - thu
tiền trên ứng dụng QAD
Mức độ đồng ý (%) Giá
trị trung
bình
1 2 3 4 5
Phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận chức năng
1
Mỗi cá nhân sử dụng một tài khoản riêng biệt, được phân định rõ ràng quyền truy cập bảo đảm hạn chế sửa
đổi dữ liệu. - - - 26.67 73.33 4.73
2
Hệ thống thực hiện tốt việc phân chia và giới hạn quyền truy cập vào ứng dụng QAD với từng người sử dụng.
- - - 56.67 43.33 4.43
3 Các nhân viên hiểu rõ cách thức làmviệc trên ứng dụng QAD - - 10 50 40 4.3
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
4
Ứng dụng QAD giúp đảm bảo các hóa đơn, phiếu thu tiền, chứng từ gửi hàng và phiếu xuất kho được đánh số liên tục khi sử dụng không
gây trùng lặp. - - - 26.67 73.33 4.73
5 Những dữ liệu được lưu, ứng dụngQAD hỗ trợ sao lưu định kỳ để đề
6
Ứng dụng QAD chạy trên nền tảng Web online tiện lợi cho việc chuyển,
duyệt các chứng từ từ xa. - - - 63.33 36.67 74.3
Ủy quyền và xét duyệt
7
Ứng dụng QAD giúp đảm bảo các công tác thực hiện dưới sự phê chuẩn của người phụ trách có thẩm quyền.
- - - 36.67 63.33 34.6
8
Ban giám đốc/ người có thẩm quyền xét duyệt trực tiếp thông qua tính năng gửi mail, gửi thông tin, mệnh lệnh, trao đổi kết quả dễ dàng trên
ứng dụng QAD. - - - 23.33 76.67
4.7 7
9
Người quản lý có thể lạm dụng khả năng can thiệp của mình vào các hoạt động xử lý điều chỉnh, sửa đổi
số liệu, xét duyệt. - - - 33.37 63.33 74.6
10 Với ứng dụng QAD, dữ liệu luônđược kiểm tra, soát xét kịp thời. - - - 56.67 43.33 34.4
Kiểm soát chứng từ sổ sách
11 Ứng dụng QAD hỗ trợ đầy đủ cácform mẫu báo cáo chuẩn (biểu mẫu). - - 3.33 60 36.67 34.3
12
Tất cả những giấy báo có tồn tại khoản nợ đối với nhà cung cấp đều nhận được đầy đủ và ứng dụng QAD hỗ trợ theo dõi, đối chiếu cùng với
số liệu ghi chép của kế toán. - - - 36.67 63.33
4.6 3
Qua bảng 2-3 kết quả khảo sát về chất lượng hoạt động kiểm soát, ta có thể thấy hệ thống QAD ERP đã có những ảnh hưởng tích cực đến quy trinh bán hàng - thu tiền nói riêng và công tác kế toán cũng như các hoạt động tại bộ phận/ phòng ban nói chung như là cung cấp đầy đủ và kịp thời các báo cáo, hỗ trợ các form mẫu đúng chuẩn, phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các nhân viên trong cùng bộ phận và giữa các bộ phận với nhau. Luận văn sẽ trình bày một số phân tích nhằm làm rõ hơn kết quả khảo sát:
❖ Quy trình xử lý nghiệp vụ
- Phân chia trách nhiệm giữa các nhân viên
Trách nhiệm nhân viên trong từng bộ phận cũng như giữa các bộ phận với nhau được phân chia rõ ràng theo quy trình, nhiệm vụ. Từ đó tránh được tình trạng kiêm nhiệm có thể gây ra những gian lận và việc đùn đẩy trách nhiệm giữa các nhân viên, giữa các bộ phận khi có sai sót xảy ra.
Hệ thống thực hiện tốt việc phân chia và giới hạn quyền truy cập vào ứng dụng QAD với từng người sử dụng, mỗi cá nhân sử dụng một tài khoản riêng biệt và nhập password trước khi đăng nhập vào hệ thống, mỗi tài khoản đều được phân định rõ ràng quyền truy cập bảo đảm hạn chế sửa đổi dữ liệu. Với 4.73 giá trị trung bình, người dùng đều đồng ý và đánh giá cao về mức độ kiểm soát này của hệ thống.
4.43 giá trị trung bình cho người sử dụng hài lòng về tính năng xét duyệt quyền xem dữ liệu trên hệ thống bị hạn chế, giới hạn. Nghĩa là các tài khoản chỉ được cấp quyền xem dữ liệu ở phân hệ liên quan đến công việc của mình chứ không thấy được dữ liệu của cả hệ thống QAD. Thông tin trên hệ thống chỉ được cung cấp cho những người có liên quan tránh tình trạng thất thoát thông tin ra bên ngoài.
- về ủy quyền và xét duyệt
Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động riêng lẻ một phòng ban cụ thể (như phòng kinh doanh, mua hàng, kế toán...) và việc trao đổi thông tin bằng cách thủ công (chuyển văn bản, gửi mail...) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát cao. Các module của QAD giải quyết được mối liên hệ giữa các phòng ban, bộ phận: Thông tin được luân chuyển và trao đổi trực tiếp trên ứng dụng QAD qua tính năng nhắn tin, gửi mail xác nhận giữa các nhân viên. Tính năng tiện ích làm hài lòng hầu hết nhân viên sử dụng với 4.77 giá trị trung bình cho thấy người lựa chọn hoàn toàn đồng ý.
Ban giám đốc và người có thẩm quyền xét duyệt trực tiếp thông qua tính năng gửi mail, gửi thông tin, mệnh lệnh, trao đổi kết quả với tốc độ nhanh và hiệu quả quản lý thông tin cao hơn. Khi đó, dữ liệu luôn được kiểm tra, soát xét kịp thời với 4.43 điểm người dùng hài lòng.
- Tính năng dễ sử dụng: Với điểm trung bình 4.76 người dùng đồng ý QAD là
phần mềm đơn giản, thiết kế giao diện phù hợp cho những người không chuyên về kỹ thuật có thể học cách sử dụng vì giao diện người sử dụng được thiết kế theo cách tự giải thích trong khi các phần mềm khác có thể khó hiểu hơn đối với người sử dụng. Với 4.67 điểm của người dùng đánh giá cao việc QAD có tích hợp sẵn các mẫu cho loại báo
13 Ứng dụng QAD thực hiện tốt việc
theo dõi riêng biệt từng khoản phải thu, phải trả của từng KH.
- - - 23.33 76.67 4.6
7
Dễ dàng sử dụng
14 QAD có tích hợp sẵn các mẫu cho
loại báo cáo cần thiết và có thể thiết kế khi có chính sách thay đổi.
- - - 33.33 76.67 4.6
7
15 Tôi có thể đặt tên và các yếu tố theo
nhu cầu công việc.
- - - 30 70 4.7
16 Thiết kế giao diện của hệ thống dễ
dàng sử dụng.
- - - 23.33 76.67 4.7
6
17 QAD giảm khối lượng nhập liệu cho
nhân viên kế toán
cáo cần thiết và có thể thiết kế khi có chính sách thay đổi. Người dùng hài lòng về tính năng đặt tên, sắp xếp các yếu tố theo từng nhu cầu công việc với 4.7 từ đó 4.4 người dùng đồng tình về việc giúp họ giảm khối lượng nhập liệu cũng như tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin.
❖ Công tác bảo mật và kiểm soát thông tin, chứng từ sổ sách trên hệ thống
- về công tác kiểm soát quy trình trên hệ thống QAD:
Quy trình nghiệp vụ trên hệ thống QAD được kiểm soát chặt chẽ thông qua quy trình xét duyệt nghiêm ngặt. Các nghiệp vụ trong một quy trình kinh doanh xảy ra trên hệ thống phải trải qua từng bước theo quy trình không được làm tắt hay bỏ qua bất cứ bước nào bởi vì trên hệ thống có vài chốt chặn xét duyệt để thông qua bộ phận này và đi đến bộ phận khác.
Ứng dụng QAD giúp đảm bảo các hóa đơn, phiếu thu tiền, chứng từ gửi hàng và phiếu xuất kho được đánh số liên tục khi sử dụng không gây trùng lặp, khi xảy ra trùng lặp hệ thống tự động báo lỗi cho người dùng và nhận được 4.73 người đồng ý.
Ứng dụng QAD được 4.63 điểm trung bình cho thấy người dùng đánh giá cao về việc giúp đảm bảo các công tác thực hiện dưới sự phê chuẩn của người phụ trách có thẩm quyền. Mặc dù dữ liệu luôn được kiểm tra, soát xét kịp thời tuy nhiên người quản lý có thể lạm dụng khả năng can thiệp của mình vào các hoạt động xử lý điều chỉnh, sửa đổi số liệu, xét duyệt với 4.67 điểm người đồng tình câng khắc phục.
- Về kiểm soát hệ thống chứng từ sổ sách
Áp dụng ứng dụng QAD, hệ thống chứng từ không bị ảnh hưởng trên nhiều phương diện như nội dung và xét duyệt chứng từ; hình thức, số liên được lập của chứng từ... vẫn đảm bảo được những nội dung yêu cầu của Thông tư 200/2014/TT-BTC. Một vài chứng từ mới được xây dựng để đáp ứng nhu cầu quản lý của công ty với mục đích cung cấp thông tin nhanh chóng trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty ví dụ PO, SO, phiếu giao hàng, biên nhận công nợ... Những chứng từ này được người dùng đánh giá cao về độ chuẩn theo biểu mẫu cũng như đáp ứng đầy đủ thông tin như Thông tư yêu cầu với điểm trung bình là 4.33.
Tất cả những giấy báo có tồn tại khoản nợ đối với nhà cung cấp đều được ứng