9. Bố cục của luận văn
1.3.2 Cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ của Trung tâm
*Cơ cấu tổ chức:
Trung tâm được bố trí theo chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận phòng ban. Khái quát về cơ cấu tổ chức của Trung tâm được trình bày ở Hình 1.3.
TỔ BỔ SUNG BIÊN MỤC PHÒNG MƢỢN BAN GIÁM ĐỐC TỔ PHỤC VỤ QUẦY LỄ TÂN TỔ THÔNG TIN PHÒNG ĐỌC PHÒNG MƢỢN 1 PHÒNG MƢỢN 2 PHÒNG ĐỌC 1 PHÒNG ĐỌC 2
Hình 1.4: Cơ cấu tổ chức Trung tâm TT-TV Đại học Luật Hà Nội
- Ban Giám đốc gồm 01 giám đốc và 01 phó giám đốc. Giám đốc phụ
trách chung, chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về mọi hoạt động của Trung tâm; phó giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc về các lĩnh vực chuyên môn được giao quản lí hoặc được ủy quyền và phụ trách bộ phận phục vụ NDT.
- Tổ Bổ sung biên mục gồm có 3 cán bộ thư viện (CBTV) phụ trách bổ
sung và biên mục. Trong đó, 01 CBTV phụ trách bổ sung, 01 CBTV phụ trách biên mục, 01 CBTV phụ trách kiểm duyệt biểu ghi và tài liệu khi hoàn tất các khâu xử lí nghiệp vụ, chuyển trạng thái khoá hoặc mở biểu ghi trước khi tài liệu được chuyển về các kho phục vụ NDT. Nhiệm vụ của Phòng Bổ sung Biên mục:
+ Xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin: lập kế hoạch, tiến hành bổ sung tài liệu trên cơ sở định mức ngân sách của Trường; thu thập, bổ sung nguồn tài liệu phù hợp với nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của NDT.
+ Tiếp nhận các tài liệu nội sinh do Trường xuất bản: công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu; tài liệu hội nghị, hội thảo; luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp đã được bảo vệ; chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng và các dạng tài liệu khác.
+ Bổ sung tài liệu từ các nguồn miễn phí như: biếu tặng, tài trợ, trao đổi. + Xây dựng chính sách quản lí, phát triển nguồn lực thông tin, lưu thông tài liệu; tổ chức và quản lí hệ thống kho lưu trữ điện tử; hỗ trợ công tác kiểm kê, thanh lý tài liệu cũ nát, hư hỏng.
+ Xử lí tài liệu: thực hiện quy trình xử lí tài liệu bao gồm xử lí hình thức, xử lí nội dung tất cả các loại hình tài liệu theo đúng yêu cầu về chuẩn nghiệp vụ thư viện; xây dựng và hoàn thiện hệ thống tra cứu thông tin hiện đại.
Các chuẩn nghiệp vụ được ứng dụng tại Trung tâm: bảng phân loại 19 lớp của Thư viện Quốc gia, bảng phân loại chuyên ngành luật do Trung tâm xây dựng (mở rộng mục 34. từ bảng 19 lớp để phân loại và tổ chức kho tài liệu luật học tiếng Việt) và bảng DDC cho tài liệu tiếng nước ngoài; sử dụng khổ mẫu biên mục đọc máy MARC21; quy tắc mô tả tài liệu ISBD, AACR2; sử dụng phần mềm quản lí thư viện điện tử tích hợp Libol 6.0 để quản lí các quy trình công nghệ thư viện bao gồm: quản lí các chu trình đường đi của tài liệu, chu trình phục vụ NDT, chu trình tra cứu tài liệu; đảm bảo các quy trình công nghệ thư viện thực hiện đúng quy trình quản lí chất lượng nội bộ ISO 9001-2008 của Trường về các hoạt động thư viện.
- Tổ Thông tin gồm 02 CBTV phụ trách biên mục bài trích tạp chí và ấn phẩm định kì. Nhiệm vụ của Tổ Thông tin:
+ Thu thập, xử lí các dữ liệu, tin tức, tri thức để tạo lập nguồn tin; quản lí nguồn tin. Biên soạn các ấn phẩm thông tin, các loại thư mục; tổ chức các hoạt động triển lãm, tuyên truyền, giới thiệu sách, báo; cung cấp thông tin hỗ trợ hoạt động đào tạo và tư vấn pháp luật; thực hiện các dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc, cung cấp thông tin theo yêu cầu, dịch tài liệu.
+ Nghiên cứu áp dụng các chuẩn quốc gia và quốc tế về xử lí thông tin, đề xuất việc triển khai ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin thư viện; phối hợp
với Trung tâm Tin học trong việc quản trị mạng, các phần mềm ứng dụng, bảo trì hệ thống máy tính và các trang thiết bị thư viện.
+ Nghiên cứu, đề xuất với Giám đốc kế hoạch phát triển nguồn tài liệu điện tử; tiến hành số hoá tài liệu; quản lí nguồn tài nguyên số hoá; cung cấp các dịch vụ thông tin điện tử phù hợp với quy định pháp luật và yêu cầu đào tạo của Trường.
-Tổ Phục vụ bạn đọc (phòng đọc, phòng mƣợn): có 13 CBTV làm việc tại các bộ phận phòng đọc, phòng mượn. *Đội ngũ cán bộ: Thạc sĩ TT-TV Cử nhân TT-TV Cử nhân Luật Trung cấp
Biểu đồ 1.1: Trình độ chuyên môn của cán bộ Trung tâm
Thống kê ở Biểu đồ 1.1 cho thấy, tổng số cán bộ của Trung tâm là 20 cán bộ thư viện (CBTV), có trình độ chuyên môn về TT-TV và luật học từ trung cấp, đại học và thạc sĩ; trình độ ngoại ngữ, tin học căn bản, đáp ứng yêu cầu công việc. Hàng năm, các CBTV được tạo điều kiện học tập các khoá học ngắn hạn và dài hạn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ thư viện, luật, ngoại ngữ ở trong và ngoài nước.
1.3.3 Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin của Trung tâm *Cơ sở vật chất
Các phòng làm việc của Trung tâm được bố trí tại toà nhà D của Trường với tổng diện tích 1.382 m2 bao gồm:
- 2 phòng đọc với khoảng 350 chỗ ngồi, 1 phòng mượn sách giáo trình và tài liệu tham khảo, 1 phòng đào tạo NDT, phòng bổ sung - biên mục và phòng thông tin.
- Các trang thiết bị, nội thất trong toà nhà của Trung tâm như: hệ thống giá, kệ sách, xe đẩy sách, bàn, ghế ngồi, ghế đứng lấy sách, thang, tủ tài liệu… được trang bị đồng bộ, hiện đại.
- Trung tâm 35 máy điều hoà các loại được lắp đặt tại các phòng. Trong đó có 14 máy điều hoà Carier, công suất lớn 50.000 BTU lắp đặt tại phòng đọc tầng 2. Ngoài ra, Trung tâm còn có hệ thống quạt trần, quạt thông gió tạo môi trường thông thoáng, mát mẻ cho NDT đến đọc tài liệu.
- Các thiết bị ngoại vi được trang bị đầy đủ, đáp ứng yêu cầu công việc như: máy nạp khử từ, máy in mã vạch, máy đọc mã vạch barcode, máy in phiếu mượn sách, máy tính tiền photocopy tự động (P-Counter), máy photocopy đa chức năng (có thể sử dụng để in, sao chụp hoặc scan tài liệu).
* Cơ sở hạ tầng công nghệ
Hiện nay, Trung tâm được trang bị:
- 05 máy chủ, 143 máy trạm. Trong đó, có 122 máy tính trạm dành riêng cho NDT phục vụ công tác đào tạo NDT, tra cứu thư mục sách, tìm kiếm thông tin và tài liệu trên mạng Internet.
- Máy in và các thiết bị chuyên dụng khác; - 01 cổng an ninh thư viện …
- Toàn bộ hệ thống máy tính của Trung tâm được kết nối mạng nội bộ (LAN) kiểu hình sao thông qua các HUB, Swiches kết nối tại các tầng của Trung tâm. Đường truyền mạng Internet tốc độ cao LeasedLine. Đồng thời, Trung tâm được trang bị hệ thống mạng không dây (Wireless) nhằm tạo nhiều điểm truy cập thông tin, phục vụ NDT truy cập mạng Internet, tra cứu thông tin, tài liệu từ máy tính cá nhân.
*Nguồn lực thông tin
Nguồn lực thông tin trong hoạt động TT-TV chính là cơ sở cho việc đáp ứng NCT của NDT. Căn cứ theo loại hình vật mang tin, nguồn lực thông tin của Trung tâm được chia thành 2 nhóm chính như sau: tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại (tài liệu điện tử).
- Tài liệu truyền thống: tổng số tài liệu hiện có của Trung tâm là 13.387
tên sách (189.843 cuốn). Bao gồm:
+Sách tham khảo: chủ yếu là các sách chuyên khảo về luật học. Hiện tại, Trung tâm đang lưu giữ 110.051 cuốn sách, chiếm 58% tổng số tài liệu. Trong đó có 64.178 cuốn sách chuyên khảo luật bằng tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Đức, tiếng Pháp, tiếng Nga.
+ Giáo trình: hiện có là 73.055 cuốn giáo trình, bao gồm các loại giáo trình của các môn học, riêng giáo trình luật có 48.389 cuốn (mỗi loại giáo trình luật có từ 1000 - 1300 cuốn).
+ Tài liệu tra cứu gồm các loại từ điển tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức, bách khoa thư, sổ tay tra cứu thuật ngữ pháp lí, từ điển luật học, từ điển thương mại - tài chính và các từ điển chuyên ngành luật học khác. Số lượng sách tra cứu hiện có 689 cuốn.
+ Tài nội sinh: là kết quả của các công trình nghiên cứu khoa học do các GV, SV, HVCH và NCS nộp lưu chiểu tại Trung tâm. Bao gồm: 3.856 tên luận án, luận văn, khoá luận tốt nghiệp, tương đương 5.506 cuốn. Trong đó, có 145 tên đề tài luận án tiến sĩ và 935 tên đề tài luận văn thạc sĩ; 156 tên đề tài khoa học (194 cuốn); 132 đầu tên kỷ yếu khoa học (226 cuốn).
+ Báo, tạp chí có 51 loại bằng tiếng Việt, 40 loại nước ngoài. Phần lớn là các báo, tạp chí chuyên ngành luật ra hàng ngày, tuần, tháng giúp NDT cập nhật các thông tin, các bài viết chuyên khảo luật nhanh nhất.
Loại hình Đầu tài liệu Số bản Tỷ lệ (%)
Sách tham khảo 6.349 110.051 57,97
Sách giáo trình 2.570 73.055 38,48
Sách tra cứu 521 689 0,36
Tài liệu nội sinh 3.856 5.506 2,9
Báo, tạp chí 91 542 0,29
Tổng cộng 13.387 189.843 100
- Tài liệu điện tử (E-Document):
Trung tâm có một khối lượng tài liệu điện tử phong phú, bao gồm:
+ Cơ sở dữ liệu (CSDL) pháp luật trực tuyến HeinOnline. Đây là CSDL pháp luật trực tuyến toàn văn, tập hợp trên 36.000 CSDL pháp luật của các nước trên thế giới bao gồm: các tạp chí luật; giáo trình luật điện tử; sách chuyên khảo luật toàn văn; hiến pháp của các nước trên thế giới; hiệp định, điều ước quốc tế; báo cáo của Bộ Quốc phòng Mĩ …Đây là nguồn tài liệu luật trực tuyến đặc biệt có giá trị khoa học và thực tiễn, cung cấp các thông tin xác thực, hữu ích cho NDT học tập và nghiên cứu chuyên sâu về các lĩnh vực luật học.
+ Cơ sở dữ liệu tạp chí Luật học điện tử: tập hợp 1.308 bài viết toàn văn của tạp chí Luật học từ năm 1994 - 2010. Đây là nguồn tài liệu nội sinh của Trường do các GV, nhà khoa học, cán bộ quản lí, cán bộ thi hành pháp luật, các thẩm phán tại các toà án của Việt Nam nghiên cứu, viết trên cơ sở khoa học pháp lí và thực tiễn thi hành luật pháp. Song song với bản in lưu trữ tại Trung tâm, các bài viết trong tạp chí Luật học được Trung tâm sưu tập, số hoá, xử lí dữ liệu theo các trường chuẩn siêu dữ liệu Metadata của Dublincore về tài liệu điện tử, đăng tải lên mạng Internet .
+ Mục lục thư viện truy cập trực tuyến (OPAC): tập hợp các CSDL thư mục (bảng 3) do các CBTV của Trung tâm xây dựng, xử lí dữ liệu, cập nhật với tổng số 25.078 biểu ghi thư mục và tải trên mạng Internet.
Tên cơ sở dữ liệu Số biểu ghi
CSDL Sách 8.179
CSDL Giáo trình 321
CSDL Luận án, luận văn 3.856
CSDL Đề tài nghiên cứu khoa học 156
CSDL Kỷ yếu hội thảo 132
CSDL Bài trích tạp chí 12.598
CSDL tạp chí Luật học điện tử (1998 - 2010) 1.308
Tổng số biểu ghi 25.242
Ngoài ra, Trung tâm còn cung cấp cho NDT địa chỉ, cách tiếp cận tới các nguồn tài liệu điện tử luật hữu ích khác như truy cập, tải toàn văn các bài viết đăng trên các tạp chí chuyên ngành luật như: tạp chí Khoa học pháp lý, Kiểm sát, Toà án, Nghiên cứu lập pháp, Cộng sản, Tổ chức nhà nước; tìm kiếm các văn bản pháp luật toàn văn: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, thông tư trong cổng thông tin điện tử của Chính phủ, Quốc hội, Bộ Tư pháp; thông tin khoa học xét xử của Toà án nhân dân tối cao về các vụ án đã xét xử tại Việt Nam….
1.4 Vai trò marketing hoạt động thông tin – thƣ viện đối với Đại học Luật Hà Nội
Marketing giữ vai trò quan trọng trong hoạt động TT-TV nói chung và hoạt động marketing nếu được áp dụng tốt sẽ là một công cụ thực hiện việc tăng cường chất lượng hoạt động marketing trong cơ quan TT-TV.
Trong nhiều năm qua, cùng với việc xác định rõ chức năng và nhiệm vụ của mình, Trung tâm TT-TV Đại học Luật Hà Nội đã vạch ra những bước đi thiết thực nhằm thực hiện tốt vai trò của mình đối với sự phát triển của ngành và đối với sự phát triển của đất nước nhất là trong thời kỳ CNH, HĐH đất nước như hiện nay. Được sự ủng hộ của lãnh đạo Trường, Trung tâm rất chú ý đến việc phát triển hoạt động TT-TV để phục vụ nghiên cứu và giảng dạy. Vì thế, việc tìm ra một giải pháp hiệu quả cho hoạt động này được lãnh đạo Trung tâm hết sức quan tâm. Marketing hỗn hợp hiện nay cũng nằm trong mối quan tâm đó nhằm tìm ra giải pháp để thúc đẩy hoạt động TT-TV tại đây hướng đến các đối tượng NDT khác nhau. Vai trò này được thể hiện ở một số điểm chính sau:
- Là một phần quan trọng trong kế hoạch của chương trình hành động để đạt được mục tiêu của hoạt động TT-TV là đáp ứng NCT của NDT.
- Vạch ra và lựa chọn chiến lược đúng đắn đưa vào hoạt động TT-TV nhằm tạo ra các SP và DV TT có chất lượng phù hợp, có sức hút đối với NDT, đặc biệt là NDT mục tiêu.
- Hiện thực hóa việc đưa các sản phẩm và dịch vụ đến tận tay NDT bằng phương thức tối ưu nhất.
- Cải thiện hình ảnh của Trung tâm trong mắt NDT.
- Nâng cao vị thế của Trung tâm so với các cơ quan TT-TV trong hệ thống các trường đại học.
Thực hiện tốt vai trò của mình, marketing - mix sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp hoàn thành mục tiêu phát triển của Trung tâm. Đồng thời, việc vận dụng marketing – mix cũng mở ra hướng tiếp cận với nền kinh tế thị trường một cách có hiệu quả. Như vậy, việc ứng dụng marketing - mix tạo ra những tiền đề để tạo ra hiệu quả đáng kể trong việc đổi mới hoạt động TT-TV, đóng góp to lớn trong việc thực hiện chủ trương phát triển Trường phục vụ sự nghiệp CNH, HĐH đất nước.
CHƢƠNG 2 : THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG MARKETING THÔNG TIN – THƢ VIỆN TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI